6 gode grunde til at vælge WorkPoint 365, når du skal udskifte dit dokumenthåndteringssystem

22. nov 2021

Af Michael Buades 

Er det tid til et systemskifte?  

Vi får ofte spørgsmålet: hvad skal vi være opmærksomme på, når vi skal udskifte vores dokumenthåndteringssystem?  

Ud over at løsningen i vides muligt omfang skal opfylde jeres funktionelle krav, så kan svaret koges ned til 3 hovedovervejelser: 

1. Følger systemet et fastdefineret spor, der peger imod fremtiden?
2. Er systemet fremtidssikret, så I ikke maler jer op i et hjørne?
3. Bliver brugerne glade for systemet? 

Det er selvsagt vanskelige spørgsmål at svare på. For hvordan sikre man sig at man er på rette spor, når man lægger skinnerne imens man kører? Hvordan sikre man sig, at man ikke maler sig selv op i et hjørne, når man ikke kender fremtiden? Og hvordan kan man sikre sig at brugerne vil blive glade for systemet, når brugerne har modstand imod forandring?  

Svaret er WorkPoint 365 dokumenthåndtering.  Nedenfor har vi listet 6 gode grunde, til hvorfor vi anbefaler WorkPoint 365 som dokumenthåndteringssystem: 

 

Begrundelse 1: Follow the leader 

WorkPoint 365 ligger native i Microsoft 365. Det betyder at dokumenthåndteringssystemet, følger det spor Microsoft har lagt. Gartner har udnævnt Microsoft, som markedsleder inden for Content Service Platforms. Herunder kan nævnes at Microsoft er markedsleder på en lang række andre områder.  

Det kan ikke gå helt galt hvis man følger markedslederen! 

Begrundelse 2: Evergreen 

Microsoft udvikler nye features i et hæsblæsende tempo. Det er bare en af fordelene ved at køre på sporene som Microsoft har lagt. Udfordringen er at implementerer og adoptere alle de nye features i samme tempo som de frigives fra Microsoft. WorkPoint 365 er en evergreen løsning, der implementerer nye Microsoft features, efterhånden som de frigives.  Hvis vi bliver i skinnenalogien, kan man sige at Microsoft ligger skinnerne, og WorkPoint sidder i lokomotivet, som trækker togstammen af løsninger bag sig.  

Med WorkPoint 365 høster I alle fordelene af Microsofts udviklingsarbejde – uden selv at skulle forholde jer til, hvornår og hvordan nye Microsoft features, indarbejdes i jeres løsning! 

 

Begrundelse 3: Tilpassede behovsunderstøttelse 

Behov ændres over tid og nye behov opstår, som kræver systemunderstøttelse. Når man arbejder med dokumenthåndtering, vil der også ofte være et behov for at tilpasse løsningen forskellige forretningsmæssige behov – forretningsgangene i HR, er ikke de samme, som i legal og projektafdelingen. Workpoint er yderst fleksibelt.  

WorkPoint 365 kan tilpasses og modelleres, så løsningen understøtter organisationens arbejdsgange og funktioner! 

 

Begrundelse 4: Standard, standard, standard 

WorkPoint er en Cloud baseret standardløsning, som bygger på Best Praksis Microsoft 365 teknologi. Det betyder at WorkPoint 365 benytter åbne standarder og API’er, og at løsningen kan modelleres og skaleres i det uendelige.  

Med WorkPoint 365 maler du dig ikke op i et hjørne!  

 

Begrundelse 5: Tilgængelig  

Du kan bygge verdens bedste it-system, men hvis brugerne synes det er besværligt at bruge, bliver det aldrig en succes. WorkPoint 365 flytter dokumenthåndteringen ud til brugerne, i stedet for brugerne ind i systemet. Det betyder at brugerne kan lave 80% af arbejdet fra Office programmerne Outlook, Word, Excel, PowerPoint og i Teams.  

Det er nemt at forså og brugerne elsker det! 

 

Begrundelse 6: Nem brugeradopterer

Det kan vanskeligt for brugerne, at adoptere et nyt dokumenthåndteringssystem. Derfor er det vigtig, at brugerne præsenteres for mindst mulig forandring. Det gælder såvel eksisterende medarbejdere som nyansatte. WorkPoint 365 aktiverer hele Microsoft 365 værktøjskassen, som indgår som en naturlig del af dokumenthåndteringen.  

Brugerne arbejder i en velkendt brugergrænseflade og med værktøjer som de kender i forvejen. Det letter brugeradoptionen! 

Vil du vide mere om WorkPoint 365, så læs mere her

Læs mere om hvordan vi hjælper virksomheder med at håndtere projekter, kontrakter, og  HR 

 

Vil du gerne vide mere om dette emne?

Så tag fat i Michael Buades, der meget gerne tager en snak med dig om dine  muligheder.