Aarhus Havn arbejder på en helt ny måde

Slut med at bruge timevis på at fremfinde og udveksle dokumentation og aftaler. I dag arbejder Aarhus Havn fleksibelt på tværs af organisationen, alle dokumenter er samlet ét sted og centrale arbejdsopgaver er automatiseret.

På en travl erhvervshavn med mange forskellige faggrupper og eksterne leverandører er der meget at holde styr på. Styring af anlægsaktiver, indgåelse af aftaler og fornyelse af kontrakter er bare lidt af det, der fylder. Opgaverne er mange, og data hober sig op. Før kunne der gå meget tid med at finde og udveksle dokumenter imellem afdelinger. Samarbejdet med eksterne, kunne også være udfordrende. Sådan er det ikke længere. 

”Simplitize har med deres skræddersyede IT- løsning, skabt en helt ny måde for os på Aarhus Havn at arbejde sammen på. Nu samarbejder vi digitalt på tværs af organisationen”, fortæller Helle Vinsten, som er IT og kundekonsulent hos Aarhus Havn. 

Tilpasset havnens arbejdsgange og processer

Den nye SharePoint løsning i WorkPoint 365 er tilpasset netop Aarhus Havn. Løsningen tager udgangspunkt i deres forretning og de arbejdsgange og processer, som virksomheden havde et behov for at få automatiseret. Om samarbejdet fortæller Helle Vinsten:

”Simplitize har lige fra start imødekommet og taget udgangspunkt i de ønsker og behov, vi som slutbrugere har haft. Det har resulteret i, at vi som virksomhed ikke alene har fået et sikkert sted at gemme vores dokumenter, men samtidig har vi nu en fælles digital samarbejdsplatform, som vores medarbejdere kan tilgå, uanset om de løser opgaver på kontoret, hjemme eller på havnen. WorkPoint 365 har opfyldt vores behov for at kunne samle og ensarte vores arbejde og samtidig frigøre dyrebar tid, som vi fremover kan bruge på andre kerneopgaver”.  

”Simplitize har med deres skræddersyede IT-løsning, skabt en helt ny måde for os på Aarhus Havn at arbejde sammen på. Nu samarbejder vi digitalt på tværs af organisationen”

Helle Vinsten, IT- og kundekonsulent, Aarhus Havn  

Vedligeholdelse af lejekontrakter 

Et af de områdereksempel på, hvor ændringerne er markante, er på området forer udlejning på havnens område. Før den nye løsning blev implementeret, lå al viden om procedurer, regler og aftaler hos én enkelt person. Det var belejligt med en så vidende person på området, men også et sårbart set-up. Med implementeringen af WorkPoint, var det oplagt at investere tid i at kortlægge alle hendes arbejdsgange og sætte strøm til dem. I dag har systemet styr på alt vedrørende udlejning og brugeren, der skal oprette en lejekontrakt, bliver trinvist guidet igennem de rigtige skridt. 

Planer for fremtiden 

En fuldstændig digital omlægning tager tid, så processen med at samle al dokumentation er stadig i gang. Desuden kigger man nu på løsninger, der skal lette de administrative opgaver for havnens lodser og sikkerhedspersonalet på havneområdet 

Udfordring

Det var blevet for komplekst og administrativt tungt at samarbejde på tværs af organisationen, og det tog ofte lang tid at finde den rette dokumentation. Desuden var afhængighed af enkeltpersoner for stor.

Løsning

Aarhus Havn valgte en digital samarbejdsplatform baseret på WorkPoint 365, der er nøje tilpasset med udgangspunkt i de arbejdsgange og processer, som Aarhus Havn havde behov for at få sat i system. 

Resultat

Automatisering af arbejdsopgaver frigør dyrebar tid, og medarbejderne kan fleksibelt løse opgaver på kontoret, hjemme eller på havnen. Desuden en samlet og sikker tilgang til håndtering af dokumenter.