Bravida standardiserer projektstyring på tværs af Skandinavien

Projektstyringsløsning skaber klarhed og struktur i en skandinavisk organisation

Bravida er en førende leverandør af service- og installationsløsninger inden for el, VVS, ventilation og andre tekniske funktioner i bygninger og anlæg.

Bravida stod over for udfordringer med at organisere de administrative opgaver på tværs af små, mellemstore og meget store projekter i Norden. Målet med en ny projektstyringsapp var at gøre det enkelt og overskueligt for projektmedarbejdere at følge Bravidas officielle projektmodel, Bravida Way, som definerer kritiske projektprocesser og dokumentationskrav gennem hele livscyklussen for et installationsprojekt.

Klarhed og enkel projektadministration

Kunden havde et stigende behov for et digitalt værktøj, der kunne skabe bedre overblik over projekter, ansvar og dokumentation. Det eksisterende arbejdsmiljø og systemlandskab – som hovedsageligt byggede på manuelle arbejdsgange i blandt andet SharePoint – kunne ikke følge med nutidens krav og de stigende projektkrav.

Løsningen blev derfor designet til at:

Skabe et klart overblik over Bravidas leveranceprocesser
Tydeliggøre proceskrav og gøre det “let at gøre det rigtige”
Gøre det nemt at navigere i komplekse projektstrukturer
Give et klart overblik over administrative processer
Understøtte en standardiseret opsætning på tværs af projekter og lande
Sikre bedre samarbejde og intern ansvarsfordeling

Den centrale opgave var “overblik” – for både projektledere, koordinatorer og ledelse.

Fik Bravida det, de forventede?

“Svaret er ganske enkelt ja! – Når man arbejder i en decentral organisation med mere end 300 afdelinger og 1.300 projektledere på tværs af fire lande med forskellige kulturer, bliver det en kritisk udfordring at ramme det rette kompromis og sikre en ‘one-size-fits-all’-løsning.

Ved at vælge en løsning, der primært bygger på SharePoint, kunne vi nemt skabe en følelse af genkendelighed, hvilket drastisk sænkede barrieren for implementering og adoption.”

— Adam Melin, Group Operations Developer, Bravida Group

Samarbejde, tillid og frihed

Projektet blev gennemført i tæt samarbejde med kunden gennem workshops og dialogsessioner. I stedet for at præsentere en færdig kravspecifikation arbejdede vi agilt, hvor kunden definerede en overordnet matrixmodel, som løsningen blev tilpasset ud fra.

Vi fik stor frihed til at forme løsningen, hvilket gav mulighed for innovation og løbende justeringer. Kontinuerlig feedback og sparring med nøgleinteressenter sikrede stabil fremdrift i den rigtige retning.

Proces og tilgang

Udviklingsprocessen begyndte med en analyse af den eksisterende projektmodel og de tilhørende arbejdsgange. På baggrund af dette designede vi en intuitiv og dynamisk løsning, hvor brugerne kunne interagere med en visuel, skræddersyet projektstruktur.

Centrale prioriteter omfattede:

Brugervenlighed – så både administrative medarbejdere og ledere kunne bruge løsningen uden lange oplæringsforløb.
Modularitet – løsningen kunne tilpasses forskellige projekttyper og landespecifikke behov.
Skalerbarhed – løsningen skulle kunne skaleres på tværs af hele organisationen i fire lande og understøtte mange samtidige brugere.

Særlige hensyn og udfordringer

En af de største udfordringer var at tilpasse løsningen til en bred og varieret brugergruppe – fra administrativt personale til projektansvarlige. Derfor blev interaktion og navigation holdt så enkel som muligt.

Et andet fokuspunkt var go-live-strategien. Kunden ønskede en indledende “blød” lancering i mindre skala, efterfulgt af en gradvis udrulning i Danmark, Norge, Sverige og Finland.

Resultat og funktionalitet

Bravida har fået en projektstyringsløsning til organisationens ca. 1.300 projektledere, afdelingsdirektører, regionsdirektører og stabsfunktioner. Løsningen håndterer dokumenter, processer og opgaver relateret til installationsprojekter i Danmark, Norge, Sverige og Finland.

Løsningen er bygget i Microsoft SharePoint, WorkPoint 365 og Power Platform.

Løsningen giver fuldt overblik over:

Projektstrukturer og status
Ansvar og opgaver
Tilknyttede dokumenter
Tidsplaner og deadlines

Løsningen fungerer som et stærkt værktøj til at sikre konsistens, gennemsigtighed og effektivitet i projektstyringen.

Samarbejde gav resultater

“Ved at køre processen med en fleksibel agil metode – inklusive regelmæssige feedback- og pilotsessioner med slutbrugere og løbende prioritering af backloggen – har det været intet mindre end en succes.

Vi har nu udrullet og lanceret Project Hub v1.0, og blot to uger efter lanceringen vokser anvendelsen hurtigt, hvilket kun kan tolkes som et bevis på, at den nye platform og metode til at bygge løsninger gennem tæt samarbejde mellem udviklere og slutbrugere har været en reel succes!”

— Adam Melin, Group Operations Developer, Bravida Group

Læringer

En central læring var, hvor afgørende brugerinddragelse og enkelhed er i store organisatoriske løsninger. En løsning behøver ikke være kompleks for at være effektiv – det vigtigste er at løse det rigtige problem og gøre det let for brugerne at få succes.

Det er essentielt at tydeliggøre, hvad version 1.0 skal levere, og dermed sikre fokus på at implementere funktionalitet, der har størst positiv indvirkning på det daglige arbejde.

Projektet understregede også vigtigheden af trinvis udrulning, testfaser og tæt samarbejde med kunden undervejs – især når løsningen skal anvendes på tværs af flere lande og afdelinger med forskellige erfaringsniveauer og regulatoriske krav.

Michael Buades

Sales director