En sikker Cloud-succes 

Jesper Kjærsgaard
Managing Partner

De hyppigste pains ved at komme i clouden

Kender du en af dem?

 

Pain 1 – Hvordan kommer jeg i skyen og sikrer at det bliver en succes?

Det er let at komme i gang med Microsoft 365, men langt sværere at få overblik over alle de services, som Microsoft stiller til rådighed. Ofte går der ikke lang tid, før du har et væld af applikationer og services i din cloud, og du har nu mistet overblikket. Både over sammenhængene og over dine omkostninger.

En anden væsentlig udfordring ved at komme i Skyen er, at få flyttet alle relevante filer, så de bliver tilgængelige i skyen, og sikre at strukturen også understøtter brugernes vante arbejdsgange. Derfor er data migrering en vigtig del af den samlede løsning, så I opnår det fulde udbytte af din cloud løsning.

Pain 2 – Du er lige kommet i skyen, men oplever at du ikke kan finde dine filer

Dette skyldes, at alt for ofte undervurderes kompleksiteten og udfordringerne, når filerne skal flyttes til skyen. Eller også er det lige det modsatte vi ser, at fil strukturen i stedet er blevet alt for kompleks at navigerer rundt i.

Uanset om det er det ene eller andet, så er konsekvensen oftest, at brugeren får en dårlig oplevelse, når mangelfuld eller forkert placering af filer fra migreringen, ikke understøtter brugernes arbejdsgange. I begge tilfælde er det alt afgørende at få designet en mappe og fil arkitektur, som understøtter alle brugernes arbejdsgange og samtidig tager hele virksomhedens cloudrejse i betragtning.

Her er nogle af de hyppigste udfordringer brugerne oplever, og som vi kan afhjælpe:

 

  • OneDrive og SharePoint
    Hvad er forskellen på de forskellige lokationer til placering af filer, og hvordan skaber du en struktur til de mapper du ofte anvender?
  • Deling af filer
    Hvordan deler du informationer med andre, og hvilke muligheder er der for beskyttelse og versionsstyring?
  • Samarbejde med Teams
    Hvilke muligheder er der omkring informationsdeling via Teams og hvordan styres rettighederne?
Pain 3 – Du er lige kommet i skyen, men oplever problemer med OneDrive klienten

Rigtig mange oplever problemer med OneDrive klienten, efter de har flyttet deres filer i skyen på Microsoft 365. Ofte skyldtes det, at de har flyttet mange tusinde filer fra et fællesdrev til SharePoint, og bruger så OneDrive klienten til at finde filerne. Der opstår dog desværre ofte det problem, at OneDrive klienten ikke kan håndtere alle de mange filer og derfor får brugerne synkroniseringsfejl i OneDrive klienten.

Det giver brugerne en dårlig oplevelse, og hvis de ovenikøbet har problemer med at finde deres dokumenter, går det helt galt. Her er det afgørende at få designet en fil struktur, så brugerne oplever at det er lige så let at finde deres dokumenter, som da det lå på det kendte fildrev, inden i gik i clouden.

Her er bare nogle, af de smarte funktioner som nu ligger i Microsoft 365:

 

  • Flere brugere der kan arbejde i samme dokument på samme tid
  • Der er versionsstyring på alle dokumenterne, så et er muligt at se både versionshistorikken samt at gendanne tidligere versioner af dokumentet
  • Tjek ud – du låser dine dokumenter så andre ikke kan overtage det. Du tjekker ind, så andre får adgang til dine ændringer i dokumentet
  • Strukturering af dokumenter ud fra tags/metadata, der definerer typen af de enkelte dokumenter. Derved er det enkelt at overskue dokumenter på f.eks. et projekt, og entydigt for alle hvad et dokument indeholder
  • Deling af dokumenter med både interne og eksterne brugere via SharePoint, OneDrive og Teams
  • Overholdelse af gældende standarder og regler for It -sikkerhed – nu og i fremtiden

Hvorfor skal Simplitize hjælpe dig i clouden?

På baggrund af vores mange års erfaring med Microsoft 365 og migreringsprojekter, er vi i stand til at identificere og rådgive dig indenfor alle cloudmulighederne, og sikre at du får igangsat de services som giver din virksomhed mest værdi.

Det handler om at være bevidst omkring, hvordan man griber processen an og hvordan man gør brug af de relevante services, samt sikre at hele virksomheden kommer med på cloudrejsen.

Vi er rådgivere og eksperter, når det kommer til Microsoft 365 og WorkPoint 365. Vi har også bred erfaring og dyb forretningsforståelse – og så har vi stor respekt for dig og din forretning. Det afspejler sig i måden, vi samarbejde med vores kunder.  

Sådan kan vi hjælpe dig og din virksomhed.

Analyse

For at skabe et overblik over virksomhedens nuværende indhold, starter vi med en analyse. I analysen afklarer vi sammen, hvilke filer der skal migreres og samtidig verificeres kvaliteten af indholdet, hvad skal med og hvad skal ikke med i skyen.

Definition på destination af mapper og filer

På baggrund af analysen designes en arkitektur, der passer til din virksomhed og medarbejdernes arbejdsgange. Vi definerer sammen, hvor filerne skal flyttes hen.  

Migrering af mapper og filer

Vi migrerer via en række forskellige standardmigreringsværktøj, som vi kan bringe i spil, alt efter migreringens kompleksitet og størrelse. Processen sikrer, at du ikke oplever nedetid, men kan fortsætte med at arbejde med dine dokumenter, som du plejer. Samtidig med at du får nogle værktøjer og gevinster, der gør, at du kan arbejde smartere og mere effektivt.

Test og kvalitetssikring

Det primære mål med test og kvalitetssikring er at sikre dig, at projektets leverancer er af den aftalte og ønskede kvalitet, samt at det igennem projektprocessen er synligt, om det forventede resultat lever op til det der er stillet i udsigt, så du får den bedste start på din cloudrejse.

Komplet fil-log

Du får en komplet log over hvilke filer der er migreret, hvor de lå tidligere og hvor de er flyttet hen.  Det sikrer at du enkelt kan overskue hvilke dokumenter der er flyttet, hvor de er flyttet til og hvornår de blev flyttet. Derved sikrer du også, at ingen arbejder i filer, der endnu ikke er flyttet til en placering i skyen.