Implementering og brugeradoption
For at sikre den bedst mulige implementering og brugeroplevelse af it-løsningen tilbyder Simplitize rådgivning og support gennem hele processen.
Hvordan kan Simplitize hjælpe med at tilpasse nye it-løsninger til netop din virksomheds behov?
Efter din nye it-løsning er blevet idriftsat, står du muligvis med det problem, at forandringerne ikke er blevet taget særligt godt imod af medarbejderne.
Hvad gør du så fremover?
Vores erfaring siger, at succesraten af implementering af nye it-løsninger i højere grad afhænger af brugernes adoption af løsningen end af løsningens muligheder og begrænsninger i sig selv.
Løsningen er dermed sagt ikke bedre end brugernes oplevelse. Hvis ikke løsningen præsenteres og gennemgås tilstrækkeligt for medarbejderne, kan det gå ud over deres lyst til at bruge løsningen og endda deres arbejdsmoral.
Vi hos Simplitize ønsker, at vores kunder bedst muligt adopterer løsningen og gør den til en naturlig del af deres hverdag. Vi brænder for at skabe værdi hos vores kunder, og det gør vi blandt andet gennem rådgivning i brugeradoption af løsningen, i brugerens involvering, eks. i udformningen af et intranet, og i egenkontrol af løsningerne, så brugeren eks. selv kan ændre, rette og opdatere datafelter.
Nederfor har vi derfor beskrevet, hvad vi kan tilbyde af konkrete redskaber for at hjælpe brugeren i mål.
Kundecase:
Verdo kvalitetssikrer arbejdsgange med ensartet dokumentation og processtyring
– Et langt tilløb, grundigt forarbejde og det helt rette teknologiske match
”Vi kunne gennemføre implementeringen i forhold til, hvad der passede organisationen. Den fleksibilitet gav også mulighed for, at vi eksempelvis kunne tage et aftalemodul i brug på opfordring fra nogle kollegaer, som kom til os med et helt konkret forretningsbehov.”
– Thue Stensgaard, Senior IT-projektleder, Verdo
Implementering som proces
Vi har her besvaret de hyppigste spørgsmål, man støder på i forskellige dele af implementeringsprocessen i forhold til brugeroplevelsen.
Hvordan kommer jeg i gang?
Når den nye løsning er gået i drift, er det utroligt vigtigt at have øget fokus på løsningsfunktionaliteter og brugernes involvering i og viden om løsningen. Derfor tilbyder vi følgende:
- Simplitize tilbyder altid Hyper Care, som er første fase efter løsningens implementering. Denne supportaftale indebærer en konsulent, som står til rådighed i en periode for at monitorere fejl og mulige tilpasninger.
- Vi hjælper gerne med at tilrettelægge en kommunikationsplan efter løsningens igangsættelse. Vi har stor erfaring med formidling af løsningen, så alle kan være med, er informerede og føler sig klædt på til at bruge den nye løsning. Udvalgte brugere informeres om relevante datoer for, hvornår løsningen (og overordnede funktioner i løsningen) går i drift, og har derefter til opgave at videreformidle disse informationer til øvrige medarbejdere. Vores erfaring siger, at det kan være en stor omvæltning at implementere nye løsninger, og det skaber derfor stor værdi at have forberedt kommunikationsplanen, således virksomheden er beredt på at kunne hjælpe og støtte medarbejderne i implementeringsprocessen.
Hvordan virker det?
Undervisning af slutbrugerne er vigtig i opstarten, og ligeledes er det værdiskabende at udveksle erfaringer kolleger imellem efter løsningen er sat i drift. Derfor foreslår vi følgende tre initiativer, med hvilke vi har gode erfaringer:
- Slutbrugerundervisning, som fungerer således, at slutbrugeren undervises på et overordnet niveau, hvor basale funktioner gennemgås. ”Klik-for-klik” tages brugerne igennem løsningen for at sikre kendskab og forståelse, så de får godt udgangspunkt for at bruge løsningen.
- Walk the floor, som dækker over læringsperioden, hvori medarbejderne, ved at arbejde med løsningen i praksis og prøve sig frem, lærer den bedre at kende og bliver trygge ved den. Det er derfor kritisk at tale med både kolleger og ledere for at dele erfaringer, tips og tricks.
- Administratorundervisning, som er et tilbud, Simplitize giver efter løsningens implementering, hvor en gruppe udvalgte brugere undervises i hvordan løsningens funktioner er konfigurerede, og dermed hvordan administratorerne efterfølgende kan ændre og vedligeholde funktioner i løsningen på egen hånd, f.eks. udseende og ordvalg. Desuden gives adgang til en fælles guide, hvori funktionerne er beskrevet, og der laves erfaringsudveksling på tværs af virksomheder.
Hvor kan jeg finde hjælp?
- Vælges der supportaftale tilbyder Simplitize hjælp til problemer og svarer på spørgsmål over mail inden for en given periode, baseret på niveauet af kritiskhed, fra mindre vigtig til kritisk problem.
- Desuden kan der fås support hos WorkPoint i deres hjælpecenter, som indeholder tonsvis af guides, forklaringer og videoer vedrørende forskellige problemer, man kan støde på.
Hvad er der af nye muligheder?
- Evergreen-møder er en mulighed, hvormed Simplitize enten kan holde fællesmøder med flere kunder eller solomøder med de enkelte kunder med opdateringer om programmerne. Til fællesmøderne vil der også være erfaringsudveksling kunderne imellem.
Hvad gør andre?
- Simplitize faciliterer erfamøder, som styres af vores kunder selv. Til møderne kan de deltagende virksomheder lave erfaringsudveksling inden for egne brancher.
Et par gode råd til implementeringen:
Inddrag de rigtige brugere tidligt i processen
Brug tid på at finde og involvere dem, der kender processerne i forretningen. Har du dem med til at udvikle løsningen, får du bedre forankring i organisationen og en bedre procesunderstøttelse.
Udpeg lokale superbrugere
Involver dem i et superbruger-community og klæd dem på til den løbende dialog med brugerne. De kan både være 1st level support og bidrage til den løbende udvikling af løsningen, så den fortsat understøtter brugerne.
Skal vi konfigurere jeres WorkPoint-løsning?
Vi har igennem de seneste otte år konfigurereret WorkPoint–løsninger til en lang række virksomheder, og vores konsulenter er certificerede i at opsætte løsningerne. Vi konfigurerer både nye WorkPoint-løsninger fra bunden og videreudvikler eksisterende WorkPoint–løsninger, leveret af en anden leverandør.
