WorkPoint 365

Verdens bedste dokumenthåndteringssystem
i Microsoft 365

Whitepaper: WorkPoint vs. SharePoint
Book et møde

Vi er ikke i tvivl – WorkPoint 365 er det absolut bedste Microsoft 365-baserede dokumenthåndteringssystem på markedet.

WorkPoint 365 er ærkedansk og udvikles af producenten WorkPoint i Esbjerg. WorkPoint 365-produktet blev lanceret som en overbygning til SharePoint on-prem i 2007, og det blev i 2014 relanceret som WorkPoint 365 baseret på SharePoint online.

Se den interaktive guide nedenfor, som giver indblik i hvordan bl.a. projekter strukturures i WorkPoint 365.

Simplitize er WorkPoints guldpartner

 

 “Simplitize tildeles guldpartnerskabet for en enestående præstation hvor de, igennem en årrække, har bevist, at de kan levere stabile samt værdiskabende løsninger af høj kvalitet baseret på WorkPoint 365

Kunderne er ikke i tvivl om Simplitize’s kompetencer. Det er vi heller ikke hos WorkPoint. Velkommen som Guldpartner.”

– Hans Ulrik Madsen, Director of Partner Development hos WorkPoint

Standardløsninger i WorkPoint 365 fra Simplitize

Vi tilbyder en række standardløsninger, som kan tilpasses til at matche netop din virksomheds behov.

Klik på ikonerne for at læse mere om de forskellige løsninger.

Projektstyring

Projektlederen understøttes gennem hele projektforløbet fra projektinitiering, igennem planlægningsfasen og til projektgennemførelse.

Kontraktstyring

Kontraktmanageren understøttes gennem hele kontraktens livscyklus – fra udarbejdelse og indgåelse til udløb og eventuel genforhandling.

Sagsstyring

Sagsbehandleren understøttes gennem sagsgangene fra sagsoprettelse, igennem godkendelsesforløb og kvalitetssikring og til sagsafslutning.

Leverandørstyring

Få overblik over al relevant information om virksomhedens leverandører, underleverandører og disses produkter, råvarer, certifikater og deklarationer/audits. 

HR-løsning

Strømlin processer som rekrutering, onboarding, fastholdelse og offboarding og få nem oversigt over medarbejderrelavante dokumenter og emails.

QMS-løsning

Et effektivt værktøj til at dele viden, monitorere indsatser, kontrollere indsatsområder, opdage og advisere ved afvigelser og implementere forbedreringer.

Salgsstyring

En løsning, som understøtter eks. B2B-, B2C- og partnersalg, og som sikrer overblik over salgsprocessen, styr på salgspipeline og målrettet salgsopfølgning.

WorkPoints succes kan aflæses i Devoteams ESDH-rapport

 

WorkPoints succes kan også aflæses i Devoteams EDH/ESDH-rapport, hvor WorkPoint 365 har været under luppen de sidste tre år. WorkPoint 365 har stille og roligt arbejdet sig op ad listen, og i 2021-rapporten giver Devoteam WorkPoint 365 topkarakterer på stort set alle parametre. Herved overgår WorkPoint 365 traditionelle dokumenthåndteringsleverandører som Fujitsu eDoc, Cbrain, Workzone og GetOrganized.

Vi vil lige knytte en kommentar til Devoteams vurdering af WorkPoints integration og dataudveksling. WorkPoint ligger native i SharePoint Online og Microsoft 365. Det betyder, at WorkPoint i høj grad benytter SharePoints standard API’er og ikke integrerer med eksempelvis fildelingstjenester som Google Drive og Dropbox Business. Det giver rigtig god mening, at WorkPoint 365 deler og synkroniserer filer via OneDrive for business – sådan skal det være, når man baserer sit produkt på best practice Microsoft. Dog tæller det negativt i Devoteams vurdering. Se Devoteam rapporten i sin helhed her.

 

Kilde: Devoteam ECM/ESDH rapport 2021

360 grader omkring WorkPoint 365 

Der er mange grunde til, at vi anbefaler WorkPoint 365 til vores kunder. Vi vil i det følgende forsøge at komme hele vejen rundt om WorkPoint 365 og anskue WorkPoint ud fra forskellige perspektiver; konsulentens, IT-afdelingens og forretningens.  

Konsulenten

Ud fra et konsulentmæssigt perspektiv giver WorkPoint 365 rigtig mange fordele. Når vi arbejder med WorkPoint 365, får vi som konsulenter virkelig meget foræret fra starten, hvilket betyder, at vi kan bruge vores tid på at forstå kundens forretning og konfigurere værdibaserede løsninger i stedet for at kode og udvikle løsninger fra bunden.

Hvis vi skal fremhæve fire fordele, som virkelig gør en forskel for os som konsulenthus, er det disse:

Verdens største IT-værktøjskasse 

Som konsulenter stræber vi efter at levere det bedst mulige resultat inden for kundens valgte IT-platform, men begrænsede rammer kan nogle gange udfordre dette.

WorkPoint 365 er en åben, native Microsoft 365-platform, som giver adgang til hele Microsoft 365-værktøjspaletten – herunder Teams, Power Apps, Power Automate og Power BI. Det giver os langt større fleksibilitet og mulighed for at skabe den rette løsning.

Modulopbygget

Vores kunder er ofte på en rejse, hvor vi typisk først møder dem uden en klar slutdestination, og hvor behovene udvikler sig undervejs. Som konsulenter skal vi derfor kunne tilpasse os løbende. Det stiller krav til fleksibilitet, omstillingsparathed og skalerbarhed. WorkPoint 365 er modulopbygget og fungerer som legoklodser, der kan kombineres og udbygges, så løsningen hele tiden kan tilpasses og videreudvikles.

Foruddefineret systemarkitektur

I traditionelle SharePoint-projekter bruges der meget tid på at bygge løsningen op fra bunden og opgradere løsningen, når der kommer nye versioner af SharePoint. Når vi bygger løsninger i WorkPoint 365, er hele systemarkitekturen foruddefineret fra start. Det betyder, at vi meget hurtigt kan bygge løsninger og brugbare prototyper.

Evergreen

I traditionelle systemer er opgraderinger ofte både dyre og tidskrævende. Med SharePoint Online og Microsoft 365 sker opdateringer løbende og automatisk, hvilket gør det enkelt og omkostningseffektivt, men stiller krav til løsningernes kompatibilitet. WorkPoint 365 sikrer, at løsningen altid følger Microsofts opdateringer og tilbyder mange standardfunktioner, så behovet for specialudvikling minimeres, og stabiliteten bevares.

IT-afdelingen

IT-afdelingen har ofte en dobbeltrolle, idet de på den ene side skal imødekomme de enkelte forretningsenheders behov for systemunderstøttelse og på den anden side har en opgave i at sikre et sundt systemlandskab. Der er navnlig tre hovedårsager til, at IT-afdelingen anbefaler WorkPoint 365 internt i organisationen.

Én platform på tværs af forretningsbehov

Mange virksomheder kæmper med fragmenterede IT-landskaber, og standardløsninger opleves ofte som et kompromis, der ikke dækker alle behov.

Med WorkPoint 365 får I en modulopbygget standardløsning i Microsoft 365, der kan tilpasses og automatisere konkrete processer. Det gør det muligt at samle områder som sagsbehandling, projekter, kontrakter og HR i én platform.

Løsningen er skalerbar og kan udbygges løbende, så I kan starte småt og vokse efter behov.

Fuld AD adgangsstyring

WorkPoint 365 er fuldt baseret på Azure AD (nu Entra ID), hvilket sikrer single sign-on og en ensartet, central styring af brugere og adgang. Rolle- og rettighedsmodellen administreres direkte i Entra ID, så organisationens eksisterende sikkerhedsstruktur kan genbruges og udvides uden kompleksitet.

Samtidig gør WorkPoint 365 det lettere at håndtere ekstern deling af indhold som sager, projekter, mapper og dokumenter. Det giver en mere sikker og kontrolleret måde at samarbejde med eksterne parter på, uden at gå på kompromis med governance og datasikkerhed.

Understøttelse af Microsoft 365-strategi 

Langt de fleste virksomheder i Danmark har en Microsoft-strategi. Derfor giver det ofte rigtig god mening for IT-afdelingen at anbefale WorkPoint 365, når forretningen efterspørger et nyt IT-system. WorkPoint 365 anvender alle værktøjerne, der er til rådighed, i Microsoft 365-værktøjskassen. Det betyder, at I som virksomhed får det fulde udbytte af den investering, der er gjort i Microsoft 365, samt gør det nemmere at få brugerne til at adoptere de enkelte Microsoft-værktøjer til gavn for produktiviteten, kvaliteten og arbejdsglæden.  

Forretningen

Virksomhedens vigtigste opgave er at drive en sund og effektiv forretning. IT-systemerne har til formål at understøtte dette mål. Forretningens primære interesse i IT-systemet er i grove træk at sikre nem og sikker adgang til relevant information, procesunderstøttelse af arbejdsopgaver, gode og værdiskabende arbejdsværktøjer og kvalitetssikring af de opgaver, der udføres. 

Hvis vi skal fremhæve fire fordele, som virkelig gør en forskel for forretningen, er det disse: 

Nem og intuitiv mail-journalisering

WorkPoint Express er et plugin til Outlook, Word, Excel og PowerPoint, som gør det muligt at løse størstedelen af de daglige arbejdsopgaver direkte i Office-programmerne.

Her kan man oprette, fremsøge og arbejde med sager, projekter, kontrakter, dokumenter og mails. I Outlook kan mails og dokumenter nemt drag-and-drop’es til relevante sager, og systemet understøtter både intelligente forslag til journalisering og automatisk journalisering.

Understøttelse af arbejdsprocesser

I WorkPoint 365 kan du styre projekter, kontrakter, sager mv. sikkert igennem faserne med WorkPoints stadiestyring. Stadiestyringen understøtter jeres egne arbejdsprocesser og kan understøtte forskelligartede procesflows. Stadiestyringen kan kombineres med gates, kvalitetssikring, advisering, godkendelse, opgaver, tjeklister, rapportering og automatisering af processer med Power Apps og Power Automate/Flows. 

Arbejd i alle de kendte Microsoft–programmer

I proprietære systemer arbejder man ofte enten i systemet eller i Microsoft 365 ved siden af. Med WorkPoint 365 er det anderledes, da løsningen er native i Microsoft 365.

Det giver en sømløs oplevelse, hvor brugerne kan arbejde med sager, projekter og kontrakter direkte i Teams, bruge Planner, To Do og Tasks til opgaver samt arbejde i Outlook, Word, Excel og PowerPoint – og få overblik i Power BI.

GDPR Compliance

Det kan være vanskeligt at indføre processer omkring overholdelse af virksomhedens GDPR-politikker. I WorkPoint 365 er det muligt at indarbejde GDPR-politikkerne som en automatisk del af arbejdsprocessen; eksempelvis for at sikre, at sletteregler overholdes (retention time), og sikre korrekt klassifikation og styring af rettigheder. Ligeledes, er der indbygget revisionsspor på alle hændelser, der sker i systemet. Det letter arbejdet for den enkelte medarbejder og minimerer muligheden for fejl. 

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er WorkPoint 365 (kort fortalt)?

WorkPoint 365 er en Microsoft 365-baseret platform til dokument- og processtyring, som organiserer data via SharePoint Online og udbygger standardfunktionaliteten med struktur, styring og features.

Hvilke forretningsområder kan WorkPoint 365 understøtte?

Typiske løsninger er projektstyring, kontraktstyring og sagsstyring (og ofte flere områder på samme platform), så forskellige teams kan arbejde ensartet med struktur og governance.

Hvorfor vælger mange WorkPoint 365 frem for standard SharePoint?

En central pointe er foruddefineret systemarkitektur og standardiserede konfigurationsmuligheder, så man kan bygge hurtigere og undgå meget “fra-bunden”-arbejde, som ellers typisk følger med klassiske SharePoint-projekter.

Men i særdeleshed også fordelen i at WorkPoint-motoren indfører relationer og hierarki i jeres data, så brugerne har bedre overblik. SharePoint bliver hurtigt en jungle (og søgefunktionen er ikke til meget hjælp), men det er netop her WorkPoint 365 skinner igennem.

Hvordan passer WorkPoint 365 ind i Microsoft 365 (Teams, Outlook og Office)?

WorkPoint er indbygget i Microsoft 365 og kan bruges tæt sammen med Teams og Office-programmerne. Derudover fremhæves WorkPoint Express-plugin’et til bl.a. mail-/dokumentjournalisering i Outlook (fx drag-and-drop til sager/projekter) og mulighed for intelligente forslag/auto-journalisering.

Hvad får man ift. compliance (GDPR, retention og audit trail)?

WorkPoint 365 er især egnet til at indarbejde GDPR-politikker i arbejdsprocesser, herunder at understøtte sletteregler/retention og korrekt klassifikation/rettighedsstyring, samt at have revisionsspor på hændelser i systemet.

Klar til at få overblik?

Lad os tage en uforpligtende snak og se, hvordan vi kan hjælpe jer videre