Vi er ikke i tvivl – WorkPoint 365 er det absolut bedste Microsoft 365-baserede dokumenthåndteringssystem på markedet.
WorkPoint 365 er ærkedansk og udvikles af producenten WorkPoint i Esbjerg. WorkPoint 365-produktet blev lanceret som en overbygning til SharePoint on-prem i 2007, og det blev i 2014 relanceret som WorkPoint 365 baseret på SharePoint online.
Se den interaktive guide nedenfor, som giver indblik i hvordan bl.a. projekter strukturures i WorkPoint 365.
Kort om WorkPoint 365 i Microsoft 365
WorkPoint 365 er en Microsoft 365-baseret platform til dokumenthåndtering, processtyring og informationsstruktur. Løsningen bygger på SharePoint Online og tilfører struktur, relationer, hierarki, metadata, faser og governance oven på Microsoft 365.
Med WorkPoint 365 kan virksomheder samle projekter, kontrakter, sager, dokumenter, mails, leverandører, HR-processer, CRM-data og kvalitetsstyring i én samlet platform. Brugerne kan arbejde i kendte Microsoft-værktøjer som Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint, mens IT-afdelingen får et mere standardiseret og styrbart Microsoft 365-fundament.
Kort om WorkPoint 365 i Microsoft 365
WorkPoint 365 er en Microsoft 365-baseret platform til dokumenthåndtering, processtyring og informationsstruktur. ·
Løsningen bygger på SharePoint Online og tilfører struktur, relationer, hierarki, metadata, faser og governance oven på Microsoft 365. ·
WorkPoint 365 kan bruges til blandt andet projektstyring, kontraktstyring, ESDH/sagsstyring, CRM, QMS, NIS2, leverandørstyring og HR. ·
Brugerne kan arbejde i kendte Microsoft-værktøjer som Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. ·
Platformen kan udvides med Power Apps, Power Automate, Power BI og andre Microsoft 365-komponenter. ·
Simplitize hjælper med rådgivning, implementering, tilpasning, migrering og videreudvikling af WorkPoint 365-løsninger
Simplitize er WorkPoints guldpartner
“Simplitize tildeles guldpartnerskabet for en enestående præstation hvor de, igennem en årrække, har bevist, at de kan levere stabile samt værdiskabende løsninger af høj kvalitet baseret på WorkPoint 365
Kunderne er ikke i tvivl om Simplitize’s kompetencer. Det er vi heller ikke hos WorkPoint. Velkommen som Guldpartner.”
– Hans Ulrik Madsen, Director of Partner Development hos WorkPoint
WorkPoint 365 som forretningsplatform oven på SharePoint
WorkPoint 365 gør det muligt at bruge Microsoft 365 som fundament for struktureret dokumenthåndtering og forretningsprocesser. Hvor SharePoint ofte bruges som dokumentbibliotek eller samarbejdsrum, tilfører WorkPoint 365 en egentlig forretningsstruktur med relationer, metadata, faser, standardiserede visninger og sammenhæng mellem dokumenter, mails, projekter, sager, kontrakter og kunder.
Det betyder, at organisationen ikke kun får et sted at gemme dokumenter, men en platform, hvor informationer kan styres ud fra den forretningskontekst, de indgår i. For brugerne giver det bedre overblik og lettere adgang til relevant information. For IT-afdelingen giver det en mere standardiseret og governance-egnet måde at bygge forretningsløsninger i Microsoft 365.
Hvornår giver WorkPoint 365 særlig værdi?
WorkPoint 365 giver særlig værdi, når virksomheden har behov for mere struktur, sporbarhed og procesunderstøttelse, end almindelige mapper og dokumentbiblioteker kan give. Det gælder især organisationer, hvor dokumenter, mails, sager, projekter og kontrakter i dag er spredt på tværs af Teams, SharePoint-sites, personlige drev, Outlook og manuelle Excel-lister.
Løsningen er også relevant, når flere forretningsområder skal arbejde på en ensartet måde, men stadig have fleksibilitet til egne processer. WorkPoint 365 kan give fælles struktur og governance på tværs af virksomheden, samtidig med at de enkelte løsninger kan tilpasses konkrete behov inden for eksempelvis projektstyring, kontraktstyring, sagsstyring, HR, CRM, QMS og leverandørstyring.
For mange virksomheder er WorkPoint 365 derfor et godt valg, når Microsoft 365 allerede er den strategiske platform, og der er behov for at løfte SharePoint fra dokumentlager til egentlig forretningsplatform.
WorkPoint 365 skaber relationer mellem jeres informationer
En af de væsentlige forskelle mellem WorkPoint 365 og en almindelig SharePoint-struktur er, at WorkPoint organiserer informationer omkring forretningsobjekter. Det kan eksempelvis være projekter, sager, kontrakter, kunder, leverandører, medarbejdere eller kvalitetsprocesser.
Hvert forretningsobjekt kan have egne dokumenter, mails, opgaver, metadata, faser, rettigheder og relationer til andre data. En kontrakt kan eksempelvis være knyttet til en kunde, en leverandør, en afdeling, en ansvarlig person og relevante dokumenter. Et projekt kan være koblet til projektmails, beslutninger, økonomi, leverancer og status.
Denne struktur gør det lettere at finde, styre og genbruge informationer. Samtidig får organisationen et mere robust fundament for governance, rapportering, automatisering og compliance, fordi data ikke kun ligger i mapper, men indgår i en samlet forretningsmodel.
Standardløsninger i WorkPoint 365 fra Simplitize
Vi tilbyder en række standardløsninger, som kan tilpasses til at matche netop din virksomheds behov.
Klik på ikonerne for at læse mere om de forskellige løsninger.
Projektstyring
Projektlederen understøttes gennem hele projektforløbet fra projektinitiering, igennem planlægningsfasen og til projektgennemførelse.
Kontraktstyring
Kontraktmanageren understøttes gennem hele kontraktens livscyklus – fra udarbejdelse og indgåelse til udløb og eventuel genforhandling.
Sagsstyring
Sagsbehandleren understøttes gennem sagsgangene fra sagsoprettelse, igennem godkendelsesforløb og kvalitetssikring og til sagsafslutning.
Leverandørstyring
Få overblik over al relevant information om virksomhedens leverandører, underleverandører og disses produkter, råvarer, certifikater og deklarationer/audits.
HR-løsning
Strømlin processer som rekrutering, onboarding, fastholdelse og offboarding og få nem oversigt over medarbejderrelavante dokumenter og emails.
QMS-løsning
Et effektivt værktøj til at dele viden, monitorere indsatser, kontrollere indsatsområder, opdage og advisere ved afvigelser og implementere forbedreringer.
Salgsstyring
En løsning, som understøtter eks. B2B-, B2C- og partnersalg, og som sikrer overblik over salgsprocessen, styr på salgspipeline og målrettet salgsopfølgning.
WorkPoints succes kan aflæses i Devoteams ESDH-rapport
WorkPoints succes kan også aflæses i Devoteams EDH/ESDH-rapport, hvor WorkPoint 365 har været under luppen de sidste tre år. WorkPoint 365 har stille og roligt arbejdet sig op ad listen, og i 2021-rapporten giver Devoteam WorkPoint 365 topkarakterer på stort set alle parametre. Herved overgår WorkPoint 365 traditionelle dokumenthåndteringsleverandører som Fujitsu eDoc, Cbrain, Workzone og GetOrganized.
Vi vil lige knytte en kommentar til Devoteams vurdering af WorkPoints integration og dataudveksling. WorkPoint ligger native i SharePoint Online og Microsoft 365. Det betyder, at WorkPoint i høj grad benytter SharePoints standard API’er og ikke integrerer med eksempelvis fildelingstjenester som Google Drive og Dropbox Business. Det giver rigtig god mening, at WorkPoint 365 deler og synkroniserer filer via OneDrive for business – sådan skal det være, når man baserer sit produkt på best practice Microsoft. Dog tæller det negativt i Devoteams vurdering. Se Devoteam rapporten i sin helhed her.
Kilde: Devoteam ECM/ESDH rapport 2021
360 grader omkring WorkPoint 365
Der er mange grunde til, at vi anbefaler WorkPoint 365 til vores kunder. Vi vil i det følgende forsøge at komme hele vejen rundt om WorkPoint 365 og anskue WorkPoint ud fra forskellige perspektiver; konsulentens, IT-afdelingens og forretningens.
Konsulenten
Ud fra et konsulentmæssigt perspektiv giver WorkPoint 365 rigtig mange fordele. Når vi arbejder med WorkPoint 365, får vi som konsulenter virkelig meget foræret fra starten, hvilket betyder, at vi kan bruge vores tid på at forstå kundens forretning og konfigurere værdibaserede løsninger i stedet for at kode og udvikle løsninger fra bunden.
Hvis vi skal fremhæve fire fordele, som virkelig gør en forskel for os som konsulenthus, er det disse:
IT-afdelingen
IT-afdelingen har ofte en dobbeltrolle, idet de på den ene side skal imødekomme de enkelte forretningsenheders behov for systemunderstøttelse og på den anden side har en opgave i at sikre et sundt systemlandskab. Der er navnlig tre hovedårsager til, at IT-afdelingen anbefaler WorkPoint 365 internt i organisationen.
Én platform på tværs af forretningsbehov
Mange virksomheder kæmper med fragmenterede IT-landskaber, og standardløsninger opleves ofte som et kompromis, der ikke dækker alle behov.
Med WorkPoint 365 får I en modulopbygget standardløsning i Microsoft 365, der kan tilpasses og automatisere konkrete processer. Det gør det muligt at samle områder som sagsbehandling, projekter, kontrakter og HR i én platform.
Løsningen er skalerbar og kan udbygges løbende, så I kan starte småt og vokse efter behov.
Fuld AD adgangsstyring
WorkPoint 365 er fuldt baseret på Azure AD (nu Entra ID), hvilket sikrer single sign-on og en ensartet, central styring af brugere og adgang. Rolle- og rettighedsmodellen administreres direkte i Entra ID, så organisationens eksisterende sikkerhedsstruktur kan genbruges og udvides uden kompleksitet.
Samtidig gør WorkPoint 365 det lettere at håndtere ekstern deling af indhold som sager, projekter, mapper og dokumenter. Det giver en mere sikker og kontrolleret måde at samarbejde med eksterne parter på, uden at gå på kompromis med governance og datasikkerhed.
Understøttelse af Microsoft 365-strategi
Langt de fleste virksomheder i Danmark har en Microsoft-strategi. Derfor giver det ofte rigtig god mening for IT-afdelingen at anbefale WorkPoint 365, når forretningen efterspørger et nyt IT-system. WorkPoint 365 anvender alle værktøjerne, der er til rådighed, i Microsoft 365-værktøjskassen. Det betyder, at I som virksomhed får det fulde udbytte af den investering, der er gjort i Microsoft 365, samt gør det nemmere at få brugerne til at adoptere de enkelte Microsoft-værktøjer til gavn for produktiviteten, kvaliteten og arbejdsglæden.
Forretningen
Virksomhedens vigtigste opgave er at drive en sund og effektiv forretning. IT-systemerne har til formål at understøtte dette mål. Forretningens primære interesse i IT-systemet er i grove træk at sikre nem og sikker adgang til relevant information, procesunderstøttelse af arbejdsopgaver, gode og værdiskabende arbejdsværktøjer og kvalitetssikring af de opgaver, der udføres.
Hvis vi skal fremhæve fire fordele, som virkelig gør en forskel for forretningen, er det disse:
FAQ om WorkPoint
Overblik og formål
Hvad er WorkPoint 365?
WorkPoint 365 er en Microsoft 365-baseret platform til dokumenthåndtering, informationsstyring og procesunderstøttelse. Løsningen bygger på SharePoint Online og udvider Microsoft 365 med struktur, relationer, metadata, faser, rettigheder og forretningsspecifikke løsninger til eksempelvis projekter, kontrakter, sager, HR, CRM, QMS og leverandørstyring.
Hvem er WorkPoint 365 relevant for?
WorkPoint 365 er relevant for virksomheder, der allerede arbejder i Microsoft 365 og ønsker en mere struktureret måde at håndtere dokumenter, sager, projekter, kontrakter, processer og forretningsdata på. Løsningen er særlig relevant, hvis organisationen vil samle flere forretningsområder på én platform frem for at have mange adskilte systemer.
Hvilke problemer løser WorkPoint 365?
WorkPoint 365 løser typiske udfordringer med spredte dokumenter, uens mappestrukturer, manglende relationer mellem data, manuel mailjournalisering, uklare rettigheder, begrænset processtyring og svagt overblik på tværs af projekter, sager eller kontrakter. Platformen gør det lettere at styre informationer efter forretningskontekst frem for kun efter filer og mapper.
Hvorfor vælge WorkPoint 365 frem for almindelig SharePoint?
SharePoint Online er en stærk dokument- og samarbejdsplatform, men mange virksomheder har behov for mere forretningsstruktur end standard SharePoint typisk giver ud af boksen. WorkPoint 365 tilfører en foruddefineret informationsarkitektur, relationer, hierarki, metadata, faser, processtyring og standardløsninger, så SharePoint bliver lettere at bruge som forretningsplatform.
Funktionalitet og arbejdsgange
Hvordan adskiller WorkPoint 365 dokumenthåndtering sig fra mapper i SharePoint?
I en klassisk mappestruktur ligger dokumenter ofte isoleret i biblioteker og mapper. I WorkPoint 365 kobles dokumenter i stedet til forretningsobjekter som projekter, sager, kontrakter, kunder, leverandører eller medarbejdere. Det giver en mere meningsfuld struktur, hvor dokumenter kan findes, filtreres og styres ud fra den sammenhæng, de indgår i.
Hvordan organiserer WorkPoint 365 sager, projekter, kontrakter og dokumenter?
WorkPoint 365 organiserer informationer i en struktureret datamodel, hvor hvert forretningsområde kan have egne metadata, dokumentbiblioteker, visninger, rettigheder, faser og relationer. Et projekt kan eksempelvis have tilknyttede dokumenter, mails, opgaver, interessenter og statusfelter, mens en kontrakt kan have udløbsdatoer, ansvarlige, bilag, godkendelser og fornyelsesprocesser.
Kan WorkPoint 365 hjælpe med mailjournalisering?
Ja. WorkPoint 365 kan sammen med WorkPoint Express gøre det lettere at journalisere mails og dokumenter direkte fra Outlook og Office-programmerne. Brugerne kan gemme mails på relevante sager, projekter, kontrakter eller kunder, så vigtige informationer ikke bliver liggende i personlige postkasser.
Kan løsningen automatisere opgaver, notifikationer og godkendelser?
Ja. Løsningen kan udvides med Power Automate, så opgaver, notifikationer, påmindelser, godkendelser og eskaleringer bliver udløst automatisk på baggrund af status, datoer, ansvar eller ændringer i data. Det reducerer manuel opfølgning og øger sandsynligheden for, at vigtige aktiviteter bliver gennemført til tiden.
Hvordan understøtter WorkPoint 365 versionsstyring og historik?
WorkPoint 365 bygger på SharePoint Online og kan derfor udnytte Microsoft 365-platformens muligheder for versionshistorik, dokumentstyring, metadata og adgangskontrol. Det gør det lettere at se, hvilke dokumenter der er gældende, hvem der har arbejdet med dem, og hvordan informationer har ændret sig over tid.
Microsoft 365, SharePoint og WorkPoint
Hvilke standardløsninger kan Simplitize levere i WorkPoint 365?
Simplitize kan levere standardløsninger i WorkPoint 365 til blandt andet projektstyring, kontraktstyring, ESDH og sagsstyring, CRM og salgsstyring, QMS og ledelsessystem, NIS2-compliance, leverandørstyring, HR-løsning og digital signatur. Løsningerne kan bruges som standard eller tilpasses den enkelte virksomheds processer og governance-behov.
Hvordan kan WorkPoint 365 bruges til projektstyring?
Til projektstyring kan WorkPoint 365 samle projektdokumenter, projektmails, opgaver, faser, status, beslutninger og roller i én projektstruktur. Det giver projektledere og projektdeltagere et samlet overblik over projektets informationer og gør det lettere at styre projektet gennem initiering, planlægning, gennemførelse og afslutning.
Hvordan understøtter WorkPoint 365 kontraktstyring?
Til kontraktstyring kan WorkPoint 365 bruges til at samle kontrakter, bilag, frister, fornyelser, ansvarlige, godkendelser og korrespondance. Det giver bedre overblik over kontraktens livscyklus fra udarbejdelse og indgåelse til opfølgning, genforhandling, udløb eller arkivering.
Kan WorkPoint 365 bruges til ESDH og sagsstyring?
Ja. WorkPoint 365 kan bruges som platform for sagsstyring og ESDH-lignende arbejdsgange, hvor sager, dokumenter, mails, godkendelser, kvalitetssikring og afslutning håndteres i en struktureret proces. Løsningen er særligt relevant for virksomheder, der ønsker sagsstyring tæt integreret med Microsoft 365.
Kan WorkPoint 365 bruges til QMS, NIS2, HR, CRM og leverandørstyring?
Ja. WorkPoint 365 kan anvendes som platform for flere typer standardløsninger, fordi den samme grundstruktur kan bruges til at håndtere forskellige forretningsobjekter og processer. Det betyder, at organisationen kan starte med ét område og senere udvide med flere løsninger på samme Microsoft 365-baserede fundament.
Governance, sikkerhed og compliance
Hvordan passer WorkPoint 365 sammen med Teams, Outlook og Office?
WorkPoint 365 er tæt integreret med Microsoft 365 og kan anvendes sammen med Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive og SharePoint. Brugerne kan derfor arbejde med dokumenter, mails, sager, projekter og opgaver i de Microsoft-værktøjer, de allerede kender.
Hvordan bruger WorkPoint 365 Microsoft Entra ID?
WorkPoint 365 kan udnytte organisationens eksisterende bruger- og adgangsstyring i Microsoft Entra ID. Det betyder, at single sign-on, roller, grupper og rettigheder kan indgå i den samlede governance-model, så adgangen til informationer styres mere centralt og ensartet.
Hvordan understøtter WorkPoint 365 GDPR, retention og audit trail?
WorkPoint 365 kan understøtte compliance ved at kombinere metadata, rettighedsstyring, klassifikation, retention, revisionsspor og dokumenterede arbejdsgange. Det kan eksempelvis bruges til at styre adgang til persondata, sikre korrekt opbevaring og sletning samt dokumentere handlinger og ændringer i løsningen.
Hvordan kan Power Platform udvide WorkPoint 365?
Power Apps, Power Automate og Power BI kan bruges til at udvide WorkPoint 365 med formularer, apps, automatiserede workflows, godkendelser, notifikationer og rapportering. Det gør det muligt at kombinere WorkPoints struktur med Microsofts low-code-platform, så forretningsprocesser kan digitaliseres uden at bygge alt fra bunden.
Hvilken værdi giver WorkPoint 365 for IT-afdelingen?
For IT-afdelingen giver WorkPoint 365 en standardiseret og Microsoft 365-baseret platform, der kan understøtte flere forretningsbehov på samme tekniske fundament. Det reducerer fragmentering i systemlandskabet, understøtter Microsoft 365-strategien og gør governance, adgangsstyring og videreudvikling lettere at håndtere.
Implementering, drift og videreudvikling
Hvordan implementerer Simplitize WorkPoint 365?
Simplitize implementerer WorkPoint 365 med udgangspunkt i virksomhedens forretningsbehov, informationsstruktur, dokumenttyper, processer, rettigheder og governance-krav. Implementeringen kan omfatte afklaring, løsningsdesign, konfiguration, opsætning, migrering, test, brugerintroduktion og efterfølgende videreudvikling.
Kan eksisterende dokumenter migreres til WorkPoint 365?
Ja. Eksisterende dokumenter og metadata kan typisk migreres til WorkPoint 365, hvis der etableres en klar struktur for, hvordan indholdet skal placeres, klassificeres og kobles til projekter, sager, kontrakter eller andre forretningsobjekter. En vellykket migrering kræver typisk oprydning, mapping og governance-afklaring før selve flytningen.
Rapportering, organisering og ledelsesoverblik
Kan man starte med én WorkPoint-løsning og udvide senere?
Ja. En af styrkerne ved WorkPoint 365 er, at platformen kan udbygges modulært. Mange virksomheder starter med eksempelvis projektstyring, kontraktstyring eller sagsstyring og udvider senere med flere løsninger, dashboards, automatiseringer eller integrationer.
Hvordan hjælper Simplitize efter implementeringen?
Simplitize kan hjælpe med konfiguration, rådgivning, governance, dokumentation, brugeradoption, videreudvikling, support og drift. Det gør det muligt at starte med en fokuseret løsning og efterfølgende udbygge den med flere moduler, automatiseringer, dashboards eller integrationer.
Klar til at få overblik?
Lad os tage en uforpligtende snak og se, hvordan vi kan hjælpe jer videre
