Teknologier

WorkPoint 365

Verdens bedste dokumenthåndteringssystem i Microsoft 365

Vi er ikke i tvivl – WorkPoint 365 er det absolut bedste Microsoft 365-baserede dokumenthåndteringssystem på markedet.

WorkPoint 365 er ærkedansk og udvikles af producenten WorkPoint i Esbjerg. WorkPoint 365-produktet blev lanceret som en overbygning til SharePoint on-prem i 2007, og det blev i 2014 relanceret som WorkPoint 365 baseret på SharePoint Online.

WorkPoint 365 er en Microsoft 365-baseret platform til dokumenthåndtering, processtyring og informationsstruktur. Løsningen bygger på SharePoint Online og tilfører struktur, relationer, hierarki, metadata, faser og governance oven på Microsoft 365.

Med WorkPoint 365 kan virksomheder samle projekter, kontrakter, sager, dokumenter, mails, leverandører, HR-processer, CRM-data og kvalitetsstyring i én samlet platform. Brugerne kan arbejde i kendte Microsoft-værktøjer som Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint, mens IT-afdelingen får et mere standardiseret og styrbart Microsoft 365-fundament.

2007
Lanceret som overbygning til SharePoint on-prem
2014
Relanceret som WorkPoint 365 på SharePoint Online
Esbjerg
Udvikles af producenten WorkPoint

Kundecases om WorkPoint

Simplitize er WorkPoints guldpartner

“Simplitize tildeles guldpartnerskabet for en enestående præstation hvor de, igennem en årrække, har bevist, at de kan levere stabile samt værdiskabende løsninger af høj kvalitet baseret på WorkPoint 365.

Kunderne er ikke i tvivl om Simplitize’s kompetencer. Det er vi heller ikke hos WorkPoint. Velkommen som Guldpartner.”
– Hans Ulrik Madsen, Director of Partner Development hos WorkPoint
Klik for at se certifikatet
Guldpartner-certifikat fra WorkPoint til Simplitize 2025

WorkPoint 365 som forretningsplatform oven på SharePoint

WorkPoint 365 gør det muligt at bruge Microsoft 365 som fundament for struktureret dokumenthåndtering og forretningsprocesser. Hvor SharePoint ofte bruges som dokumentbibliotek eller samarbejdsrum, tilfører WorkPoint 365 en egentlig forretningsstruktur med relationer, metadata, faser, standardiserede visninger og sammenhæng mellem dokumenter, mails, projekter, sager, kontrakter og kunder.

Det betyder, at organisationen ikke kun får et sted at gemme dokumenter, men en platform, hvor informationer kan styres ud fra den forretningskontekst, de indgår i. For brugerne giver det bedre overblik og lettere adgang til relevant information. For IT-afdelingen giver det en mere standardiseret og governance-egnet måde at bygge forretningsløsninger i Microsoft 365.

Hvornår giver WorkPoint 365 særlig værdi?

WorkPoint 365 giver særlig værdi, når virksomheden har behov for mere struktur, sporbarhed og procesunderstøttelse, end almindelige mapper og dokumentbiblioteker kan give. Det gælder især organisationer, hvor dokumenter, mails, sager, projekter og kontrakter i dag er spredt på tværs af Teams, SharePoint-sites, personlige drev, Outlook og manuelle Excel-lister.

Løsningen er også relevant, når flere forretningsområder skal arbejde på en ensartet måde, men stadig have fleksibilitet til egne processer. WorkPoint 365 kan give fælles struktur og governance på tværs af virksomheden, samtidig med at de enkelte løsninger kan tilpasses konkrete behov inden for eksempelvis projektstyring, kontraktstyring, sagsstyring, HR, CRM, QMS og leverandørstyring.

For mange virksomheder er WorkPoint 365 derfor et godt valg, når Microsoft 365 allerede er den strategiske platform, og der er behov for at løfte SharePoint fra dokumentlager til egentlig forretningsplatform.

WorkPoint 365 skaber relationer mellem jeres informationer

En af de væsentlige forskelle mellem WorkPoint 365 og en almindelig SharePoint-struktur er, at WorkPoint organiserer informationer omkring forretningsobjekter. Det kan eksempelvis være projekter, sager, kontrakter, kunder, leverandører, medarbejdere eller kvalitetsprocesser.

Hvert forretningsobjekt kan have egne dokumenter, mails, opgaver, metadata, faser, rettigheder og relationer til andre data. En kontrakt kan eksempelvis være knyttet til en kunde, en leverandør, en afdeling, en ansvarlig person og relevante dokumenter. Et projekt kan være koblet til projektmails, beslutninger, økonomi, leverancer og status.

Denne struktur gør det lettere at finde, styre og genbruge informationer. Samtidig får organisationen et mere robust fundament for governance, rapportering, automatisering og compliance, fordi data ikke kun ligger i mapper, men indgår i en samlet forretningsmodel.

Standardløsninger i WorkPoint 365 fra Simplitize

Vi tilbyder en række standardløsninger, som kan tilpasses til at matche netop din virksomheds behov. Klik på ikonerne for at læse mere om de forskellige løsninger.

  • Se alle løsninger

Devoteam ECM/ESDH-rapport 2021

  1. WorkPoint 365Topkarakterer på stort set alle parametre
  2. Fujitsu eDoc
  3. Cbrain
  4. Workzone
  5. GetOrganized
Uddrag af Devoteams ECM/ESDH-rapport 2021
Kilde: Devoteam ECM/ESDH rapport 2021

WorkPoints succes kan aflæses i Devoteams ESDH-rapport

WorkPoints succes kan også aflæses i Devoteams EDH/ESDH-rapport, hvor WorkPoint 365 har været under luppen de sidste tre år. WorkPoint 365 har stille og roligt arbejdet sig op ad listen, og i 2021-rapporten giver Devoteam WorkPoint 365 topkarakterer på stort set alle parametre. Herved overgår WorkPoint 365 traditionelle dokumenthåndteringsleverandører som Fujitsu eDoc, Cbrain, Workzone og GetOrganized.

Vi vil lige knytte en kommentar til Devoteams vurdering af WorkPoints integration og dataudveksling. WorkPoint ligger native i SharePoint Online og Microsoft 365. Det betyder, at WorkPoint i høj grad benytter SharePoints standard API’er og ikke integrerer med eksempelvis fildelingstjenester som Google Drive og Dropbox Business. Det giver rigtig god mening, at WorkPoint 365 deler og synkroniserer filer via OneDrive for business – sådan skal det være, når man baserer sit produkt på best practice Microsoft. Dog tæller det negativt i Devoteams vurdering.

Se Devoteam rapporten i sin helhed her

Konsulenten · IT-afdelingen · Forretningen

360 grader omkring WorkPoint 365

Der er mange grunde til, at vi anbefaler WorkPoint 365 til vores kunder. Vi vil i det følgende forsøge at komme hele vejen rundt om WorkPoint 365 og anskue WorkPoint ud fra forskellige perspektiver; konsulentens, IT-afdelingens og forretningens.

Konsulenten

Ud fra et konsulentmæssigt perspektiv giver WorkPoint 365 rigtig mange fordele. Når vi arbejder med WorkPoint 365, får vi som konsulenter virkelig meget foræret fra starten, hvilket betyder, at vi kan bruge vores tid på at forstå kundens forretning og konfigurere værdibaserede løsninger i stedet for at kode og udvikle løsninger fra bunden.

Hvis vi skal fremhæve fire fordele, som virkelig gør en forskel for os som konsulenthus, er det disse:

Som konsulenter stræber vi efter at levere det bedst mulige resultat inden for kundens valgte IT-platform, men begrænsede rammer kan nogle gange udfordre dette.

WorkPoint 365 er en åben, native Microsoft 365-platform, som giver adgang til hele Microsoft 365-værktøjspaletten – herunder Teams, Power Apps, Power Automate og Power BI. Det giver os langt større fleksibilitet og mulighed for at skabe den rette løsning.

Vores kunder er ofte på en rejse, hvor vi typisk først møder dem uden en klar slutdestination, og hvor behovene udvikler sig undervejs. Som konsulenter skal vi derfor kunne tilpasse os løbende. Det stiller krav til fleksibilitet, omstillingsparathed og skalerbarhed. WorkPoint 365 er modulopbygget og fungerer som legoklodser, der kan kombineres og udbygges, så løsningen hele tiden kan tilpasses og videreudvikles.

I traditionelle SharePoint-projekter bruges der meget tid på at bygge løsningen op fra bunden og opgradere løsningen, når der kommer nye versioner af SharePoint. Når vi bygger løsninger i WorkPoint 365, er hele systemarkitekturen foruddefineret fra start. Det betyder, at vi meget hurtigt kan bygge løsninger og brugbare prototyper.

I traditionelle systemer er opgraderinger ofte både dyre og tidskrævende. Med SharePoint Online og Microsoft 365 sker opdateringer løbende og automatisk, hvilket gør det enkelt og omkostningseffektivt, men stiller krav til løsningernes kompatibilitet. WorkPoint 365 sikrer, at løsningen altid følger Microsofts opdateringer og tilbyder mange standardfunktioner, så behovet for specialudvikling minimeres, og stabiliteten bevares.

FAQ om WorkPoint

WorkPoint 365 er en Microsoft 365-baseret platform til dokumenthåndtering, informationsstyring og procesunderstøttelse. Løsningen bygger på SharePoint Online og udvider Microsoft 365 med struktur, relationer, metadata, faser, rettigheder og forretningsspecifikke løsninger til eksempelvis projekter, kontrakter, sager, HR, CRM, QMS og leverandørstyring.

WorkPoint 365 er relevant for virksomheder, der allerede arbejder i Microsoft 365 og ønsker en mere struktureret måde at håndtere dokumenter, sager, projekter, kontrakter, processer og forretningsdata på. Løsningen er særlig relevant, hvis organisationen vil samle flere forretningsområder på én platform frem for at have mange adskilte systemer.

WorkPoint 365 løser typiske udfordringer med spredte dokumenter, uens mappestrukturer, manglende relationer mellem data, manuel mailjournalisering, uklare rettigheder, begrænset processtyring og svagt overblik på tværs af projekter, sager eller kontrakter. Platformen gør det lettere at styre informationer efter forretningskontekst frem for kun efter filer og mapper.

SharePoint Online er en stærk dokument- og samarbejdsplatform, men mange virksomheder har behov for mere forretningsstruktur end standard SharePoint typisk giver ud af boksen. WorkPoint 365 tilfører en foruddefineret informationsarkitektur, relationer, hierarki, metadata, faser, processtyring og standardløsninger, så SharePoint bliver lettere at bruge som forretningsplatform.

Klar til at få overblik?

Lad os tage en uforpligtende snak og se, hvordan vi kan hjælpe jer videre