Migrering af data til Microsoft Cloud
Migrering af data fra eksisterende løsning, eks. fildrev, SuperOffice, GetOrganized eller SharePoint On-Premise, til WorkPoint 365.
Hvad betyder migrering
Migrering betyder at flytte data fra et system til et andet. Dette gøres ofte fra lokale servere, dreve eller FileShares til skyen. Hos Simplitize hjælper vi virksomheder med sikker migrering af data til Microsoft Cloud, så du får en moderne og effektiv platform fra dag ét.
Migreringen kan skabe værdi for din virksomhed på flere måder:
- Virksomheden sparer udgifter ved at kunne lukke gamle on-premise-løsninger, eks. HCL (Lotus) Notes, en SharePoint-server eller et fildrev.
- Derudover bliver det overskueligt for medarbejderne kun at skulle forholde sig til ét system, hvor alt data ligger samlet.
Det giver derfor mening at ville migrere data, hvis man har et ønske om få al eksisterende eller legacy-data overført til en ny, samlet løsningsplatform.
Kort om migrering til Microsoft Cloud
Dokumenthåndtering i Microsoft 365 samler virksomhedens dokumenter, metadata, versioner, rettigheder og arbejdsgange i en kontrolleret struktur.
Løsningenkan bygge på SharePoint Online, Microsoft Teams, WorkPoint 365, Power Platform og Microsoft Purview afhængigt af behov og modenhed.
Professionel dokumenthåndtering gør det lettere at finde, dele, beskytte, godkende og vedligeholde dokumenter på tværs af organisationen.
Metadata,dokumenttyper,søgning, versionering og godkendelsesflows reducerer afhængigheden af manuelle mapper og personlige drev.
Dokumenthåndtering kan understøtte compliance, GDPR, retention, revisionsspor, klassifikation og informationsgovernance.
implitizehjælper med rådgivning, informationsarkitektur, implementering, migrering, adoption og videreudvikling af dokumenthåndtering i Microsoft 365.
Hvorfor vælge Simplitize til din migrering til skyen?
Med mange års erfaring i Microsoft 365 og migreringsprojekter hjælper vi din virksomhed med at vælge de rette cloud-services og sikre en tryg, effektiv overgang til skyen.
Vi arbejder ud fra en gennemprøvet proces og vores eget udviklet mapping-tool, der tager udgangspunkt i jeres eksisterende FileShare-struktur. På denne måde kan vi sammen med jer skabe en skræddersyet mappe- og filarkitektur, der passer til jeres arbejdsgange
Migrering handler også om informationsarkitektur
Når data flyttes til skyen, bør organisationen samtidig tage stilling til, hvordan information skal struktureres fremover. Hvis gamle mapper blot kopieres ukritisk til en ny platform, risikerer man at flytte de samme problemer med ind i Microsoft 365.
En god migrering tager derfor højde for informationsarkitektur, metadata, rettigheder, søgning, dokumenttyper, ejerskab og fremtidige arbejdsgange. Det gør det lettere for medarbejderne at finde det rigtige indhold og for organisationen at styre adgang, kvalitet og compliance.
Analyse og oprydning før migrering
Før data flyttes, bør organisationen danne sig et præcist overblik over eksisterende indhold. Det gælder datamængder, filtyper, dubletter, gamle dokumenter, rettigheder, særlige sikkerhedsområder og indhold, der ikke længere har forretningsmæssig værdi.
Analysen gør det muligt at beslutte, hvad der skal migreres, hvad der skal arkiveres, og hvad der bør ryddes op i. Det reducerer kompleksiteten i migreringen og giver et bedre udgangspunkt for en ny struktur i Microsoft 365.
Migrering af data – Trin for trin
Migreringsprojektet består af fem trin, som hver især bidrager til en gennemtænkt og overskuelig dataoverførsel. For at hjælpe dig i mål med migrering til Microsoft Cloud tilbyder vi helt konkret følgende redskaber:
Analyse
For at skabe et overblik over virksomhedens nuværende indhold starter vi med en analyse. I analysen afklarer vi sammen, hvilke filer der skal migreres, og samtidigt verificeres kvaliteten af indholdet, hvad der skal med og hvad der ikke skal med i skyen.
II. Definition på destination
På baggrund af analysen benyttes Simplitizes mapping-tool til at assistere i designet af en filarkitektur, der passer til din virksomhed og til medarbejdernes arbejdsgange. Vi definerer sammen, hvor filerne skal flyttes hen. Mapping-toolet indeholder også rettighedsstyring, så du kan definere rettigheder på filer eller uddelegere dem, så den enkelte bruger kan definere egne filer.
Destination, metadata og rettigheder
Når destinationen defineres, handler det ikke kun om at vælge en mappe eller et dokumentbibliotek. Det handler om at designe den fremtidige struktur, så dokumenter placeres i
relation til de kunder, sager, projekter, afdelinger eller processer, hvor de skal anvendes.
III. Migrering
Selve fasen med migrering til skyen via en række forskellige standardmigreringsværktøj, som vi kan bringe i spil alt efter migreringens kompleksitet og størrelse. Processen sikrer, at du ikke oplever nedetid, men kan fortsætte med at arbejde med dine dokumenter, som du plejer. Samtidigt får du nogle værktøjer og gevinster, der gør, at du kan arbejde smartere og mere effektivt.
IV. Test og kvalitetssikring
Det primære mål med test og kvalitetssikring er at sikre dig, at projektets leverancer er af den aftalte og ønskede kvalitet, samt at det igennem projektprocessen er synligt, om det forventede resultat lever op til det, der er stillet i udsigt, så du får den bedste start på din cloud-rejse.
V. Komplet fil-log
Du får en komplet log over hvilke filer, der er blevet migreret, hvor de lå tidligere og hvor de er flyttet hen. Det sikrer, at du enkelt kan overskue hvilke dokumenter, der er flyttet, hvor de er flyttet til og hvornår de blev flyttet. Derved sikrer du også, at ingen arbejder i filer, der endnu ikke er flyttet til en placering i skyen.
Governance efter migreringen
Når data er migreret til Microsoft Cloud, skal den nye struktur vedligeholdes. Det kræver klare principper for ejerskab, rettigheder, metadata, arkivering, navngivning, oprettelse af nye områder og løbende oprydning.
Simplitize anbefaler, at governance tænkes ind som en del af migreringsprojektet. På den måde bliver den nye platform ikke blot et nyt sted at gemme filer, men et mere struktureret og fremtidssikret fundament for dokumenthåndtering, samarbejde og compliance.
Hjælp brugerne godt i gang efter migreringen
Efter en migrering skal brugerne vide, hvor deres dokumenter er flyttet hen, hvordan de finder indhold, og hvordan de arbejder i den nye struktur. Derfor bør migreringen følges op af kommunikation, korte guides, superbrugere og mulighed for support efter go-live.
En vellykket cloud-migrering handler derfor både om data, teknologi og mennesker. Når medarbejderne forstår den nye struktur og oplever, at det er lettere at finde og arbejde med dokumenter, øges værdien af migreringen markant.
Læs vores kundecases
FAQ om migrering til skyen
Overblik og formål
Hvad betyder migrering til skyen?
Migrering til skyen betyder, at data, dokumenter og indhold flyttes fra eksisterende systemer, fildrev, lokale servere eller ældre platforme til en moderne cloud-platform som Microsoft 365, SharePoint Online eller WorkPoint 365.
Hvilke typer data kan Simplitize hjælpe med at migrere?
Simplitize kan hjælpe med migrering fra eksempelvis fildrev, FileShares, SharePoint On-Premise, SuperOffice, GetOrganized og andre ældre løsninger til Microsoft Cloud, SharePoint Online eller WorkPoint 365.
Hvorfor bør en virksomhed migrere data til Microsoft Cloud?
En migrering kan samle data i en moderne platform, reducere afhængigheden af ældre systemer, give bedre adgang til dokumenter, styrke governance og skabe et bedre fundament for samarbejde, dokumenthåndtering og automatisering.
Hvornår giver det mening at migrere til skyen?
Det giver særligt mening, når organisationen har mange dokumenter på fildrev, lokale servere eller legacy-systemer, når der er behov for bedre søgning, adgangsstyring og samarbejde, eller når gamle platforme skal udfases.
Er migrering kun en teknisk flytning af filer?
Nej. En god migrering handler også om oprydning, struktur, metadata, rettigheder, destination, arbejdsgange og brugeradoption. Selve flytningen er kun en del af projektet.
Analyse, oprydning og mapping
Hvorfor starter et migreringsprojekt med analyse?
Analysen giver overblik over eksisterende indhold, datamængder, filtyper, dubletter, gamle data, rettigheder og nuværende struktur. Det er afgørende for at beslutte, hvad der skal migreres, arkiveres, ryddes op i eller udelades.
Hvad er mapping i en migrering?
Mapping betyder, at eksisterende mapper, filer og datakilder kobles til deres fremtidige placering i den nye struktur. Det kan være SharePoint-sites, dokumentbiblioteker, WorkPoint-entiteter, metadatafelter eller arkivområder.
Hvad er værdien af Simplitizes mapping-tool?
Mapping-toolet kan skabe et struktureret overblik over eksisterende FileShare-strukturer og hjælpe med at designe en ny filarkitektur, der passer til organisationens arbejdsgange, rettigheder og informationsbehov.
Bør man rydde op før migrering?
Ja. En migrering er en god anledning til at fjerne forældet, dubleret eller irrelevant indhold. Det reducerer kompleksitet, forbedrer datakvaliteten og gør den nye løsning mere overskuelig for brugerne.
Destination, metadata og informationsarkitektur
Hvordan defineres destinationen for data?
Destinationen defineres ud fra, hvor indholdet skal bruges fremover. Det kan være SharePoint Online, WorkPoint 365, Teams, dokumentbiblioteker, sagsstrukturer, projektområder eller arkiver med metadata og rettigheder.
Hvorfor er informationsarkitektur vigtig ved migrering?
Informationsarkitektur sikrer, at dokumenter placeres i en logisk og fremtidssikret struktur. Det gør det lettere at finde, styre og genbruge indhold og reducerer risikoen for, at den nye platform blot bliver et nyt fildrev.
Hvordan bruges metadata i en cloud-migrering?
Metadata kan bruges til at beskrive dokumenter med eksempelvis kunde, sag, projekt, afdeling, dokumenttype, status, ejer eller arkiveringsregel. Det forbedrer søgning, filtrering, visninger, automatisering og governance.
Kan migrering kombineres med WorkPoint 365?
Ja. Ved migrering til WorkPoint 365 kan dokumenter og data placeres i relation til kunder, sager, projekter, kontrakter eller andre forretningsobjekter. Det giver en mere forretningsnær struktur end traditionelle mapper.
Sikkerhed, rettigheder og kvalitetssikring
Hvordan håndteres rettigheder ved migrering?
Rettigheder bør analyseres og designes som en del af migreringen. Det kan omfatte ejerroller, adgangsgrupper, nedarvning, særlige sikkerhedsområder og principper for, hvem der må se, redigere og dele indhold.
Hvordan sikres kvaliteten af en migrering?
Kvalitetssikring sker gennem testmigrering, stikprøver, validering af filantal, placeringer, metadata, rettigheder og brugernes adgang. Formålet er at sikre, at indholdet er flyttet korrekt og kan anvendes efter go-live.
Hvad er en komplet fillog?
En fillog dokumenterer, hvilke filer der er migreret, hvor de lå før, hvor de er flyttet hen, og hvornår migreringen fandt sted. Loggen giver sporbarhed og hjælper med at kontrollere resultatet.
Hvordan undgår man nedetid under migreringen?
Migreringen kan planlægges i faser med analyse, test, pilot, endelig migrering og kontrolleret cut-over. På den måde kan brugerne fortsætte arbejdet, mens flytningen gennemføres med mindst mulig forstyrrelse.
Go-live, adoption og drift
Hvad sker der efter selve migreringen?
Efter migreringen bør organisationen validere data, hjælpe brugerne i gang, lukke eller arkivere gamle strukturer og sikre, at nye arbejdsgange bliver fulgt. Der bør også være support og opfølgning efter go-live.
Hvordan hjælper man brugerne efter migrering?
Brugerne bør have tydelig kommunikation, korte guides, undervisning, superbrugere og support. De skal vide, hvor indholdet er flyttet hen, hvordan de finder dokumenter, og hvordan de arbejder i den nye struktur.
Rapportering, organisering og ledelsesoverblik
Kan migreringen opdeles i flere faser?
Ja. Mange migreringer bør opdeles efter afdeling, datakilde, forretningsområde, site eller dokumenttype. En faseopdelt tilgang reducerer risiko og gør det lettere at lære af de første migreringer.
Hvordan sikrer man governance efter migreringen?
Governance sikres gennem ejerskab, rettighedsmodel, metadata, arkiveringsprincipper, navngivning, supportmodel og løbende oprydning. Det sikrer, at den nye cloud-platform forbliver struktureret og brugbar over tid.
Klar til at få overblik?
Lad os tage en uforpligtende snak og se, hvordan vi kan hjælpe jer videre
