QMS-Ledelsessystem i Microsoft 365

Kvalitetsstyring, compliancesikring og risikostyring af processer, procedurer, instrukser og leverandører NIS2 | GDPR | ISO 27001/2 | ISO 9001 | 14001 | 22000 | 50001

Download whitepaper
Kontakt os

Sideindhold: Intro > Løsningsindhold > Whitepaper > Modulbeskrivelse >  Featurebeskrivelse/ video > Fremhævede features  > Kontakt

Sideindhold: Intro > Løsningsindhold > Whitepaper > Modulbeskrivelse >  Featurebeskrivelse/ video > Fremhævede features  > Kontakt

QMS – Ledelsessystem (Management System) i Microsoft Cloud

Standard QMS – ledelsessystem i Microsoft 365:

Ledelsessystemet er en standardløsning i Microsoft 365, som understøtter en lang række discipliner, f.eks.:

  • Risikostyring af processer, leverandører, objekter mf.
  • Udarbejdning og styring af processer, politikker og instrukser
  • Styring, planlægning og afvikling af audits
  • Indrapportering og håndtering af afvigelser og hændelser
  • Godkendelsesprocesser og ændringshåndtering
  • Advisering, alarmer og notifikationer
  • Styring og håndtering af kontroller

Løsningen kan tilpasses til at understøtte en bred vifte af individuelle arbejdsgange og metoder.

QMS-løsningen konfigureres i de to bedste konfigurationsværktøjer på markedet: WorkPoint 365 og Microsoft 365 (SharePoint Online).

Nem og effektiv kvalitetssikring og Compliance Management

Som virksomhedsleder bærer man et stort ansvar:

  • Lederen skal sikre, at der er styr på kvaliteten og kundedialogen samt initiere, at der sker løbende kvalitetsforbedringer.
  • Lederen skal sikre bæredygtighed og sørge for, at der er fokus på miljøforhold og miljøforbedringer.
  • Lederen skal sikre, at der er et godt arbejdsmiljø på arbejdspladsen samt at der skabes løbende arbejdsmiljøforbedringer.
  • Lederen skal spare på energien igennem løbende optimering og reducering af ressource- og energiforbruget.
  • Lederen skal lave risikovurderinger af interne processer, kunder og leverandører samt sikre at virksomhedens fokus er rettet mod kritiske faktorer og trusler.
  • Lederen skal sikre den fysiske og digitale sikkerhed, herunder cybersikkerhed, samt forudse trusler mod virksomheden og lukke potentielle sikkerhedshuller.
  • Lereden skal sørge for at alle hændelser dokumenteres, at ændringer løbende opdateres og at ansvarlige notificeres.
  • Lederen skal sikre at virksomheden er Compliance i forhold til lovgivning og certificeringer.
  • Lederen skal sikre at virksomhedens leverandører er Compliance. 

Hvis virksomhedslederen skal kunne tage ansvar for alle disse områder, kræver det et effektivt og intuitivt ledelsessystem, der gør muligt at uddelegere opgaver og ansvar uden at miste det overordnede overblik.

Med ledelsessystemet fra Simplitize får virksomhedslederen et effektivt værktøj til at dele viden, monitorere indsatser, kontrollere indsatsområder, opdage og advisere ved afvigelser og implementere forbedreringer. Samtidigt får organisationen nem tilgang til relevant information og nem adgang til at udføre audits, indrapportere afvigelser og komme med forbedringsforslag.

Download prisliste

Download prisliste

Kom rigtigt i gang

Forkort den interne afklaringsproces og få sikkerhed for slutresultatet – og det til en brøkdel af prisen for en tilsvarende løsning.

Kort leveringstid

Kom hurtigt i gang. Standardløsningen konfigureres og installeres på jeres SharePoint Online tenant på under 30 dage.

Sikkerhed & tryghed igennem hele processen

Ingen overraskelser eller skjulte omkostninger. Du ved, hvad du får og hvad det koster. Fastdefineret og transparent løsnings- og leverancekoncept.

Nem at tilpasse

Standardløsningen kan bruges, som den er,      eller som et godt udgangspunkt for en mere kompleks forretningsløsning.

Fremtidssikret platform

Mulighed for at vokse i løsningen. Start i et hjørne og byg ud og byg til med yderligere forretningsmoduler og features.

Abonnement eller fastpris – valget er dit

Abonnement – ingen initialomkostninger
– alt er inkluderet.

Fastprisaftale – løsningskonfiguration og installation inkluderet – tilkøb efter behov.

QMS – Ledelsessystemet indeholder blandt andet:

Z

Overblik og monitorering

Overblik over processer, instrukser og politikker fordelt på de enkelte forretningsområder og selskaber.

Processtyring

Processtyring og overblik over fremdriften i håndteringen af nonconformities og gennemførelse af audits, oprettelse af processer, instrukser og politikker samt overholdelse af deadlines.

Kvalitetssikring

Kvalitetssikring af arbejdsgange med indbyggede godkendelsesprocedurer, notifikationer, kontrolprocedurer mv.

Automatisering

Automatisering af arbejdsprocesser, opgavetildeling, notifikationer, kontrolindsats, godkendelsesforløb og myndighedsadvisering ved sikkerhedsbrists (NIS2 krav).

Skabeloncenter

Skabeloncenter til central styring af dokument- og e-mailskabeloner.

GDPR-compliance

Effektiv understøttelse af compliance-processer i forhold til overholdelse af GDPR.

Medarbejderdashboard

Medarbejderdashboard med overblik over ”Mine” processer, instrukser, politikker samt actionliste med aktive nonconformities, audits og ”Mine” opgaver, der kræver handling.

Risikostyring

Risikostyring og risikooverblik på tværs af processer, systemer, anlægsaktiver og leverandører (NIS2 krav) med globalt overblik og overvågning af risici på tværs af selskaber og forretningsområder.

Håndbog og registrering

Intuitiv håndbog og medarbejderinterface til registrering af afvigelser, opslag i processer, instrukser, politikker og egenkontrol.

Søgefunktion

Søgefunktion med fritekstsøgning, der gør det nemt og hurtigt at finde information og historik.

Versionsstyring

Automatisk versionsstyring af dokumenter sikrer, at alle ændringer og godkendelser altid registreres

Compliance Center

Compliance dashboards der understøtter NIS2, GDPR, ISO 27001/2, ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 50001.

Gratis whitepaper:

QMS – Ledelsessystem

– et spadestik dybere

 

Hent whitepaper og få:

  • $Introduktion til QMS - Ledelsessystem i Microsoft 365
  • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte hovedmoduler
  • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte tillægsmoduler
  • $Skærmprint fra QMS - Ledelsessystem, der viser løsningens hovedelementer
Hent whitepaper

QMS – Ledelsessystem i Microsoft 365

QMS – ledelsessystemet er målrettet ledelse og kvalitetsafdelinger i virksomheder, der aktivt arbejder med kvalitetsstyring, Compliancesikring og kvalitetsforbedringer af processer, procedurer, instrukser og leverandører, herunder risikovurdering, risikostyring og risikooverblik. Typisk understøtter QMS – ledelsessystemet overholdelse af NIS2, GDPR, ISO 27001: 2022, ISO 27002: 2022, ISO 9001, 14001, ISO 22000, ISO 50001. QMS – ledelsessystemet består af en række standardmoduler og features, der kan tilkøbes efter behov. Løsningen kan let tilpasses individuelle behov.

 

QMS – Ledelsessystemet består af følgende grundmoduler samt features:

QMS – Ledelsessystemet består af fem grundmoduler:

    QMS – Ledelsessystemet kan udvides med følgende standardmodul:

    Løsningen kan udvides med ni standard features:

    QMS – Ledelsessystemet kan udvides med NIS2-Complianceplatform :

    • NIS2-kontroller (Compliance Management)
    • Leverandørstyring
    • Produkt/objektstyring
    • Incident Management
    • Risikostyring

     

    Gå til NIS2-Complianceplatform

     

     

    Se beskrivelse af moduler og features, som indgår i QMS-løsningen

      !

      QMS – Ledelsessystem i Microsoft 365

      QMS – Ledelsessystemet er målrettet ledelse og kvalitetsafdelinger i virksomheder der aktivt arbejder med Kvalitetsstyring, kvalitetssikring og kvalitetsforbedringer af processer, procedurer, instrukser og leverandører, herunder risikovurdering, risikostyring og risikooverblik. Typisk understøtter QMS – ledelsessystemet overholdelse af NIS2 – ISO 9001, 14001, 45001, 50001. QMS – Ledelsessystemet består af en række standardmoduler og features, der kan tilkøbes efter behov. Løsningen kan let tilpasses individuelle behov.

       

      QMS – Ledelsessystemet består af følgende grundmoduler samt features:  

      QMS – Ledelsessystemet består af fem grundmoduler:

      QMS – Ledelsessystemet kan udvides med følgende standardmodul:

      Løsningen kan udvides med ni standard features:

      Se beskrivelse af moduler og features, som indgår i QMS-løsningen

        !

        Moduler

        Procesmodul

        Modulet Processer indeholder virksomhedens processer fordelt på forretningsområder og/eller afdelinger. Procesmodulet indeholder procesbeskrivelser samt automatik og processer til at opdatere og vedligeholde disse.

          Læs mere om indholdet i procesmodulet

          Procesmodulet indeholder blandt andet:  

          • Procesoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på processerne.
          • Proceskategorisering: Registrering og overblik over procestyper.
          • Processtatus: Stadiestyring til angivelse af status for processen og styring af procescyklus.
          • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den procesansvarlige.
          • Procesoversigt: Oversigt på tværs af processer med filtreringsmuligheder på alle registrerede procesdata.
          • Procesoverblik: Overblik over kontaktpersoner og procesejere.
          • Fritekstsøgning: Fremsøgning i processer, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
          • Audit- og afvigelsesoverblik: Overblik over audits og afvigelsesrapporteringer på processerne.
          • Procesdiagramvisning: Mulighed for at vise procesdiagrammer i eks. Visio.

          Instruksmodul

          Modulet Instrukser indeholder virksomhedens instrukser fordelt på forretningsområder og/eller afdelinger. Instruksmodulet indeholder instruksdokumenter samt automatik og processer til at opdatere og vedligeholde disse.

          Læs mere om indholdet i instruksmodulet

          Instruksmodulet indeholder blandt andet:  

          • Instruksoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på instrukserne.
          • Instrukskategorisering: Registrering og overblik over instrukstyper.
          • Instruksstatus: Stadiestyring til angivelse af status for instruksen og styring af instrukscyklus.
          • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den instruksansvarlige.
          • Instruksoversigt: Oversigt på tværs af instrukser med filtreringsmuligheder på alle registrerede instruksdata.
          • Instruksoverblik: Overblik over kontaktpersoner og instruksejere.
          • Fritekstsøgning: Fremsøgning i processer, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
          • Audit- og afvigelsesoverblik: Overblik over audits og afvigelsesrapporteringer på instrukserne.
          • Instruks App: Mulighed for at vise instrukser i en egenkontrol- eller operation App eventuelt som en udvidelse i en afvigelsesrapporterings App.

          Politikmodul

          Modulet Politikker indeholder virksomhedens politikker fordelt på områder. Politikmodulet indeholder politikdokumenter samt automatik og processer til at opdatere og vedligeholde disse.

            Læs mere om indholdet i politikmodulet

            Politikmodulet indeholder blandt andet:  

            • Politikoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på politikkerne.
            • Politikkategorisering: Registrering og overblik over politiktyper.
            • Politikstatus: Stadiestyring til angivelse af status for politikken og styring af politikcyklus.
            • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den politikansvarlige.
            • Politikoversigt: Oversigt på tværs af politikker med filtreringsmuligheder på alle registrerede politikdata.
            • Politikoverblik: Overblik over kontaktpersoner og politikejere.
            • Fritekstsøgning: Fremsøgning i politikker, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
            • Audit- og afvigelsesoverblik: Overblik over audits og afvigelsesrapporteringer på politikkerne.
            • Håndbog: Mulighed for at vise politikker i en personalehåndbog på f.eks. Intranettet.

            Auditmodul

            Modulet Audits indeholder virksomhedens audits af processer, instrukser og politikker. Auditmodulet håndterer audits samt automatik og processer til at gennemføre disse.

            Læs mere om indholdet i auditmodulet

            Auditmodulet indeholder blandt andet:  

            • Auditoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på audits.
            • Godkendelsesprocedure: Procedurer til godkendelse af audits ud fra foruddefinerede kriterier.
            • Auditkategorisering: Registrering og overblik over audittyper.
            • Auditstatus: Stadiestyring til angivelse af status for Audits og styring af auditcyklus (planlagt, aktiv, godkendt og afviklet).
            • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den auditansvarlige.
            • Auditoversigt: Oversigt på tværs af audits med filtreringsmuligheder på alle registrerede auditdata.
            • Auditformular: Formular til registrering af auditpunkter.
            • Auditoverblik: Overblik over kontaktpersoner og auditejere.
            • Fritekstsøgning: Fremsøgning i audits, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
            • Årshjul: Mulighed for at gennemføre audits i foruddefinerede intervaller f.eks. en gang i kvartalet eller halvårligt.

            Nonconformitymodul

            Modulet Nonconformities indeholder virksomhedens afvigelsesrapporteringer i forhold til processer, instrukser og politikker. Nonconformitymodulet håndterer indrapporterede afvigelser samt automatik og processer til at behandle disse og gennemføre ændringer.

              Læs mere om indholdet i nonconformitymodulet

              Nonconformitymodulet indeholder blandt andet:  

              • Overbliksside: Overblik over alle indkomne afvigelser inkl. beskrivelse, metadata, dokumenter og mailkorrespondance.
              • Godkendelsesprocedure: Procedurer til godkendelse af ændringer på baggrund af indrapporteret afvigelse.
              • Kategorisering: Registrering og overblik over afvigelsestyper eksempelvis om afvigelsen er kritisk.
              • Tagging: Tagging af afvigelsen til en specifik proces, instruks eller politik.
              • Status: Stadiestyring til angivelse af status til styring af afvigelsesprocessen.
              • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den ansvarlige.
              • Indrapporteringsformular: Formular til indrapportering af afvigelser.
              • Afvigelsesoversigt: Oversigt på tværs af afvigelser med filtreringsmuligheder på alle registrerede afvigelsesdata.
              • Versionsstyring:
              • Afvigelsesoverblik: Overblik over kontaktpersoner og indberetteren.
              • Fritekstsøgning: Fremsøgning i afvigelsesrapporteringer, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
              • Afvigelsesrapporterings App: Mulighed for at indrapportere afvigelser via en App eventuelt som en udvidelse i en egenkontrol- eller operation App.

              Selskabsmodul

              Modulet Selskaber indeholder de selskaber, som indgår i virksomheden. Selskabsmodulet gør det muligt at styre processer og skabe overblik på tværs af virksomhedens selskaber.

              Læs mere om indholdet i selskabsmodulet

              Selskabsmodulet indeholder blandt andet:  

              • Selskabsoverbliksside: Overblik over alle virksomhedens selskaber herunder registrerede selskabsoplysninger (metadata), dokumenter og mailkorrespondance.
              • Procesoverblik: Overblik over selskabets processer.
              • Instruksoverblik: Overblik over selskabets instrukser.
              • Politikoverblik: Overblik over selskabets politikker.
              • Selskabsstatus: Stadiestyring til angivelse af selskabets status.
              • Selskabsoversigt: Oversigt på tværs af selskaber med filtreringsmuligheder på alle registrerede selskabsoplysninger.
              • Kontaktoverblik: Overblik over kontaktpersoner i de enkelte selskaber.
              • Fritekstsøgning: Fremsøgning af selskaber, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.

              Features

              Opgavestyring

              Opgavestyring giver mulighed for at administrere, styre og tildele opgaver. Tildelingen af opgaver kan både ske manuelt og automatisk igangsat af et faseskift eller workflow.

               

                  Læs mere om indholdet i opgavestyring

                  Opgavestyring indeholder blandt andet: 

                  • Intuitivt opgavepanel: Vises og anvendes på sagen, projektet, kontrakten mf.
                  • Opgaveoverblik: Overblik over ”Mine opgaver”, fuldførte opgaver og igangværende opgaver.
                  • Opgavestatus: Overblik over fremdriften på opgaverne.
                  • Tidsfrister: Overvågning af tidsfrister for opgaveudførelse.
                  • Opgaveansvarlig: Overblik over hvem der er opgaveansvarlig.
                  • Automatiseret opgavetildeling ved eks. oprettelse af projekt, faseskift undervejs i projektet eller ved projektafslutning.
                  • Rollebaseret opgavetildeling: Automatisk tildeling af opgaver til personer, der har en rolle i sagen, projektet, kunden mf.
                  • Opgaveoverblik på tværs af projekter, sager, medarbejdere, kunder mf.
                  • Mulighed for at kombinere opgavestyring med visuelt overblik i Gantt chart.

                  Relationsstyring

                  Relationsstyring gør det muligt at skabe ”en til mange” og ”mange til mange” relationer på tværs. På den måde kan man skabe relationer imellem sager, projekter, kontrakter, kontaktpersoner, kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

                    Læs mere om indholdet i relationsstyring

                    Relationsstyring indeholder blandt andet:

                    • Oprettelsesworkflow: Intuitivt workflow, der guider brugeren igennem oprettelsesprocessen.
                    • Tovejsrelation: Relationer oprettes automatisk som tovejsrelationer, så relationen registreres i begge ender af relationen.
                    • Relationsoverblik: Intuitivt overblik over relationer.
                    • Relationsbeskrivelse: Beskrivelse at relationens art.
                    • Link: Link til relationen, så man hurtigt kan hoppe over på relationssiden.

                    Paradigmestyring i brevskabeloner

                    Paradigmestyring gør det muligt at producere dokumenter ved hjælp af tekstfraser (paradigmer). Typisk kategoriseret i en header-tekst, brødtekstfraser og en footer-tekst.

                     

                        Læs mere om indholdet i paradigmestyring

                        Paradigmestyringen indeholder blandt andet: 

                        • Paradigmeadministration: Intuitiv, central paradigmeadministration med overblik over paradigmer, tilhørsforhold og ansvarlig.
                        • Paradigmeproduktion: Paradigmer oprettes nemt som Word-dokument-skabeloner i paradigmeadministrationen.
                        • Automatisk brevfletfunktion: Metadata fra kunden, sagen, produktet eller en anden entitet indsættes automatisk ved brug af Word-brevflet.
                        • Tagging af paradigmer: Tagging sikrer, at paradigmer kan grupperes og kun vises i relevante sammenhænge.
                        • Intuitiv wizard: Guider brugeren gennem brevproduktionsprocessen.
                        • Et samlet dokument: Mulighed for at samle paradigmer i ét dokument.
                        • Enkeltdokument: Mulighed for at generere paradigmer som selvstændige dokumenter.
                        • Organisering: Mulighed for at til- og fravælge paradigmer og tilpasse rækkefølgen.
                        • Tilpasset tekstindhold: Ændring og tilpasning af tekstindhold sker efterfølgende i den oprettede Word-fil.

                        Risikostyring

                        Risikostyringsmodulet (Project Risk Management) giver overblik over de risikofaktorer, som på kort og lang sigt vil kunne påvirke projektet. Det er nødvendigt at kende sine risici, ellers kan de ikke styres. Risikostyringsmodulet strukturerer arbejdet med at identificere og definere potentielle risici, styre risici og træffe de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.     

                            Læs mere om indholdet i risikostyring

                            Risikomodulet indeholder blandt andet:   

                            • Risikovurdering: Arbejdsområde til registrering af risikoforhold og den afledte konsekvens.   
                            • Kortlægning af risici: Rating af risici ud fra en risikoscore.   
                            • Risikomatrix: Grafisk visning af risici i risikomatrix baseret på risikoscore.  
                            • Risikoprofiler: Risikostyring på virksomheder og projekter. 
                            • Risikooverblik: Oversigt over risici på tværs af virksomheder og kunder med filtreringsmuligheder på alle registrerede risikoelementer, hvilket giver et godt overblik over virksomhedens samlede risici.  
                            • Risikomonitorering: Overvågning af risici ud fra en foruddefineret risikokalkulation. 
                            • Advisering: Automatisk notifikation, hvis risikoen overstiger foruddefinerede risikogrænseværdier.  

                            Express mail- & dokumentjournalisering

                            Express mail- og dokumentjournalisering gør sælgeren i stand til at udføre 80% af salgsarbejdet direkte i Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint.

                              Læs mere om indholdet i express mail- & dokumentjouralisering

                              Express mail- og dokumentjournalisering indeholder blandt andet: 

                              • Direkte adgang til CRM-løsningen i Teams: Arbejd med salgssager direkte i Teams.
                              • Express-sidepanel i Outlook, Word, Excel og PowerPoint: Giver direkte adgang til at arbejde med CRM-løsningen i Office-programmerne.
                              • Drag’n’drop-funktionalitet: Gør det nemt at journalisere e-mails på salgssager og leads/kunder.
                              • Søgefunktion: Til fremsøgning af salgssager, leads/kunder og kontakter.
                              • Funktion til oprettelse: Opret salgssager, leads/kunder, kontakter, opgaver og breve og e-mails fra skabelonbibliotek.
                              • Andre muligheder: Marker favoritter, tilføj dokumenter til mails, konverter on the flight til PDF og meget andet.

                              Projekt Power BI Dashboard

                              Standard Power BI Dashboardet er skræddersyet til standardprojektstyringsløsningen. Få et grafisk overblik på tværs af projekter, opgaver, projektmedarbejdere og deadlines. Klik på grafer eller diagrammer og se detaljerede visninger og sammenhænge.

                                Læs mere om indholdet i Power BI Dashboardet

                                Power BI Dashboardet indeholder blandt andet:

                                 

                                • Overblik over projekter og vigtige projektinformationer.
                                • Overblik over projekter fordelt på stadier, projektledere, måneder, kunder og på ressourcer.
                                • Overblik over kritiske projekter.
                                • Direkte links til projekt sites.
                                • Filtre til raffinerede projektvisninger.
                                • Overblik over aktive opgaver og vigtige opgaveinformationer.
                                • Overblik over opgaver fordelt på færdiggørelsesgrad.
                                • Overblik over egne opgaver og opfølgninger.
                                • Overblik over opgaver fordelt på projekter og på stadier.
                                • Direkte links til opgaver.
                                • Filtre til raffinerede opgavevisninger.

                                Moduler

                                Procesmodul

                                Modulet Processer indeholder virksomhedens processer fordelt på forretningsområder og/eller afdelinger. Procesmodulet indeholder procesbeskrivelser samt automatik og processer til at opdatere og vedligeholde disse.

                                  Læs mere om indholdet i procesmodulet

                                  Procesmodulet indeholder blandt andet:  

                                  • Procesoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på processerne.
                                  • Proceskategorisering: Registrering og overblik over procestyper.
                                  • Processtatus: Stadiestyring til angivelse af status for processen og styring af procescyklus.
                                  • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den procesansvarlige.
                                  • Procesoversigt: Oversigt på tværs af processer med filtreringsmuligheder på alle registrerede procesdata.
                                  • Procesoverblik: Overblik over kontaktpersoner og procesejere.
                                  • Fritekstsøgning: Fremsøgning i processer, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
                                  • Audit- og afvigelsesoverblik: Overblik over audits og afvigelsesrapporteringer på processerne.
                                  • Procesdiagramvisning: Mulighed for at vise procesdiagrammer i eks. Visio.

                                  Instruksmodul

                                  Modulet Instrukser indeholder virksomhedens instrukser fordelt på forretningsområder og/eller afdelinger. Instruksmodulet indeholder instruksdokumenter samt automatik og processer til at opdatere og vedligeholde disse.

                                      Læs mere om indholdet i instruksmodulet

                                      Instruksmodulet indeholder blandt andet:  

                                      • Instruksoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på instrukserne.
                                      • Instrukskategorisering: Registrering og overblik over instrukstyper.
                                      • Instruksstatus: Stadiestyring til angivelse af status for instruksen og styring af instrukscyklus.
                                      • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den instruksansvarlige.
                                      • Instruksoversigt: Oversigt på tværs af instrukser med filtreringsmuligheder på alle registrerede instruksdata.
                                      • Instruksoverblik: Overblik over kontaktpersoner og instruksejere.
                                      • Fritekstsøgning: Fremsøgning i processer, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
                                      • Audit- og afvigelsesoverblik: Overblik over audits og afvigelsesrapporteringer på instrukserne.
                                      • Instruks App: Mulighed for at vise instrukser i en egenkontrol- eller operation App eventuelt som en udvidelse i en afvigelsesrapporterings App.

                                      Politikmodul

                                      Modulet Politikker indeholder virksomhedens politikker fordelt på områder. Politikmodulet indeholder politikdokumenter samt automatik og processer til at opdatere og vedligeholde disse.

                                          Læs mere om indholdet i politikmodulet

                                          Politikmodulet indeholder blandt andet:  

                                          • Politikoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på politikkerne.
                                          • Politikkategorisering: Registrering og overblik over politiktyper.
                                          • Politikstatus: Stadiestyring til angivelse af status for politikken og styring af politikcyklus.
                                          • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den politikansvarlige.
                                          • Politikoversigt: Oversigt på tværs af politikker med filtreringsmuligheder på alle registrerede politikdata.
                                          • Politikoverblik: Overblik over kontaktpersoner og politikejere.
                                          • Fritekstsøgning: Fremsøgning i politikker, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
                                          • Audit- og afvigelsesoverblik: Overblik over audits og afvigelsesrapporteringer på politikkerne.
                                          • Håndbog: Mulighed for at vise politikker i en personalehåndbog på f.eks. Intranettet.

                                          Auditmodul

                                          Modulet Audits indeholder virksomhedens audits af processer, instrukser og politikker. Auditmodulet håndterer audits samt automatik og processer til at gennemføre disse.

                                              Læs mere om indholdet i auditmodulet

                                              Auditmodulet indeholder blandt andet:  

                                              • Auditoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på audits.
                                              • Godkendelsesprocedure: Procedurer til godkendelse af audits ud fra foruddefinerede kriterier.
                                              • Auditkategorisering: Registrering og overblik over audittyper.
                                              • Auditstatus: Stadiestyring til angivelse af status for Audits og styring af auditcyklus (planlagt, aktiv, godkendt og afviklet).
                                              • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den auditansvarlige.
                                              • Auditoversigt: Oversigt på tværs af audits med filtreringsmuligheder på alle registrerede auditdata.
                                              • Auditformular: Formular til registrering af auditpunkter.
                                              • Auditoverblik: Overblik over kontaktpersoner og auditejere.
                                              • Fritekstsøgning: Fremsøgning i audits, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
                                              • Årshjul: Mulighed for at gennemføre audits i foruddefinerede intervaller f.eks. en gang i kvartalet eller halvårligt.

                                              Nonconformity

                                              -modul

                                              Modulet Nonconformities indeholder virksomhedens afvigelsesrapporteringer i forhold til processer, instrukser og politikker. Nonconformitymodulet håndterer indrapporterede afvigelser samt automatik og processer til at behandle disse og gennemføre ændringer.

                                                  Læs mere om indholdet i nonconformitymodulet

                                                  Nonconformitymodulet indeholder blandt andet:  

                                                  • Overbliksside: Overblik over alle indkomne afvigelser inkl. beskrivelse, metadata, dokumenter og mailkorrespondance.
                                                  • Godkendelsesprocedure: Procedurer til godkendelse af ændringer på baggrund af indrapporteret afvigelse.
                                                  • Kategorisering: Registrering og overblik over afvigelsestyper eksempelvis om afvigelsen er kritisk.
                                                  • Tagging: Tagging af afvigelsen til en specifik proces, instruks eller politik.
                                                  • Status: Stadiestyring til angivelse af status til styring af afvigelsesprocessen.
                                                  • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den ansvarlige.
                                                  • Indrapporteringsformular: Formular til indrapportering af afvigelser.
                                                  • Afvigelsesoversigt: Oversigt på tværs af afvigelser med filtreringsmuligheder på alle registrerede afvigelsesdata.
                                                  • Versionsstyring:
                                                  • Afvigelsesoverblik: Overblik over kontaktpersoner og indberetteren.
                                                  • Fritekstsøgning: Fremsøgning i afvigelsesrapporteringer, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
                                                  • Afvigelsesrapporterings App: Mulighed for at indrapportere afvigelser via en App eventuelt som en udvidelse i en egenkontrol- eller operation App.

                                                  Selskabsmodul

                                                  Modulet Selskaber indeholder de selskaber, som indgår i virksomheden. Selskabsmodulet gør det muligt at styre processer og skabe overblik på tværs af virksomhedens selskaber.

                                                      Læs mere om indholdet i selskabsmodulet

                                                      Selskabsmodulet indeholder blandt andet:  

                                                      • Selskabsoverbliksside: Overblik over alle virksomhedens selskaber herunder registrerede selskabsoplysninger (metadata), dokumenter og mailkorrespondance.
                                                      • Procesoverblik: Overblik over selskabets processer.
                                                      • Instruksoverblik: Overblik over selskabets instrukser.
                                                      • Politikoverblik: Overblik over selskabets politikker.
                                                      • Selskabsstatus: Stadiestyring til angivelse af selskabets status.
                                                      • Selskabsoversigt: Oversigt på tværs af selskaber med filtreringsmuligheder på alle registrerede selskabsoplysninger.
                                                      • Kontaktoverblik: Overblik over kontaktpersoner i de enkelte selskaber.
                                                      • Fritekstsøgning: Fremsøgning af selskaber, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.

                                                      Features

                                                      Opgavestyring

                                                      Opgavestyring giver mulighed for at administrere, styre og tildele opgaver. Tildelingen af opgaver kan både ske manuelt og automatisk igangsat af et faseskift eller workflow. Med opgavestyring kan virksomheden nemt og sikkert automatisere gentagne opgaver på tværs af f.eks. projekter eller sager samt få overblik over opgavetyper, tidsfrister med mere.

                                                       

                                                          Læs mere om indholdet i opgavestyring

                                                          Opgavestyring indeholder blandt andet: 

                                                          • Intuitivt opgavepanel: Vises og anvendes på sagen, projektet, kontrakten mf.
                                                          • Opgaveoverblik: Overblik over ”Mine opgaver”, fuldførte opgaver og igangværende opgaver.
                                                          • Opgavestatus: Overblik over fremdriften på opgaverne.
                                                          • Tidsfrister: Overvågning af tidsfrister for opgaveudførelse.
                                                          • Opgaveansvarlig: Overblik over hvem der er opgaveansvarlig.
                                                          • Automatiseret opgavetildeling ved eks. Oprettelse af projekt, faseskift undervejs i projektet eller ved projektafslutning.
                                                          • Rollebaseret opgavetildeling: Automatisk tildeling af opgaver til personer, der har en rolle på sagen, projektet, kunden mf.
                                                          • Opgaveoverblik på tværs af projekter, sager, medarbejdere, kunder mf.
                                                          • Mulighed for at kombinere opgavestyring med visuelt overblik i Gantt

                                                          Relationsstyring

                                                          Relationsstyring gør det muligt at skabe ”en til mange” og ”mange til mange” relationer på tværs. På den måde kan man skabe relationer imellem sager, projekter, kontrakter, kontaktpersoner, kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

                                                            Læs mere om indholdet i relationsstyring

                                                            Relationsstyringen indeholder blandt andet:

                                                            • Oprettelses workflow: Intuitivt workflow der guider brugeren igennem oprettelsesprocessen.
                                                            • Tovejs relation: Relationer oprettes automatisk som tovejsrelationer, så relationen registreres i begge ender af relationen
                                                            • Relationsoverblik: Intuitivt overblik over relationer.
                                                            • Relationsbeskrivelse: Beskrivelse at relationens art.
                                                            • Link: Link til relationen så man hurtigt kan hoppe over på relationssiden.

                                                            Paradigmestyring i brevskabeloner

                                                            Paradigmestyring gør det muligt at producere dokumenter ved hjælp af tekstfraser (paradigmer). Typisk kategoriseret i en header-tekst, brødtekstfraser og en footer-tekst.

                                                             

                                                                Læs mere om indholdet i paradigmestyring

                                                                Paradigmestyringen indeholder blandt andet: 

                                                                • Paradigmeadministration: Intuitiv central paradigmeadministration med overblik over paradigmer, tilhørsforhold og ansvarlig.
                                                                • Paradigmeproduktion: Paradigmer oprettes nemt som Word-dokument-skabeloner i paradigmeadministrationen.
                                                                • Automatisk brevfletfunktion. Metadata fra kunden, sagen, produktet eller en anden entitet indsættes automatisk ved brug af Word-brevflet.
                                                                • Tagging af paradigmer. Tagging sikrer, at paradigmer kan grupperes og kun vises i relevante sammenhænge.
                                                                • Intuitiv wizard: Guider brugeren gennem brevproduktionsprocessen.
                                                                • Et samlet dokument: Mulighed for at samle paradigmer i ét dokument.
                                                                • Enkeltdokument: Mulighed for at generere paradigmer som selvstændige dokumenter.
                                                                • Organisering: Mulighed for at til- og fravælge paradigmer og tilpasse rækkefølgen.
                                                                • Tilpasset tekstindhold: Ændring og tilpasning af tekstindhold sker efterfølgende i den oprettede Word-fil.

                                                                Risikostyring

                                                                Risikostyringsmodulet (Project Risk Management) giver overblik over de risikofaktorer, som på kort og lang sigt vil kunne påvirke projektet. Det er nødvendigt at kende sine risici, ellers kan de ikke styres. Risikostyringsmodulet strukturerer arbejdet med at identificere og definere potentielle risici, styre risici og træffe de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.     

                                                                    Læs mere om indholdet i risikomodulet

                                                                    Risikomodulet indeholder blandt andet:   

                                                                    • Risikovurdering: Arbejdsområde til registrering af risikoforhold og den afledte konsekvens.   
                                                                    • Kortlægning af risici: Rating af risici ud fra en risikoscore.   
                                                                    • Risikomatrix: Grafisk visning af risici i risikomatrix baseret på risikoscore.  
                                                                    • Risikoprofiler: Risikostyring på virksomheder og projekter. 
                                                                    • Risikooverblik: Oversigt over risici på tværs af virksomheder og kunder med filtreringsmuligheder på alle registrerede risikoelementer, hvilket giver et godt overblik over virksomhedens samlede risici.  
                                                                    • Risikomonitorering: Overvågning af risici ud fra en foruddefineret risikokalkulation. 
                                                                    • Advisering: Automatisk notifikation, hvis risikoen overstiger foruddefinerede risikogrænseværdier.  

                                                                    Express mail- & dokument-journalisering

                                                                    Express mail- og dokumentjournalisering gør sælgeren i stand til at udføre 80% af salgsarbejdet direkte i Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Fra Express-sidepanelet kan brugeren nemt journaliserer, åbne, fremsøge og oprette salgssager med mere.

                                                                      Læs mere om indholdet i express mail- & dokumentjouralisering

                                                                      Express mail- og dokumentjournalisering indeholder blandt andet: 

                                                                      • Direkte adgang til CRM-løsningen i Teams – arbejd med salgssager direkte i Teams.
                                                                      • Express-sidepanel i Outlook, Word, Excel og PowerPoint, som giver direkte adgang til at arbejde med CRM-løsningen i Office-programmerne.
                                                                      • Drag’n’drop-funktionalitet gør det nemt at journalisere e-mails på salgssager og leads/kunder.
                                                                      • Søgefunktion til fremsøgning af salgssager, Leads/kunder og kontakter.
                                                                      • Funktion til oprettelse af salgssager, leads/kunder, kontakter, opgaver og breve og e-mails fra skabelonbibliotek.
                                                                      • Muligheden for at markere favoritter, tilføje dokumenter til mails og konvertere on the flight til PDF og meget andet.

                                                                      Projekt Power BI Dashboard

                                                                      Standard Power BI Dashboardet er skræddersyet til standardprojektstyringsløsningen. Få et grafisk overblik på tværs af projekter, opgaver, projektmedarbejdere og deadlines. Klik på grafer eller diagrammer og se detaljerede visninger og sammenhænge.

                                                                        Læs mere om indholdet i Power BI Dashboardet

                                                                        Power BI Dashboardet indeholder blandt andet:

                                                                         

                                                                        • Overblik over projekter og vigtige projektinformationer.
                                                                        • Overblik over projekter fordelt på stadier, projektledere, måneder, kunder og på ressourcer.
                                                                        • Overblik over kritiske projekter.
                                                                        • Direkte links til projekt sites.
                                                                        • Filtre til raffinerede projektvisninger.
                                                                        • Overblik over aktive opgaver og vigtige opgaveinformationer.
                                                                        • Overblik over opgaver fordelt på færdiggørelsesgrad.
                                                                        • Overblik over egne opgaver og opfølgninger.
                                                                        • Overblik over opgaver fordelt på projekter og på stadier.
                                                                        • Direkte links til opgaver.
                                                                        • Filtre til raffinerede opgavevisninger.

                                                                        Fremhævede features

                                                                        Automatisering

                                                                        Løsningen indeholder muligheden for at automatisere arbejdsgange og notifikationer. Det kan være automatisering af arbejdsprocesser, opgavetildeling, notifikationer, kontrolindsats, godkendelsesforløb og myndighedsadvisering ved sikkerhedsbrists (NIS2 krav – læs mere om det her).

                                                                        QMS 2

                                                                        Paradigme- og skabelonbiblioteket

                                                                        Med paradigmestyring kan Manageren benytte foruddefinerede dokument- og mailskabeloner og hente formuleringer i paradigmebiblioteket. Skabeloner og paradigmer oprettes og vedligeholdes i et centralt bibliotek. Processen ved oprettelse og vedligeholdelse af skabeloner og paradigmer sker nemt og intuitiv ved at benytte Words brevflet-funktion. Skabeloner og paradigmer kan tagges, så de segmenteres i forhold til typen, således skabeloner og paradigmer udelukkende vises i korrekte sammenhænge. Stamdata fra kunde/leverandør samt oplysninger flettes automatisk ind i et dokument eller i en mail. Hvis man har tilkøbt WorkPoint Express, kan skabelon- og paradigmebiblioteket tillige tilgås fra Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint.

                                                                        QMS 3

                                                                        FAKTABOKS 

                                                                        • Standardløsning i Microsoft 365: Projektløsningen konfigureres i de to bedste konfigurationsværktøjer på markedet: WorkPoint 365 og Microsoft 365 (SharePoint Online).
                                                                        • Arbejd i Microsoft 365-programmerne: Arbejd med projekter i Microsoft-programmer du kender: SharePoint Online, Microsoft Teams, To-Do, Planner, Outlook, Excel, Word og PowerPoint. Og Power Platformen.
                                                                        • Ejerskab over egne data: Projektløsningen ligger som en forretningsapplikation i SharePoint. Jeres data ligger i jeres egen SharePoint Online tenant. Det betyder, at I har 100% ejerskab over egne data.
                                                                        •  Fuldt skalerbar: Projektløsningen driftsafvikles i Microsoft Cloud. Det betyder, at løsningen ikke kræver, at I har lokale servere til rådighed. Løsningen kan således skaleres efter behov.
                                                                        • Nem tilgang: I skal blot have en internetforbindelse. Så kan I tilgå projektløsningen igennem webbrowseren via PC, tablet eller mobiltelefon.
                                                                        • Rollebaseret rettighedsstyring, der sikrer overholdelse af virksomhedens sikkerhedspolitik baseret på roller.
                                                                        • Single sign-on: Nem og sikker adgangssikring med Microsoft Authorization.

                                                                        Har du behov for et effektivt ledelsessystem i Microsoft 365

                                                                        – eller er du blot nysgerrig?

                                                                        Så tøv ikke med at tage fat i mig til en uforpligtende snak om mulighederne. 

                                                                         

                                                                         Michael Buades
                                                                        Salgsdirektør & Partner

                                                                        michael@simplitize.dk
                                                                        (+45) 26 85 18 33