QMS- og ledelsessystem i Microsoft 365 – kvalitetsstyring i SharePoint
Kvalitetsstyring, compliance og risikostyring af processer, instrukser og afvigelser
NIS2 | GDPR | ISO 27001/2 | ISO 9001 | 14001 | 22000 | 50001
QMS – ledelsessystem (Management System) i Microsoft Cloud
Standard QMS – ledelsessystem i Microsoft 365
Hos Simplitize tilbyder vi implementering af et Quality Management System (QMS) i jeres Microsoft 365- og SharePoint-miljø. I får et samlet kvalitetsstyringssystem til styring af blandt andet processer, instrukser, afvigelser, audits og compliance, så kvalitetsstyring bliver en integreret del af jeres hverdag – ikke endnu et separat system.
Løsningen fungerer samtidig som et digitalt ledelsessystem, hvor organisationens styringsdokumenter, kontroller og processer samles i én struktureret platform i Microsoft 365. Dermed får I et moderne elektronisk ledelsessystem, der gør det lettere at arbejde systematisk med kvalitet, sikkerhed og compliance.
Download prisliste
Kort om Simplitize QMS i Microsoft 365
Simplitize QMS er et digitalt ledelsessystem bygget i Microsoft 365 og SharePoint.
Løsningen understøtter dokumentstyring, audits, afvigelser, CAPA, NCR, risikostyring og compliance.
Systemet kan bruges til ISO 9001, ISO 27001/27002, NIS2, GDPR, ESG og andre ledelsesstandarder.
Brugere kan arbejde med Single Sign-On via Microsoft Entra ID.
Løsningen kan udvides med Power Apps, Power BI, Power Automate og Copilot.
Hvorfor vælge et QMS-system i Microsoft 365 og SharePoint?
Når I vælger QMS-systemet i Microsoft 365, bliver kvalitetsstyring en integreret del af den digitale arbejdsplads, medarbejderne allerede bruger hver dag. QMS-løsningen implementeres direkte i jeres eksisterende Microsoft 365- og SharePoint-miljø og benytter jeres nuværende bruger- og rettighedsstruktur via Microsoft Entra ID. Det betyder, at der ikke skal introduceres en ny platform eller håndteres ekstra login.
Med et kvalitetssystem i SharePoint får I en struktureret og centraliseret datamodel, hvor dokumenter, processer, afvigelser og kontroller er koblet direkte til jeres organisation og governance-struktur.
Løsningen arbejder tæt sammen med Teams, Outlook og øvrige Microsoft 365-komponenter, så kvalitet bliver en del af de daglige arbejdsgange – ikke et separat system ved siden af. Dermed får I et moderne elektronisk ledelsessystem, hvor både kvalitetsstyring og andre styringsområder kan håndteres i samme system.
Datasikkerhed og compliance understøttes af Microsoft 365- og Azure-platformen, hvor data lagres i Microsofts cloud-infrastruktur med indbygget kryptering, rollebaseret adgangsstyring, logning og auditspor. Et QMS-system til compliance giver jer samtidig et operationelt fundament for at dokumentere, styre og følge op på jeres krav og kontroller i praksis, og det kan indgå som en central del af virksomhedens ISO-ledelsessystem eller ledelsessystem for informationssikkerhed.
Med et QMS-system i Microsoft 365 og SharePoint får I dermed en sikker og skalerbar løsning, der passer naturligt ind i jeres eksisterende IT- og compliance-ramme, som samtidig kan fungere som organisationens samlede ledelsessystem for kvalitet, compliance og dokumenteret styring.
Kvalitetsstyringsløsningen kan tilpasses til at understøtte en bred vifte af individuelle arbejdsgange og metoder.
Kom rigtigt i gang
Forkort den interne afklaringsproces og få sikkerhed for slutresultatet – og det til en brøkdel af prisen for en tilsvarende løsning.
Kort leveringstid
Kom hurtigt i gang. Standardløsningen konfigureres og installeres på jeres SharePoint Online tenant på under 30 dage.
Sikkerhed & tryghed igennem hele processen
Ingen overraskelser eller skjulte omkostninger. Du ved, hvad du får, og hvad det koster. Fastdefineret og transparent løsnings- og leverancekoncept.
Nem at tilpasse
Standardløsningen kan bruges, som den er, eller som et godt udgangspunkt for en mere kompleks forretningsløsning.
Fremtidssikret platform
Mulighed for at vokse i løsningen. Start i et hjørne og byg ud og byg til med yderligere forretningsmoduler og features.
QMS – Ledelsessystemet indeholder blandt andet:
Overblik og monitorering
Overblik over processer, instrukser og politikker fordelt på de enkelte forretningsområder og selskaber.
Processtyring
Processtyring og overblik over fremdriften i håndteringen af nonconformities og gennemførelse af audits, oprettelse af processer, instrukser og politikker samt overholdelse af deadlines.
Kvalitetssikring
Kvalitetssikring af arbejdsgange med indbyggede godkendelsesprocedurer, notifikationer, kontrolprocedurer mv.
Automatisering
Automatisering af arbejdsprocesser, opgavetildeling, notifikationer, kontrolindsats, godkendelsesforløb og myndighedsadvisering ved sikkerhedsbrists (NIS2 krav).
Skabeloncenter
Skabeloncenter til central styring af dokument- og e-mailskabeloner.
GDPR-compliance
Effektiv understøttelse af compliance-processer i forhold til overholdelse af GDPR.
Medarbejderdashboard
Medarbejderdashboard med overblik over ”Mine” processer, instrukser, politikker samt actionliste med aktive nonconformities, audits og ”Mine” opgaver, der kræver handling.
Risikostyring
Risikostyring og risikooverblik på tværs af processer, systemer, anlægsaktiver og leverandører (NIS2 krav) med globalt overblik og overvågning af risici på tværs af selskaber og forretningsområder.
Håndbog og registrering
Intuitiv håndbog og medarbejderinterface til registrering af afvigelser, opslag i processer, instrukser, politikker og egenkontrol.
Søgefunktion
Søgefunktion med fritekstsøgning, der gør det nemt og hurtigt at finde information og historik.
Versionsstyring
Automatisk versionsstyring af dokumenter sikrer, at alle ændringer og godkendelser altid registreres
Compliance Center
Compliance dashboards der understøtter NIS2, GDPR, ISO 27001/2, ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 50001.
Gratis whitepaper:
QMS: Kvalitetsstyrings- og ledelsessystemet
– et spadestik dybere
Hent whitepaper og få:
- $en introduktion til QMS-ledelses- og kvalitetsstyringssystemet i Microsoft 365
- $et detaljeret overblik over indholdet af de enkelte hovedmoduler
- $et detaljeret overblik over indholdet af de enkelte tillægsmoduler
- $et skærmprint fra QMS-ledelses- og kvalitetsstyringssystemet, der viser løsningens hovedelementer.
QMS – Ledelsessystem i Microsoft 365
QMS – ledelsessystemet er målrettet ledelse og kvalitetsafdelinger i virksomheder, der aktivt arbejder med kvalitetsstyring, Compliancesikring og kvalitetsforbedringer af processer, procedurer, instrukser og leverandører, herunder risikovurdering, risikostyring og risikooverblik. Typisk understøtter QMS – ledelsessystemet overholdelse af NIS2, GDPR, ISO 27001: 2022, ISO 27002: 2022, ISO 9001, 14001, ISO 22000, ISO 50001. QMS – ledelsessystemet består af en række standardmoduler og features, der kan tilkøbes efter behov. Løsningen kan let tilpasses individuelle behov.
Kvalitetssikringssystemet består af følgende grundmoduler samt features:
QMS – Ledelsessystemet består af fem grundmoduler:
QMS – Ledelsessystemet kan udvides med følgende standardmodul:
- Selskabsmodul
- Leverandører
- Kontroller
- Produkter
- Ingredienser
Løsningen kan udvides med ni standard features:
- Opgavestyring
- Relationsstyring
- Brevskabelonstyring
- Risikostyring
- Express mail- og dokumentjournalisering (Advanced)
- Projekt Power Bi dashboard
- Compliance platform
- Håndbog
- App til registrering af afvigelser og opslag på instrukser
- App til egenkontrol
Moduler
Procesmodul
Modulet Processer indeholder virksomhedens processer fordelt på forretningsområder og/eller afdelinger. Procesmodulet indeholder procesbeskrivelser samt automatik og processer til at opdatere og vedligeholde disse.
Læs mere om indholdet i procesmodulet
Procesmodulet indeholder blandt andet:
- Procesoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på processerne.
- Proceskategorisering: Registrering og overblik over procestyper.
- Processtatus: Stadiestyring til angivelse af status for processen og styring af procescyklus.
- Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den procesansvarlige.
- Procesoversigt: Oversigt på tværs af processer med filtreringsmuligheder på alle registrerede procesdata.
- Procesoverblik: Overblik over kontaktpersoner og procesejere.
- Fritekstsøgning: Fremsøgning i processer, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
- Audit- og afvigelsesoverblik: Overblik over audits og afvigelsesrapporteringer på processerne.
- Procesdiagramvisning: Mulighed for at vise procesdiagrammer i eks. Visio.
Instruksmodul
Modulet Instrukser indeholder virksomhedens instrukser fordelt på forretningsområder og/eller afdelinger. Instruksmodulet indeholder instruksdokumenter samt automatik og processer til at opdatere og vedligeholde disse.
Læs mere om indholdet i instruksmodulet
Instruksmodulet indeholder blandt andet:
- Instruksoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på instrukserne.
- Instrukskategorisering: Registrering og overblik over instrukstyper.
- Instruksstatus: Stadiestyring til angivelse af status for instruksen og styring af instrukscyklus.
- Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den instruksansvarlige.
- Instruksoversigt: Oversigt på tværs af instrukser med filtreringsmuligheder på alle registrerede instruksdata.
- Instruksoverblik: Overblik over kontaktpersoner og instruksejere.
- Fritekstsøgning: Fremsøgning i processer, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
- Audit- og afvigelsesoverblik: Overblik over audits og afvigelsesrapporteringer på instrukserne.
- Instruks App: Mulighed for at vise instrukser i en egenkontrol- eller operation App eventuelt som en udvidelse i en afvigelsesrapporterings App.
Auditmodul
Modulet Audits indeholder virksomhedens audits af processer, instrukser og politikker. Auditmodulet håndterer audits samt automatik og processer til at gennemføre disse.
Læs mere om indholdet i auditmodulet
Auditmodulet indeholder blandt andet:
- Auditoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på audits.
- Godkendelsesprocedure: Procedurer til godkendelse af audits ud fra foruddefinerede kriterier.
- Auditkategorisering: Registrering og overblik over audittyper.
- Auditstatus: Stadiestyring til angivelse af status for Audits og styring af auditcyklus (planlagt, aktiv, godkendt og afviklet).
- Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den auditansvarlige.
- Auditoversigt: Oversigt på tværs af audits med filtreringsmuligheder på alle registrerede auditdata.
- Auditformular: Formular til registrering af auditpunkter.
- Auditoverblik: Overblik over kontaktpersoner og auditejere.
- Fritekstsøgning: Fremsøgning i audits, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
- Årshjul: Mulighed for at gennemføre audits i foruddefinerede intervaller f.eks. en gang i kvartalet eller halvårligt.
Nonconformity
Modulet Nonconformities indeholder virksomhedens afvigelsesrapporteringer i forhold til processer, instrukser og politikker. Nonconformitymodulet håndterer indrapporterede afvigelser samt automatik og processer til at behandle disse og gennemføre ændringer.
Læs mere om indholdet i nonconformitymodulet
Nonconformitymodulet indeholder blandt andet:
- Overbliksside: Overblik over alle indkomne afvigelser inkl. beskrivelse, metadata, dokumenter og mailkorrespondance.
- Godkendelsesprocedure: Procedurer til godkendelse af ændringer på baggrund af indrapporteret afvigelse.
- Kategorisering: Registrering og overblik over afvigelsestyper eksempelvis om afvigelsen er kritisk.
- Tagging: Tagging af afvigelsen til en specifik proces, instruks eller politik.
- Status: Stadiestyring til angivelse af status til styring af afvigelsesprocessen.
- Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den ansvarlige.
- Indrapporteringsformular: Formular til indrapportering af afvigelser.
- Afvigelsesoversigt: Oversigt på tværs af afvigelser med filtreringsmuligheder på alle registrerede afvigelsesdata.
- Versionsstyring:
- Afvigelsesoverblik: Overblik over kontaktpersoner og indberetteren.
- Fritekstsøgning: Fremsøgning i afvigelsesrapporteringer, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
- Afvigelsesrapporterings App: Mulighed for at indrapportere afvigelser via en App eventuelt som en udvidelse i en egenkontrol- eller operation App.
Selskabsmodul
Modulet Selskaber indeholder de selskaber, som indgår i virksomheden. Selskabsmodulet gør det muligt at styre processer og skabe overblik på tværs af virksomhedens selskaber.
Læs mere om indholdet i selskabsmodulet
Selskabsmodulet indeholder blandt andet:
- Selskabsoverbliksside: Overblik over alle virksomhedens selskaber herunder registrerede selskabsoplysninger (metadata), dokumenter og mailkorrespondance.
- Procesoverblik: Overblik over selskabets processer.
- Instruksoverblik: Overblik over selskabets instrukser.
- Politikoverblik: Overblik over selskabets politikker.
- Selskabsstatus: Stadiestyring til angivelse af selskabets status.
- Selskabsoversigt: Oversigt på tværs af selskaber med filtreringsmuligheder på alle registrerede selskabsoplysninger.
- Kontaktoverblik: Overblik over kontaktpersoner i de enkelte selskaber.
- Fritekstsøgning: Fremsøgning af selskaber, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
Politikmodul
Modulet Politikker indeholder virksomhedens politikker fordelt på områder. Politikmodulet indeholder politikdokumenter samt automatik og processer til at opdatere og vedligeholde disse.
Læs mere om indholdet i politikmodulet
Politikmodulet indeholder blandt andet:
- Politikoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på politikkerne.
- Politikkategorisering: Registrering og overblik over politiktyper.
- Politikstatus: Stadiestyring til angivelse af status for politikken og styring af politikcyklus.
- Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines samt advisering til den politikansvarlige.
- Politikoversigt: Oversigt på tværs af politikker med filtreringsmuligheder på alle registrerede politikdata.
- Politikoverblik: Overblik over kontaktpersoner og politikejere.
- Fritekstsøgning: Fremsøgning i politikker, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
- Audit- og afvigelsesoverblik: Overblik over audits og afvigelsesrapporteringer på politikkerne.
- Håndbog: Mulighed for at vise politikker i en personalehåndbog på f.eks. Intranettet.
Features
Relationsstyring
Relationsstyring gør det muligt at skabe ”en til mange” og ”mange til mange” relationer på tværs. På den måde kan man skabe relationer imellem sager, projekter, kontrakter, kontaktpersoner, kunder, leverandører og samarbejdspartnere.
Læs mere om indholdet i relationsstyring
Relationsmodulet indeholder blandt andet:
- Oprettelses workflow: Intuitivt workflow der guider brugeren igennem oprettelsesprocessen.
- Tovejsrelation: Relationer oprettes automatisk som tovejsrelationer, så relationen registreres i begge ender af relationen
- Relationsoverblik: Intuitivt overblik over relationer.
- Relationsbeskrivelse: Beskrivelse at relationens art.
- Link: Link til relationen så man hurtigt kan hoppe over på relationssiden.
Express mail- & dokumentjournalisering
Express mail- og dokumentjournalisering gør sælgeren i stand til at udføre 80% af salgsarbejdet direkte i Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Fra Express-sidepanelet kan brugeren nemt journaliserer, åbne, fremsøge og oprette salgssager, dokumenter, opgaver, kontakter, leads/kunder samt journalisere e-mails.
Læs mere om indholdet i express mail- & dokumentjouralisering
Express mail- og dokumentjournalisering indeholder blandt andet:
- Direkte adgang til CRM-løsningen i Teams: Arbejd med salgssager direkte i Teams.
- Express-sidepanel i Outlook, Word, Excel og PowerPoint, som giver direkte adgang til at arbejde med CRM-løsningen i Office-programmerne.
- Drag’n’drop-funktionalitet gør det nemt at journalisere e-mails på salgssager og leads/kunder.
- Søgefunktion til fremsøgning af salgssager, Leads/kunder og kontakter.
- Funktion til oprettelse af salgssager, leads/kunder, kontakter, opgaver og breve og e-mails fra skabelonbibliotek.
- Muligheden for at markere favoritter, tilføje dokumenter til mails og konvertere on the flight til PDF og meget andet.
Risikostyring
Risikostyringsmodulet (Project Risk Management) giver overblik over de risikofaktorer, som på kort og lang sigt vil kunne påvirke projektet. Det er nødvendigt at kende sine risici, ellers kan de ikke styres. Risikostyringsmodulet strukturerer arbejdet med at identificere og definere potentielle risici, styre risici og træffe de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.
Læs mere om indholdet i risikostyring
Risikomodulet indeholder blandt andet:
- Risikovurdering: Arbejdsområde til registrering af risikoforhold og den afledte konsekvens.
- Kortlægning af risici: Rating af risici ud fra en risikoscore.
- Risikomatrix: Grafisk visning af risici i risikomatrix baseret på risikoscore.
- Risikoprofiler: Risikostyring på virksomheder og projekter.
- Risikooverblik: Oversigt over risici på tværs af virksomheder og kunder med filtreringsmuligheder på alle registrerede risikoelementer, hvilket giver et godt overblik over virksomhedens samlede risici.
- Risikomonitorering: Overvågning af risici ud fra en foruddefineret risikokalkulation.
- Advisering: Automatisk notifikation hvis risikoen overstiger foruddefinerede risikogrænseværdier.
Transmittals
Transmittalsmodulet giver mulighed for at indsamle dokumenter i dokumentpakker (transmittals pakker). Dokumenterne i dokumentpakkerne låses i versioneringen, som sikkerhed og dokumentation for dokumentpakkens indhold. På den måde kan man arbejde videre med originaldokumentet uden at påvirke indholdet af dokumentpakken. Dokumentpakken kan sendes til kunder, samarbejdspartnere og leverandører.
Læs mere om indholdet i transmittals
Transmittalsmodulet indeholder blandt andet:
- Fastdefineret transmittalproces med Intuitiv dokumentindsamling, klargøring og afsendelse.
- Dokumentoverblik over dokumenter i dokumentpakke herunder dokumentnavn, dato (last modified), source item URL, version, filtype og dokumenttype.
- Procesoverblik over stadierne i transmittalprocessen (Indsamling -> Klargøring -> Afsendelse)
- Statusoverblik der viser, hvor langt man er nået i processen samt overblik over status på tværs af transmittals pakkerne.
- Tjekliste med tidslinje.
- Coversheet oprettes automatisk i afsendelsesfasen. Coversheetet sendes til modtageren med links til dokumenterne i dokumentpakken.
- Mailforsendelse af coversheet til transmittalsmodtager.
Automatisk mail-journalisering
Tillægsmodulet Automatisk mail-journalisering sørger for, at alle ind- og udgående mails automatisk gemmes på leads/kunder og kontaktpersoner. Mails gemmes automatisk i CRM-løsningen, før de lander i medarbejderens indbakke. Det betyder, at mails ikke kan slettes uden om virksomhedens IT-administrator.
Læs mere om indholdet i automatisk mail-journalisering
Automatisk mail-journalisering indeholder blandt andet:
- Automatisk mail-backup i Microsoft Azure cloud.
- Regelstyring: Der kan opsættes regler og undtagelser, så det sikres, at fortrolige mails ikke kan tilgås af uvedkommende.
- Journaliseringsflag der markerer mails, som er automatisk og/eller manuelt journaliseret, på tværs af flere modtagere.
- Intelligente journaliseringsforslag der kommer med forslag til journalisering på kontrakter baseret på intelligent mønstergenkendelse.
- Automatisk påstempling af metadata sikrer, at mails nemt kan fremfindes via søgning og filtrering i forhold til afsenderinformation og destination i CRM-løsningen.
- GDPR-compliance med klassifikation og rettighedsstyring.
Gantt Chart
Gantt Chart er et projektstyringsværktøj, som giver en Microsoft Project-lignende brugergrænseflade til planlægning og styring af opgaver og projekter. Få overblik over projekter og opgaver på tværs af organisationen. Administrer opgaver, projekter, relationer og ressourcer i en intuitiv og visuel tidslinje.
Læs mere om indholdet i Gantt Chart
Gantt Chart indeholder blandt andet:
- Drag’n’drop-funktion til flytning af opgaver eller projekter.
- Tidsmarkør, som kan flyttes for at ændre færdiggørelsesprocenten af en opgave eller projekt.
- Ressourceallokering af medarbejdere eller materiale på en opgave eller projekt
- Genvejsmenu: Tilføj nye opgaver eller projekter eller indryk, udryk, slet eller redigere en eksisterende opgave eller projekt.
- Arbejdsnedbrydningsstruktur: Nedbryd projektets aktiviteter i forskellige undermoduler.
- Arbejdstidsinterval: Definer startdato og slutdato for opgaven eller projektet.
- Arbejdsuge: Ugemarkering af arbejdsdage eller produktive dage i et projekt.
- Tidsintervalindstilling: Time, dag, uge, måned.
- Relationer: Skab relationer imellem opgaver eller projekter.
- Eksporter Gantt Chart og indhold til Excel eller PDF.
Digital Signatur
Modulet digital signatur giver dig mulighed for at automatisere og digitalisere signeringen af virksomhedens kontrakter, leverandøraftaler, NDA’er, mødereferater og ansættelsesaftaler. Signaturprocessen er fuldt integreret i kontraktstyringsløsningen og understøtter din foretrukne leverandør af digitalsignaturløsninger f.eks. Visma Addo, Penneo eller Adobe Docusign.
Læs mere om indholdet i digital signatur
Signaturmodulet indeholder blandt andet:
- Integreret brugeroplevelse: Kontrakten sendes med få klik direkte fra kontraktstyringsløsningen.
- Automatiseret underskriftproces: Igennem eksempelvis Visma Addo, Penneo eller Adobe Docusign.
- Statusoverblik: Over hvem der har underskrevet, og hvem der mangler at underskrive.
- Understøttelse af anerkendte signeringsmetoder: Web-underskrift, NemID, Virksomheds NemID og e-Boks.
Læs mere om digitalsignatur her
Opgavestyring
Opgavestyring giver mulighed for at administrere, styre og tildele opgaver. Tildelingen af opgaver kan både ske manuelt og automatisk igangsat af et faseskift eller workflow. Med opgavestyring kan virksomheden nemt og sikkert automatisere gentagne opgaver på tværs af f.eks. projekter eller sager samt få overblik over opgavetyper, tidsfrister, opgaveansvarlige, opgavefremdrift med mere.
Læs mere om indholdet i opgavestyring
Opgavestyring indeholder blandt andet:
- Intuitivt opgavepanel: Vises og anvendes på sagen, projektet, kontrakten mf.
- Opgaveoverblik: Overblik over ”Mine opgaver”, fuldførte opgaver og igangværende opgaver.
- Opgavestatus: Overblik over fremdriften på opgaverne.
- Tidsfrister: Overvågning af tidsfrister for opgaveudførelse.
- Opgaveansvarlig: Overblik over hvem der er opgaveansvarlig.
- Automatiseret opgavetildeling ved eks. oprettelse af projekt, faseskift undervejs i projektet eller ved projektafslutning.
- Rollebaseret opgavetildeling: Automatisk tildeling af opgaver til personer, der har en rolle på sagen, projektet, kunden mf.
- Opgaveoverblik på tværs af projekter, sager, medarbejdere, kunder mf.
- Mulighed for at kombinere opgavestyring med visuelt overblik i Gantt Chart.
Paradigmestyring i brevskabeloner
Paradigmestyring gør det muligt at producere dokumenter ved hjælp af tekstfraser (paradigmer). Typisk kategoriseret i en header-tekst, brødtekstfraser og en footer-tekst. Paradigmestyring giver større fleksibilitet ved komplekse dokumentsæt samt minimerer behovet for brevskabeloner. Samtidigt er det muligt at centralisere produktionen og vedligeholdelsen af paradigmerne.
Læs mere om indholdet i paradigmestyring
Paradigmestyringen indeholder blandt andet:
- Paradigmeadministration: Intuitiv central paradigmeadministration med overblik over paradigmer, tilhørsforhold og ansvarlig.
- Paradigmeproduktion: Paradigmer oprettes nemt som Word-dokument-skabeloner i paradigmeadministrationen.
- Automatisk brevfletfunktion: Metadata fra kunden, sagen, produktet eller en anden entitet indsættes automatisk ved brug af Word-brevflet.
- Tagging af paradigmer: Tagging sikrer, at paradigmer kan grupperes og kun vises i relevante sammenhænge.
- Intuitiv wizard: Guider brugeren gennem brevproduktionsprocessen.
- Et samlet dokument: Mulighed for at samle paradigmer i ét dokument.
- Enkeltdokument: Mulighed for at generere paradigmer som selvstændige dokumenter.
- Organisering: Mulighed for at til- og fravælge paradigmer og tilpasse rækkefølgen.
- Tilpasset tekstindhold: Ændring og tilpasning af tekstindhold sker efterfølgende i den oprettede Word-fil.
QMS-løsning til NIS2, GDPR og ISO-standarder
QMS-løsningen er målrettet ledelse og kvalitetsansvarlige i virksomheder, der arbejder systematisk med kvalitetsstyring, compliance og løbende forbedringer af processer, procedurer, instrukser og leverandører. Løsningen understøtter arbejdet med risikovurdering, risikostyring og dokumenteret risikooverblik på tværs af organisationen.
Derudover kan Quality Management System hjælpe jer med at dokumentere og styre jeres compliance-arbejde i forhold til gældende lovkrav og standarder. Det gælder blandt andet NIS2, GDPR, ISO 27001:2022, ISO 27002:2022, ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000 og ISO 50001.
Kvalitetsstyringsløsningen kan tilpasses jeres specifikke standarder og krav, så I får en struktureret og sammenhængende kvalitetsstyring løsning til ISO 9001 og øvrige certificeringer. Med modulopbyggede funktioner kan systemet konfigureres efter behov og udvides i takt med, at jeres compliance-ramme udvikler sig, så løsningen understøtter organisationens samlede ledelsessystem og governance-struktur.
Hvad er et
QMS-system?
Et Quality Management System, også kaldet et kvalitetssikringssystem, er virksomhedens digitale kvalitetsstyringssystem. I QMS-systemet kan I samle processer, politikker, instrukser, afvigelser og audits ét sted, så I kan arbejde struktureret med kvalitetsstyring og løbende forbedringer.
I mange organisationer fungerer et QMS-system samtidig som et samlet ledelsessystem, hvor ledelsen får overblik over organisationens styringsdokumenter, kontroller og compliance-arbejde.
I stedet for spredte dokumenter i mapper, Excel-ark og mails får I en samlet kvalitetsstyring løsning, der understøtter jeres certificeringer, interne krav og dokumentationsbehov. QMS-systemet leveres som en standardløsning i Microsoft 365– og SharePoint og kan konfigureres og tilpasses jeres organisation, struktur og compliance-krav, så kvalitetsstyringen bliver en integreret del af de værktøjer, medarbejderne allerede arbejder i til daglig.
Kvalitetsstyringssystemet understøtter en lang række discipliner, f.eks. følgende:
Risikostyring af kunder, leverandører, anlæg, objekter mf.
Udarbejdning og styring af processer, politikker og instrukser.
Styring, planlægning og afvikling af audits.
Indrapportering og håndtering af forbedringsforslag, afvigelser, hændelser og reklamationer
Godkendelsesprocesser og ændringshåndtering.
Advisering, alarmer og notifikationer.
Styring og håndtering af kontroller i f.eks. ISO compliance.
Hvad er et ledelsessystem – og hvordan kan et QMS-system fungere som ledelsessystem?
Et ledelsessystem er den struktur og de metoder, en organisation eller virksomhed bruger til at styre processer, krav, risici og løbende forbedringer. Formålet er at sikre, at virksomheden arbejder systematisk og dokumenteret med kvalitet, sikkerhed og compliance på tværs af organisationen.
I praksis er et moderne, elektronisk ledelsessystem ofte baseret på digitale platforme, hvor processer, politikker, kontroller og dokumentation samles ét sted. Her kan et QMS-system fungere som fundamentet i f.eks. organisationens ISO-ledelsessystem, fordi systemet giver struktur til dokumentstyring, audits, afvigelser og forbedringstiltag.
Mange virksomheder anvender derfor deres Quality Management System som et samlet ledelsessystem for informationssikkerhed, kvalitet og compliance. Når QMS i Microsoft 365 implementeres som en integreret løsning i organisationens digitale arbejdsplads, bliver styringen af processer, krav og kontroller en del af den daglige drift. Det betyder, at QMS-systemet ikke kun understøtter dokumentation og compliance, men også fungerer som en central platform for organisationens kvalitetsstyring.
Hvad er kvalitetsstyring – og hvordan hjælper QMS?
Kvalitetsstyring er en struktureret tilgang til at sikre, at processer, leverancer og interne arbejdsgange lever op til fastsatte krav og standarder. Det indebærer klare procedurer, dokumenteret ansvarsfordeling, risikovurdering, håndtering af afvigelser og et systematisk arbejde med løbende forbedringer. For mange virksomheder er kvalitetsstyring samtidig en forudsætning for certificeringer, compliance og dokumenteret kundetillid.
Udfordringen opstår, når kvalitetsarbejdet håndteres i regneark, mapper og manuelle arbejdsgange. Manglende overblik og sporbarhed gør det vanskeligt at sikre ensartethed og dokumentation på tværs af organisationen. Her gør en QMS-software i Microsoft 365 kvalitetsstyringen konkret og operationel ved at samle processer, instrukser, kontroller og afvigelser i én struktureret platform.
Hos Simplitize implementerer vi QMS i Microsoft 365 og SharePoint, så kvalitetsstyring bliver en integreret del af jeres daglige drift. Systemet understøtter governance, rollebaseret adgang, dokumentation og auditspor, så I ikke blot definerer jeres kvalitetskrav, men også kan dokumentere og styre dem i praksis.
Fremhævede features
Automatisering med en QMS-løsning
Quality Management System indeholder muligheden for at automatisere arbejdsgange og notifikationer. Det kan være automatisering af arbejdsprocesser, opgavetildeling, notifikationer, kontrolindsats, godkendelsesforløb og myndighedsadvisering ved sikkerhedsbrists (NIS2-direktiv). Automatiseringen understøtter samtidig virksomhedens ledelsessystem ved at sikre, at processer, kontroller og opfølgning gennemføres ensartet og dokumenteret.
Paradigme- og skabelonbiblioteket i Quality Management System
I kvalitetsstyringsløsningen i Microsoft 365 indgår et paradigme- og skabelonbibliotek, der understøtter ensartet dokumentstyring og korrekt anvendelse af godkendte formuleringer. Med paradigmestyring kan manageren benytte foruddefinerede dokument- og mailskabeloner og hente indhold direkte fra biblioteket i jeres kvalitetsstyringssystem.
Skabeloner og paradigmer oprettes og vedligeholdes i et centralt bibliotek i QMS i SharePoint, hvor de styres efter faste processer og rettigheder. Oprettelse og vedligeholdelse sker intuitivt ved brug af Words brevfletfunktion, så stamdata fra kunder, leverandører og øvrige registre automatisk flettes ind i dokumenter og mails.
Indholdet kan tagges og segmenteres, så det kun vises i relevante sammenhænge og understøtter organisationens governance-struktur. Hvis WorkPoint Express er en del af løsningen, kan paradigme- og skabelonbiblioteket desuden tilgås direkte fra Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint.
Faktabokse
Standardløsning i Microsoft 365:
QMS ledelsessystem konfigureres i de to bedste konfigurations værktøjer på markedet:
WorkPoint 365 og Microsoft 365
Arbejd i Microsoft 365-programmerne
Arbejd med projekter i Microsoft-programmer du kender: SharePoint Online, Microsoft Teams, To-Do, Planner, Outlook, Excel, Word og PowerPoint. Og Power Platformen.
Ejerskab over egne data:
QMS ledelsessystem ligger som en forretningsapplikation i SharePoint. Jeres data ligger i jeres egen SharePoint Online tenant. Det betyder, at I har 100% ejerskab over egne data.
Fuldt skalerbar
Projektløsningen driftsafvikles i Microsoft Cloud. Det betyder, at løsningen ikke kræver, at I har lokale servere til rådighed. Løsningen kan således skaleres efter behov.
Rollebaseret rettighedsstyring
der sikrer overholdelse af virksomhedens sikkerhedspolitik baseret på roller.
Nem tilgang
I skal blot have en internetforbindelse. Så kan I tilgå QMS ledelsessystem igennem webbrowseren via PC, tablet eller mobiltelefon.
Single sign-on:
Nem og sikker adgangssikring med Microsoft Authorization.
Har du behov for et effektivt QMS-system i Microsoft 365, eller er du blot nysgerrig?
QMS-løsningen giver jer ét samlet overblik over processer, dokumenter, afvigelser og kontroller og understøtter digital kvalitetsstyring i Microsoft 365 og SharePoint. Det gør det nemmere at arbejde struktureret med compliance, følge op på krav og sikre dokumentation og sporbarhed i hverdagen. Samtidig kan løsningen fungere som et elektronisk ledelsessystem, hvor organisationens processer, kontroller og styringsdokumenter samles i én samlet platform.
Overvejer I et nyt QMS-system eller et digitalt ledelsessystem, eller ønsker I blot at få afklaret jeres muligheder? Kontakt os gerne for en uforpligtende dialog om, hvordan et QMS i Microsoft 365 kan understøtte jeres kvalitetsarbejde og indgå som en del af virksomhedens ledelsessystem for informationssikkerhed og compliance.
FAQ om QMS-ledelsessystem i Microsoft 365
Platform, Microsoft 365 og adgang
Hvad betyder det, at Simplitize QMS er en native Microsoft 365-løsning?
Simplitize QMS er en native Microsoft 365-løsning, fordi systemet implementeres direkte i jeres eksisterende Microsoft 365- og SharePoint-miljø. Det betyder, at kvalitetsstyring, dokumentstyring, audits, afvigelser, risikostyring og compliance bliver en integreret del af den digitale arbejdsplads, som medarbejderne allerede bruger.
Løsningen arbejder tæt sammen med blandt andet SharePoint, Teams og Office-programmerne, så processer, politikker, instrukser, opgaver og opfølgning kan håndteres i velkendte Microsoft-værktøjer.
Hvordan adskiller et QMS i Microsoft 365 sig fra et separat QMS-system?
Et QMS i Microsoft 365 adskiller sig fra et separat QMS-system ved, at kvalitetsledelsen bliver bygget ind i organisationens eksisterende Microsoft-platform. Brugerne kan arbejde med dokumenter, opgaver, godkendelser, audits og afvigelser i et miljø, de allerede kender.
Det reducerer behovet for ekstra systemer, ekstra login og særskilte brugergrænseflader. Samtidig kan løsningen udnytte Microsoft 365-funktioner som SharePoint, Teams, Microsoft Entra ID, Power Apps, Power Automate, Power BI og Copilot.
Understøtter Simplitize QMS Single Sign-On?
Ja, Simplitize QMS understøtter Single Sign-On via jeres eksisterende Microsoft 365-login og Microsoft Entra ID. Det betyder, at brugerne kan få adgang til QMS-ledelsessystemet med den samme identitet og rettighedsstruktur, som de allerede anvender i organisationen.
Det giver en mere sammenhængende brugeroplevelse og gør administrationen af adgang, roller og rettigheder enklere.
Hvor ligger vores data i QMS-løsningen?
Simplitize QMS implementeres i jeres eget Microsoft 365- og SharePoint-miljø. Det betyder, at dokumenter, kvalitetsdata og ledelsessystemets informationer håndteres i den Microsoft 365-platform, som organisationen allerede anvender.
For mange virksomheder er det en vigtig fordel, fordi QMS-løsningen kan indgå i den eksisterende IT-governance, adgangsstyring, sikkerhedsmodel og compliance-struktur i Microsoft 365.
Hvor hurtigt kan vi komme i gang med Simplitize QMS?
Hvis I vælger standardløsningen, kan Simplitize QMS konfigureres og installeres på jeres Microsoft 365-tenant på under 30 dage. Det gør løsningen relevant for organisationer, der ønsker en hurtigere vej til et digitalt QMS- og ledelsessystem.
Implementeringstiden afhænger dog af omfanget af tilpasninger, datamigrering, governancekrav, integrationer og interne beslutningsprocesser.
Er vi bundet af standardløsningen, eller kan den tilpasses vores behov?
Nej, I er ikke bundet af standardløsningen. Simplitize QMS kan bruges som en standardløsning, men kan også tilpasses organisationens processer, terminologi, governancekrav, integrationer og compliancebehov. Standardløsningen giver en hurtig start, mens tilpasninger kan udvides efter behov.
Dokumentstyring, processer og kvalitetsledelse
Hvad kan vi håndtere i Simplitize QMS?
Simplitize QMS er designet til at håndtere centrale elementer i kvalitetsstyring og ledelsessystemer. Det omfatter blandt andet processer, politikker, instrukser, styringsdokumenter, afvigelser, hændelser, CAPA, NCR, audits, risici, kontroller, kompetencer og compliance.
Løsningen fungerer som en samlet platform, hvor organisationen kan dokumentere, styre og følge op på kvalitetsarbejde, forbedringer og krav fra standarder eller lovgivning.
Understøtter løsningen både kvalitetsstyring og digitalt ledelsessystem?
Ja, Simplitize QMS kan bruges både som kvalitetsstyringssystem og som digitalt ledelsessystem. Det betyder, at I kan samle kvalitetsstyring, dokumenteret styring, sikkerhed, compliance, risici og forbedringsarbejde i én samlet løsning.
Løsningen er relevant for organisationer, der ønsker at arbejde systematisk med krav fra blandt andet ISO-standarder, NIS2, GDPR, ESG og interne ledelsesprocesser.
Hvordan samler løsningen organisationens kvalitetsledelseselementer?
Simplitize QMS samler de centrale elementer i organisationens kvalitetsinfrastruktur ét sted. Det gælder blandt andet dokumenter, processer, instrukser, politikker, interessenter, leverandører, kunder, produkter, assets, medarbejdere og øvrige ressourcer.
Løsningen kan struktureres i moduler, så I får et tydeligt overblik over forretningspartnere, styringsdokumenter og ressourcer. Det gør det lettere at styre sammenhænge mellem processer, ansvar, dokumentation og compliancekrav.
Hvordan styres politikker, instrukser og processer i QMS-løsningen?
Politikker, instrukser og processer kan styres som digitale styringsdokumenter i Simplitize QMS. Løsningen understøtter redigering, godkendelse, versionsstyring og publicering, så organisationen kan arbejde struktureret med dokumentkontrol.
Når et dokument er godkendt, kan det publiceres som gældende version. Det hjælper med at sikre, at medarbejderne arbejder efter de nyeste godkendte processer, instrukser og politikker.
Kan vi automatisere arbejdsgange, godkendelser og opfølgning?
Ja, Simplitize QMS kan understøtte automatisering af arbejdsgange, godkendelser, notifikationer, opgavetildeling og opfølgning. Det kan for eksempel bruges til dokumentgodkendelser, afvigelsesbehandling, auditopfølgning, kontrolaktiviteter og deadlineovervågning.
Automatisering gør kvalitetsarbejdet mere systematisk og reducerer risikoen for, at vigtige opgaver, godkendelser eller opfølgninger bliver overset.
Giver løsningen overblik over ansvar, deadlines og fremdrift?
Ja, Simplitize QMS er bygget til at give overblik over ansvar, deadlines, status og fremdrift på tværs af kvalitetsarbejdet. Brugerne kan få overblik over relevante opgaver, handlinger, audits, afvigelser, dokumenter og godkendelser.
Løsningen kan blandt andet understøtte medarbejderdashboards, “Mine opgaver”, actionlister og visninger på tværs af processer, instrukser, politikker, kontroller og afvigelser.
Compliance, ISO, NIS2, GDPR og risikostyring
Understøtter Simplitize QMS arbejdet med NIS2?
Ja, Simplitize QMS kan understøtte arbejdet med NIS2 gennem funktioner til blandt andet incident management, rapportering, risikostyring, leverandørstyring og kontrolopfølgning.
Løsningen kan også omfatte et NIS2 Compliance Center baseret på relevante kontroller fra ISO 27001 og ISO 27002. Det hjælper organisationen med at strukturere dokumentation, ansvar, risici og opfølgning i relation til NIS2.
Understøtter løsningen ISO-standarder, ESG og GDPR?
Ja, Simplitize QMS kan understøtte arbejdet med flere standarder, lovkrav og complianceområder. Det omfatter blandt andet ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 50001, ISO 27001/27002, GDPR, NIS2 og ESG.
Løsningen hjælper med at samle kontroller, dokumentation, risici, opgaver og opfølgning i et digitalt ledelsessystem, så organisationen får bedre overblik over krav og efterlevelse.
Kan QMS-løsningen bruges som ledelsessystem for flere standarder samtidigt?
Ja, Simplitize QMS kan bruges som et samlet ledelsessystem for flere standarder og complianceområder samtidigt. Det betyder, at organisationen kan arbejde med for eksempel kvalitet, informationssikkerhed, miljø, fødevaresikkerhed, energi, ESG, GDPR og NIS2 i samme platform.
Det gør det lettere at genbruge kontroller, dokumentation, processer og opfølgning på tværs af standarder, så compliancearbejdet bliver mere sammenhængende og mindre siloopdelt.
Understøtter løsningen risikostyring?
Ja, Simplitize QMS understøtter risikostyring med mulighed for risikomatrix, risikooverblik og opfølgning på risici. Risikoarbejdet kan kobles til blandt andet processer, systemer, leverandører, selskaber, anlægsaktiver og compliancekrav.
Det giver organisationen et mere struktureret grundlag for at identificere, vurdere, prioritere og følge op på risici på tværs af forretningsområder.
Audits, afvigelser, CAPA og NCR
Kan vi håndtere audits, afvigelser, CAPA og NCR i systemet?
Ja, Simplitize QMS understøtter håndtering af audits, afvigelser, CAPA, NCR, hændelser, forbedringer og reklamationer. Auditmodulet kan bruges til audittyper, status, formularer, godkendelsesprocedurer, intervaller og årshjul.
Afvigelses- og NCR-processer kan understøtte indrapportering, kategorisering, tagging, ansvar, status og opfølgning. Det giver en mere struktureret og dokumenterbar behandling af kvalitetsproblemer og forbedringsaktiviteter.
Kan vi håndtere audits og afvigelser mere struktureret?
Ja, Simplitize QMS gør det muligt at håndtere audits og afvigelser mere struktureret. Auditmodulet kan understøtte planlægning, audittyper, statusstyring, auditformularer, godkendelsesprocedurer, intervaller og årshjul.
Afvigelser kan håndteres med indrapportering, kategorisering, tagging, ansvar, status og opfølgning. Det giver bedre sporbarhed og gør det lettere at dokumentere, hvordan organisationen arbejder med kvalitetsproblemer og løbende forbedringer.
Kan medarbejdere registrere afvigelser og hændelser via mobilapp?
Ja, Simplitize QMS kan understøtte mobile arbejdsgange via Microsoft Power Apps. Det gør det muligt at konfigurere brugervenlige apps til mobiltelefoner og tablets, hvor medarbejdere kan registrere afvigelser, indrapportere hændelser og udfylde digitale kvalitetsformularer.
Det er særligt relevant for organisationer, hvor kvalitetsarbejdet foregår tæt på driften, produktionen, serviceleverancen eller andre operationelle processer.
AI, Copilot og fremtidens kvalitetsarbejde
Hvordan kan AI og Copilot bruges i kvalitets- og ledelsessystemet?
AI og Microsoft Copilot kan bruges til at effektivisere arbejdet i Simplitize QMS ved at hjælpe medarbejdere med at finde information, opsummere dokumenter, udarbejde tekstudkast og skabe bedre overblik over opgaver og indhold.
AI kan for eksempel understøtte arbejdet med klager, afvigelser, hændelser, auditmateriale, dokumentation og opfølgning. Det gør kvalitetsarbejdet mere effektivt og hjælper organisationen med at bruge mindre tid på manuelle administrative opgaver.
Hvorfor er et QMS i Microsoft 365 relevant i forhold til AI?
Et QMS i Microsoft 365 er relevant i forhold til AI, fordi dokumenter, processer, opgaver og kvalitetsdata kan struktureres i en platform, hvor organisationen allerede arbejder. Når indholdet er velorganiseret i Microsoft 365 og SharePoint, bliver det lettere at finde, genbruge og arbejde videre med informationen.
Det kan give et bedre grundlag for at bruge AI og Copilot til søgning, opsummering, tekstudkast, videndeling og opfølgning i kvalitets- og ledelsessystemet.
Rapportering, organisering og ledelsesoverblik
Kan vi arbejde på tværs af flere selskaber eller forretningsområder?
Ja, Simplitize QMS kan understøtte virksomheder med flere selskaber, afdelinger eller forretningsområder. Løsningen kan struktureres, så I både kan styre lokale aktiviteter og skabe overblik på tværs af organisationen.
Det er relevant for koncerner og organisationer, der har behov for fælles processer, fælles complianceoverblik og samtidig mulighed for lokale variationer i kvalitetsarbejdet.
Kan vi få statistik og dashboards på kvalitet og compliance?
Ja, Simplitize QMS kan udvides med dashboards og rapportering via Microsoft Power BI. Det gør det muligt at visualisere data om blandt andet audits, afvigelser, risici, kontroller, opgaver, deadlines og complianceområder.
Power BI-dashboards kan give ledelsen et bedre beslutningsgrundlag og gøre det lettere at monitorere kvalitet, fremdrift og efterlevelse på tværs af organisationen.