HR-løsning i Microsoft 365
Håndter alle dine HR-processer.
Nem og effektiv HR-løsning
Standardløsning i Microsoft 365:
HR-løsningen er en standardløsning i Microsoft 365, som kan tilpasses til at understøtte en bred vifte af individuelle arbejdsgange og processer.
HR-løsningen konfigureres i de to bedste konfigurationsværktøjer på markedet: WorkPoint 365 og Microsoft 365 (SharePoint Online).
Der stilles store krav til HR-medarbejderen; de skal tage hånd om virksomhedens ansatte, de skal rekruttere og integrere nye ansatte samt skabe et godt førstehåndsindtryk af virksomheden. Derudover, skal de tage hånd om medarbejdernes trivsel, de skal understøtte medarbejdernes personlige og faglige udvikling, de skal håndtere krisesituationer, de skal overholde lovgivning, interne procedurer og processer, og de skal samarbejde med deres kollegaer og være serviceorienterede og imødekommende.
Hvis HR-medarbejderen skal mestre alle disse discipliner, kræver det et effektivt og intuitivt HR-system.
Kom rigtigt i gang
Forkort den interne afklaringsproces og få sikkerhed for slutresultatet – og det til en brøkdel af prisen for en tilsvarende løsning.
Kort leveringstid
Kom hurtigt i gang. Standardløsningen konfigureres og installeres på jeres SharePoint Online tenant på under 30 dage.
Sikkerhed & tryghed igennem hele processen
Ingen overraskelser eller skjulte omkostninger. Du ved, hvad du får, og hvad det koster. Fastdefineret og transparent løsnings- og leverancekoncept.
Nem at tilpasse
Standardløsningen kan bruges, som den er, eller som et godt udgangspunkt for en mere kompleks forretningsløsning.
Fremtidssikret platform
Mulighed for at vokse i løsningen. Start i et hjørne og byg ud og byg til med yderligere forretningsmoduler og features.
Kundecases
HR-løsningen indeholder blandt andet:
Rekruttering
Styring af rekrutteringsprocessen, herunder jobpositioner, kandidater, jobsamtaler og udvælgelsesproces.
On-boarding
Opgavestyring og forberedelse i forbindelse med on-boarding af nye medarbejdere, herunder udlevering af nøglekort, hardware og medarbejderhåndbog, oprettelse i AD samt tildeling af kontorplads.
Off-boarding
Opgavestyring og forberedelse i forbindelse med off-boarding af medarbejdere f.eks. inddragelse af nøglekort og hardware, sletning af medarbejder i AD samt afvikling af kontorplads.
Personalemapper
Samling af alle medarbejderrelaterede informationer f.eks. stamdata, ansættelsesforhold, ansættelsesstatus, orlov, ferie samt medarbejderrelaterede dokumenter og mails.
Personalesager
Overblik og styring af personalesager og underlæggende dokumentation.
MUS-samtaler
Styring af og opfølgning på MUS-samtaler, målsætning og MUS-dokumenter.
Kompetencestyring
Registrering og overblik over medarbejderkompetencer f.eks. uddannelser, kurser, certifikater, eksamener.
Skabeloncenter
Til f.eks. ansættelseskontrakter, MUS-dokumenter, advarsler og andre standarddokumenter.
GDPR-compliance
Effektiv understøttelse af compliance-processer i forhold til overholdelse af GDPR.
Digital signatur
Med integration til Penneo, Adobe DocuSign, Visma Addo, E-boks eller MitID.
Gratis whitepaper:
HR-løsning
– et spadestik dybere
Hent whitepaper og få:
- $Introduktion til HR-løsningen i Microsoft 365
- $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte hovedmoduler
- $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte tillægsmoduler
- $Skærmprint fra HR-løsningen, der viser løsningens hovedelementer
HR-løsning i Microsoft 365
HR-løsningen er målrettet HR-afdelinger. Løsningen kan tilpasses til at understøtte en bred vifte arbejdsgange og HR-processer.
Moduler i vores standard HR løsning
HR-løsningen består af følgende grundmoduler samt tillægsmoduler:
Løsningen kan udvides med yderligere fire tillægsmoduler:
Moduler
Personalemapper
Personalemappen understøtter hele ansættelsesforløbet fra rekruttering, igennem ansættelsen og til ansættelsens ophør. Personalemappen indeholder fasestyring af ansættelsesforløbet med mulighed for automatiseret opfølgning, opgavetildeling og notifikationer.
Læs mere om indholdet i personalemappen
Personalemapper med overblik over ansættelsesforløb, aktiviteter og korrespondancer
Grundmodulet personalemapper fungerer lidt ligesom et gammeldags plastik-ringbind med skilleblade og faner, der samler og organiserer medarbejderaktiviteter, dokumenter, e-mails, noter med mere.
Derudover indeholder personalemappen informationer om nuværende og tidligere stillinger i organisationen, herunder muligheden for at håndtere flere parallelle stillinger f.eks. i forbindelse med timeansatte medarbejdere.
Personalesager
Grundmodulet personalesager indeholder forskellige sagstyper f.eks. typisk personalesager, fagretlige sager mv.
Hold styr på korrespondancen i sagsprocessen; dokumenter, e-mails, parter, noter, status, frister, opgaver og historik. Opnå fuld kontrol og overblik uanset hvor mange personalesager, du arbejder på, hvordan du arbejder og med hvem.
Læs mere om indholdet i personalesager
Personalesager indeholder blandt andet:
- Sagsoverblik: Overblik over alle metadata, noter, dokumenter og mailkorrespondance på sagen.
- Sagskategorisering: Registrering og overblik over sager fordelt på sagstyper eks. sager om barsel, efteruddannelse, advarsel eller afskedigelse.
- Sagsstatus: Stadiestyring til angivelse af status for sagerne og styring af sagsprocessen.
- Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines og frister samt advisering til lederen.
- Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata på personalesagen, og fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
Stillinger
Grundmodulet stillinger indeholder medarbejderstillinger (et ansættelsesforhold), både aktive stillinger og tidligere stillinger. På den måde skabes overblik over en medarbejders ansættelsesforløb i virksomheden.
Læs mere om indholdet i stillinger
Stillinger indeholder blandt andet:
- Ansættelsesstatus
- Ansættelsesvilkår
- Stamdata herunder stillingsbetegnelse, dato for ansættelse og ophør, afdeling samt leder
- Personalesager i ansættelsesforløbet
Stillingsmodulet kan også håndtere medarbejdere, der varetager flere parallelle stillinger i organisationen og sæsonarbejde, typisk timelønnede, vikarer og løsarbejdere.
Tillægsmoduler
Rekruttering
Tilkøbsmodulet rekruttering er et arbejdsområde til styring af ledige stillinger, rekrutteringer, kandidater, ansættelsessamtaler og udvælgelsesprocessen. Modulet indeholder styring af rekrutteringsforløb, målrettet specifikke jobpositioner, samt skaber overblik på tværs af rekrutteringsforløb.
Læs mere om indholdet i rekruttering
Rekrutteringsmodulet indeholder blandt andet:
- Ledige stillinger: Overblik over ledige stillinger på tværs af organisationen. De ledige stillinger er registreret med følgende metadata: Afdeling, leder mv. samt jobopslag, stillingskandidater og processtatus.
- Kandidatoverblik: Overblik over kandidater på tværs af ledige stillinger.Kandidatsiden indeholder stamdata, e-mails, dokumenter (ansøgning, CV mv.), kompetencer, kandidat-ratings og stadiestyring for rekrutteringsprocessen herunder ansættelsessamtaler, forhandling og ansættelse.
- Søgefunktion: Fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning i dokumenter og e-mails.
Kompetencestyring
Tilkøbsmodulet kompetencestyring er et arbejdsområde til styring af medarbejderkompetencer f.eks. certifikater, autorisationer, licenser og kurser. Modulet indeholder styring af den enkelte medarbejders kompetencer samt skaber overblik over kompetencer på tværs af organisationens kompetencer.
Læs mere om indholdet i kompetencestyring
Kompetencestyringsmodulet indeholder blandt andet:
- Kompetenceoverblik: Overblik over kompetencer på tværs af organisationen. Mulighed for at filtrere i al metadata, som er registreret på medarbejderkompetencer, herunder medarbejderkompetencer fordelt på afdelinger, udløb af eksempelvis certifikater samt fordeling af kompetencer i organisationen.
- Medarbejderkompetenceside: Oversigt over medarbejdernes kompetencer. Kompetencesiden indeholder metadata indeholdende bl.a. kompetencetype og udløbsdato samt dokumentation f.eks. certifikat, kørekort, eksamensbevis. Herudover indeholder siden mails, noter og aftaler.
- Søgefunktion: Fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning i dokumenter og e-mails.
HR-portal
Tilkøbsmodulet HR-portal er medarbejderens og lederens indgang til HR-systemet. HR-portalen samler al relevant HR-information ét sted. På HR-portalens forside får medarbejdere og ledere overblik over relevante HR-informationer, nyheder og genveje.
Læs mere om indholdet i HR-portal
HR-portalen indeholder blandt andet:
- Medarbejderoverblik: Nyheder fra HR, genveje til vigtige informationer f.eks. personalehåndbog, vejledninger, barselsregler, indberetningsskemaer, ferie, udlæg, kørselsafregning samt adgang til medarbejdermappe.
- Lederoverblik: Nyheder fra HR og genveje til relevant ledelsesinformation. Herudover giver lederportalen overblik over lederens medarbejdere og underlæggende medarbejdermapper, igangværende rekrutteringsforløb, igangværende personalesager, opgaver, on-/off-boardinger, kurser og kompetencer.
- Søgefunktion: Fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning.
Express mail- & dokumentjournalisering
Express mail- og dokumentjournalisering gør HR-medarbejderen i stand til at udføre 80% af arbejdet direkte i Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Fra Express-sidepanelet kan brugeren nemt journalisere, åbne, fremsøge og oprette medarbejdermapper, sager, rekrutteringer, dokumenter og opgaver samt journalisere e-mails.
Læs mere om indholdet i express mail- & dokumentjouralisering
Express mail- og dokumentjournalisering indeholder blandt andet:
- Direkte adgang til HR-løsningen i Teams: Arbejd med medarbejdermapper direkte i Teams.
- Express-sidepanel i Outlook, Word, Excel og PowerPoint: Giver direkte adgang til at arbejde med HR-løsningen i Office-programmerne.
- Drag’n’drop-funktionalitet: Gør det nemt at journalisere mails i f.eks. personalemapper og sager.
- Søgefunktion: Til fremsøgning af f.eks. personalemapper, personalesager, rekrutteringer og kandidater.
- Funktion til oprettelse af f.eks. personalemapper, sager, rekrutteringer, kandidater, opgaver samt breve og e-mails fra skabelonbibliotek.
- Muligheden for at markere favoritter, tilføje dokumenter til mails, konvertere on the flight til PDF og meget andet.
Når det bliver uoverskueligt, så hjælper vi dig videre
Rodede dokumenter og spredt infomation?
Vi ved hvor frustrerende det kan være
Vi samler og strukturerer jeres data i Microsoft 365
Få en automatiseret løsning med fuldt overblik
Fremhævede features
HR-dashboard
HR-dashboardet giver et 360 graders overblik over HR-aktiviteterne. Løsningen har en række faste visninger f.eks. ”Mine medarbejdersager”, ”Mine rekrutteringer” samt en opfølgningsliste, der viser, hvilke personalesager og opgaver der skal tages action på her og nu. Det kan eksempelvis være overskridelse af opfølgningsdeadlines. Herudover er et diagram, der viser et statusoverblik på antallet af aktive rekrutteringer, medarbejdere, opgaver samt on- og off-boarding.
Overblikssider
Overblikssiderne skaber overblik på tværs af rekrutteringer, medarbejdere, kompetencer, MUS-samtaler, on- og off-boardinger mfl. Overblikssiderne kan raffineres og filtreres i forhold til de metadata, der er registreret i HR-løsningen. På den måde kan I eksempelvis få overblik over antallet af rekrutteringer, medarbejdere mv. samt hvordan de fordeler sig, eksempelvis i forhold til stillinger, afdelinger, ledere, geografi og meget mere. Visningerne kan eventuelt suppleres med grafiske Power BI-visninger (Business Intelligence).
Har du behov for en effektiv HR-løsning i Microsoft 365
– eller er du blot nysgerrig?
Så tøv ikke med at tage fat i mig til en uforpligtende snak om mulighederne.
