Kundecase

Danske fragtmænd

Dato 01.03.2021. Michael Buades, Salgsdirektør & Partner, Simplitize & Anette Munk Thuesen, HR Teamleder, Danske Fragtmænd.

Et effektivt plug-in og en identisk struktur på tværs af virksomhedens lokationer

– betyder, at Danske Fragtmænd i dag har en optimal kontraktstyring, der samtidig tager højde for GDPR.

Danske Fragtmænd er en moderne logistik- og transportkoncern, der dækker hele Danmark med et finmasket transport- og distributionsnetværk. Organisationen tæller både timelønnede og funktionæransatte, hvilket øger kompleksiteten i administrationen af kontrakter.  

 

Case overblik

Kunde: Danske Fragtmænd

Branche: Logistik og transport.

Platform: Microsoft 365, WorkPoint og WorkPoint Express med integration til Microsoft Dynamics AX.

Løsningstype: Kontraktstyrings- og HR-løsning til struktureret håndtering af personaledokumenter, kontrakter og adgangsstyring på tværs af virksomhedens lokationer.

Hovedresultat: Danske Fragtmænd har fået en ensartet struktur for kontraktstyring på tværs af alle lokationer med sikker håndtering af persondata og mere effektive arbejdsgange

Struktur ved hjælp af kontraktstyring

Stramningen af reglerne for opbevaring af persondata blev den direkte anledning til, at Danske Fragtmænd besluttede at optimere arbejdsgangene omkring kontraktstyring. Behovet havde dog presset sig på igennem længere tid, da virksomhedens selvstændige enheder havde hver deres tilgang til opbevaring af dokumenter. Det gjorde det svært at skabe synergi på tværs af lokationer.

”Det var rodet, uoverskueligt og ustruktureret, og vi havde brug for at gøre det systematisk på tværs af enheder. På workshops skabte vi klarhed omkring, hvad vi egentlig har brug for i HR, fra det øjeblik der etableres kontakt med en mulig medarbejder” fortæller Anette Munk Thuesen, som er HR Teamleder hos Danske Fragtmænd.

I dag er der en identisk struktur, og det er sat i system, hvem der har adgang til hvilke mapper. Integration til Microsoft Dynamics AX, hvor alle medarbejderdata vedligeholdes, sikrer, at alle regler omkring opbevaring og sletning af data nemt overholdes.

”Vi er glade for samarbejdet med Simplitize. Hvis der opstår noget, er de altid inden for rækkevidde og vender hurtigt tilbage med en løsning.” 

 

Anette Munk Thuesen, HR Teamleder, Danske Fragtmænd

Nemmere arbejdsgange med kontraktstyring

Siden strukturen kom på plads, har det daglige arbejde været langt nemmere, fordi data kobles til den enkelte medarbejder og uden besvær deles imellem dem, der har adgang til systemet. Hverdagen er især blevet nemmere med WorkPoint Express, som er et plug-in, der giver brugeren mulighed for at flytte, oprette, slette, finde og vedligeholde alle sine e-mails, dokumenter og processer uden at skifte mellem applikationer.

”WorkPoint Express er helt genial, fordi den gør det nemt at arkivere både mails og dokumenter direkte på den medarbejder, det handler om. Det letter arbejdet enormt”, fortæller Anette Munk Thuesen.

IT og kontraktstyring, der bare virker

Ind til videre er det personalet i HR og lønbogholderiet, der bruger løsningen. Nye medarbejdere bliver hurtigt fortrolige med løsningen og en nylig opdatering, som blandt andet betød en ny brugergrænseflade, gled ubemærket ind i arbejdsdagen.

”Helt fra starten var det vigtigt for os, at løsningen var nem at tilgå og nem at bruge. I det gamle system døjede vi ud over manglende struktur også med lange load-tider. Der er ikke noget værre end at sidde og vente. IT skal bare virke, og det gør det her”, siger Anette Munk Thuesen.

Altid inden for rækkevidde

WorkPoints HR-løsning rummer mange muligheder for at optimere arbejdsgangene i HR. Ind til nu har det væsentligste for Danske Fragtmænd været at sikre effektiv kontraktstyring. Digital signatur og adgang til løsningen for ledere med personaleansvar kan blive næste skridt på vejen mod optimering, men vigtigst er det dog, at samarbejdet og løsningen fungerer i hverdagen.

”Vi er glade for samarbejdet med Simplitize. Hvis der opstår noget, er de altid inden for rækkevidde og vender hurtigt tilbage med en løsning”, afslutter Anette Munk Thuesen.

Udfordring

Lokale systemer til håndtering af personaledokumenter gjorde det samlede indtryk rodet og uoverskueligt. Der var brug for en systematisk og struktureret tilgang på tværs af lokationer.

Løsning

WorkPoint blev valgt og på en række workshops blev de konkrete behov i HR omsat til en struktur og logik, der understøtter det daglige arbejde med personaledokumenter.

Resultat

Strukturen er identisk på alle lokationer, hvilket styrker effektiviteten og samarbejdet. Samtidig er der indbygget sikkerhed, så personfølsomme data håndteres korrekt. 

Case kort fortalt 

3
2
Hvem handler casen om?

Casen handler om Danske Fragtmænd, en landsdækkende logistik- og transportkoncern, der ønskede at skabe struktur i håndteringen af kontrakter og personaledokumenter på tværs af organisationen.

3
2
Hvilken udfordring beskriver casen?

Udfordringen var, at de enkelte lokationer havde forskellige metoder til at opbevare dokumenter, hvilket gjorde arbejdsgangene uoverskuelige og vanskeliggjorde en ensartet håndtering af kontrakter og persondata.

3
2
Hvilke platforme, teknologier eller løsninger indgår i casen?

Casen omfatter Microsoft 365, WorkPoint, WorkPoint Express og integration til Microsoft Dynamics AX, hvor medarbejderdata vedligeholdes og anvendes i kontraktstyringen.

3
2
Hvilken rolle havde Simplitize?

Simplitize gennemførte workshops, kortlagde HR-behovene og implementerede en WorkPoint-baseret kontraktstyringsløsning med en ensartet struktur på tværs af organisationen

3
2
Hvad er hovedresultatet?

Danske Fragtmænd har fået identiske arbejdsgange på alle lokationer, nemmere håndtering af kontrakter og dokumenter samt en løsning, der understøtter korrekt håndtering af personfølsomme data.

Har du lyst til at tage en uforpligtende snak med os ?

Ja tak, jeg vil gerne kontaktes
Michael Buades

Seneste cases