Digitalsignatur  

Torben Jørgensen 
Managing Partner

Nemt, enkelt og effektivt, at få underskriften på plads!

 

Det kræver en hel del tid og manuelle ressourcer, at få overblik over hvilke kontrakter som er underskrevet hvilke der mangler, og en status på hvor langt kontrakten er i underskrivningsprocessen. Dette skal ofte indhentes hos en eller flere andre involverede i kontrakten.

Dertil kom at Datastilsynet pr. 1. januar 2019 skærpede kravene til fortrolig og følsom kommunikation og E-mail ikke længere anses for en sikker kommunikationskanal. Derfor skal både private og offentlige virksomheder nu kryptere e-mails, der indeholder fortrolige og personfølsomme oplysninger.

 

Derfor er digitalsignatur løsningen for dig 

Simplitize har integreret Visma Addo digital signatur til de løsninger hvor du arbejder med dokumenter, og det har aldrig været nemmere og mere pålideligt at indhente underskrifter og holde styr på dem.

Dokumentet er gemt i et centralt system hvor alle der er involverede nemt, enkelt og effektivt kan følge med i hvem der har underskrevet, og hvem mangler.

Digital signatur er til dig, der gerne vil lette arbejdsbyrden, speede processen op og bruge din tid mere effektivt. Bl.a. andet får du:

 

Kontrol og overblik


At være i kontrol med sine dokumenter er vigtigt og du vil altid helt automatisk med digital signatur have det fulde overblik over hele kontraktporteføljen eller dine andre dokumenter.

Understøttelse af danske metoder

Udover Web underskrift (tegnet på skærmen) understøttes bl.a. NemID, Virksomheds NemID, e-Boks.

GDPR

Der er ingen krav i den danske lovgivning til, hvordan en underskrift sættes. En elektronisk underskrift signeret med NemID eller tegnet på skærmen er altså lige så juridisk bindende, som en underskrift lavet med kuglepen og lever op til alle regler og krav.

 

Men digitalsignatur er ikke kun til kontrakter

Og hvorfor kun begrænse sig til kontrakter med kunderne? Hvad med leverandør aftaler, mødereferater og ansættelsesaftaler? Ville det ikke være hensigtsmæssigt at bruge digital underskrivning, når ansatte bekræfter, at de har modtaget en mobil, pc og andet udstyr?

Alt dette og meget mere giver god grund til, at vælge en digitalsignatur løsning til at signere dine dokumenter.

 

 

Sådan fungerer digitalsignatur – 3 enkelte steps

1. Du sender dokumentet til digital underskrivelse direkte fra din forretningsløsning, som eksempelvis din kontraktstyrings- eller HR-løsning til modtageren

2. Modtageren sætter sin digitale signatur med eksempelvis NemID eller digitalunderskrift direkte på skærmen, og det kan gøres på både smartphone, tablet eller computer 

3. Du får dokumentet retur med den digitale signatur – klar til digital arkivering

Digtalsignatur giver sikkerhed og enklere arbejdsgange

Nellemann har med hjælp fra Simplitize implementeret en digital signaturløsning fra Visma som en integreret del af deres WorkPoint HR-løsning. Det betyder, at HR-medarbejderen i forbindelse med underskrivelse af kontrakter blot angiver underskrivere. Herefter igangsættes underskriftsprocessen med et enkelt klik, og resten kører automatisk.  

”De underskrevne dokumenter havner automatisk i de rigtige mapper og HR og personaleledere får notifikationer. Alt foregår på platformen og ingen mails eller dokumenter bliver sendt frem og tilbage. Det er meget enklere og mindre tidskrævende for alle, og så er det en langt sikrere måde at håndtere data”, fortæller Mikkel Fløj Lindegren. 

I det øjeblik der er sat en digital underskrift på en kontrakt, ryger der en besked ind i vores helpdesk-system, så vi ved præcis, hvem der starter og hvor, hvilke ting der derfor skal iværksættes osv. Det samme sker i forhold til off-boarding. Compliance er fuldt på plads, og der er ingen, der længere skal huske at involvere IT eller lignende. Det sker helt automatisk,” fortæller Mikkel Fløj Lindegren.  

Vi er rådgivere og eksperter, når det kommer til Microsoft 365 og WorkPoint 365. Vi har også bred erfaring og dyb forretningsforståelse – og så har vi stor respekt for dig og din forretning. Det afspejler sig i måden, vi samarbejde med vores kunder.