Foreningsløsning i Microsoft 365 til foreninger og medlemsorganisationer
Medlemmer, relationer og sager samlet ét sted
Giv medlemsservice, sekretariat og sagsbehandlere et fælles overblik over medlemmer, henvendelser, dokumenter, relationer, frister og opgaver.
Simplitize Foreningsløsning forbinder medlemsadministration med sagsstyring, så den enkelte henvendelse kan behandles i sammenhæng med medlemmets øvrige sager, dokumenter og relationer.
Løsningen er bygget på Microsoft 365, SharePoint Online og WorkPoint 365 og tager udgangspunkt i Simplitizes ESDH- og sagsstyringsløsning – tilpasset foreninger, forbund, brancheorganisationer og andre medlemsorganisationer.
Løsningen kan samtidig integreres med Business Central-baserede medlemssystemer, herunder CAMP 365 fra ComputerCamp og medlemsløsninger fra Logic Partner, så medlemsdata og sagsarbejde kan hænge bedre sammen i den daglige medlems -service og -administration.
Kort om foreningsløsningen
- Medlems- og sagsstyringsløsning i Microsoft 365 til foreninger og medlemsorganisationer
- Samler tre centrale områder: Medlemmer, Interessenter og Sager
- Gør det muligt at forbinde medlemmer med henvendelser, dokumenter, e-mails, noter, opgaver og frister
- Understøtter medlemsservice, sekretariatsarbejde, rådgivning, opfølgning og dokumentation
- Kan give medarbejdere dashboard over egne sager, frister og opgaver
- Bygger på Microsoft 365, SharePoint Online og WorkPoint 365
- Kan integreres med BC-baserede medlemssystemer som CAMP 365 fra ComputerCamp og medlemsløsninger fra Logic Partner
- Etableres i foreningens eget Microsoft 365- og SharePoint Online-miljø
- Kontingentopkrævning, betalingshåndtering og medlemsselvbetjening afklares særskilt
Når medlemsservice kræver mere end et medlemsregister
Mange foreninger har styr på medlemsdata i et medlemssystem, men medlemsservice kræver ofte mere end registrering af navn, medlemsnummer, status og kontingentopkrævning.
En medarbejder kan få brug for hurtigt at se tidligere henvendelser, åbne sager, aftaler, dokumenter, frister, relationer til arbejdsplads eller organisation og relevant korrespondance.
Når oplysningerne ligger i forskellige lister, mailbokse, mapper og personlige noter, bliver det den enkelte medarbejders opgave at indsamle information der kan sammensættes til en medlemshistorik. Det tager tid, gør det vanskeligt at yde god medlemsservice, gør overdragelse sværere, skaber personafhængig viden og øger risikoen for, at vigtig dokumentation eller en aftalt opfølgning bliver overset.
Foreningsløsningen skaber en fælles struktur omkring medlemmet, interessenten og sagen. Formålet er at gøre det lettere at finde den relevante viden, placere ansvaret og følge arbejdet til dørs – også når en kollega skal tage over.
Typiske situationer i en forening
Foreningsløsningen er relevant, når medlemsservice og sekretariat arbejder med henvendelser, der kræver dokumentation, opfølgning og overblik.
Det kan eksempelvis være, når:
flere medlemmer har relation til samme arbejdsplads, virksomhed, organisation eller myndighed
der er en sag med en arbejdsgiver, myndighed eller interesseorganisation
et medlem henvender sig om en konkret sag og tidligere korrespondance skal findes
en medarbejder skal se åbne og lukkede sager på medlemmet
ledelsen ønsker bedre overblik over sagspres, frister og opfølgning.
en aftale fra en telefonsamtale eller et møde skal fastholdes som note eller sagsdokumentation
en sag har en deadline, opgave eller ansvarlig medarbejder
en fortrolig medlemssag skal håndteres med bevidst adgangsstyring
Løsningen skal ikke erstatte foreningens formål eller arbejdsgange. Den skal skabe en digital struktur og understøtte eksisterende arbejdsgange. Løsningens hovedformål er at understøtter den måde sekretariatet, medlemsservice og sagsbehandlere allerede arbejder på.
Tre områder, der hænger sammen
Foreningsløsningen består af tre centrale områder: Medlemmer, Interessenter og Sager.
Sammenhængen kan beskrives sådan:
Der kan også være en direkte sammenhæng:
Det betyder, at foreningen både kan arbejde med den enkelte medlemssag og med de organisationer, arbejdspladser, samarbejdspartnere eller myndigheder, der har betydning for medlemmernes forhold.
Medlemmer: Medlemsoplysninger og sager i samme overblik
Medlemsområdet samler de oplysninger, sekretariatet bruger i det daglige arbejde. Det kan eksempelvis være navn, medlemsnummer, kontaktoplysninger, medlemsstatus, ansvarlig medarbejder og relation til en interessent. Hvis medlemsløsningen er integreret med et ERP medlemssystem baseret på fx BC – CAMP 365 eller Logic Partner, vil medlemsdata automatisk hentes fra disse.
Medlemsløsningen giver tillige mulighed for registrerer værdier som arbejdsgiver, ansættelsesforhold, kontingenttype, indmeldelsesdato, tillidsrepræsentant og restance. Felter, betegnelser og værdier kan tilpasses foreningens medlemsmodel.
På medlemssiden kan medarbejderen se medlemmets tilknyttede sager og finde dokumenter, e-mails og noter. Det giver et fælles udgangspunkt for rådgivning og opfølgning uden først at skulle samle materialet fra flere steder.
Medlemsstatus kan eksempelvis følge et enkelt forløb:
Registrering af kontingenttype eller restance er ikke det samme som beregning, opkrævning eller afstemning af betalinger. De økonomiske processer håndteres typisk i foreningens medlemssystem fx CAMP 365 eller Logic Partner eller økonomisystem og kan efter aftale indgå i en integration.
Medlemssiden giver sekretariatet et samlet overblik over medlemsoplysninger, status, relaterede sager og dokumentation i en løsning baseret på Microsoft 365, SharePoint Online og WorkPoint 365
Interessenter: Se organisationen omkring medlemmet
En interessent er en organisation, som har betydning for medlemmet eller foreningens arbejde. Det kan være en arbejdsplads, en samarbejdspartner, en myndighed, en lokalafdeling, en uddannelsesinstitution eller en anden organisation.
Interessentsiden samler organisationens stamoplysninger, kontaktpersoner, tilknyttede medlemmer og relevante sager.
Dermed kan medarbejderen både tage udgangspunkt i det enkelte medlem og orientere sig i den større sammenhæng. Det er eksempelvis relevant, hvis flere henvendelser har relation til samme arbejdsplads, samarbejdspartner eller myndighed.
En individuel medlemssag og en fælles sag om en organisation er ikke nødvendigvis den samme sag. Løsningen giver mulighed for at holde sagerne adskilt, samtidig med at relationerne gør dem lettere at finde.
Adgang til en interessent, medlemmer eller sager giver ikke i sig selv give adgang til fortrolige medlemssager. Løsningen har rollebaseret sikkerheds- og adgangsstyring. Det sikrer at medarbejderne kun kan få adgang til sager, de har rettigheder til. Den konkrete adgangsmodel fastlægges som en del af opsætningen.
Sager: medlemshenvendelse til sagsafslutning
Sagsområdet samler arbejdet omkring en konkret henvendelse, rådgivningsopgave, aftale eller problemstilling.
Sagen forbindes med det relevante medlem eller den relevante interessent og kan eksempelvis indeholde en titel, hovedemne, ansvarlig medarbejder, deadline og stadie.
I det konkrete eksempel bruges stadierne:
Ny -> Åben -> Lukket
På sagssiden findes sagens oplysninger sammen med dokumenter, e-mails og adgang til noter og opgaver, når opgavefunktionen indgår i leverancen.
Medlemsløsningen understøtter blandt andet følgende hovedemner: ansættelsesretlige sager, arbejdsmiljø- og sygesager, faglig bistand, karriererådgivning, arbejdspladssager og overenskomstsager.
Hovedemnerne kan tilpasses andre typer medlemsorganisationer, så løsningen ikke er begrænset til faglige foreninger.
Medlemssiden giver sekretariatet et samlet overblik over medlemsoplysninger, status, relaterede sager og dokumentation i en løsning baseret på Microsoft 365, SharePoint Online og WorkPoint 365.
Integration til BC-baserede medlemssystemer
Mange foreninger har allerede et medlemssystem, der håndterer centrale administrative processer som medlemsstamdata, kontingent, opkrævning, betalingsstatus og økonomi.
Simplitize Foreningsløsning er tænkt som et sags-, dokumentations- og medlemsservicelag i Microsoft 365. Medlemsløsningen er derfor et supplement til foreningens eksisterende medlemssystem.
Simplitize Medlemsløsning har integrationsmulighed (API) til Business Central-baserede medlemssystemer, herunder:
- CAMP 365 fra ComputerCamp
- Logic Partner
- WinOrg (Norsk CRM- og organisationsplatform)
Medlemsløsningen benytter SharePoints/Microsoft 365’s API-lag, som kan integreres med de fleste 3. partssystemer.
En integration kan eksempelvis bruges til at gøre relevante medlemsoplysninger tilgængelige i sagsarbejdet, så medarbejderen kan se den nødvendige kontekst uden at arbejde i flere systemer på én gang.
Det konkrete integrationsdesign afklares altid særskilt. Her skal der blandt andet tages stilling til:
hvilket system der er master for medlemsdata
hvilke medlemsoplysninger der skal vises eller synkroniseres
om integrationen skal være envejs eller tovejs
hvor ofte data skal opdateres
hvordan fejl og dubletter håndteres
hvilke oplysninger der må bruges i sagsbehandlingen
På den måde kan medlemssystemet fortsat være kernen i medlems- og økonomiadministrationen, mens Foreningsløsningen skaber struktur omkring henvendelser, sager, dokumentation, frister og opfølgning.
Et dashboard, der understøtter prioritering
Foreningsløsningens forsiden giver medarbejderen overblik over egne åbne og overskredne sager. Foreningsløsningen har desuden visning (kort) af egne åbne og overskredne opgaver.
Ved at klikke på et kort kan medarbejderen åbne den tilhørende oversigt, åbne sager eller opgaver direkte fra forsiden og gå videre med det konkrete arbejde.
Sagsoverblikket indeholder fritekstsøgning og listen kan afgrænses med filtre på ansvarlig, stadie og hovedemne. En medarbejder kan dermed arbejde med egne sager, finde en kollegas sag, finde henvendelser om et bestemt emne eller undersøge sager vedrørende et bestemt medlem
Ved behov kan overblikket suppleres med ledelsesrapportering i Power BI, hvis det indgår i den aftalte leverance.
Dashboardet understøtter den daglige sagsstyring med overblik over sager, deadlines, ansvarlige og stadier i Simplitize Foreningsløsning bygget på Microsoft 365, SharePoint Online og WorkPoint 365.
Tydeligt ansvar og opfølgning
En sagsdeadline angiver, hvornår sagen kræver handling eller skal være håndteret efter foreningens praksis og mål for sagsbehandling.
Opgaver kan bruges til at beskrive de konkrete aktiviteter undervejs, eksempelvis at indhente materiale, kontakte medlemmet, afklare et spørgsmål eller forberede et svar. Opgaver har oprettes ad-hoc eller automatiseres som en del af sagsbehandlingsprocessen.
Med opgavestyring kan aktiviteter få en ansvarlig og en frist. Sagsansvar og opgaveansvar kan derfor fordeles, uden at det bliver uklart, hvem der har det samlede ansvar for sagen.
Automatiske påmindelser, opgavepakker og godkendelsesforløb kan etableres efter behov. Sammen fastlægges det, hvilke hændelser der skal udløse en handling, hvem der skal modtage besked, og hvordan der skal følges op.
Bygget i jeres Microsoft 365-miljø
Foreningsløsningen etableres på SharePoint Online med WorkPoint 365 som ramme for moduler, relationer og arbejdsgange.
Medlems- og sagsdata, dokumenter og metadata placeres i foreningens egen Microsoft 365- og SharePoint Online-tenant som del af den aftalte løsning.
Det gør det muligt at arbejde med medlemsservice på samme Microsoft-platform som organisationens øvrige digitale arbejdsplads.
De konkrete integrationer til Outlook, Teams, Power Platform, medlemssystemer og andre løsninger afhænger af opsætning, licenser og aftalt leveranceomfang.
Placering i egen tenant betyder ikke, at løsningen er uden softwarelicenser eller tredjepartstjenester. Eventuel behandling af data i integrationer, signaturtjenester og andre tilvalg beskrives særskilt.
Adgang til medlemsoplysninger skal være bevidst
Medlemsservice kan indebære behandling af fortrolige oplysninger. Derfor skal adgang følge medarbejdernes arbejdsopgaver og foreningens beslutninger om, hvem der må læse og ændre hvad.
Løsningen kan konfigureres med en rolle- og rettighedsmodel for medlemmer, interessenter, sager og tilhørende indhold.
Klassifikationen Fortrolig kan gøres synlig for medarbejderne, mens den tekniske adgang fastlægges i en særskilt rettighedsmodel. Modellen afklares og testes som en del af den aftalte opsætning.
Systemet kan understøtte foreningens databeskyttelsesarbejde, men erstatter ikke foreningens egne beslutninger om behandlingsgrundlag, nødvendige oplysninger, opbevaring, sletning og sikker deling.
Hvem er løsningen relevant for?
Foreningsløsningen er især relevant for medlemsorganisationer med et sekretariat, der håndterer henvendelser og sager på medlemmernes vegne.
Det kan eksempelvis være:
brancheforeninger
interesseorganisationer
medlemsbaserede organisationer
organisationer med rådgivning, medlemsservice eller sagsbehandling
foreninger, hvor medarbejdere skal kunne se sammenhængen mellem medlem, organisation, sag og dokumentation.
faglige organisationer og forbund
Løsningen er et oplagt udgangspunkt, når foreningen har behov for at forbinde medlemsoplysninger med dokumentation, frister, ansvar og relationer til eksterne organisationer.
En afgrænset start – med plads til udvidelser
Foreningen kan tage udgangspunkt i medlemmer, interessenter og sager og vælge de understøttende funktioner, der passer til arbejdet.
Herefter kan løsningen udvides med eksempelvis:
automatiserede arbejdsgange
integration til CAMP 365, Logic Partner eller andre relevante systemer
migrering af historiske medlemsoplysninger, dokumenter og sager.
Power BI
–rapportering
Integration til et eksisterende medlems- eller økonomisystem kræver en særskilt afklaring af datakilder, ansvar for stamdata og synkronisering.
Det samme gælder migrering af historiske medlemsoplysninger, dokumenter og sager.
Sådan kommer I i gang
Simplitize tager udgangspunkt i de henvendelser og sager, I faktisk håndterer.
Sammen afklarer vi medlemsmodel, interessenter, hovedemner, frister, adgang og de oplysninger, medarbejderne skal have ved hånden.
På den baggrund fastlægges moduler, tilvalg, konfiguration, integrationer og et konkret leveranceomfang.
Løsningen afprøves med aftalte testforløb, og brugerne introduceres til de daglige arbejdsgange. Tidsplan, migrering og support aftales for den enkelte leverance.
Vi er specialister i migrering og stor erfaring med migrering fra fx Docunote og GetOrganized
Vil I se, hvordan medlemmer og sager kan hænge sammen i jeres forening?
Book en demonstration med udgangspunkt i jeres medlemsservice, medlemssystem og arbejdsgange.
FAQ om foreningsløsning
Hvad er Simplitize Foreningsløsning?
Simplitize Foreningsløsning er en medlems- og sagsstyringsløsning i Microsoft 365. Den forbinder medlemmer, interessenter, sager, dokumenter, e-mails, noter, ansvarlige og frister i én samlet struktur.
Hvilke foreninger er løsningen målrettet?
Løsningen er målrettet foreninger, forbund, brancheorganisationer, interesseorganisationer og andre medlemsorganisationer med behov for struktureret medlemsservice og sagsbehandling.
Hvordan adskiller løsningen sig fra et medlemsregister?
Et medlemsregister samler medlemsoplysninger. Foreningsløsningen forbinder oplysningerne med sager, dokumenter, e-mails, noter, ansvarlige og frister, så sekretariatet kan arbejde med hele konteksten omkring medlemmet.
Erstatter løsningen vores medlemssystem?
Ikke nødvendigvis. Løsningen kan fungere som et sags-, dokumentations- og medlemsservicelag i Microsoft 365, mens medlemssystemet fortsat håndterer medlemsstamdata, kontingent, opkrævning, betalinger og økonomi.
Kan løsningen integreres med CAMP 365 fra ComputerCamp?
Ja. Simplitize har integrationsmulighed til CAMP 365 fra ComputerCamp. Det konkrete integrationsscope afklares ud fra datakilder, stamdataansvar, felter, synkronisering, adgang og sikkerhed.
Kan løsningen integreres med Logic Partners medlemsløsninger?
Ja. Simplitize har integrationsmulighed til medlemsløsninger fra Logic Partner. Integrationens konkrete omfang fastlægges efter afklaring af datamodel, Business Central-opsætning og foreningens arbejdsgange.
Kan et medlem have flere sager?
Ja. Medlemssiden kan vise de sager, der er knyttet til medlemmet. Sagerne kan have forskellige hovedemner, ansvarlige, stadier, dokumenter og deadlines.
Kan vi håndtere både medlemssager og fælles sager på en organisation?
Ja. Den viste løsning har sager på medlemmer og sager på interessenter. Opsætningen af relationer og adgang aftales, så fælles sager ikke giver utilsigtet adgang til individuelle medlemssager.
Hvor ligger medlems- og sagsdata?
Den beskrevne løsning etableres i foreningens egen Microsoft 365- og SharePoint Online-tenant. Eventuelle integrationer eller tilvalg, der behandler data i andre tjenester, afklares og dokumenteres særskilt.
Gør løsningen automatisk foreningen GDPR-compliant?
Nej. Løsningen kan understøtte struktur, dokumentation og adgangsstyring, men foreningen skal stadig fastlægge regler for behandlingsgrundlag, nødvendige oplysninger, opbevaring, sletning og deling.