Projektstyring i Microsoft 365 og SharePoint
SharePoint-projektstyring til virksomheder med krav til governance og compliance
Få en samlet projektstyringsløsning i Microsoft 365, hvor projekter, opgaver, dokumenter, risici og status samles i én struktureret SharePoint-baseret platform.
Projektstyring i skyen
Online projektstyringssoftware i Microsoft 365
Projektstyringsløsningen er en af vores standardløsninger i Microsoft 365, der giver jer online projektstyring på tværs af fx kundeprojekter, interne projekter, byggeprojekter, infrastrukturprojekter, klima- og miljøprojekter, energiprojekter og rådgivningsprojekter. Projektstyringssoftwaren i Microsoft 365 og SharePoint kan tilpasses netop jeres projektmodel, arbejdsgange og projekttyper.
Projektløsningen konfigureres i WorkPoint 365 og Microsoft 365 (SharePoint Online) og fungerer som en komplet SharePoint-projektstyringsløsning.
Når projektstyring placeres i Microsoft 365, bliver løsningen en integreret del af den digitale arbejdsplads, medarbejderne allerede bruger. Data, dokumenter, opgaver og ansvar samles i SharePoint, mens Teams, Outlook og Office kan bruges i de daglige arbejdsgange. Det reducerer behovet for særskilte systemer og gør det lettere at arbejde med fælles struktur, sikkerhed, governance og dokumentation. Samtidig kan løsningen udvides med Power Apps, Power Automate og Power BI, så I kan automatisere processer og skabe bedre ledelsesoverblik uden at forlade Microsoft-platformen.
Download prisliste
Kort om Projektstyring i Microsoft 365
Simplitize Projektstyring er en Microsoft 365- og SharePoint-
baseret løsning til projektoprettelse, projektplanlægning, opgavestyring,
dokumentstyring, beslutningslog, risikoregister og ledelsesrapportering.
Løsningen samler projekter, opgaver, milepæle, risici, beslutninger
og relaterede dokumenter i én struktureret datamodel.
Den giver projektorganisationer, projektledere, PMO, ledelse og teams med behov for struktureret projektstyring med et fælles overblik over ansvar, status, deadlines og opfølgning.
Løsningen understøtter rollebaseret adgang, versionsstyring,
dokumenteret historik og governance omkring projektdokumenter.
Den kan udvides med Power Apps, Power Automate, Power BI, Teams, Outlook-integration og Copilot afhængigt af behov.
Sådan fungerer løsningen i
praksis
Løsningen understøtter projektoprettelse, projektplanlægning, opgavestyring, dokumentstyring, beslutningslog, risikoregister og ledelsesrapportering. Brugeren arbejder med en fast datamodel, hvor projekter, opgaver, milepæle, risici, beslutninger, dokumenter kobles sammen med relevante dokumenter, opgaver, ansvarlige og deadlines. Det giver et samlet overblik over status og gør det muligt at følge processen fra oprettelse til afslutning. Samtidig kan notifikationer, godkendelser og opfølgning automatiseres, så manuelle processer reduceres og vigtige aktiviteter ikke forsvinder i mailbokse eller lokale mapper.
Kom rigtigt i gang
Forkort den interne afklaringsproces og få sikkerhed for slutresultatet – og det til en brøkdel af prisen for en tilsvarende løsning.
Kort leveringstid
Kom hurtigt i gang. Standardløsningen konfigureres og installeres på jeres SharePoint Online tenant på under 30 dage.
Sikkerhed & tryghed igennem hele processen
Ingen overraskelser eller skjulte omkostninger. Du ved, hvad du får, og hvad det koster. Fastdefineret og transparent løsnings- og leverancekoncept.
Nem at tilpasse
Standardløsningen kan bruges, som den er, eller som et godt udgangspunkt for en mere kompleks forretningsløsning.
Fremtidssikret platform
Mulighed for at vokse i løsningen. Start i et hjørne og byg ud og byg til med yderligere forretningsmoduler og features.
Nem og effektiv projektstyring
I virksomheder med mange samtidige projekter stilles der store krav til projektlederne. De skal kunne arbejde struktureret og samtidig være fleksible, have overblik over både dokumentation, ressourcer og deadlines – og kunne rapportere status på tværs af projekter:
Hvis projektlederen skal mestre alle disse discipliner, kræver det et effektivt og intuitivt projektstyringssoftware, der understøtter hele projektforløbet.
Med projektstyringsløsningen i Microsoft 365 fra Simplitize bliver projektlederen understøttet gennem hele projektforløbet – fra projektinitiering, idé, analyse og planlægning til gennemførelse, implementering, projektafslutning og evaluering.
Datamodel og informationsstruktur
Datamodellen kan opbygges omkring projekter, opgaver, milepæle, risici, beslutninger, dokumenter, ressourcer, statusrapporter. Hvert element kan have metadata, ansvarlig, status, dokumenter, historik, relationer og opgaver. Det betyder, at organisationen får en fælles struktur for registrering, søgning, filtrering og rapportering. Når informationerne er struktureret i SharePoint, kan de genbruges i visninger, dashboards, automatiseringer og rapporter på tværs af afdelinger og ledelsesniveauer.
Governance, sikkerhed og compliance
Simplitize Projektstyring kan indgå i organisationens eksisterende Microsoft 365-governance. Adgang kan styres med Microsoft Entra ID, Microsoft 365-grupper og SharePoint-rettigheder, så brugerne kun ser og redigerer de oplysninger, de har behov for. Løsningen understøtter rollebaseret adgang, versionsstyring, dokumenteret historik og governance omkring projektdokumenter. Det gør det lettere at dokumentere ansvar, ændringer og beslutninger og samtidig arbejde inden for kendte rammer for sikkerhed, databeskyttelse og compliance.
Hvad er projektstyring – og hvornår giver softwaren mening?
Projektstyring handler om at planlægge, gennemføre og afslutte projekter, så tid, økonomi og kvalitet hænger sammen. I praksis betyder det styring af faser, deadlines, ressourcer, dokumenter og interessenter – ofte på tværs af mange projekter.
Når projekterne bliver komplekse, er Excel-ark og lokale mappestrukturer ikke nok. Med projektstyringssoftware i Microsoft 365 får I online projektstyring, hvor alle data, dokumenter, opgaver og risici samles ét sted og kobles direkte til jeres projekter.
Ofte stillede spørgsmål om projektstyring i Microsoft 365
Hvad er en projektstyringssoftware?
En projektstyringssoftware er et digitalt værktøj, der hjælper virksomheder med at planlægge, gennemføre og afslutte projekter. Det samler projekter, dokumenter, opgaver, deadlines og rapportering ét sted og giver projektledere overblik på tværs af projektfaser, ressourcer og interessenter.
Hvordan fungerer projektstyring i Microsoft 365 og SharePoint?
Projektstyringssoftwaren implementeres som et forretningslag direkte i jeres eksisterende Microsoft 365-miljø og bygger på SharePoint Online. Løsningen konfigureres i WorkPoint 365 og samler projekter, dokumentstyring, opgaver og rapportering i en struktureret SharePoint-projektløsning, der kan tilpasses jeres projektmodel og arbejdsgange.
Kan løsningen bruges som projektstyringsapp til vores projektledere?
Ja. Projektlederne arbejder i Microsoft 365, som de allerede kender – fx via browser, tablet eller mobil. Det gør løsningen velegnet som en daglig projektstyringsapp, hvor projekter, dokumenter og opgaver altid er tilgængelige, uanset hvor projektlederen befinder sig.
Hvad er forskellen på jeres projektstyringsløsning og klassisk Microsoft Project?
Microsoft Project er primært et planlægningsværktøj med fokus på tidsplaner og ressourcer. Vores projektstyringsløsning i Microsoft 365 er en samlet projektstyringsplatform, der også håndterer dokumentstyring, samarbejde, governance og rapportering på tværs af projekter – og som er tæt integreret med SharePoint, Teams og Outlook.
Hvilke typer virksomheder får mest ud af projektstyring i Microsoft 365?
Løsningen er særligt relevant for virksomheder med mange samtidige projekter eller længerevarende projekter, fx entreprenør-, ingeniør-, arkitekt- og rådgivningsvirksomheder. Hvor der er behov for struktur, fælles overblik og ensartede arbejdsgange på tværs af projekter og organisationer.
Hvor hurtigt kan vi komme i gang med online projektstyring?
Mange virksomheder oplever, at de kan arbejde med online projektstyring kort tid efter opstart. Typisk inden for 30 dage efter aftaleindgåelse (standard projektstyring)
Projektløsningen indeholder blandt andet:
Projektstyringssoftwaren samler alt, der vedrører jeres projektstyring, i én Projektstyringsplatform. Hvor I både får overblik over projekter, dokumenter, opgaver og risici – og de værktøjer, som projektledere og ledelse har brug for i hverdagen.
Projektoverblik
Projektoverblik over projektdokumenter, interessenter, møder, notater, e-mails mv.
Procesoverblik
Procesoverblik herunder stage-/gatestyring med overblik over projektstatus og deadlines.
Kvalitetssikring
Kvalitetssikring med indbyggede godkendelsesprocedurer, notifikationer, kontrolprocedurer mv.
Automatisering
Automatisering af arbejdsprocesser, opgavetildeling, notifikationer, kontrolindsats og godkendelsesforløb.
Skabeloncenter
Skabeloncenter med dokument- og e-mailskabeloner.
GDPR-compliant
Effektiv understøttelse af compliance-processer i forhold til overholdelse af GDPR.
Samarbejdsrum
Samarbejdsrum til udveksling af dokumenter med eksterne interessenter.
Versionsstyring
Automatisk versionsstyring af dokumenter sikrer, at alle ændringer og godkendelser altid registreres.
Søgefunktion
Søgefunktion med fritekstsøgning, der gør det nemt og hurtigt at finde information og historik på et projekt.
Medarbejderdashboard
Medarbejderdashboard med overblik over egne kunder, projekter, opgaver og action liste med projekter og opgaver, der kræver handling.
Ledelsesdashboard
Ledelsesdashboard med globalt overblik over virksomhedens kunder og projekter samt fremdrift og overholdelse af deadlines.
Projektstyring i Microsoft 365?
Projektstyringsløsningen er målrettet projektstyring til virksomheder med mange projekter – fx entreprenørvirksomheder, ingeniørvirksomheder, arkitektvirksomheder, rådgivningsvirksomheder og produktionsvirksomheder.
Moduler i vores standard projektstyringsløsning
Projektstyringsløsningen består af følgende grundmoduler samt tillægsmoduler:
Standard projektstyringsløsningen består af to grundmoduler samt en standardfeature:
Projektløsningen kan udvides med følgende standardmoduler:
Løsningen kan udvides med otte standard features:
Se beskrivelse af moduler og features, som indgår i projektløsningen
Tilkøbsmoduler, moduler og features
Vores standard projektstyringsløsning i Microsoft 365 består af en række moduler og features, som tilsammen udgør jeres projektstyringssoftware. Herunder kan I se, hvordan fx Virksomhedsmodul, Projektmodul, Opgavestyring, Risikostyring, Gantt og BI-dashboards spiller sammen i én samlet Microsoft projektstyringsløsning.
Virksomhedsmodul
Grundmodulet virksomheder indeholder informationer om leads og kunder samt skaber overblik på tværs af kundesegmenter. Virksomhedens stamdata kan indtastes manuelt eller kan hentes fra ERP-systemet.
Læs mere om indholdet i virksomhedsmodulet
Virksomhedsmodulet indeholder blandt andet:
- Virksomhedsoverbliksside: Overblik over relationstype og stamdata samt dokumenter, e-mails på kunder, leverandører og samarbejdspartnere.
- Virksomhedsstatus: Stadiestyring til angivelse af status for virksomheden.
- Virksomhedsoversigt: Oversigt på tværs af virksomheder med filtreringsmuligheder på alle registrerede virksomhedsdata.
- Virksomhedskontakter: Overblik over kontaktpersoner hos virksomheder.
- Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning.
Projektmodul
Projektmodulet indeholder en komplet projektstyringsløsning til procesunderstøttelse og strukturering af en bred vifte af projektstyringsmetoder; eksempelvis PRINCE2, Scrum, Vandfald, Agile, PMBoK, Six Sigma og Kanban. Få styr på projektdokumenter, interessenter, status, faser, frister, opgaver og historik.
Læs mere om indholdet i projektmodulet
Projektmodulet indeholder blandt andet:
- Projektoverblik: Overblik over alle metadata, dokumenter, mailkorrespondancer, opgaver, risici, projektstadie, relationer mv.
- Projekttemplates: Foruddefinerede projekttemplates der understøtter forskellige projekttyper.
- Stage-gate-styring: Stadiestyring af projektfaserne og gatestyring sikrer, at processerne overholdes undervejs i projektforløbet.
- Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines og frister samt advisering til den projektansvarlige.
- Porteføljeoverblik: Oversigt på tværs af projekter med filtreringsmuligheder på alle registrerede metadata.
- Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
- Projektplan med tidslinje, opgavestyring og tjekliste. Kan spille sammen med gatestyringen i stadiemodellen.
- Change log med registrering af ændringer i projektplanen.
Features
Relationsstyring
Relationsstyring gør det muligt at skabe ”en til mange” og ”mange til mange” relationer på tværs. På den måde kan man skabe relationer imellem sager, projekter, kontrakter, kontaktpersoner, kunder, leverandører og samarbejdspartnere.
Læs mere om indholdet i relationsstyring
Relationsmodulet indeholder blandt andet:
- Oprettelses workflow: Intuitivt workflow der guider brugeren igennem oprettelsesprocessen.
- Tovejsrelation: Relationer oprettes automatisk som tovejsrelationer, så relationen registreres i begge ender af relationen
- Relationsoverblik: Intuitivt overblik over relationer.
- Relationsbeskrivelse: Beskrivelse at relationens art.
- Link: Link til relationen så man hurtigt kan hoppe over på relationssiden.
Express mail- & dokumentjournalisering
Express mail- og dokumentjournalisering gør sælgeren i stand til at udføre 80% af salgsarbejdet direkte i Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Fra Express-sidepanelet kan brugeren nemt journaliserer, åbne, fremsøge og oprette salgssager, dokumenter, opgaver, kontakter, leads/kunder samt journalisere e-mails.
Læs mere om indholdet i express mail- & dokumentjouralisering
Express mail- og dokumentjournalisering indeholder blandt andet:
- Direkte adgang til CRM-løsningen i Teams: Arbejd med salgssager direkte i Teams.
- Express-sidepanel i Outlook, Word, Excel og PowerPoint, som giver direkte adgang til at arbejde med CRM-løsningen i Office-programmerne.
- Drag’n’drop-funktionalitet gør det nemt at journalisere e-mails på salgssager og leads/kunder.
- Søgefunktion til fremsøgning af salgssager, Leads/kunder og kontakter.
- Funktion til oprettelse af salgssager, leads/kunder, kontakter, opgaver og breve og e-mails fra skabelonbibliotek.
- Muligheden for at markere favoritter, tilføje dokumenter til mails og konvertere on the flight til PDF og meget andet.
Risikostyring
Risikostyringsmodulet (Project Risk Management) giver overblik over de risikofaktorer, som på kort og lang sigt vil kunne påvirke projektet. Det er nødvendigt at kende sine risici, ellers kan de ikke styres. Risikostyringsmodulet strukturerer arbejdet med at identificere og definere potentielle risici, styre risici og træffe de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.
Læs mere om indholdet i risikostyring
Risikomodulet indeholder blandt andet:
- Risikovurdering: Arbejdsområde til registrering af risikoforhold og den afledte konsekvens.
- Kortlægning af risici: Rating af risici ud fra en risikoscore.
- Risikomatrix: Grafisk visning af risici i risikomatrix baseret på risikoscore.
- Risikoprofiler: Risikostyring på virksomheder og projekter.
- Risikooverblik: Oversigt over risici på tværs af virksomheder og kunder med filtreringsmuligheder på alle registrerede risikoelementer, hvilket giver et godt overblik over virksomhedens samlede risici.
- Risikomonitorering: Overvågning af risici ud fra en foruddefineret risikokalkulation.
- Advisering: Automatisk notifikation hvis risikoen overstiger foruddefinerede risikogrænseværdier.
Transmittals
Transmittalsmodulet giver mulighed for at indsamle dokumenter i dokumentpakker (transmittals pakker). Dokumenterne i dokumentpakkerne låses i versioneringen, som sikkerhed og dokumentation for dokumentpakkens indhold. På den måde kan man arbejde videre med originaldokumentet uden at påvirke indholdet af dokumentpakken. Dokumentpakken kan sendes til kunder, samarbejdspartnere og leverandører.
Læs mere om indholdet i transmittals
Transmittalsmodulet indeholder blandt andet:
- Fastdefineret transmittalproces med Intuitiv dokumentindsamling, klargøring og afsendelse.
- Dokumentoverblik over dokumenter i dokumentpakke herunder dokumentnavn, dato (last modified), source item URL, version, filtype og dokumenttype.
- Procesoverblik over stadierne i transmittalprocessen (Indsamling -> Klargøring -> Afsendelse)
- Statusoverblik der viser, hvor langt man er nået i processen samt overblik over status på tværs af transmittals pakkerne.
- Tjekliste med tidslinje.
- Coversheet oprettes automatisk i afsendelsesfasen. Coversheetet sendes til modtageren med links til dokumenterne i dokumentpakken.
- Mailforsendelse af coversheet til transmittalsmodtager.
Automatisk mail-journalisering
Tillægsmodulet Automatisk mail-journalisering sørger for, at alle ind- og udgående mails automatisk gemmes på leads/kunder og kontaktpersoner. Mails gemmes automatisk i CRM-løsningen, før de lander i medarbejderens indbakke. Det betyder, at mails ikke kan slettes uden om virksomhedens IT-administrator.
Læs mere om indholdet i automatisk mail-journalisering
Automatisk mail-journalisering indeholder blandt andet:
- Automatisk mail-backup i Microsoft Azure cloud.
- Regelstyring: Der kan opsættes regler og undtagelser, så det sikres, at fortrolige mails ikke kan tilgås af uvedkommende.
- Journaliseringsflag der markerer mails, som er automatisk og/eller manuelt journaliseret, på tværs af flere modtagere.
- Intelligente journaliseringsforslag der kommer med forslag til journalisering på kontrakter baseret på intelligent mønstergenkendelse.
- Automatisk påstempling af metadata sikrer, at mails nemt kan fremfindes via søgning og filtrering i forhold til afsenderinformation og destination i CRM-løsningen.
- GDPR-compliance med klassifikation og rettighedsstyring.
Gantt Chart
Gantt Chart er et projektstyringsværktøj, som giver en Microsoft Project-lignende brugergrænseflade til planlægning og styring af opgaver og projekter. Få overblik over projekter og opgaver på tværs af organisationen. Administrer opgaver, projekter, relationer og ressourcer i en intuitiv og visuel tidslinje.
Læs mere om indholdet i Gantt Chart
Gantt Chart indeholder blandt andet:
- Drag’n’drop-funktion til flytning af opgaver eller projekter.
- Tidsmarkør, som kan flyttes for at ændre færdiggørelsesprocenten af en opgave eller projekt.
- Ressourceallokering af medarbejdere eller materiale på en opgave eller projekt
- Genvejsmenu: Tilføj nye opgaver eller projekter eller indryk, udryk, slet eller redigere en eksisterende opgave eller projekt.
- Arbejdsnedbrydningsstruktur: Nedbryd projektets aktiviteter i forskellige undermoduler.
- Arbejdstidsinterval: Definer startdato og slutdato for opgaven eller projektet.
- Arbejdsuge: Ugemarkering af arbejdsdage eller produktive dage i et projekt.
- Tidsintervalindstilling: Time, dag, uge, måned.
- Relationer: Skab relationer imellem opgaver eller projekter.
- Eksporter Gantt Chart og indhold til Excel eller PDF.
Digital Signatur
Modulet digital signatur giver dig mulighed for at automatisere og digitalisere signeringen af virksomhedens kontrakter, leverandøraftaler, NDA’er, mødereferater og ansættelsesaftaler. Signaturprocessen er fuldt integreret i kontraktstyringsløsningen og understøtter din foretrukne leverandør af digitalsignaturløsninger f.eks. Visma Addo, Penneo eller Adobe Docusign.
Læs mere om indholdet i digital signatur
Signaturmodulet indeholder blandt andet:
- Integreret brugeroplevelse: Kontrakten sendes med få klik direkte fra kontraktstyringsløsningen.
- Automatiseret underskriftproces: Igennem eksempelvis Visma Addo, Penneo eller Adobe Docusign.
- Statusoverblik: Over hvem der har underskrevet, og hvem der mangler at underskrive.
- Understøttelse af anerkendte signeringsmetoder: Web-underskrift, NemID, Virksomheds NemID og e-Boks.
Læs mere om digitalsignatur her
Opgavestyring
Opgavestyring giver mulighed for at administrere, styre og tildele opgaver. Tildelingen af opgaver kan både ske manuelt og automatisk igangsat af et faseskift eller workflow. Med opgavestyring kan virksomheden nemt og sikkert automatisere gentagne opgaver på tværs af f.eks. projekter eller sager samt få overblik over opgavetyper, tidsfrister, opgaveansvarlige, opgavefremdrift med mere.
Læs mere om indholdet i opgavestyring
Opgavestyring indeholder blandt andet:
- Intuitivt opgavepanel: Vises og anvendes på sagen, projektet, kontrakten mf.
- Opgaveoverblik: Overblik over ”Mine opgaver”, fuldførte opgaver og igangværende opgaver.
- Opgavestatus: Overblik over fremdriften på opgaverne.
- Tidsfrister: Overvågning af tidsfrister for opgaveudførelse.
- Opgaveansvarlig: Overblik over hvem der er opgaveansvarlig.
- Automatiseret opgavetildeling ved eks. oprettelse af projekt, faseskift undervejs i projektet eller ved projektafslutning.
- Rollebaseret opgavetildeling: Automatisk tildeling af opgaver til personer, der har en rolle på sagen, projektet, kunden mf.
- Opgaveoverblik på tværs af projekter, sager, medarbejdere, kunder mf.
- Mulighed for at kombinere opgavestyring med visuelt overblik i Gantt Chart.
Paradigmestyring i brevskabeloner
Paradigmestyring gør det muligt at producere dokumenter ved hjælp af tekstfraser (paradigmer). Typisk kategoriseret i en header-tekst, brødtekstfraser og en footer-tekst. Paradigmestyring giver større fleksibilitet ved komplekse dokumentsæt samt minimerer behovet for brevskabeloner. Samtidigt er det muligt at centralisere produktionen og vedligeholdelsen af paradigmerne.
Læs mere om indholdet i paradigmestyring
Paradigmestyringen indeholder blandt andet:
- Paradigmeadministration: Intuitiv central paradigmeadministration med overblik over paradigmer, tilhørsforhold og ansvarlig.
- Paradigmeproduktion: Paradigmer oprettes nemt som Word-dokument-skabeloner i paradigmeadministrationen.
- Automatisk brevfletfunktion: Metadata fra kunden, sagen, produktet eller en anden entitet indsættes automatisk ved brug af Word-brevflet.
- Tagging af paradigmer: Tagging sikrer, at paradigmer kan grupperes og kun vises i relevante sammenhænge.
- Intuitiv wizard: Guider brugeren gennem brevproduktionsprocessen.
- Et samlet dokument: Mulighed for at samle paradigmer i ét dokument.
- Enkeltdokument: Mulighed for at generere paradigmer som selvstændige dokumenter.
- Organisering: Mulighed for at til- og fravælge paradigmer og tilpasse rækkefølgen.
- Tilpasset tekstindhold: Ændring og tilpasning af tekstindhold sker efterfølgende i den oprettede Word-fil.
Fremhævede features
Faktabokse
Standardløsning i Microsoft 365:
Projektløsningen konfigureres i de to bedste konfigurations værktøjer på markedet:
WorkPoint 365 og Microsoft 365
Arbejd i Microsoft 365-programmerne
Arbejd med projekter i Microsoft-programmer du kender: SharePoint Online, Microsoft Teams, To-Do, Planner, Outlook, Excel, Word og PowerPoint. Og Power Platformen.
Ejerskab over egne data:
Projektløsningen ligger som en forretningsapplikation i SharePoint. Jeres data ligger i jeres egen SharePoint Online tenant. Det betyder, at I har 100% ejerskab over egne data.
Fuldt skalerbar
Projektløsningen driftsafvikles i Microsoft Cloud. Det betyder, at løsningen ikke kræver, at I har lokale servere til rådighed. Løsningen kan således skaleres efter behov.
Rollebaseret rettighedsstyring
der sikrer overholdelse af virksomhedens sikkerhedspolitik baseret på roller.
Nem tilgang
I skal blot have en internetforbindelse. Så kan I tilgå projektløsningen igennem webbrowseren via PC, tablet eller mobiltelefon.
Single sign-on:
Nem og sikker adgangssikring med Microsoft Authorization.
Klar til at få overblik?
Lad os tage en uforpligtende snak og se, hvordan vi kan hjælpe jer videre
FAQ om projektstyring i Microsoft 365
Overblik og formål
Hvad er Simplitize Projektstyring i Microsoft 365?
Simplitize Projektstyring er en projektstyringsløsning i microsoft 365 og sharepoint, der samler projekter, opgaver, milepæle, risici, beslutninger og relaterede arbejdsgange i jeres eksisterende Microsoft 365- og SharePoint-miljø. Formålet er at give organisationen en fælles platform til projektoprettelse, projektplanlægning, opgavestyring, dokumentstyring, beslutningslog, risikoregister og ledelsesrapportering, så arbejdet bliver mere struktureret, søgbart og dokumenteret.
Hvem er projektstyring i Microsoft 365 relevant for?
Løsningen er relevant for projektorganisationer, projektledere, PMO, ledelse og teams med behov for struktureret projektstyring. Den er særligt relevant, når organisationen ønsker at arbejde i Microsoft 365 frem for at indføre endnu et separat fagsystem, og når der er behov for fælles struktur, ansvar, opfølgning og dokumentation.
Hvilke problemer løser løsningen?
Løsningen adresserer typisk manglende fælles overblik over projekter, opgaver, dokumenter, beslutninger, fremdrift og økonomi. Ved at samle informationer, dokumenter, opgaver og status i én model bliver det nemmere at finde viden, følge op på deadlines og sikre ensartede processer på tværs af organisationen.
Hvornår bør man vælge en Microsoft 365-baseret løsning frem for et separat system?
En Microsoft 365-baseret løsning er relevant, når organisationen allerede arbejder i SharePoint, Teams, Outlook og Office, og når projektstyring skal integreres i den digitale arbejdsplads. Fordelen er, at brugerne arbejder i kendte værktøjer, mens data, dokumenter og rettigheder håndteres inden for den eksisterende Microsoft 365-governance.
Funktionalitet og arbejdsgange
Hvilke hovedfunktioner indeholder Simplitize Projektstyring?
Løsningen kan indeholde registre, overblikssider, dokumentbiblioteker, metadata, statusfelter, ansvarlige, opgaver, frister, notifikationer, skabeloner, godkendelser, dashboards og rapportering. De konkrete moduler tilpasses ud fra jeres arbejdsgange for projektstyring.
Hvordan understøtter løsningen den daglige arbejdsgang?
Løsningen understøtter den daglige arbejdsgang ved at samle projektoprettelse, projektplanlægning, opgavestyring, dokumentstyring, beslutningslog, risikoregister og ledelsesrapportering i et fast workflow. Brugerne kan se, hvad de er ansvarlige for, hvilke sager eller elementer der kræver handling, hvilke dokumenter der hører til, og hvilke deadlines eller statusændringer der skal følges op på.
Hvordan skaber løsningen overblik?
Overblik skabes gennem filtrerbare lister, visninger, dashboards og rollebaserede oversigter. Organisationen kan eksempelvis se status på projekter, ansvarlige personer, åbne opgaver, kommende frister, dokumenter og historik på tværs af enheder og teams.
Kan løsningen automatisere opgaver, notifikationer og godkendelser?
Ja. Løsningen kan udvides med Power Automate, så opgaver, notifikationer, påmindelser, godkendelser og eskaleringer bliver udløst automatisk på baggrund af status, datoer, ansvar eller ændringer i data. Det reducerer manuel opfølgning og øger sandsynligheden for, at vigtige aktiviteter bliver gennemført til tiden.
Hvordan håndteres dokumenter, skabeloner og bilag?
Dokumenter, skabeloner og bilag kan gemmes i SharePoint-biblioteker med metadata, versionering og rettigheder. Det betyder, at dokumenter kobles til relevante projekter eller arbejdsgange, og at brugerne kan arbejde med Word, Excel, PowerPoint og Outlook uden at forlade Microsoft 365-miljøet.
Microsoft 365, SharePoint og WorkPoint
Hvordan er løsningen bygget i Microsoft 365 og SharePoint?
Løsningen bygges som en struktureret forretningsløsning i SharePoint Online. SharePoint fungerer som datamodel, dokumentplatform og rettighedslag, mens Microsoft 365-komponenter som Teams, Outlook, Office, Power Platform og Microsoft Entra ID kan anvendes til samarbejde, automatisering, rapportering og adgangsstyring.
Hvordan spiller løsningen sammen med Teams og Outlook?
Løsningen kan gøres tilgængelig fra Teams, så brugerne kan arbejde med projektstyring i deres eksisterende samarbejdsrum. Outlook kan bruges til mail, møde- og opfølgningsprocesser, og relevante mails eller dokumenter kan journaliseres eller gemmes på de relevante elementer i SharePoint.
Kan løsningen udvides med Power Apps, Power Automate og Power BI?
Ja. Power Apps kan bruges til formularer og brugergrænseflader, Power Automate kan automatisere workflow og notifikationer, og Power BI kan give ledelsesrapportering og dashboards. Det gør løsningen fleksibel, så den både kan starte som en standardløsning og videreudvikles efter organisationens modenhed og behov.
Kan løsningen leveres med WorkPoint 365?
Ja, løsningen kan leveres som en WorkPoint-baseret standardløsning, hvor WorkPoint 365 anvendes til at strukturere forretningsobjekter, relationer, dokumenter og brugeroplevelse oven på SharePoint. Det er især relevant, når der er behov for en stærk datamodel og en mere fagspecifik arbejdsflade i Microsoft 365.
Governance, sikkerhed og compliance
Hvordan understøtter løsningen rollebaseret adgangsstyring?
Løsningen kan bruge Microsoft 365-grupper, SharePoint-rettigheder og Microsoft Entra ID til at styre, hvem der kan se, redigere og godkende informationer. Rollebaseret adgang gør det muligt at adskille ansvar mellem medarbejdere, ledere, fagansvarlige, administratorer og eksterne parter.
Hvordan understøtter løsningen compliance og dokumentation?
Løsningen understøtter compliance ved at skabe struktur på data, dokumenter, ansvar, status og opfølgning. For projektstyring betyder det blandt andet rollebaseret adgang, versionsstyring, dokumenteret historik og governance omkring projektdokumenter. Samtidig kan organisationen dokumentere processer og beslutninger mere systematisk end ved brug af mapper, regneark og individuelle mailbokse.
Er der historik og auditspor i løsningen?
Ja. SharePoint og Microsoft 365 giver mulighed for versionshistorik, ændringshistorik og sporbarhed på dokumenter og listeelementer. Det gør det lettere at se, hvem der har ændret hvad, hvornår ændringen er sket, og hvilke beslutninger eller dokumenter der ligger bag en given status.
Hvordan kan datakvalitet og fælles struktur sikres?
Datakvalitet sikres gennem obligatoriske metadata, faste statusfelter, standardiserede visninger, validering, skabeloner og klare ejerroller. Når projekter og relaterede data registreres efter samme struktur, bliver det lettere at rapportere, søge og sammenligne på tværs af organisationen.
Implementering, drift og videreudvikling
Hvor hurtigt kan man komme i gang?
En standardiseret Microsoft 365-løsning kan typisk implementeres hurtigere end et tungt specialsystem, fordi den bygger på eksisterende platformskomponenter. Den konkrete tidsplan afhænger af datamodel, tilpasninger, integrationer, datamigrering, governancekrav og interne beslutningsprocesser.
Kan løsningen tilpasses vores organisation?
Ja. Løsningen kan tilpasses jeres begreber, metadata, statusser, roller, visninger, rapporter og arbejdsgange. Det betyder, at projektstyring kan understøtte jeres reelle proces uden at miste fordelen ved en standardiseret Microsoft 365-arkitektur.
Rapportering, organisering og ledelsesoverblik
Kan eksisterende data og dokumenter migreres ind i løsningen?
20. Kan eksisterende data og dokumenter migreres ind i løsningen?
Ja, eksisterende data og dokumenter kan typisk migreres fra mapper, regneark, ældre SharePoint-løsninger eller andre systemer. Før migrering bør der tages stilling til datakvalitet, metadata, dubletter, arkivering, rettigheder og hvilke historiske data der skal med over i den nye løsning.
Hvordan hjælper Simplitize efter implementeringen?
Simplitize kan hjælpe med konfiguration, rådgivning, governance, dokumentation, brugeradoption, videreudvikling, support og drift. Det gør det muligt at starte med en fokuseret løsning og efterfølgende udbygge den med flere moduler, automatiseringer, dashboards eller integrationer.