Projektstyring i skyen

Standardløsning i Microsoft 365:
Projektstyringsløsningen er en standardløsning i Microsoft 365, som understøtter en lang række projekttyper; eksempelvis byggeprojekter, infrastrukturprojekter, klima- og miljøprojekter, energiprojekter og rådgivningsprojekter. Løsningen kan tilpasses til at understøtte en bred vifte projekttyper, individuelle arbejdsgange og projektmodeller.

Projektløsningen konfigureres i de to bedste konfigurationsværktøjer på markedet: WorkPoint 365 og Microsoft 365 (SharePoint Online).

Nem og effektiv projektstyring

Der stilles store krav til projektlederne:

• De skal være agile men samtidigt arbejde struktureret i forhold til fastdefinerede processer og procedurer
• De skal have overblik over projektdokumentation
• De skal være effektive og overholde tidsfristerne
• De skal have overblik over projektforløb, projektfaser, milepæle og projektstatus
• De skal have overblik på tværs af projekterne

Hvis projektlederen skal mestre alle disse discipliner, kræver det et effektivt og intuitivt projektsyringsværktøj.

Med projektstyringsløsningen fra Simplitize bliver projektlederen understøttet gennem hele projektforløbet fra projektinitiering, igennem idé-, analyse- og planlægningsfasen og til projektgennemførelse, implementering, projektafslutning og evaluering.

Digital projektmappe med projektoverblik

Projektmappen fungerer lidt ligesom et gammeldags plastik–ringbind med skilleblade og faner, der samler og organiserer projektdokumenter, e-mails, noter mfl. Projektmappen eller delelementer af projektmappen kan nemt og sikkert deles med interne og eksterne samarbejdspartnere.

Project Management life cycle 

Med Project Management life cycle understøttes hele projektets livscyklus fra intelligent projektinitiering til idé-, analyse- og planlægning og videre igennem projektgennemførelsen, implementering, projektafslutning og evaluering. Løsningen understøtter fasestyring af projektlivscyklus samt gatestyring med eksempelvis automatiseret opgavetildeling, notifikationer, kontrolinstans og godkendelsesforløb. 

Automatisering 

Projektstyringsløsningen indeholder muligheden for at automatisere arbejdsgange og notifikationer. Det kan være godkendelsesworkflows, kontrolprocesser i forhold til eksempelvis kvalitetssikring samt notifikationer ved overskridelse af tidsfrister. 

Opgavestyring 

Hold styr på projektopgaverne med effektiv opgavestyring. Opgaverne kan tildeles automatisk, på baggrund af rolle, i forbindelse med projektopstart eller faseskift, eller opgaverne kan tildeles manuelt. Taskmanageren giver et godt overblik over opgavestatus, herunder hvem der har fået tildelt opgaven, hvor langt opgaven er i processen, om tidsfristen er overskredet med mere.  

Skabelonbiblioteket  

Med skabelonbiblioteket kan projektlederen benytte foruddefinerede dokument- og mailskabeloner. Dokument– og mailskabeloner oprettes og vedligeholdes i et centralt bibliotek. Processen ved oprettelse og vedligeholdelse af skabeloner sker nemt og intuitivt ved at benytte Words brevflet–funktion. Skabeloner kan tagges, så de segmenteres i forhold til specifikke projekttyper, så skabeloner udelukkende vises i korrekte sammenhænge. Stamdata fra kunder og kundeoplysninger flettes automatisk ind i et dokument eller i en mail. Hvis man har tilkøbt modulet Express mail- og dokumentjournalisering, kan skabelonbiblioteket tillige tilgås fra Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. 

360 graders projektoverblik 

Projektløsningen giver et 360 graders overblik over projekterne. Løsningen har en række faste visninger f.eks. ”Mine projekter”, ”Mine kunder” samt “Action liste”, der viser, hvilke projekter og opgaver der skal tages action på her og nu. Det kan eksempelvis være overskridelse af deadlines. 

Herudover inkluderer løsningen globale visninger på tværs af projekter og kunder. Visningerne kan raffineres og filtreres i forhold til de metadata, der er registreret på projektet. På den måde kan I kan få overblik over antallet af projekter samt hvordan de fordeler sig; eksempelvis i forhold til projekttyper, kunder, lande og projektansvarlig. Listevisningerne kan suppleres med grafiske PowerBI-visninger (Business Intelligence).