Leverandørstyring i Microsoft 365 og SharePoint
Saml leverandører, aftaler, risikovurderinger, kontroller og dokumentation i en Microsoft 365-baseret leverandørstyringsløsning.
Standardløsning i Microsoft 365:
Leverandørstyringsløsningen er en standardløsning i Microsoft 365, som kan tilpasses til at understøtte en bred vifte af individuelle arbejdsgange og -processer.
Leverandørstyring konfigureres i de to bedste konfigurationsværktøjer på markedet: WorkPoint 365 og Microsoft 365 (SharePoint Online).
Hvad er leverandørstyring?
Leverandørstyringsløsningen giver dig overblik over al relevant information om virksomhedens leverandører, underleverandører og disses produkter, råvarer, certifikater og deklarationer/audits.
Hvorfor vælge leverandørstyring i Microsoft 365?
Når leverandørstyring placeres i Microsoft 365, bliver løsningen en integreret del af den digitale arbejdsplads, medarbejderne allerede bruger. Data, dokumenter, opgaver og ansvar samles i SharePoint, mens Teams, Outlook og Office kan bruges i de daglige arbejdsgange. Det reducerer behovet for særskilte systemer og gør det lettere at arbejde med fælles struktur, sikkerhed, governance og dokumentation. Samtidig kan løsningen udvides med Power Apps, Power Automate og Power BI, så I kan automatisere processer og skabe bedre ledelsesoverblik uden at forlade Microsoft-platformen.
Download prisliste
Kort om Simplitize Leverandørstyring i Microsoft 365
Simplitize Leverandørstyring er en Microsoft 365- og SharePoint-baseret løsning til leverandøroprettelse, klassifikation,
risikovurdering, dokumentstyring, kontraktkobling, evaluering og opfølgning. Løsningen samler leverandører, aftaler, risici, kontroller,
evalueringer og relaterede dokumenter i én struktureret datamodel. Den giver indkøb, compliance, IT, kvalitetsafdelinger, contract management og leverandøransvarlige et fælles overblik over
ansvar, status, deadlines og opfølgning.
Løsningen understøtter leverandørrisici, databehandleraftaler,
rettighedsstyring, dokumentationskrav og sporbar opfølgning.
Den kan udvides med Power Apps, Power Automate, Power BI, Teams, Outlook og Copilot afhængigt af behov.
Leverandørstyringen har tre primære formål:
At sikre leverandørcompliance i forhold til kvalitetskrav, myndighedskrav og krav som følge af certificering
At sikre kvaliteten af produkter der leveres som delkomponenter/ halvfabrikata til produktion, slutprodukter der leveres til virksomheden, og produkter der leveres direkte til slutkunden på vegne af virksomheden
At sikre leverancestabilitet så virksomheden er i stand til at overholde kontraktuelle forpligtelser og efterkomme efterspørgslen fra markedet
Kom rigtigt i gang
Forkort den interne afklaringsproces og få sikkerhed for slutresultatet – og det til en brøkdel af prisen for en tilsvarende løsning.
Kort leveringstid
Kom hurtigt i gang. Standardløsningen konfigureres og installeres på jeres SharePoint Online tenant på under 30 dage.
Sikkerhed & tryghed igennem hele processen
Ingen overraskelser eller skjulte omkostninger. Du ved, hvad du får, og hvad det koster. Fastdefineret og transparent løsnings- og leverancekoncept.
Nem at tilpasse
Standardløsningen kan bruges, som den er, eller som et godt udgangspunkt for en mere kompleks forretningsløsning.
Fremtidssikret platform
Mulighed for at vokse i løsningen. Start i et hjørne og byg ud og byg til med yderligere forretningsmoduler og features.
Sådan fungerer løsningen i
praksis
Løsningen understøtter leverandøroprettelse, klassifikation, risikovurdering, dokumentstyring, kontraktkobling, evaluering og opfølgning. Brugeren arbejder med en fast datamodel, hvor leverandører, aftaler, risici, kontroller, evalueringer, dokumenter kobles sammen med relevante dokumenter, opgaver, ansvarlige og deadlines. Det giver et samlet overblik over status og gør det muligt at følge processen fra oprettelse til afslutning. Samtidig kan notifikationer, godkendelser og opfølgning automatiseres, så manuelle processer reduceres og vigtige aktiviteter ikke forsvinder i mailbokse eller lokale mapper.
Kundecases
Leverandørstyring til ISO-certificerede virksomheder
Leverandørstyring til virksomheder som er certificeret med eksempelvis ISO 14001, ISO 9001 og/eller ISO 45001.
Leverandørstyringsløsningen sikrer, at ISO-certificerede virksomheder lever op til ISO-standardens krav til styring af kvaliteten hos leverandører og disses leverancer. Løsningen sikrer, at virksomheden overholder sine forpligtelser i forhold til certifikatkrav og auditering af leverandører; herunder at leverancer overholder gældende kvalitetskrav, retningslinjer og processer i forhold til produkter og ydelser.
Leverandørstyring til BSE-certificerede
fødevarevirksomheder
BSE-certificerede fødevarevirksomheder skal løbende foretage leverandør-audits. Leverandørstyringen gør det nemt for fødevarevirksomheder at indsamle nødvendige leverandørinformationer og leverandørcertifikater. Løsningens digitale spørgeskema hjælper leverandøren med at indberette korrekte og fyldestgørende data.
Gratis whitepaper:
Leverandørstyring
– et spadestik dybere
Hent whitepaper og få:
- $Introduktion til Leverandørstyring i Microsoft 365
- $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte hovedmoduler
- $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte tillægsmoduler
- $Skærmprint fra Leverandørstyringsløsningen, der viser løsningens hovedelementer
Leverandørstyringsløsningen består af følgende grundmoduler samt tillægsmoduler:
Leverandørstyringsløsningen består af tre grundmoduler:
Løsningen kan udvides med yderligere tre tillægsmoduler:
Datamodel og informationsstruktur
Datamodellen kan opbygges omkring leverandører, aftaler, risici, kontroller, evalueringer, dokumenter, kontaktpersoner, opgaver. Hvert element kan have metadata, ansvarlig, status, dokumenter, historik, relationer og opgaver. Det betyder, at organisationen får en fælles struktur for registrering, søgning, filtrering og rapportering. Når informationerne er struktureret i SharePoint, kan de genbruges i visninger, dashboards, automatiseringer og rapporter på tværs af afdelinger og ledelsesniveauer.
Governance, sikkerhed og compliance
Simplitize Leverandørstyring kan indgå i organisationens eksisterende Microsoft 365-governance. Adgang kan styres med Microsoft Entra ID, Microsoft 365-grupper og SharePoint-rettigheder, så brugerne kun ser og redigerer de oplysninger, de har behov for. Løsningen understøtter leverandørrisici, databehandleraftaler, rettighedsstyring, dokumentationskrav og sporbar opfølgning. Det gør det lettere at dokumentere ansvar, ændringer og beslutninger og samtidig arbejde inden for kendte rammer for sikkerhed, databeskyttelse og compliance.
Moduler
Leverandørmodul
Grundmodulet leverandører indeholder leverandørinformationer og dashboards til monitorering af leverandør-compliance. Leverandørens stamdata kan indtastes manuelt, hentes fra ERP-systemet eller oprettes og vedligeholdes af leverandøren selv igennem leverandørportalen.
Læs mere om indholdet leverandørmodulet
Leverandørmodulet indeholder blandt andet:
- Leverandøroverbliksside: Overblik over alle stamdata, dokumenter, certifikater og registreringer på leverandøren.
- Leverandørstatus: Stadiestyring til angivelse af status for leverandører
- Leverandøroversigt: Oversigt på tværs af leverandører med filtreringsmuligheder på alle registrerede leverandørdata.
- Leverandørkontakter: Overblik over kontaktpersoner hos leverandørerne.
- Produktionslokationer: Overblik over leverandørens produktionslokationer.
Spørgeskema modul
Grundmodulet leverandørspørgeskema indeholder digitalt leverandørspørgeskema til leverandørdeklaration og auditering. Leverandørdeklarationsprocessen er automatiseret, så leverandøren guides igennem spørgsmålene og adviseres ved tidsoverskridelse og mangelfuld udfyldelse.
Læs mere om indholdet i spørgeskemamodulet
Leverandørspørgeskemamodulet indeholder blandt andet:
- Foruddefinerede spørgeskemaer: Spørgsmålene i spørgeskemaet defineres af virksomheden i forhold til kriterier og kvalitetskrav, som leverandøren skal efterleve.
- Typebestemte spørgeskemaer: Udarbejdelse af spørgeskemaer målrettet leverandørsegmenter, produkttyper, lande og sprogvarianter.
- Mailnotifikation: Leverandøren udfylder spørgeskemaet ved at følge et link, som sendes via mail til leverandøren.
- Automatisk advisering: Leverandøren modtager en mail, hvis tidsfristen for indberetningen overskrides.
- Intuitiv guide: Leverandøren guides intuitiv igennem udfyldelsesprocessen, så det sikres, at alle spørgsmål udfyldes korrekt.
- Automatisk udsendelse: Udsend spørgeskemaer med faste tidsintervaller til foruddefinerede målgrupper.
Certifikatsmodul
Grundmodulet certifikater indeholder certifikatstyring; herunder upload-funktion af certifikater og administration og overvågning af tidsfrister samt certifikatudløb.
Læs mere om indholdet i certifikater modulet
Certifikatmodulet indeholder blandt andet:
- Leverandøruploadfunktion: Upload-funktion så leverandøren kan uploade sine certifikater.
- Certifikatbibliotek: Opbevaring og registrering af certifikater og metadata på certifikater.
- Certifikatgruppering. Gruppering af certifikater i forhold til certifikattype.
- Certifikatoversigt: Oversigt på tværs af certifikater med filtreringsmuligheder på alle registrerede certifikatdata.
- Overvågning: Overvågning over manglende certifikater og certifikatudløb på den enkelte leverandør og global overvågning på tværs af leverandører.
- Advisering: Automatisk mailadvisering til leverandører når certifikater skal fornyes.
Tillægsmoduler
Kontraktmodul
Modulet Kontrakter indeholder de kontrakter, som virksomheden har indgået med kunder, leverandører og samarbejdspartnere. Kontraktmodulet er et undermodul til grundmodulet Virksomheder. Det betyder, at kontrakterne vises under virksomhederne.
Læs mere om indholdet i kontraktmodulet
Kontraktmodulet indeholder blandt andet:
- Kontraktoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på kontrakten.
- Kontraktkategorisering: Registrering og overblik over kontrakttyper.
- Kontraktstatus: Stadiestyring til angivelse af status for kontrakterne og styring af kontraktcyklus.
- Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines og kontraktudløb samt advisering til den kontraktansvarlige.
- Kontraktoversigt: Oversigt på tværs af kontrakter med filtreringsmuligheder på alle registrerede kontraktdata.
- Kontaktoverblik: Overblik over kontaktpersoner på leverandørkontrakter.
- Fritekstsøgning: Fremsøgning i leverandørkontrakter, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.
Leverandørportal
Tillægsmodulet leverandørportal indeholder en browserbaseret leverandørportal, som leverandørerne kan logge ind på og dermed få overblik over egne leverandørdata og lave selvbetjening.
Læs mere om indholdet i leverandørportalen
Leverandørportalen indeholder blandt andet:
- Overblik: Leverandøren har igennem portalen overblik over egne data, registreringer, deadlines, produkter og certifikater.
- Redigering: Adgang til redigering og opdatering af eksempelvis leverandør- og produktdata.
- Registreringer: Adgang til registrering af nye produkter og besvarelse af spørgeskema.
- Upload: Upload-funktion til upload af certifikater.
Produktmodul
Tillægsmodulet produkter indeholder produktinformationer og dashboard til monitorering af produkter og halvfabrikat, som skal indgå i virksomhedens produktion.
Læs mere om indholdet i produktmodulet
Produktmodulet indeholder blandt andet:
- Produktregistreringer: Registrering af produktinformation, indholdsdeklaration mv.
- Produktkategoriseringer: Kategoriseringer af produkter.
- Oversigt: Oversigt over råvarer, komponenter og ingredienser.
- Produktoverblik: Overblik på tværs af produkter med filtreringsmuligheder på alle registrerede produktdata.
FAQ om projektstyring i Microsoft 365
Overblik og formål
Hvad er Simplitize Leverandørstyring i Microsoft 365?
Simplitize Leverandørstyring er en leverandørstyringsløsning i microsoft 365 og sharepoint, der samler leverandører, aftaler, risici, kontroller, evalueringer og relaterede arbejdsgange i jeres eksisterende Microsoft 365- og SharePoint-miljø. Formålet er at give organisationen en fælles platform til leverandøroprettelse, klassifikation, risikovurdering, dokumentstyring, kontraktkobling, evaluering og opfølgning, så arbejdet bliver mere struktureret, søgbart og dokumenteret.
Hvem er leverandørstyring i Microsoft 365 relevant for?
Løsningen er relevant for indkøb, compliance, IT, kvalitetsafdelinger, contract management og leverandøransvarlige. Den er særligt relevant, når organisationen ønsker at arbejde i Microsoft 365 frem for at indføre endnu et separat fagsystem, og når der er behov for fælles struktur, ansvar, opfølgning og dokumentation.
Hvilke problemer løser løsningen?
Løsningen adresserer typisk manglende overblik over leverandører, aftaler, risici, kontroller, dokumentation, evalueringer og opfølgning. Ved at samle informationer, dokumenter, opgaver og status i én model bliver det nemmere at finde viden, følge op på deadlines og sikre ensartede processer på tværs af organisationen.
Hvornår bør man vælge en Microsoft 365-baseret løsning frem for et separat system?
En Microsoft 365-baseret løsning er relevant, når organisationen allerede arbejder i SharePoint, Teams, Outlook og Office, og når leverandørstyring skal integreres i den digitale arbejdsplads. Fordelen er, at brugerne arbejder i kendte værktøjer, mens data, dokumenter og rettigheder håndteres inden for den eksisterende Microsoft 365-governance.
Funktionalitet og arbejdsgange
Hvilke hovedfunktioner indeholder Simplitize Leverandørstyring?
Løsningen kan indeholde registre, overblikssider, dokumentbiblioteker, metadata, statusfelter, ansvarlige, opgaver, frister, notifikationer, skabeloner, godkendelser, dashboards og rapportering. De konkrete moduler tilpasses ud fra jeres arbejdsgange for leverandørstyring.
Hvordan understøtter løsningen den daglige arbejdsgang?
Løsningen understøtter den daglige arbejdsgang ved at samle leverandøroprettelse, klassifikation, risikovurdering, dokumentstyring, kontraktkobling, evaluering og opfølgning i et fast workflow. Brugerne kan se, hvad de er ansvarlige for, hvilke sager eller elementer der kræver handling, hvilke dokumenter der hører til, og hvilke deadlines eller statusændringer der skal følges op på.
Hvordan skaber løsningen overblik?
Overblik skabes gennem filtrerbare lister, visninger, dashboards og rollebaserede oversigter. Organisationen kan eksempelvis se status på leverandører, ansvarlige personer, åbne opgaver, kommende frister, dokumenter og historik på tværs af enheder og teams.
Kan løsningen automatisere opgaver, notifikationer og godkendelser?
Ja. Løsningen kan udvides med Power Automate, så opgaver, notifikationer, påmindelser, godkendelser og eskaleringer bliver udløst automatisk på baggrund af status, datoer, ansvar eller ændringer i data. Det reducerer manuel opfølgning og øger sandsynligheden for, at vigtige aktiviteter bliver gennemført til tiden.
Hvordan håndteres dokumenter, skabeloner og bilag?
Dokumenter, skabeloner og bilag kan gemmes i SharePoint-biblioteker med metadata, versionering og rettigheder. Det betyder, at dokumenter kobles til relevante leverandører eller arbejdsgange, og at brugerne kan arbejde med Word, Excel, PowerPoint og Outlook uden at forlade Microsoft 365-miljøet.
Microsoft 365, SharePoint og WorkPoint
Hvordan er løsningen bygget i Microsoft 365 og SharePoint?
Løsningen bygges som en struktureret forretningsløsning i SharePoint Online. SharePoint fungerer som datamodel, dokumentplatform og rettighedslag, mens Microsoft 365-komponenter som Teams, Outlook, Office, Power Platform og Microsoft Entra ID kan anvendes til samarbejde, automatisering, rapportering og adgangsstyring.
Hvordan spiller løsningen sammen med Teams og Outlook?
Løsningen kan gøres tilgængelig fra Teams, så brugerne kan arbejde med leverandørstyring i deres eksisterende samarbejdsrum. Outlook kan bruges til mail, møde- og opfølgningsprocesser, og relevante mails eller dokumenter kan journaliseres eller gemmes på de relevante elementer i SharePoint.
Kan løsningen udvides med Power Apps, Power Automate og Power BI?
Ja. Power Apps kan bruges til formularer og brugergrænseflader, Power Automate kan automatisere workflow og notifikationer, og Power BI kan give ledelsesrapportering og dashboards. Det gør løsningen fleksibel, så den både kan starte som en standardløsning og videreudvikles efter organisationens modenhed og behov.
Kan løsningen leveres med WorkPoint 365?
Ja, løsningen kan leveres som en WorkPoint-baseret standardløsning, hvor WorkPoint 365 anvendes til at strukturere forretningsobjekter, relationer, dokumenter og brugeroplevelse oven på SharePoint. Det er især relevant, når der er behov for en stærk datamodel og en mere fagspecifik arbejdsflade i Microsoft 365.
Governance, sikkerhed og compliance
Hvordan understøtter løsningen rollebaseret adgangsstyring?
Løsningen kan bruge Microsoft 365-grupper, SharePoint-rettigheder og Microsoft Entra ID til at styre, hvem der kan se, redigere og godkende informationer. Rollebaseret adgang gør det muligt at adskille ansvar mellem medarbejdere, ledere, fagansvarlige, administratorer og eksterne parter.
Hvordan understøtter løsningen compliance og dokumentation?
Løsningen understøtter compliance ved at skabe struktur på data, dokumenter, ansvar, status og opfølgning. For leverandørstyring betyder det blandt andet leverandørrisici, databehandleraftaler, rettighedsstyring, dokumentationskrav og sporbar opfølgning. Samtidig kan organisationen dokumentere processer og beslutninger mere systematisk end ved brug af mapper, regneark og individuelle mailbokse.
Er der historik og auditspor i løsningen?
Ja. SharePoint og Microsoft 365 giver mulighed for versionshistorik, ændringshistorik og sporbarhed på dokumenter og listeelementer. Det gør det lettere at se, hvem der har ændret hvad, hvornår ændringen er sket, og hvilke beslutninger eller dokumenter der ligger bag en given status.
Hvordan kan datakvalitet og fælles struktur sikres?
Datakvalitet sikres gennem obligatoriske metadata, faste statusfelter, standardiserede visninger, validering, skabeloner og klare ejerroller. Når leverandører og relaterede data registreres efter samme struktur, bliver det lettere at rapportere, søge og sammenligne på tværs af organisationen.
Implementering, drift og videreudvikling
Hvor hurtigt kan man komme i gang?
En standardiseret Microsoft 365-løsning kan typisk implementeres hurtigere end et tungt specialsystem, fordi den bygger på eksisterende platformskomponenter. Den konkrete tidsplan afhænger af datamodel, tilpasninger, integrationer, datamigrering, governancekrav og interne beslutningsprocesser.
Kan løsningen tilpasses vores organisation?
Ja. Løsningen kan tilpasses jeres begreber, metadata, statusser, roller, visninger, rapporter og arbejdsgange. Det betyder, at leverandørstyring kan understøtte jeres reelle proces uden at miste fordelen ved en standardiseret Microsoft 365-arkitektur.
Rapportering, organisering og ledelsesoverblik
Kan eksisterende data og dokumenter migreres ind i løsningen?
Ja, eksisterende data og dokumenter kan typisk migreres fra mapper, regneark, ældre SharePoint-løsninger eller andre systemer. Før migrering bør der tages stilling til datakvalitet, metadata, dubletter, arkivering, rettigheder og hvilke historiske data der skal med over i den nye løsning.
Hvordan hjælper Simplitize efter implementeringen?
Simplitize kan hjælpe med konfiguration, rådgivning, governance, dokumentation, brugeradoption, videreudvikling, support og drift. Det gør det muligt at starte med en fokuseret løsning og efterfølgende udbygge den med flere moduler, automatiseringer, dashboards eller integrationer.
Har du behov for effektiv leverandørstyring i Microsoft 365
– eller er du blot nysgerrig?
Så tøv ikke med at tage fat i mig til en uforpligtende snak om mulighederne.
