WorkPoint 365

Verdens bedste dokumenthåndterings-system i Microsoft 365

WorkPoint 365

Vi er ikke i tvivl – WorkPoint 365 er det absolut bedste Microsoft 365-baserede dokumenthåndteringssystem på markedet.

WorkPoint 365 er ærkedansk og udvikles af producenten WorkPoint i Esbjerg. WorkPoint 365-produktet blev lanceret som en overbygning til SharePoint on-prem i 2007, og det blev i 2014 relanceret som WorkPoint 365 byggende på SharePoint online.

Vi konfigurerede de første WorkPoint-løsninger tilbage i 2012, og vi har fulgt med i den store udvikling, som producenten og produktet har gennemgået. I dag kan vi uden tøven sige, at WorkPoint 365 er det mest modne og helstøbte Microsoft 365-dokumenthåndteringssystem på markedet. 

Simplitize er WorkPoints guldpartner 

 

”Simplitize tildeles guldpartnerskabet for en enestående præstation hvor de, igennem en årrække, har bevist, at de kan levere stabile samt værdiskabende løsninger af høj kvalitet baseret på WorkPoint 365.

Kunderne er ikke i tvivl om Simplitize’s kompetencer. Det er vi heller ikke hos WorkPoint. Velkommen som Guldpartner”

Hans Ulrik Madsen, Director of Partner Development hos WorkPoint

WorkPoints succes kan aflæses i Devoteams EDH/ESDH-rapport

 

WorkPoints succes kan også aflæses i Devoteams EDH/ESDH-rapport, hvor WorkPoint 365 har været under luppen de sidste tre år.  WorkPoint 365 har stille og roligt arbejdet sig op ad listen, og i 2021-rapporten giver Devoteam WorkPoint 365 topkarakterer på stort set alle parametre. Herved overgår WorkPoint 365 traditionelle dokumenthåndteringsleverandører som Fujitsu eDoc, Cbrain, Workzone og GetOrganized.

Vi vil lige knytte en kommentar til Devoteams vurdering af WorkPoints integration og dataudveksling. WorkPoint ligger native i SharePoint Online og Microsoft 365. Det betyder, at WorkPoint i høj grad benytter SharePoints standard API’er og ikke integrerer med eksempelvis fildelingstjenester som Google Drive og Dropbox Business. Det giver rigtig god mening, at WorkPoint 365 deler og synkroniserer filer via OneDrive for business – sådan skal det være, når man baserer sit produkt på best practice Microsoft. Dog tæller det negativt i Devoteams vurdering. Se Devoteam rapporten i sin helhed her.

 

Kilde: Devoteam ECM/ESDH rapport 2021

360 grader omkring WorkPoint 365 

Der er mange grunde til, at vi anbefaler WorkPoint 365 til vores kunder. Vi vil i det følgende forsøge at komme hele vejen rundt om WorkPoint 365 og anskue WorkPoint ud fra forskellige perspektiver; konsulentens, It-afdelingens og forretningens.  

Konsulenten

Ud fra et konsulentmæssigt perspektiv giver WorkPoint 365 rigtig mange fordele. Når vi arbejder med WorkPoint 365, får vi som konsulenter virkelig meget foræret fra starten, hvilket betyder, at vi kan bruge vores tid på at forstå kundens forretning og konfigurere værdibaserede løsninger i stedet for at kode og udvikle løsninger fra bunden.

Hvis vi skal fremhæve fire fordele, som virkelig gør en forskel for os som konsulenthus, er det disse:

Foruddefineret systemarkitektur

I traditionelle SharePoint projekter bruges der meget tid på at bygge løsningen op fra bunden og opgradere løsningen, når der kommer nye versioner af SharePoint. Når vi bygger løsninger i WorkPoint 365, er hele systemarkitekturen foruddefineret fra start. Det betyder, at vi meget hurtigt kan bygge løsninger og brugbare prototyper.

Modulopbygget 

Vores kunder er ofte på en rejse, og det er lidt forskelligt, hvor langt de er på rejsen, når vi bliver involveret. Men fælles for vores kunder er, at de sjældent kender slutdestinationen, og at rejsen udvikler sig undervejs. Som konsulenter vil vi gerne imødekomme vores kunders behov undervejs på rejsen. Det stiller store krav til løsningens fleksibilitet, omstillingsparathed og skalerbarhed. WorkPoint 365 er modulopbygget og fungerer lidt ligesom legoklodser, som vi kan sammensætte på kryds og tværs. Det betyder, at vi kan tilbygge, udbygge og ombygge løsninger i en uendelighed.

Evergreen

Når man har et traditionelt proprietærsystem, skal løsningen fra tid til anden opgraderes til en nyere version. Det er en tidskrævende og omkostningstung proces. Når løsningen i stedet kører i SharePoint Online og Microsoft 365, bliver man en del af verdens største IT økosystem – med rullende systemopdateringer. Det er nemt, bekvemt og kosteffektivt. Men det stiller store krav til de løsninger, vi leverer, da opdateringerne kan konflikte med løsningskonfigurationen og funktionerne. Og helt galt kan det gå, hvis konsulenten udvikler specielle komponenter, som ikke opdateres automatisk fra Microsoft.

WorkPoint 365 sørger for, at systemet hele tiden er opdateret i forhold til opdateringerne fra Microsoft, og samtidig tilbyder WorkPoint en lang række standard features og konfigurationsmuligheder, som ikke findes i standard SharePoint Online og Microsoft 365. Det betyder, at vi ikke behøver at udvikle specielle komponenter, og at vi har en sikkerhed for, at løsningen performer optimalt i forhold til opdateringer fra Microsoft.

Verdens største IT-værktøjskasse 

Som konsulenter sætter vi en ære i at levere det bedst mulige resultat inden for rammerne af den IT-platform, kunden har valgt. Problemet kan være, at rammerne simpelthen er så begrænsende, at det i praksis er umuligt at levere et tilfredsstillende resultat. WorkPoint 365 er en åben platform, der ligger native inde i Microsoft 365. Det betyder, at vi ikke er begrænsede af mulighederne i WorkPoint 365. Vi kan inddrage hele Microsoft 365-værktøjspaletten i vores arbejde f.eks. Teams, Power-platformen herunder Power Apps, Power Automate (Flows) og Power BI.   

IT-afdelingen

IT-afdelingen har ofte en dobbeltrolle, idet de på den ene side skal imødekomme de enkelte forretningsenheders behov for systemunderstøttelse og på den anden side har en opgave i at sikre et sundt systemlandskab. Der er navnlig tre hovedårsager til, at IT-afdelingen anbefaler WorkPoint 365 internt i organisationen.

Understøttelse af Microsoft 365-strategi  

Langt de fleste virksomheder i Danmark har en Microsoft-strategi. Derfor giver det ofte rigtig god mening for IT-afdelingen at anbefale WorkPoint 365, når forretningen efterspørger et nyt IT-system. WorkPoint 365 anvender alle værktøjerne, der er til rådighed, i Microsoft 365-værktøjskassen. Det betyder, at I som virksomhed får det fulde udbytte af den investering, der er gjort i Microsoft 365, samt gør det nemmere at få brugerne til at adoptere de enkelte Microsoft-værktøjer til gavn for produktiviteten, kvaliteten og arbejdsglæden.  

Èn platform på tværs af forretningsbehov 

Mange virksomheder kæmper med fragmenterede og tilsandede IT-systemlandskaber. Tendensen går imod færre standardiserede applikationer, men når man erstatter specialiserede applikationer med standardsystemer, mødes man ofte med modstand fra forretningen. For standard betyder som regel, at forretningen skal indgå kompromisser og ender op med en middelmådig løsning, der ikke fuldt ud møder behovet.

Men sådan behøver det ikke at være. Med WorkPoint 365 får I både i pose og sæk. WorkPoint er en standard applikation, der adderes Microsoft 365. WorkPoint har med deres modulopbygning lavet lidt af en genistreg. Modulopbygningen betyder nemlig, at man kan opbygge løsninger, der kan understøtte forskellige forretningsmæssige behov og automatisere specifikke arbejdsprocesser. Dvs. at I kan have én IT-platform til systemunderstøttelse af eksempelvis sagsbehandling, projekterkontrakter, HR og kvalitet/ledelsessystem.

Eksempelvis har vi leveret tyve forskellige forretningsløsninger til Grundfos, der understøtter så forskelligartede behov som test af pumper og komponenter, sagshåndtering af juridiske sager og håndtering af projekter og selskaber. Alt sammen på én og samme WorkPoint 365-platform, der er fuld skalerbar, og som styrer governance på tværs af løsningerne. Det er smart, og det bedste er, at I ikke behøver at tænke alle behov ind fra start. I kan starte i et hjørne af forretningen og så bygge til efterhånden, som I bliver klar.

Fuld AD adgangsstyring 

WorkPoint 365 baserer sig fuldt ud på Azure AD. Det betyder single-sign on, og at WorkPoint 365s rolle og rettighedsmodel fuldt ud styres af Azure AD. Herudover gør WorkPoint 365 det nemmere at styre rettighederne i forbindelse med ekstern deling af sager, projekter, mapper, dokumenter mm.

Forretningen

Forretningsenhedernes vigtigste opgave er at drive en sund og effektiv forretning. IT-systemerne har til formål at understøtte dette mål. Forretningens primære interesse i IT -systemet er i grove træk at sikre nem og sikker adgang til relevant information, procesunderstøttelse af arbejdsopgaver, gode og værdiskabende arbejdsværktøjer og kvalitetssikring af de opgaver, der udføres. 

Hvis vi skal fremhæve fire fordele, som virkelig gør en forskel for forretningen, er det disse: 

Arbejd i alle de kendte Microsoftprogrammer 

Når man arbejder i et proprietærsystem, arbejder man enten indenfor rammerne af systemet eller udenfor systemet i Microsoft 365. Sådan er det ikke i WorkPoint 365. WorkPoint 365 ligger native i Microsoft 365. Det betyder, at brugeren har sømløs adgang til alle de velkendte Microsoftværktøjer, når de arbejder inde i WorkPoint 365løsningen. Man kan arbejde med sager, projekter, kontrakter mv. direkte i Teams, lave opgavestyring i Microsoft Tasks, Planner og To-Do, arbejde i Officeprogrammerne Outlook, Word, Excel og PowerPoint samt skabe overblik med Power BI og meget andet. 

GDPR Compliance 

Det kan være vanskeligt at indføre processer omkring overholdelse af virksomhedens GDPR-politikker. I WorkPoint 365 er det muligt at indarbejde GDPR-politikkerne som en automatisk del af arbejdsprocessen; eksempelvis for at sikre, at sletteregler overholdes (retention time) og sikre korrekt klassifikation og styring af rettigheder. Ligeledes er der indbygget revisionsspor på alle hændelser, der sker i systemet. Det letter arbejdet for den enkelte medarbejder og minimerer muligheden for fejl. 

Understøttelse af arbejdsprocesser  

I WorkPoint 365 kan du styre projekter, kontrakter, sager mv. sikkert igennem faserne med WorkPoints stadiestyring. Stadiestyringen understøtter jeres egne arbejdsprocesser og kan understøtte forskelligartede procesflows. Stadiestyringen kan kombineres med gates, kvalitetssikring, advisering, godkendelse, opgaver, tjeklister, rapportering og automatisering af processer med Power Apps og Power Automate/Flows. 

Nem og intuitiv mail-journalisering 

Workpoint Express er et plugin, der fungerer i Office-programmerne Outlook, Word, Excel og PowerPoint. I WorkPoint Express er det muligt at løse 80% af arbejdsopgaverne i Office-programmerne; for eksempel at oprette, fremsøge, åbne og arbejde med sager, projekterkontrakter, dokumenter, mails og brevskabeloner. I Outlook kan man nemt drag and droppe mails og dokumenter til sager, projekter og kontrakter. Det er ligeledes muligt at benytte intelligente forslag fra systemet til journalisering og autojournalisering. 

WorkPoint gør det nemmere at skabe og dele viden

Kontraktstyring i WorkPoint 365  

Med WorkPoint Kontraktstyring kan virksomhedens medarbejdere nemt udarbejde kontrakter, administrere godkendelser digitalt og se, hvem der har ændret hvad og hvornår.

Projektstyring i WorkPoint 365

WorkPoint Projektstyring gør det nemt for medarbejdere at gennemføre og dokumentere projekter fra start til slut og giver et retvisende overblik den samlede projektportefølje. 

HR-løsning i WorkPoint 365

WorkPoint 365 til styring af dine HR-opgaver er en samlet løsning, der giver effektive arbejdsgange og et komplet overblik over alle medarbejdere og HR-relaterede opgaver.

Skal vi konfigurere jeres WorkPoint løsning?

Vi har igennem de seneste otte år konfigurereret WorkPointløsninger til en lang række virksomheder, og vores konsulenter er certificerede i at opsætte løsningerne. Vi konfigurerer både nye WorkPoint-løsninger fra bunden og videreudvikler eksisterende WorkPointløsninger leveret af en anden leverandør.