Effektiv dokumenthåndterings system i Microsoft 365
Effektiv Compliance Management, organisering, opbevaring, søgning og deling af dokumenter og filer.
Document Management systemet
Viden er virksomheden vigtigste ressource. Generering, opbevaring og deling af viden er derfor afgørende for, at virksomheden opnår succes. Dokumenthåndteringssystemet er krumtappen i virksomhedens arbejde med at organisere, beskytte og dele kritiske dokumenter og data.
Dokumenthåndteringssystemet består af tre discipliner, der tilsammen dækker behovet for at håndtere, styre og organisere virksomhedens kritiske dokumenter. Hjertet i løsningen er Document Management. Dokumenthåndteringen understøttes af Compliance Management og Content Management.
Sammen sikrer disse tre discipliner, at virksomheden har 100% styr på håndteringen af kritiske dokumenter og data:
Compliance Management
sikrer, at dokumenter håndteres i overensstemmelse med lovgivning og interne regler. Adgangsstyring og governance beskytter mod uautoriseret adgang og sikrer korrekt opbevaring. Resultatet er høj datasikkerhed og fuld compliance.
Document Management
giver redskaber til effektiv organisering, lagring og hurtig genfinding af dokumenter. Versionering, metadata og indeksering skaber struktur, styrker samarbejdet og optimerer informationshåndteringen. Resultatet er mere strømlinede processer og øget produktivitet.
Content Management
strukturerer og håndterer indhold på tværs af områder som projekter, kontrakter, kunder og sager. Indhold organiseres i klare typer og kontekster, så det matcher forretningens behov. Resultatet er bedre overblik og ensartet struktur.
Funktionerne i Document Management systemet
Document Management (Dokumentstyring)
Dokumenthåndtering er kernen i løsningen. Dokumenthåndteringssystemet sikrer effektiv organisering, opbevaring, søgning og deling af dokumenter og filer.
Discipliner i Document Management:
Versionsstyring
Dette sikrer, at dokumenter automatisk gemmes og versioneres. Når der foretages opdateringer af et dokument, registreres ændringerne automatisk og gemmes som en ny version.
Dokumentrevision
Systemet gemmer versions- og ændringshistorik og sikrer hermed sporbarhed. Dokumenter gemmes automatisk som en separat version af dokumentet, og tidligere visioner kan altid fremsøges. Dette gør det nemt at spore, hvornår ændringer blev foretaget, og hvem der har foretaget ændringerne i de enkelte versioner af dokumentet.
Sikkerhed og adgangsstyring
Sikkerhed og adgangsstyring beskytter dokumenter mod uautoriseret adgang og sikrer, at kun autoriserede personer kan se og redigere i dokumenterne. Sikkerhedsniveauerne kan variere baseret på følsomheden af dokumenterne.
Metadata og kategorising
Metadata og kategorisering gør dokumenter søgbare og sikrer en logisk organisering. Ved at tilføje metadata som kundenavn, dato, afdeling, type og forfatter bliver det nemt at finde dokumenter via søgning og filtrering. Dokumenter kan også opdeles efter type eller klassifikation.
Dokumentindeksering og søgning
Dokumentindeksering og søgning gør det muligt at finde dokumenter hurtigt ved hjælp af søgefunktioner, filtrering og dokumentindeksering. F.eks. kan dokumenter fremsøges via fritekstsøgning eller projektnavn, forfatter, dokumenttype eller andre registrerede metadata.
Arbejdsganghåndtering
Arbejdsgangshåndtering muliggør oprettelse og styring af arbejdsgange til godkendelse og automatisering i forbindelse med dokumenthåndteringen. F.eks. i forbindelse med en automatisk godkendelsesproces, hvor godkenderne modtager meddelelser og kan godkende dokumenter i en bestemt rækkefølge.
Standardløsninger i WorkPoint 365 fra Simplitize
Vi tilbyder en række standardløsninger, som kan tilpasses til at matche netop din virksomheds behov.
Klik på ikonerne for at læse mere om de forskellige løsninger.
Projektstyring
Projektlederen understøttes gennem hele projektforløbet fra projektinitiering, igennem planlægningsfasen og til projektgennemførelse.
Kontraktstyring
Kontraktmanageren understøttes i hele kontraktprocessen fra kontraktudarbejdelse, igennem kontraktindgåelsesprocessen og til kontraktudløb og genforhandling.
Sagsstyring
Sagsbehandleren understøttes gennem sagsgangene fra sagsoprettelse, igennem godkendelsesforløb og kvalitetssikring og til sagsafslutning.
Leverandørstyring
Få overblik over al relevant information om virksomhedens leverandører, underleverandører og disses produkter, råvarer, certifikater og deklarationer/audits.
HR-løsning
Strømlin processer som rekrutering, onboarding, fastholdelse og offboarding og få nem oversigt over medarbejderrelavante dokumenter og emails.
QMS-løsning
Et effektivt værktøj til at dele viden, monitorere indsatser, kontrollere indsatsområder, opdage og advisere ved afvigelser, og implementere forbedreringer.
Salgsstyring
En løsning, som understøtter eks. B2B-, B2C- og partnersalg, og som sikrer overblik over salgsprocessen, styr på salgspipeline og målrettet salgsopfølgning.
Compliance Management
Compliance Management sikrer overholdelse af lovgivning, regler og interne retningslinjer i forhold til dokumenter og data. Compliance Management er afgørende for at undgå juridiske udfordringer og sikre, at organisationen overholder relevante krav.
Discipliner i Compliance Management:
Regelstyring
Regelstyring gør det muligt at opsætte regler, der sikrer, at dokumenter og data overholder alle relevante love og standarder. Eksempelvis, ved overholdelse af persondataforordningen (GDPR), hvor man i systemet kan sætte regler op for korrekt håndtering, lagring og sletning (retention politikker) af persondata samt notifikationer ved databrud.
Rapportering og overvågning
Det sikrer analysering, rapportering og overvågning af data, der afviger fra normen for at identificere potentielle risici og mangler. Eksempelvis, kan du oprette rapporter, der viser, hvor godt din organisation overholder bestemte standarder, lovgivning eller interne regler. Det kan gøres ved for eksempel at måle på antallet af dokumenter, der er blevet godkendt eller opdateret i henhold til en given regel. Dette hjælper med at identificere områder, der kræver skærpet opmærksomhed.
Revisionsspor
Dette sikrer registrering af alle ændringer i dokumenter og deres godkendelseshistorik til revision og sporbarhed. Eksempelvis, når en medarbejder ændrer i en kontrakt, oprettes der en revisionssti, som viser, hvem der har foretaget ændringerne, hvornår det blev gjort, og hvad der blev ændret. Dette giver mulighed for revisorer at spore ændringer og validere overensstemmelse.
Godkendelses- og autorisationskontrol
Denne funktion rummer håndtering af godkendelsesprocesser i forhold til følsomme/fortrolige dokumenter og administrering af adgangen til disse. Eksempelvis, hvis en kontrakt kræver godkendelse fra flere interessenter, og systemet skal sikre, at kun de autoriserede personer kan ændre kontraktens indhold, mens andre kun kan se den.
Automatiserede Compliance Workflows
Dette indebærer implementering af automatiserede processer og påmindelser sikrer, at alle complianceopgaver udføres rettidigt. Eksempelvis, hvis en bestemt type dokument kræver årlig revision, kan et automatiseret workflow sende påmindelser til de relevante medarbejdere for at sikre, at revisionen udføres rettidigt og i overensstemmelse med retningslinjerne.
Dokumentklassificering
Klassificering af dokumenter baseres på deres følsomhedsniveau og krav til beskyttelse og fortrolighed. Eksempelvis finansielle rapporter, fortrolige kontrakter eller ansættelseskontrakter, der kan klassificeres som “fortrolige”. Dette indebærer skærpede adgangs- og godkendelseskontroller for at beskytte data i disse dokumenter.
Læs kundecases om vores WorkPoint-løsninger
Content Management
Content Management omfatter organisering, styring og sikring af dokumenter i forskellige indholdskategorier inden for organisationen. Dette gør det nemt at finde og dele relevante data og dokumenter inden for forskellige forretningsområder af din virksomhed. Områderne inden for Content Management giver organisationer mulighed for at administrere forskellige typer indhold på en kontekstbaseret og velstruktureret måde.
Forretningsområder i Content Management:
Klar til at få overblik?
Lad os tage en uforpligtende snak og se, hvordan vi kan hjælpe jer videre
