Dokumenthåndtering

Effektiv dokumenthåndtering i Microsoft 365

Document Management systemet

Viden er virksomheden vigtigste ressource. Generering, opbevaring og deling af viden er derfor afgørende for, at virksomheden opnår succes. Dokumenthåndteringssystemet er krumtappen i virksomhedens arbejde med at organisere, beskytte og dele kritiske dokumenter og data.

Document Management løsningen består af tre discipliner, der tilsammen dækker behovet for at håndtere, styre og organisere virksomhedens kritiske dokumenter. Hjertet i løsningen er Document Management. Dokumenthåndteringen understøttes af Compliance Management og Content Management.

Sammen sikrer disse tre discipliner, at virksomheden har 100% styr på håndteringen af kritiske dokumenter og data:

Document Management giver dig redskaberne til effektivt at organisere, opbevare og finde dokumenter hurtigt og nemt. Versionering, metadata og indeksering hjælper organisationen med styre dokumenterne og forbedre informationsbearbejdningen og samarbejde. Resultatet er strømlinede dokumentstyringsprocesser og øget produktiviteten.

Compliance Management sikrer, at dokumenterne opbevares og håndteres i henhold til lovgivningen samt i overensstemmelse virksomhedens regler, processer og politikker. Resultatet er, at virksomhedens dokumenter er compliance og beskyttet mod uautoriseret adgang.

Content Management organiserer og håndterer forskellige typer indhold i specifikke indholdsgrupper, såsom kvalitet, medarbejdere, leverandører, kunder, kontrakter, projekter og sager. Dette giver dig mulighed for at håndtere dokumenterne i forhold til specifikke behov inden for indholdsmæssige- og organisatorisk afgrænsede områder. Resultatet er, at dokumenterne organiseres i forskellige indholdstyper på en struktureret måde.

Funktionerne i Document Management systemet  

Document Management (Dokumentstyring)

Dokumenthåndtering er kernen i løsningen. Document Management sikrer effektiv organisering, opbevaring, søgning og deling af dokumenter og filer.

Discipliner i Document Management:

Versionsstyring

Dette sikrer, at dokumenter automatisk gemmes og versioneres. Når der foretages opdateringer af et dokument, registreres ændringerne automatisk og gemmes som en ny version.

Dokumentrevision

Systemet gemmer versions- og ændringshistorik og sikrer hermed sporbarhed. Dokumenter gemmes automatisk som en separat version af dokumentet, og tidligere visioner kan altid fremsøges. Dette gør det nemt at spore, hvornår ændringer blev foretaget, og hvem der har foretaget ændringerne i de enkelte versioner af dokumentet.

Sikkerhed og adgangsstyring

Sikkerhed og adgangsstyring beskytter dokumenter mod uautoriseret adgang og sikrer, at kun autoriserede personer kan se og redigere i dokumenterne. Sikkerhedsniveauerne kan variere baseret på følsomheden af dokumenterne.

Metadata og kategorising

Metadata og kategorisering gør dokumenterne søgbare og sikrer en effektiv og logisk organisering af dokumenterne. Dokumenterne tildeles relevante metadata som f.eks. kundenavn, dato, afdeling, type, forfatter, hvilket gør det let at finde dokumenter ved at søge og filtrere i forhold til disse kriterier. Dokumenterne kan kategoriseres i forhold til dokumenttype eller klassificering.

Arbejdsganghåndtering

Arbejdsgangshåndtering muliggør oprettelse og styring af arbejdsgange til godkendelse og automatisering i forbindelse med dokumenthåndteringen. F.eks. i forbindelse med en automatisk godkendelsesproces, hvor godkenderne modtager meddelelser og kan godkende dokumenter i en bestemt rækkefølge.

Dokumentindeksering og søgning

Dokumentindeksering og søgning gør det muligt at finde dokumenter hurtigt ved hjælp af søgefunktioner, filtrering og dokumentindeksering. F.eks. kan dokumenter fremsøges via fritekstsøgning eller projektnavn, forfatter, dokumenttype eller andre registrerede metadata.

Skabelonbiblioteket

Skabelonbiblioteket gør det nemt for medarbejderne at tilgå og anvende virksomhedens brevskabeloner. Brevskabelonerne styres og vedligeholdes centralt. På den måde sikres det, at brevskabelonerne overholder virksomhedens politikker og retningslinjer. Se video her

Standardløsninger i WorkPoint 365 fra Simplitize

Vi tilbyder en række standardløsninger, som kan tilpasses til at matche netop din virksomheds behov.

Klik på ikonerne for at læse mere om de forskellige løsninger.

Projektstyring

Projektlederen understøttes gennem hele projektforløbet fra projektinitiering, igennem planlægningsfasen og til projektgennemførelse.

Kontraktstyring

Kontraktmanageren understøttes i hele kontraktprocessen fra kontraktudarbejdelse, igennem kontraktindgåelsesprocessen og til kontraktudløb og genforhandling. 

Sagsstyring

Sagsbehandleren understøttes gennem sagsgangene fra sagsoprettelse, igennem godkendelsesforløb og kvalitetssikring og til sagsafslutning.

Leverandørstyring

Få overblik over al relevant information om virksomhedens leverandører, underleverandører og disses produkter, råvarer, certifikater og deklarationer/audits. 

HR-løsning

Strømlin processer som rekrutering, onboarding, fastholdelse og offboarding og få nem oversigt over medarbejderrelavante dokumenter og emails.

QMS-løsning

Et effektivt værktøj til at dele viden, monitorere indsatser, kontrollere indsatsområder, opdage og advisere ved afvigelser, og implementere forbedreringer.

Salgsstyring

En løsning, som understøtter eks. B2B-, B2C- og partnersalg, og som sikrer overblik over salgsprocessen, styr på salgspipeline og målrettet salgsopfølgning.

Compliance Management

Compliance Management sikrer overholdelse af lovgivning, regler og interne retningslinjer i forhold til dokumenter og data. Compliance Management er afgørende for at undgå juridiske udfordringer og sikre, at organisationen overholder relevante krav.

Discipliner i Compliance Management:

Regelstyring

Regelstyring gør det muligt at opsætte regler, der sikrer, at dokumenter og data overholder alle relevante love og standarder. Eksempelvis, ved overholdelse af persondataforordningen (GDPR), hvor man i systemet kan sætte regler op for korrekt håndtering, lagring og sletning (retention politikker) af persondata samt notifikationer ved databrud.

Revisionsspor

Dette sikrer registrering af alle ændringer i dokumenter og deres godkendelseshistorik til revision og sporbarhed. Eksempelvis, når en medarbejder ændrer i en kontrakt, oprettes der en revisionssti, som viser, hvem der har foretaget ændringerne, hvornår det blev gjort, og hvad der blev ændret. Dette giver mulighed for revisorer at spore ændringer og validere overensstemmelse.

Rapportering og overvågning

Det sikrer analysering, rapportering og overvågning af data, der afviger fra normen for at identificere potentielle risici og mangler. Eksempelvis, kan du oprette rapporter, der viser, hvor godt din organisation overholder bestemte standarder, lovgivning eller interne regler. Det kan gøres ved for eksempel at måle på antallet af dokumenter, der er blevet godkendt eller opdateret i henhold til en given regel. Dette hjælper med at identificere områder, der kræver skærpet opmærksomhed.

Automatiserede Compliance Workflows

Dette indebærer implementering af automatiserede processer og påmindelser sikrer, at alle complianceopgaver udføres rettidigt. Eksempelvis, hvis en bestemt type dokument kræver årlig revision, kan et automatiseret workflow sende påmindelser til de relevante medarbejdere for at sikre, at revisionen udføres rettidigt og i overensstemmelse med retningslinjerne.

Dokumentklassificering

Klassificering af dokumenter baseres på deres følsomhedsniveau og krav til beskyttelse og fortrolighed. Eksempelvis finansielle rapporter, fortrolige kontrakter eller ansættelseskontrakter, der kan klassificeres som “fortrolige”. Dette indebærer skærpede adgangs- og godkendelseskontroller for at beskytte data i disse dokumenter.

Godkendelses- og autorisationskontrol

Denne funktion rummer håndtering af godkendelsesprocesser i forhold til følsomme/fortrolige dokumenter og administrering af adgangen til disse. Eksempelvis, hvis en kontrakt kræver godkendelse fra flere interessenter, og systemet skal sikre, at kun de autoriserede personer kan ændre kontraktens indhold, mens andre kun kan se den.

Læs kundecases om vores WorkPoint-løsninger

Dansk Installations Teknik Nyhus har alle sager med digitalt under armen

Når montørerne er ude på en opgave hos Dansk Installations Teknik Nyhus, er alle dokumenter tilgængelige i den digitale montørmappe på en tablet. Opdateringer ryger direkte tilbage til kontoret, hvor det administrative arbejde er blevet enklere og mere præcist.

Inox holder styr på kunder, sager og reklamationer

Stangstålsgrossisten Inox erstatter langsommelige, manuelle processer med digital sagsstyring, der giver overblik og øger muligheden for at følge op på afvigelser.

Gearet til vækst med strømlinet projekthåndtering

Vækst og udvikling samt friske øjne på rutinerne i hverdagen blev anledningen til, at Andreasen & Hvidberg prioriterede en opgradering af måden, de håndterer projekter.

Enklere administration af komplekse ansættelsesforhold på Aarhus Teater

Medarbejdernes daglige gang på teatret med adgangskoder, arbejdstøj og udstyr er blevet nemmere at håndtere for teatrets administration, og de ansatte træder nu mere ubesværet ind og ud af aftaler takket være en ny HR-løsning.

Energiselskabet Verdo har styr på fjernvarmeleverancen med effektiv sagsstyring og GIS lokation

Hos Verdo er alle sager bundet op på enkeltadresser i virksomhedens sagsstyringsløsning. Overblikket er totalt i GIS og på de enkelte sager kan Verdos medarbejdere nemt tilføje ændringer og trække historik.

Professionel kontraktstyring giver bedre kundeservice hos Verdo

Faste procedurer i et automatiseret flow og nem adgang til et samlet overblik over aftaler gør det enkelt for Verdos medarbejdere at styre egne aftaler og dække ind for hinanden.

Verdo kvalitetssikrer arbejdsgange med ensartet dokumentation og processtyring

Et langt tilløb, grundigt forarbejde og det helt rette teknologiske match betyder, at Verdo i dag kan sætte flueben ved ønsket om én fælles dokumentations- og processtyringsplatform.

Geia Food automatiserer leverandør-audits, herunder informations-, og certifikat-indhentning, med leverandørstyring fra Simplitize

Et ønske om større effektivitet i hverdagen var den direkte anledning til automatisering med Power Apps. I dag er hele Microsoft 365-værktøjskassen i spil, når der løbende optimeres.

Nellemann optimerer HR-rutinerne igennem systematisering og automatisering af arbejdsprocesserne

Optimering af den digitale infrastruktur var formålet, da Nellemann for nogle år siden gik cloud-vejen med Microsoft 365.

NORRIQ opnår høj kvalitet og ensartede arbejdsprocesser med kontraktstyring

I et travlt konsulenthus er der ikke tid til at lede efter aftaledokumenter eller bruge dyrebar tid på at gennemskue, hvilke ændringer der er de seneste. Derfor håndterer NORRIQ alle aftaledokumenter systematisk.

Content Management

Content Management omfatter organisering, styring og sikring af dokumenter i forskellige indholdskategorier inden for organisationen. Dette gør det nemt at finde og dele relevante data og dokumenter inden for forskellige forretningsområder af din virksomhed. Områderne inden for Content Management giver organisationer mulighed for at administrere forskellige typer indhold på en kontekstbaseret og velstruktureret måde.

Forretningsområder i Content Management:

 

 

Kunder

Forretningsområdet kunder omhandler styring af virksomhedens kunder og salgsaktiviteter. Kundestyring indbefatter håndtering kunderelaterede dokumentation og kommunikation. Kundestyring sikrer klarhed og korrekt håndtering af kundeoplysninger, kontrakter, korrespondance og salgsdokumentation.

Læs mere om CRM-løsningen her

Medarbejdere

Forretningsområdet medarbejdere omhandler administration af virksomhedens medarbejdere. Medarbejderadministration indbefatter håndtering af medarbejderrelaterede dokumenter og data relateret til HR-processer. Dette sikrer klarhed og korrekt håndtering af ansættelseskontrakter, løninformation, medarbejderoplysninger, medarbejderudvikling og træningsdokumentation, medarbejderkompetencer mm.

Læs mere om HR løsningen her

Leverandører

Forretningsområdet leverandører omhandler styring af virksomhedens leverandører. Leverandørstyring indbefatter håndtering af leverandørkontrakter, bestillingsordrer, leverandørcertifikater og dokumentation relateret til leverandørforhold og produkter. Dette sikrer klarhed og korrekt gennemførelse af leverancer, aftaler og produktkvalitet. Herunder leverandørcompliance i forhold til overholdelse af lovgivning, interne retningslinjer og certificeringer.

Læs mere om leverandørstyringsløsningen her

Kvalitet

Forretningsområdet kvalitet omhandler styring af virksomhedens kvalitet. Kvalitetsstyring indbefatter administration af dokumentation og procedurer, der er nødvendige for at opretholde og forbedre kvaliteten af virksomhedens produkter eller tjenester. Dette sikrer klarhed og styring af virksomhedens standarder, processer, instruktioner/retningslinjer, politikker, håndbøger, kvalitetskontroller, inspektionsrapporter, Auditrapporter og indrapporteringer af afvigelser, hændelser mm.

Læs mere om QMS/ledelsessystemet her

Kontrakter

Forretningsområdet kontrakter omhandler styring af virksomhedens kontrakter. Kontraktstyring indbefatter organisering og administration af alle former for juridiske kontrakter og aftaler. Kontraktstyring sikrer klarhed og at organisationen overholder kontraktmæssige forpligtelser samt arkiverer kontrakterne i overensstemmelse med interne retningslinjer. Derudover overvåger kontraktstyring også kontraktudløb.

Læs mere om kontraktstyringsløsningen her

Projekter

Forretningsområdet projekter omhandler styring af virksomhedens projekter. Projektstyring omfatter håndtering af projektrelateret dokumentation, såsom projektplaner, rapporter, kommunikation og teamkoordinering. Kontraktstyring sikrer klarhed og letter samarbejde og projektgennemførelse.

Læs mere om projektstyringsløsningen her

Sager

Forretningsområdet sager omhandler styring af virksomhedens sager. Sagsstyring indebærer organisering af dokumenter og bevismateriale i juridiske sager eller sagsbehandling, f.eks. reklamationssager, kunde-, borger-, klient-, medarbejdersager samt reklamationssager mv. Kontraktstyring sikrer klarhed og gør det muligt at spore sagsstatus og administrere juridiske procedurer effektivt.

Læs mere om EDSH/sagstyringsløsningen her

Skal vi konfigurere jeres WorkPoint-løsning?

Vi har igennem de seneste otte år konfigurereret WorkPoint-løsninger til en lang række virksomheder, og vores konsulenter er certificerede i at opsætte løsningerne. Vi konfigurerer både nye WorkPoint-løsninger fra bunden og videreudvikler eksisterende WorkPoint-løsninger, leveret af en anden leverandør.