Dansk Installations Teknik Nyhus har alle sager digitalt

Når montørerne er ude på en opgave, er alle dokumenter tilgængelige i den digitale montørmappe på en tablet. Opdateringer ryger direkte tilbage til kontoret, hvor det administrative arbejde er blevet enklere og mere præcist.

Dansk Installations Teknik Nyhus løser opgaver inden for VVS og ventilation i typehuse og rækkehuse. Virksomheden dækker Fyn, Jylland og dele af Sjælland. For virksomhedens montører og det administrative personale er der mange detaljer at holde styr på.

”Arbejdet med at klargøre materiale til de fysiske montørmapper hver morgen, var blevet for besværligt. Samtidig kunne der gå dage, hvor montørerne kørte rundt med informationer i mappen, som vi skulle bruge på kontoret. Vi havde brug for at digitalisere vores arbejdsgange, hvilket var anledningen til, at vi kontaktede Simplitize” .

– Dorte Mehl, koordinator, Dansk Installations Teknik Nyhus

Nemt for montørerne

Et af de helt afgørende kriterier for Dansk Installations Teknik Nyhus, da de kiggede efter en løsning var, at det skulle være nemt for montørerne.

”Det er jo ikke nok, at det fungerer på en PC for os på kontoret. Det skal være nemt for alle at arbejde med. Simplitize introducerede os for et sagsstyringssystem baseret på WorkPoint, som gav montørerne muligheden for at arbejde i en Power App. Det passede rigtig godt til vores virksomhed og overbeviste os”, fortæller Dorte Mehl.

Virtuelt samarbejde og løbende udvikling

Fokus har været på at få det vigtigste på plads og bygge videre derfra. Bortset fra et enkelt opstartsmøde, har samarbejdet været virtuelt.

“Jeg tænkte, kan det virkelig lade sig gøre, de ligger jo et stykke fra os, men det har bare fungeret virkelig godt med Teams. Vi startede med det, vi som minimum ville have, og så har vi løbende udvidet med ting fra vores ønskeliste. Det fungerer godt for os, at det er en løbende proces, og at vi har en åben linje til Simplitize. Der er altid hurtigt svar, når jeg rækker ud, og vi er klar til det næste”, fortæller Dorte Mehl om samarbejdet.

Udfordring

Kommunikationen mellem kontoret og montørerne var begrænset af den fysiske montørmappe. Informationer, som skulle bruges på kontoret, kunne være flere dage undervejs, og opdateringer på sager var svære at tilgå.

Løsning

For Dansk Installations Teknik Nyhus har Simplitize udviklet en digital montørmappe baseret på en WorkPoint back-end og en Power App front-end, integreret til virksomhedens ERP. Via en tablet har montøren nem adgang til arbejdssedler, instrukser og tegninger.

Resultat

Både på kontoret og ude i marken er der fuldt overblik i realtid. Kommunikationen flyder frit, og der er mindre ventetid. Desuden har montørerne nemmere ved at løse ekstra-opgaver, da de altid har alle data lige ved hånden.

Bedre kommunikation mellem kontor og montører

I dag ved kontoret i realtid alt om, hvad der sker ude på de enkelte sager. Det styrker samarbejdet, at alle hurtigt kan danne sig et overblik.

”Kommunikationen mellem montørerne og kontoret er blevet langt bedre, fordi vi er opdaterede. Det også blevet langt enklere for montørerne, hvis der eksempelvis kommer en ekstra-opgave ind. De kan nemt finde de nødvendige informationer, fordi de har alle sager med elektronisk under armen”, fortæller Dorte Mehl.

Enkelt at arkivere og hente data

Dobbeltindtastninger hører fortiden til, og en integration mellem WorkPoint og Dansk Installations Teknik Nyhus’ ERP-løsning betyder, at alle projekter oprettes med de nødvendige stamdata direkte fra ERP-løsningen. Dokumenter gemmes rigtigt og er nemme at finde.

”Vi kan nemmere håndtere sagerne. Træk-og-slip-muligheden og en god mappestruktur gør det enkelt og intuitivt at arkivere og genfinde dokumenter. Alle de input vi får fra montørerne, har vi også fået god hjælp fra Simplitize til at trække lister på. Det giver et rigtig godt overblik, og vi ved altid, hvor langt vi er med opgaverne”, afslutter Dorte Mehl.