Implementering og brugeradoption
For at sikre den bedst mulige implementering og brugeroplevelse af it-løsningen tilbyder Simplitize rådgivning og support gennem hele processen.
Hvordan kan Simplitize hjælpe med at tilpasse nye it-løsninger til netop din virksomheds behov?
Efter din nye it-løsning er blevet idriftsat, står du muligvis med det problem, at forandringerne ikke er blevet taget særligt godt imod af medarbejderne.
Hvad gør du så fremover?
Vores erfaring siger, at succesraten af implementering af nye it-løsninger i højere grad afhænger af brugernes adoption af løsningen end af løsningens muligheder og begrænsninger i sig selv.
“Løsningen er dermed sagt ikke bedre end brugernes oplevelse. Hvis ikke løsningen præsenteres og gennemgås tilstrækkeligt for medarbejderne, kan det gå ud over deres lyst til at bruge løsningen og endda deres arbejdsmoral”.
Nederfor har vi derfor beskrevet, hvad vi kan tilbyde af konkrete redskaber for at hjælpe brugeren i mål.
Kort om implementering og brugeradoption
Implementering og brugeradoption handler om at sikre, at en ny IT-løsning ikke kun bliver sat i drift, men også bliver forstået, accepteret og brugt rigtigt i hverdagen.
Simplitize hjælper virksomheder med at forankre Microsoft 365-, SharePoint-, WorkPoint- og Power Platform-løsninger gennem kommunikation, brugerinddragelse, undervisning, superbrugere, Hyper Care og løbende opfølgning.
- Teknisk idriftsættelse bliver koblet til konkrete arbejdsgange og brugerbehov.
- Medarbejdere klædes på gennem målrettet undervisning, guides og praksisnær support.
- Superbrugere og ledelse inddrages, så løsningen bliver forankret i organisationen.
- Efter go-live kan Hyper Care, evergreen-møder og erfamøder sikre løbende forbedring.
Implementering som proces
Vi hos Simplitize ønsker, at vores kunder bedst muligt adopterer løsningen og gør den til en naturlig del af deres hverdag. Vi brænder for at skabe værdi hos vores kunder, og det gør vi blandt andet gennem rådgivning i brugeradoption af løsningen, i brugerens involvering, eks. i udformningen af et intranet, og i egenkontrol af løsningerne, så brugeren eks. selv kan ændre, rette og opdatere datafelter.
Implementering og brugeradoption af Microsoft 365-løsninger
En digital løsning skaber først værdi, når medarbejderne forstår den, bruger den og oplever, at den gør hverdagen lettere. Derfor handler implementering ikke kun om teknisk idriftsættelse, men også om kommunikation, brugerinddragelse, undervisning, support og løbende forankring.
Hos Simplitize hjælper vi virksomheder med at implementere Microsoft 365-, SharePoint-, WorkPoint- og Power Platform-løsninger, så løsningen bliver en naturlig del af de daglige arbejdsgange. Vi kombinerer teknisk platformserfaring med praktisk brugeradoption, så organisationen får mere ud af sin investering.
Hvorfor er brugeradoption
afgørende?
Mange IT-projekter lykkes teknisk, men skaber ikke den forventede værdi i forretningen. Det skyldes ofte, at brugerne ikke er blevet tilstrækkeligt involveret, informeret eller trænet i, hvordan løsningen skal bruges i deres konkrete hverdag.
Brugeradoption handler derfor om at bygge bro mellem løsningen og medarbejdernes arbejdsgange. Når brugerne forstår formålet, kender funktionerne og oplever, at løsningen understøtter deres opgaver, stiger sandsynligheden for, at løsningen bliver brugt korrekt og konsekvent.
Hvordan kommer jeg i gang?
Efter go-live er det vigtigt at have fokus på funktionalitet og brugerinddragelse. Derfor tilbyder vi:
Hyper Care: En indledende supportfase, hvor en konsulent monitorerer fejl og behov for tilpasninger.
Kommunikationsplan: Vi hjælper med at planlægge og formidle løsningen, så medarbejderne er informerede og klædt på. Udvalgte brugere fungerer som ambassadører og deler viden videre i organisationen.
Hvordan virker det?
Undervisning og erfaringsdeling er afgørende for en god opstart. Derfor foreslår vi tre initiativer:
Slutbrugerundervisning: Gennemgang af basale funktioner med “klik-for-klik”, så brugerne får et godt fundament.
Walk the floor: Læring i praksis, hvor medarbejdere afprøver løsningen og deler erfaringer, tips og tricks.
Administratorundervisning: Udvalgte brugere lærer at konfigurere og vedligeholde løsningen samt får adgang til guides og erfaringsudveksling.
Hvor kan jeg finde hjælp?
- Vælges der supportaftale tilbyder Simplitize hjælp til problemer og svarer på spørgsmål over mail inden for en given periode, baseret på niveauet af kritiskhed, fra mindre vigtig til kritisk problem.
- Desuden kan der fås support hos WorkPoint i deres hjælpecenter, som indeholder tonsvis af guides, forklaringer og videoer vedrørende forskellige problemer, man kan støde på.
Hvad er der af nye muligheder?
- Evergreen-møder er en mulighed, hvormed Simplitize enten kan holde fællesmøder med flere kunder eller solomøder med de enkelte kunder med opdateringer om programmerne. Til fællesmøderne vil der også være erfaringsudveksling kunderne imellem.
Hvad gør andre?
- Simplitize faciliterer erfamøder, som styres af vores kunder selv. Til møderne kan de deltagende virksomheder lave erfaringsudveksling inden for egne brancher.
Brugeradoption før, under og efter go-live
En vellykket implementering bør planlægges som en samlet forandringsrejse. Før go-live handler det om at afklare målgrupper, arbejdsgange, nøglepersoner, kommunikationsbehov og undervisningsformat. Under go-live handler det om at sikre tryg opstart, tydelig support og hurtig håndtering af spørgsmål. Efter go-live handler det om opfølgning, justeringer og løbende forankring.
Hos Simplitize kan vi hjælpe med alle tre faser, så implementeringen ikke stopper ved teknisk idriftsættelse. Vi sikrer, at løsningen introduceres på en måde, der matcher organisationens modenhed, brugernes behov og de konkrete arbejdsgange, løsningen skal understøtte.
Superbrugere som lokal forankring
Superbrugere er en vigtig del af en stærk implementering. De fungerer som lokale ambassadører, der kan hjælpe kollegaer, opsamle spørgsmål og være bindeled mellem forretningen, IT og Simplitize.
Ved at uddanne superbrugere tidligt i forløbet får organisationen en intern støttefunktion, som kan fortsætte efter go-live. Superbrugerne kan bidrage til 1st level support, erfaringsdeling, små forbedringer og løbende dialog om, hvordan løsningen anvendes bedst muligt i hverdagen.
Verdo kvalitetssikrer arbejdsgange med ensartet dokumentation og processtyring
– Et langt tilløb, grundigt forarbejde og det helt rette teknologiske match
”Vi kunne gennemføre implementeringen i forhold til, hvad der passede organisationen. Den fleksibilitet gav også mulighed for, at vi eksempelvis kunne tage et aftalemodul i brug på opfordring fra nogle kollegaer, som kom til os med et helt konkret forretningsbehov.”
– Thue Stensgaard, Senior IT-projektleder, Verdo
Et par gode råd til implementeringen:
Inddrag de rigtige brugere tidligt i processen
Brug tid på at finde og involvere dem, der kender processerne i forretningen. Har du dem med til at udvikle løsningen, får du bedre forankring i organisationen og en bedre procesunderstøttelse.
Udpeg lokale superbrugere
Involver dem i et superbruger-community og klæd dem på til den løbende dialog med brugerne. De kan både være 1st level support og bidrage til den løbende udvikling af løsningen, så den fortsat understøtter brugerne.
Governance, ejerskab og ansvar efter implementering
Når løsningen er sat i drift, skal det være tydeligt, hvem der ejer indhold, processer, rettigheder, ændringer og support. Uden klare governanceprincipper kan selv en god løsning hurtigt blive uensartet, uoverskuelig eller svær at vedligeholde.
Simplitize hjælper med at definere en enkel governance-model, der passer til løsningen og organisationen. Det kan omfatte roller, superbrugere, procesejere, supportvej, ændringsønsker, rettighedsstyring, navngivning, dokumentation og principper for videreudvikling.
Hvordan kan brugeradoption
måles?
Brugeradoption kan måles på flere måder. Det kan være gennem brugerfeedback, deltagelse i undervisning, supporthenvendelser, anvendelsesstatistik, datakvalitet, antal gennemførte opgaver eller reduktion i manuelle arbejdsgange.
Det vigtigste er ikke kun at måle aktivitet, men at vurdere om løsningen faktisk understøtter de ønskede arbejdsgange. Derfor anbefaler vi løbende opfølgning efter go-live, hvor erfaringer fra brugerne omsættes til justeringer, ekstra vejledning eller videreudvikling.
FAQ om migrering til skyen
Overblik og formål
Hvad betyder implementering og brugeradoption af en IT-løsning?
Implementering og brugeradoption handler om at sikre, at en ny digital løsning ikke blot bliver teknisk idriftsat, men også bliver forstået, accepteret og brugt i hverdagen. Det kræver en kombination af procesforståelse, kommunikation, træning, support og løbende opfølgning.
Hvorfor er brugeradoption vigtigere end selve go-live?
Go-live markerer, at løsningen er teknisk klar, men værdien opstår først, når medarbejderne anvender løsningen korrekt i deres daglige arbejde. Uden brugeradoption risikerer organisationen, at løsningen bliver omgået, misforstået eller brugt inkonsistent.
Hvilke problemer løser Simplitize med implementering og brugeradoption?
Simplitize hjælper med at reducere modstand, usikkerhed og lav anvendelse efter idriftsættelse. Det sker gennem planlagt kommunikation, brugerinddragelse, undervisning, superbrugere, Hyper Care og støtte til den løbende forankring i organisationen.
Hvilke typer løsninger kan brugeradoptionen omfatte?
Brugeradoptionen kan omfatte Microsoft 365, SharePoint, Teams, WorkPoint 365, Power Platform, intranet, dokumenthåndtering, sagsstyring, projektstyring, QMS, CRM og andre forretningsapplikationer, hvor medarbejdernes daglige brug er afgørende for værdien.
Hvornår bør arbejdet med brugeradoption begynde?
Arbejdet bør begynde før go-live. De bedste resultater opnås, når nøglebrugere, procesejere og ledelse involveres tidligt, så løsningen, kommunikationen og undervisningen kan tilpasses de faktiske arbejdsgange
Proces, forankring og roller
Hvordan hjælper Simplitize med at forankre en ny løsning?
Simplitize hjælper med at koble løsningen til organisationens arbejdsgange, roller og ansvar. Det kan omfatte afklaringsworkshops, kommunikationsplan, superbrugere, træning, Hyper Care og løbende erfaringsopsamling.
Hvilken rolle spiller ledelsen i brugeradoption?
Ledelsen spiller en central rolle, fordi medarbejderne skal forstå, hvorfor løsningen indføres, hvad den skal ændre, og hvilke gevinster organisationen forventer. Ledelsen bør derfor understøtte kommunikationen, prioritere tid til oplæring og følge op på anvendelsen.
Hvorfor er superbrugere vigtige i implementeringen?
Superbrugere fungerer som lokale ambassadører og 1st level support. De kan hjælpe kollegaer, opsamle spørgsmål, identificere forbedringsbehov og skabe tryghed tæt på den daglige brug.
Hvordan kan procesejere inddrages?
Procesejere bør inddrages i afklaringen af arbejdsgange, begreber, roller og kvalitetssikring. Når de er med tidligt, bliver løsningen bedre forankret i forretningen og lettere at vedligeholde efter go-live.
Undervisning, support og adoption
Hvad er Hyper Care?
Hyper Care er en intensiv supportfase efter go-live, hvor konsulenter følger anvendelsen tæt, hjælper brugerne med spørgsmål, retter fejl og vurderer behov for mindre tilpasninger. Formålet er at skabe en tryg overgang fra projekt til drift.
Hvad indeholder slutbrugerundervisning?
Slutbrugerundervisning fokuserer på de funktioner, medarbejderne skal bruge i hverdagen. Det kan være klik-for-klik-gennemgang, scenariebaseret træning og øvelser, der tager udgangspunkt i konkrete arbejdsgange.
Hvad betyder “walk the floor”?
Walk the floor betyder, at læring og support flyttes ud tæt på brugerne. Konsulenter eller superbrugere hjælper medarbejderne direkte i den daglige brug, besvarer spørgsmål og opsamler erfaringer, mens løsningen tages i brug.
Hvad bør administratorundervisning indeholde?
Administratorundervisning bør give udvalgte brugere viden om konfiguration, vedligeholdelse, rettigheder, metadata, visninger, guides og governanceprincipper, så organisationen selv kan drive og udvikle løsningen videre.
Microsoft 365, WorkPoint og governance
Hvordan understøtter brugeradoption Microsoft 365-løsninger?
Microsoft 365-løsninger skaber mest værdi, når medarbejderne forstår, hvordan SharePoint, Teams, Outlook, Office, Planner, Power Platform og WorkPoint hænger sammen i deres konkrete arbejdsgange. Brugeradoption omsætter platformens muligheder til praktisk anvendelse.
Hvorfor er governance relevant i implementeringen?
Governance sikrer, at løsningen anvendes ensartet og sikkert. Det handler blandt andet om roller, rettigheder, ejerskab, navngivning, metadata, dokumentstyring, supportmodel og regler for ændringer efter go-live.
Kan brugeradoption kombineres med WorkPoint 365?
Ja. WorkPoint 365-løsninger kræver ofte, at brugerne forstår både forretningsobjekter, metadata, dokumenthåndtering, Teams-integration, sagsstruktur og arbejdsgange. Adoptionen bør derfor målrettes de konkrete roller og processer i løsningen.
Hvordan undgår man, at brugerne vender tilbage til gamle arbejdsmåder?
Det kræver tydelig kommunikation, praktisk træning, ledelsesopbakning, superbrugere, support og løbende opfølgning. Derudover bør gamle arbejdsmåder, mapper og parallelle systemer afvikles kontrolleret, så den nye løsning bliver den naturlige arbejdsplads.
Drift, opfølgning og videreudvikling
Hvad sker der efter den første implementering?
Efter implementeringen bør organisationen følge op på anvendelse, spørgsmål, supporthenvendelser, forbedringsønsker og eventuelle barrierer. Det giver grundlag for justeringer, ekstra træning og videreudvikling.
Hvad er evergreen-møder?
Evergreen-møder er løbende møder, hvor organisationen får indblik i nye muligheder, opdateringer og erfaringer. De hjælper med at sikre, at løsningen fortsat udvikles og udnyttes, efter den er sat i drift.
Rapportering, organisering og ledelsesoverblik
Hvordan kan erfamøder understøtte adoptionen?
Erfamøder giver brugere, superbrugere og ansvarlige mulighed for at dele erfaringer, udfordringer og gode tips på tværs af organisationen eller mellem virksomheder. Det styrker læring og videreudvikling.
Hvordan måler man, om brugeradoptionen virker?
Adoptionen kan måles gennem brugerfeedback, supportdata, deltagelse i undervisning, anvendelsesstatistik, gennemførte opgaver, datakvalitet, reduktion i manuelle arbejdsgange og ledelsens oplevelse af værdi.
Klar til at få overblik?
Lad os tage en uforpligtende snak og se, hvordan vi kan hjælpe jer videre
