Brugeradoption

Ved implementeringen af et nyt system eller ny teknologi er det vigtigt at have fokus på brugeradoptionen. En essentiel del af processen ligger i at rette sit perspektiv mod, hvordan medarbejderne adopterer den nye implementering. I sidste ende er det dem, som afgør udfaldet af, hvorvidt ny teknologi på sigt vil gavne virksomheden eller ej. Brugeradoption kan udfoldes gennem flere strategier. Det er derfor vigtigt som virksomhed at gøre sig tanker herom, inden implementeringen søsættes.

Mere end et IT-system – Medarbejderne kommer i første række

Brugeradoption handler om så meget mere end at hjælpe virksomhedens ansatte med at anvende ny teknologi. Det afhænger nemlig i høj grad af medarbejderne, hvis brugeradoptionen skal ske succesfuldt. Medarbejderne skal være omstillingsparate og investerede i at stifte bekendtskab med det nye system. Derfor er det særdeles vigtigt, at virksomheden får lagt en strategi for brugeradoptionen. Gennemsigtighed og medejerskab over processen og de nye systemer kan modvirke, at medarbejderne får følelsen af, at de nye forandringer bliver trukket ned over hovedet på dem. Det er derfor essentielt at invitere medarbejderne med på forandringsrejsen. Fordelen ved at involvere medarbejdere tidligt i processen er, at de involverede medarbejdere tager ejerskab for processen. De bliver således ofte frontløbere i forhold til at gennemføre forandringsprocessen. Dermed kan oplevelsen af, at det kun er ledelsen, der promoverer forandringen, mindskes eller helt elimineres.

“Hvis du skal få dine ansatte til at elske deres nuværende IT-system, med dens fejl og mangler, skal du blot introducere dem for et nyt”

Et nøgleord her er forandringsledelse. Implementeringen af et nyt system eller ny teknologi kan synes som uhåndgribelig og som en alt for stor omvæltning for medarbejderne, som allerede er trygge ved det oprindelige system anvendt i organisationen. Implementeringen kan derfor møde modvillighed og utryghed. Dette kan minimeres eller undgås helt ved at lede en vellykket forandringsproces, så den i stedet opnår opbakning i organisationen.

Strategier for brugeradoption

Implementering af et nyt system kan ske på flere forskellige måder, og ikke alle strategier fungerer for alle virksomheder. Det er derfor essentielt at skabe sig et overblik over strategierne og udvælge dén, der passer bedst til din organisation.

Gradvis adoption

Gradvis adoption er ideel, hvis ændringerne skal implementeres gradvist over en periode. Gradvis adoption sikrer, at der ikke implementeres mere end én del ad gangen, som skal fungere gnidningsfrit og uden problematikker, før man implementerer den næste del af systemet. Fordelen her findes i den gradvise tilvænning og funktionaliteten. Implementeringen fortsættes først, når den første del spiller. En ulempe er, at det kan ende i en meget langtrukken proces at få implementeret hele systemet, da det foregår i små bidder ad gangen.

Sammensmeltende adoption

Sammensmeltende adoption fungerer i praksis ved, at medarbejderne ikke overgår direkte fra ét system til et andet hen over natten. Derimod har de en overgangsperiode, hvor de stille og roligt kan tilgå det nye system og gradvist udfase det gamle. Fordelen ligger i overgangen, hvor der er tid til at vænne sig til det nye system samtidigt med afvænningen med det gamle system. Ulempen her kan dog være at skulle jonglere imellem to systemer, indtil implementeringen af det nye system er fuldendt.

Omskiftende adoption

Omskiftende adoption er den mest omvæltende strategi at anvende. I praksis fastlægges en dato for overgangen til det nye system – uden milepæle undervejs. Forandringen sker fra det ene øjeblik til det andet. Strategien forudsætter, at medarbejderne er godt klædt på i forhold til den ændring, der skal ske. De skal forinden igangsættelsen informeres om processen, hvordan den forgår samt hvilken betydning det har for deres arbejdsgang. Lykkes det at udruste medarbejderne godt nok forinden, er fordelen ved denne strategi den korte implementeringsperiode. Omvendt er det lige så stor en ulempe ved implementeringen, hvis ikke medarbejderne er udrustet godt nok til den store omvæltning.

Hos Simplitize er det vores erfaring – uanset ønsket strategi – at medarbejderne skal involveres i processen for at opnå det bedste resultat med adoptionen af det nye system. Overgangen fra implementeringen fra ét system til et andet kan være både kort og lang. Den afgørende succesfaktor for at lykkes er derfor, at kunden og brugerne er med på rejsen og kan komme med inputs, kritik og ros, samtidigt med at de udgør de afgørende spillebrikker, når det nye system skal testes.

Brugeradoption i praksis

Simplitize planlægger og udvikler løsningerne, så de passer som hånd i handske til kunden. Der sørges for en grundig introduktion til det nye system, så adoptionen føles naturlig og overkommelig. Vi bestræber os på at opnå en klar og tydelig kommunikation med vores kunder gennem hele processen og sigter mod, at alle behov – skjulte som synlige – tydeliggøres og konkretiseres.

Kundecase:

Aarhus Havn

Hos Aarhus Havn har strategien været at udpege nogle superbrugere, som først lærer at bruge det nye system, og som derefter står for at tage sig af adoptionen til resten af medarbejderne. I tilfældet med Aarhus Havn har man taget ét område ad gangen, idet de jonglerer med mange forskellige arbejdsområder. Løsningerne udvikles, så de er nemme at navigere rundt i med en simpel forside og et “helpcenter”, hvor brugerne kan søge oplysninger og samtidig lære, hvordan man navigerer rundt. På Aarhus Havn er der blevet afholdt kurser og workshops, hvor anvendelsen af systemet og dets værktøjer introduceres. Adoptionsprocessen fungerer lidt som en bølgegang; nye personer kommer hele tiden ombord, og medarbejderne bliver bedre og bedre til at bruge systemet.

Illustrationen skitserer relationerne mellem typer og dokumenter, hvilket skaber en fælles forståelse for dokumenthåndtering. Ejerskabet under hver type har en fælles struktur på tværs af virksomheden og skaber dermed rammerne for at lave én samlet løsning til virksomheden. På samme måde som med Microsoft 365 gør den fælles struktur det brugervenligt og nemt at navigere rundt i, hvilket sikrer brugeradoptionen. Illustrationen tager udgangspunkt i Aarhus Havn og kan ses på både musemåtter, kopper osv., med målet om at sprede budskabet om effektiv dokumenthåndtering gennem en fælles struktur så vidt muligt.

Læs casen om Aarhus Havn her

Seneste artikler