Verdo kvalitetssikrer arbejdsgange med ensartet dokumentation og processtyring

Et langt tilløb, grundigt forarbejde og det helt rette teknologiske match betyder, at Verdo i dag kan sætte flueben ved ønsket om én fælles dokumentations- og processtyringsplatform.

Verdo er en energikoncern, der driver og udvikler bæredygtig, kritisk infrastruktur. Verdo er blandt Europas førende leverandører af bæredygtig, certificeret biomasse til industri og fjernvarmeværker og Danmarks største inden for drift og vedligehold af gadebelysning. Verdo forsyner desuden deres kunder med varme, vand og el døgnet rundt, året rundt.

”Som jeg ser det, er der kun én løsning på markedet til håndtering af dokumenter, hvis man går Microsoft-vejen, og det er WorkPoint. Vi har fået en solid og fleksibel løsning, vi kan vokse med, og alt det gode Microsoft udvikler får vi automatisk gavn af direkte i WorkPoint.”

Thue Stensgaard, Senior IT-projektleder, Verdo 

Den rette løsning længe undervejs

Fordelt på 18 selskaber, 550 medarbejdere og med fem forretningsdivisioner giver det en hel del at holde styr på, og at standardisere processer og systematisere 100.000-vis af eksisterende dokumenter på tværs i en så stor koncern er ikke barnemad. Det ved Verdo alt om. Det tager tid og trækker ressourcer internt. Derfor var den rette løsning længe undervejs.

”Alle var enige om, at der var et stort behov for en samlet dokumentationsløsning, og igennem nogle år var der blevet kigget på forskellige muligheder. Da jeg kom til Verdo, var der opstået en intern joke om, at det var ’løsningen, der aldrig blev til noget’, så det lagde jo et vist pres på mig fra starten,” fortæller Thue Stensgaard, Senior IT-projektleder hos Verdo.

Valget blev åbenlyst da kravene var klare

Indledningsvis var det en sagsstyringsløsning Verdo havde i tankerne, men undervejs i processen med at blive skarpe på løsningen, blev det tydeligt, at behovet var større. Ideelt set skulle løsningen håndtere både sager, projekter, aftaler, anlæg, samt afdelings- og selskabsdokumenter. Samtidig skulle løsningen understøtte Verdos Microsoft-strategi. Jo mere der blev zoomet ind på behovene, jo enklere blev valget af løsning.

”Som jeg ser det, er der kun én løsning på markedet til håndtering af dokumenter, hvis man går Microsoft-vejen, og det er WorkPoint. Vi behøver ikke bekymre os om, hvordan vi får adgang til alt det gode Microsoft udvikler, for det har vi automatisk i WorkPoint. Desuden er WorkPoint enkel at arbejde i og ofte kan vi selv tilpasse løsningen, så behovet for eksterne konsulenter og kodning er begrænset. Og så er WorkPoint ret genialt til at styre rettigheder, hvilket var afgørende for vores behov for én fælles løsning for hele koncernen,” fortæller Thue Stensgaard om valget af WorkPoint.

Simplitize som implementeringspartner

Det efterfølgende valg af implementeringspartner var heller ikke svært, da både kompetencer og kemi viste sig at være et godt match mellem Verdo og Simplitize.

”Jeg havde en god mavefornemmelse, da vi startede op, og den har holdt hele vejen. Simplitize var hurtige til at forstå vores forretning, og samarbejdet er tillidsfuldt. Vi får god sparring omkring, hvordan vi løser særlige processer, og Simplitize er gode til at rådgive og sikre, at vi kommer i mål med tingene. Vi oplever, at det der kommer fra Simplitize er solidt, gennemtestet, brugbart og imødekommer vores krav. Og så har de bare de bedste WorkPoint- og Sharepoint-konsulenter,” fortæller Thue Stensgaard.

Fokus på forretningen i implementeringen

Verdo startede med forsyningsselskaberne, hvor behovet var størst, men også andre dele af forretningen har fået gavn af løsningen. Udrulningen med flere små ”go lives” har gjort forløbet trygt og har givet luft til læring.

”I stedet for ét stort ’go live’ ender vi med at have 15 ’go lives’, hvilket giver gode muligheder for at tilpasse systemet og lære undervejs i processen. Vi kunne gennemføre implementeringen i forhold til, hvad der passede organisationen. Den fleksibilitet gav også mulighed for, at vi eksempelvis kunne tage et aftalemodul i brug på opfordring fra nogle kollegaer, som kom til os med et helt konkret forretningsbehov. Til dem kunne vi ret hurtigt tilpasse løsningen, som fuldstændig erstattede manuelle arbejdsgange, selvom det ikke var i planen lige der”, fortæller Thue Stensgaard om implementeringen af WorkPoint.

En fælles løsning for hele Verdo-koncernen

Når Thue Steensgaard skal opsummere, hvad der er anderledes i dag, og hvordan Verdo især drager fordel af deres nye WorkPoint-løsning fremhæver han standardiserede processer, fleksibilitet, én fælles løsning og styrken ved Microsoft-universet for både brugere og IT.

”Med WorkPoint og i samarbejde med Simplitize har vi fået nogle standardiserede processer, der optimerer vores arbejdsgange og styrker vores kvalitetssikring. Desuden har vi fået en løsning, som vi fleksibelt kan vokse med. Er der et behov i forretningen, findes der som regel også en god løsning. Og så har vi nu den fælles løsning, vi længe har haft behov for, og som giver os præcis den synergieffekt på tværs i koncernen, som vi ønskede. Brugerne har hurtigt taget løsningen til sig, fordi de genkender elementer fra eksempelvis Sharepoint. Fra et IT-ledelsesperspektiv er der kun godt at sige, fordi vi i dag har en løsning, der er langt enklere at vedligeholde og bygge videre på”, afslutter Thue Stensgaard.

Tre gode råd til dig, der skal implementere WorkPoint

Baseret på egne erfaringer deler Thue Stensgaard, Senior IT-projektleder, tre råd til dig, der står over for en WorkPoint-implementering

• Inddrag de rigtige brugere tidligt i processen – brug tid på at finde og involvere dem, der kender processerne i forretningen. Har du dem med til at udvikle løsningen, får du bedre forankring i organisationen og en bedre procesunderstøttelse.
• Udpeg lokale superbrugere – involver dem i et superbruger-community og klæd dem på til den løbende dialog med brugerne. De kan både være 1st level support og bidrage til den løbende udvikling af løsningen, så den fortsat understøtter brugerne.
• Prioriter klargøring af data – underkend ikke omfanget af opgaven med at få styr på data. Der er meget at forholde sig til, når du begynder at gå alt igennem. Det er hovedrengøring på højt plan, og det er både vigtigt og tager tid.

Seneste cases