Enklere administration af komplekse ansættelsesforhold på Aarhus Teater

Medarbejdernes daglige gang på teatret med adgangskoder, arbejdstøj og udstyr er blevet nemmere at håndtere for teatrets administration, og de ansatte træder nu mere ubesværet ind og ud af aftaler takket være en ny HR-løsning.

Med 16 egenproduktioner om året og et miks af 100 fastansatte og ca. 250 løstansatte er der stor udskiftning i medarbejderstaben på Aarhus Teater. Den samme medarbejder kan desuden være ansat på flere kontrakter samtidig som eksempelvis kontrollør om aftenen og timelønsansat teaterlærer i dagtimerne. Kompleksiteten er høj, men for medarbejderne skal det være enkelt. Derfor har Aarhus Teater sammen med Simplitize udviklet en HR-løsning, der gør administrationen af ansættelsesforhold enklere.

”GDPR var anledningen til, at vi for nogle år siden kiggede os om efter en løsning, der kunne opfylde de lovmæssige krav til dokumentarkivering og samtidig gøre vores hverdag enklere. Vi var igennem et fejlslagent forsøg med en anden leverandør, før vi hos Simplitize mødte den kombination af teknisk ekspertise og forståelse for vores organisation, vi havde brug for”, fortæller Lene Christensen, som er HR-chef på Aarhus Teater.

”Hos Simplitize mødte vi den kombination af teknisk ekspertise og forståelse for vores organisation, vi havde brug for.”

– Lene Christensen, HR-chef, Aarhus Teater

Fleksibel løsning, der hele tiden bliver bedre

Løsningen, som er baseret på Microsoft 365 og SharePoint online, håndterer i dag de kontraktmæssige forhold og giver samtidig den fleksibilitet, der kommer med en Microsoft 365-løsning.

”Vi valgte løsningen, fordi den er SharePoint online-baseret, og det er vi glade for. Det kommer os til gode, at den hele tiden opdateres og bliver mere og mere brugervenlig. Integrationen til Outlook med WorkPoint er også en kæmpe hjælp. Når en leder skal ansætte, indtaster vedkommende data som funktion, timetal osv., og så finder vi i HR den relevante kontrakt og fletter den med de informationer, lederen har lagt ind”, fortæller Lene Christensen om arbejdet med ansættelseskontrakter.

Værdifuld vidensdeling i erfa-netværk

For HR-teamet på Aarhus Teater har der også været værdifuld sparring i mødet med andre af Simplitizes kunder.

”Simplitize har initieret et erfa-netværk med nogle af deres andre kunder, og det har været inspirerende at se, hvordan de bruger deres løsninger, og dele hvordan vi hver især udvikler på vores løsninger”, fortæller Lene Christensen.

Avanceret integration til lønsystem

Afregning af løn kunne tidligere være lidt af et puslespil på grund af de mange og skiftende ansættelsesforhold. Udfordringen er løst med en avanceret integration til lønsystemet, hvor hvert enkelt ansættelsesforhold er udstyret med en unik nøgle, der kobles til stamdata på medarbejderen. I dag ved de på Aarhus Teater, at stamdata altid er korrekte, samtidig med at udfordringen med håndteringen af flere parallelle kontrakter er løst. Det har krævet begge parters fordybelse.

”Den løsning, vi har i dag, er et resultat af, at Simplitize har været så dedikeret til at løse præcis det, der var svært i vores case. Den samme person har arbejdet for os hele vejen igennem, og han har jo virkelig lært os godt at kende, hvilket har givet en enorm tryghed”, afslutter Lene Christensen.

Udfordring

Mange kontrakter at holde styr på og en tilsvarende kompleks on- og offboarding-proces var sårbar over for fejl i teatrets manuelle og papirbårne set-up.

Løsning

HR-løsning med arkivsystem, der håndterer flere ansættelsesforhold på den samme medarbejder. Desuden er oprettelse af kontrakter enklere, og der er sat strøm til on-og offboarding-processen.

Resultat

Arbejdet med ansættelseskontrakter er langt enklere hele vejen fra oprettelse til arkivering. Effektiviteten har fået et nøk op med stamdata samlet ét sted og et automatiseret workflow for on- og offboarding.