Kom rigtigt fra start og spar tid med standardløsninger i Microsoft 365

Vækst og udvikling samt friske øjne på rutinerne i hverdagen blev anledningen til, at Andreasen & Hvidberg prioriterede en opgradering af måden, de håndterer projekter. 

Nyansattes friske blik på hverdagens rutiner kan give forbedringer, når feedback bydes velkommen i organisationen. Det var tilfældet, da Morten Balle, ingeniør og teamleder hos Andreasen & Hvidberg, som nyansat så mulighed for en mere strømlinet håndtering af virksomhedens projekter.  

”Da jeg kom til Andreasen & Hvidberg kunne jeg se nogle uhensigtsmæssigheder i måden, vi dokumentstyrede. Samtidig er vi som virksomhed vokset meget over en relativt kort periode, hvilket giver større projekter med en tungere dokumentmasse. Det var vi ikke gearet til, og jeg foreslog en SharePoint-lignende løsning. Der var opbakning, og jeg løb med bolden”, fortæller Morten Balle, der har været primus motor på implementering af Simplitizes standardløsning til projektstyring. 

Andreasen Hvidberg_Morten Balle_Projektstyring

”Simplitize rådede os til ikke at slå for stort brød op. Der er mange tillægsmuligheder, men i stedet for at oversælge var deres tilgang pragmatisk, hvilket vi rigtig godt kunne lide.” 

– Morten Balle, ingeniør og teamleder, Andreasen & Hvidberg 

 

Enkel projektstyring af komplekse projekter 

Andreasen & Hvidberg er geoteknisk og miljøteknisk rådgiver og foretager jordbundsundersøgelser forud for bygge- og anlægsprojekter i primært Nordjylland. Selvom projekterne er komplekse og dokumentationstunge, behøver projektstyringen ikke være det. Det var der enighed om på første møde mellem Andreasen & Hvidberg og Simplitize. 

”Simplitize rådede os til ikke at slå for stort brød op. Der er mange tillægsmuligheder, men i stedet for at oversælge var deres tilgang pragmatisk, hvilket vi rigtig godt kunne lide. De rådede os til at starte med standardløsningen. Nu er vi godt i gang, og de havde jo ret, det fungerer glimrende”, fortæller Morten Balle. 

 

Færre fejl og hurtigere arkivering 

Tidligere måtte Andreasen & Hvidberg oprette alle projekter dobbelt, hvilket var både tidskrævende og gav indtastningsfejl. En integration mellem Visma e-conomic, hvor tidsregistreringen foregår, og WorkPoint betyder, at alle data i Visma e-conomic i dag spejles direkte over i WorkPoint med mindre spildtid og færre fejl til følge. Desuden betyder et lille plugin til Office, WorkPoint Express, at medarbejderne hurtigt kan føje nye informationer til projektet direkte fra eksempelvis Outlook, hvor meget projektdokumentation kommer fra. 

Hurtigt i gang og god overlevering 

Inden for et par måneder var Andreasen & Hvidberg oppe at køre med deres nye projektstyringsløsning. Overleveringen foregik på en halvdags-workshop, hvilket var en god start på brugen af det nye projektstyringsværktøj. 

”Simplitize kom og holdt en workshop, hvor de gennemgik hele systemet og gav nogle hints til, hvordan det kunne bruges. Det var rigtig fint at få den intro, også mentalt, fordi det blev meget tydeligt, at fra i morgen er det altså det her, vi bruger”, fortæller Morten Balle. 

Optimerer egne arbejdsgange 

Andreasen & Hvidberg har brugt implementeringen af det nye projektstyringsværktøj som en anledning til at gå de eksisterende arbejdsgange grundigt efter i sømmene.  

”En afledt effekt af vores nye projektstyringsløsning er, at vi ikke længere er låst af vores gamle system. Det har givet flere forbedringsmuligheder. Eksempelvis justerer vi vores interne procedurer til det bedre. Der er en del arbejde i at rydde op og ændre rutiner, men tiden, vi investerer nu, tjener sig hjem. Det bliver både mere overskueligt og tidsbesparende på sigt”, afslutter Morten Balle. 

ANDREASEN HVIDBERG  _ Projektstyring2

Udfordring

Med væksten fra lille til mellemstor virksomhed skred overblikket over projekter, og manglende struktur og mange manuelle indtastninger blev en begrænsende faktor. 

Løsning

Andreasen & Hvidberg ønskede en SharePoint-løsning og valgte Simplitizes standard projektstyringsløsning baseretWorkPoint 365 og Microsoft 365 med integration til Visma e-conomic. 

Resultat

Al information på de enkelte projekter arkiveres hurtigt og nemt, hvilket giver tryghed og frigiver tid. Konsistens og struktur i arkiveringen gør det nemt at finde nødvendig dokumentation. 

Har du lyst til at tage en uforpligtende snak med os ?