ESDH - sagsstyring i Microsoft 365

Sagsstyring til offentlige og halvoffentlige organisationer, NGO’er, revisorer, advokater og erhvervsvirksomheder

ESDH i skyen

 

ESDH-løsningen (Elektronisk Sags- & Dokument Håndtering) er en standardløsning i Microsoft 365, som understøtter en lang række sagstyper; eksempelvis juridiske sager, revisionssager, reklamationssager og skadessager (Claim Management).  Løsningen kan tilpasses til at understøtte en bred vifte sagstyper, individuelle arbejdsgange og sagsprocesser.

 

Nem og effektiv sagsbehandling

Der stilles store krav til sagsbehandleren; de skal have orden i sagerne, de skal være effektive og overholde tidsfristerne, sagerne skal være fejlfrie, de skal have et godt sagsoverblik, de skal være opdateret med processer og procedure, de skal samarbejde med deres kollegaer og de skal være serviceorienterede og imødekommende.

Hvis sagsbehandleren skal mestre alle disse discipliner, kræver det et effektivt og intuitivt ESDH-system.

Med ESDH-løsningen fra Simplitize bliver sagsbehandleren understøttet gennem sagsgangene fra sagsoprettelse, igennem godkendelsesforløb og kvalitetssikring og til sagsafslutning.

 

FAKTABOKS 

  • Standardløsning i Microsoft 365: ESDH-løsningen konfigureres i de to bedste konfigurationsværktøjer på markedet: WorkPoint 365 og Microsoft 365 (SharePoint Online).
  • Arbejd i Microsoft 365-programmerne: Arbejd med sager i Microsoft-programmer du kender: SharePoint Online, Microsoft Teams, To-Do, Planner, Outlook, Excel, Word og PowerPoint. Og Power Platformen.
  • Ejerskab over egne data: ESDH-løsningen ligger som en forretningsapplikation i SharePoint. Jeres data ligger i jeres egen SharePoint Online tenant. Det betyder, at I har 100% ejerskab over egne data.
  •  Fuldt skalerbar: ESDH-løsningen driftsafvikles i Microsoft Cloud. Det betyder, at løsningen ikke kræver, at I har lokale servere til rådighed. Løsningen kan således skaleres efter behov.
  • Nem tilgang: I skal blot have en internetforbindelse. Så kan I tilgå ESDH-løsningen igennem webbrowseren via PC, tablet eller mobiltelefon.
  • Rollebaseret rettighedsstyring, der sikrer overholdelse af virksomhedens sikkerhedspolitik baseret på roller.
  • Single sign-on: Nem og sikker adgangssikring med Microsoft Authorization.

 ESDH-løsningen indeholder blandt andet:

  • $Sagsoverblik over sagsdokumenter, parter, møder, notater, e-mails mv.
  • $Procesoverblik over fremdrift og deadlines
  • $Kvalitetssikring med indbyggede godkendelsesprocedurer, notifikationer, kontrolprocedurer mv.
  • $Automatisering af brevskabeloner, arbejdsprocesser, opgavetildeling, notifikationer, kontrolindsats og godkendelsesforløb
  • $Skabeloncenter med dokument- og e-mailskabeloner
  • $GDPR-compliant. Effektiv understøttelse af compliance-processer i forhold til overholdelse af GDPR
  • $Medarbejderdashboard med overblik over egne kunder/klienter/leverandører, sager, opgaver og action liste med sager og opgaver der kræver handling
  • $Ledelsesdashboard med globalt overblik over virksomhedens kunder/klienter/leverandører og sager samt fremdrift og overholdelse af deadlines
  • $Samarbejdsrum til udveksling af dokumenter med eksterne interessenter
  • $Søgefunktion med fritekstsøgning, der gør det nemt og hurtigt at finde information og historik på en sag
  • $Automatisk versionsstyring af dokumenter sikrer, at alle ændringer og godkendelser altid registreres

Gratis whitepaper:

EDSH-sagstyring

– et spadestik dybere

 

Hent whitepaper og få:

  • $Introduktion til ESDH-sagsstyring i Microsoft 365
  • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte hovedmoduler
  • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte tillægsmoduler
  • $Skærmprint fra EDSH-sagsstyringsløsningen, der viser løsningens hovedelementer

Fremhævede features

Digital sagsmappe med sagsoverblik

Sagsmappen fungerer lidt ligesom et gammeldags plastik-ringbind med skilleblade og faner, der samler og organiserer sagsdokumenter, e-mails, noter med flere. Sagsmappen eller delelementer af sagsmappen, kan nemt og sikkert deles med interne og eksterne samarbejdspartnere.

Case Lifecycle Management

Med Case Lifecycle Management understøttes hele sagens livscyklus fra intelligent sagsoprettelse, over håndtering af rettigheder og opgaver – til evaluering, analyse og sagsafslutning. Løsningen understøtter fasestyring af sagslivscyklus samt gatestyring med eksempelvis automatiseret årshjul, opgavetildeling, notifikationer, kontrolinstans og godkendelsesforløb.

Skabelonbiblioteket

Med skabelonbiblioteket kan sagsbehandleren benytte foruddefinerede dokument- og mailskabeloner. Dokument- og mailskabeloner oprettes og vedligeholdes i et centralt bibliotek. Processen ved oprettelse og vedligeholdelse af skabeloner sker nemt og intuitivt ved at benytte Words brevflet-funktion. Skabeloner kan tagges, så de segmenteres i forhold til specifikke sagstyper, så skabeloner udelukkende vises i korrekte sammenhænge. Stamdata fra kunder/leverandører/samarbejdspartnere samt sagsoplysninger flettes automatisk ind i et dokument eller i en mail. Hvis man har tilkøbt modulet Express mail- og dokumentjournalisering, kan skabelonbiblioteket tillige tilgås fra Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint.

360 graders sagsoverblik

ESDH-løsningen giver et 360 graders overblik over sagerne. Løsningen har en række faste visninger f.eks. ”Mine sager”, ”Mine kunder” samt med Action liste, der viser, hvilke sager og opgaver der skal tages action på her og nu. Det kan eksempelvis være overskridelse af deadlines.

Herudover inkluderer løsningen globale visninger på tværs af sager og kunder/leverandører/samarbejdspartnere. Herudover kan visningerne raffineres og filtreres i forhold til de metadata, der er registreret på sagen. På den måde kan I kan få overblik over antallet af sager, samt hvordan de fordeler sig; eksempelvis i forhold til sagstyper, kunder/leverandører/samarbejdspartnere, lande og sagsansvarlig.  Listevisningerne kan suppleres med grafiske PowerBI-visninger (Business Intelligence).

Automatisering

Sagsstyringsløsningen indeholder muligheden for at automatisere arbejdsgange og notifikationer. Det kan være godkendelsesworkflow, kontrolprocesser i forhold til eksempelvis overholdelse af hvidvaskloven eller kvalitetssikring samt notifikationer ved overskridelse af tidsfrister.

Use case:

Manuelle processer, regneark og fildrev er en farlig cocktail – når man som Uggerly Installation har 750 byggesager om året

Stramme tidsintervaller kombineret med vigtige materialeleverancer og sikkerhed for, at der er folk til at udføre jobbet, er en sårbar kombination. Der var ikke plads til at fare vild i et af de ofte 7-8 regneark pr byggeri eller til at overse vigtige ændringer.

 ”Vi valgte at opbygge vores dokument-, case- og projektledelse i WorkPoint 365. WorkPoint 365 oven på SharePoint-formularer er backend, mens WorkPoint Express bygger bro mellem vores aktiviteter fra SharePoint til Microsoft 365”

Michael Seerup, administrationschef, Uggerly Installation 

 

Sagsstyring i Microsoft 365

ESDH-løsningen er målrettet sagsbehandlere i offentlige- og halvoffentlige organisationer, revisorer, advokater, NGO’er og erhvervsvirksomheder.

ESDH-løsningen består af følgende grundmoduler samt tillægsmoduler: 

ESDH-løsningen består af to grundmoduler:

  • Sager
  • Virksomheder

    Løsningen kan udvides med yderligere fem tillægsmoduler:

    • Express mail- og dokumentjournalisering
    • Automatisk mail-journalisering
    • Kontrakter
    • Projekter
    • Kvalitetshåndbog
    tooltip text

    Læs mere om automatisk mail-journalisering

    Læs mere om sager

    Læs mere om virksomheder

    Læs mere om kvalitetshåndbog

    Læs mere om express mail-og dokument journalisering

    Læs mere om projekter

    Læs mere om kontrakter

    Moduler

    Virksomhedsmodul

    Grundmodulet virksomheder indeholder informationer om leads og kunder samt skaber overblik på tværs af kundesegmenter. Virksomhedens stamdata kan indtastes manuelt eller kan hentes fra ERP-systemet.

      Læs mere om indholdet i virksomhedsmodulet

      Virksomhedsmodulet indeholder blandt andet:  

      • Virksomhedsoverbliksside: Overblik over relationstype og stamdata samt dokumenter, e-mails på kunder, leverandører og samarbejdspartnere.  
      • Virksomhedsstatus: Stadiestyring til angivelse af status for virksomheden.   
      • Virksomhedsoversigt: Oversigt på tværs af virksomheder med filtreringsmuligheder på alle registrerede virksomhedsdata.   
      • Virksomhedskontakter: Overblik over kontaktpersoner hos virksomheder.  
      • Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning. 

      Sagsmodul

      Tillægsmodulet Sager indeholder forskellige sagstyper – f.eks. juridiske sager, reklamationssager og skadessager (Claim Management).  Hold styr på sagskorrespondancen; dokumenter, e-mails, parter, status, frister, opgaver og sagshistorik. Opnå fuld kontrol og overblik, uanset hvor mange sager, du arbejder på, hvordan du arbejder og med hvem. 

        Læs mere om indholdet i sagsmodulet

        Sagsmodulet indeholder blandt andet:  

        • Sagsoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på sagen.  
        • Sagskategorisering: Registrering og overblik over sagstyper. 
        • Sagsstatus: Stadiestyring til angivelse af status for sagerne og styring af kontraktcyklus.  
        • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines og frister samt advisering til den sagsansvarlige.
        • Sagsoversigt: Oversigt på tværs af sager med filtreringsmuligheder på alle registrerede metadata.   
        • Kontaktoverblik: Registrering og overblik over sagsparter og relationer.  
        • Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata på sagen og fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.  

        Features

        Opgavestyring

        Opgavestyring giver mulighed for at administrere, styre og tildele opgaver. Tildelingen af opgaver kan både ske manuelt og automatisk igangsat af et faseskift eller workflow. Med opgavestyring kan virksomheden nemt og sikkert automatisere gentagne opgaver på tværs af f.eks. projekter eller sager samt få overblik over opgavetyper, tidsfrister, opgaveansvarlige, opgavefremdrift med mere.

         

            Læs mere om indholdet opgavestyring

            Opgavestyring indeholder blandt andet: 

            • Intuitivt opgavepanel: Vises og anvendes på sagen, projektet, kontrakten mf.
            • Opgaveoverblik: Overblik over ”Mine opgaver”, fuldførte opgaver og igangværende opgaver.
            • Opgavestatus: Overblik over fremdriften på opgaverne.
            • Tidsfrister: Overvågning af tidsfrister for opgaveudførelse.
            • Opgaveansvarlig: Overblik over hvem der er opgaveansvarlig.
            • Automatiseret opgavetildeling ved eks. Oprettelse af projekt, faseskift undervejs i projektet eller ved projektafslutning.
            • Rollebaseret opgavetildeling: Automatisk tildeling af opgaver til personer, der har en rolle på sagen, projektet, kunden mf.
            • Opgaveoverblik på tværs af projekter, sager, medarbejdere, kunder mf.
            • Mulighed for at kombinere opgavestyring med visuelt overblik i Gantt

            Relationsstyring

            Relationsstyring gør det muligt at skabe ”en til mange” og ”mange til mange” relationer på tværs. På den måde kan man skabe relationer imellem sager, projekter, kontrakter, kontaktpersoner, kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

              Læs mere om indholdet i relationsstyring

              Relationsstyringen indeholder blandt andet:

              • Oprettelses workflow: Intuitivt workflow der guider brugeren igennem oprettelsesprocessen.
              • Tovejs relation: Relationer oprettes automatisk som tovejsrelationer, så relationen registreres i begge ender af relationen
              • Relationsoverblik: Intuitivt overblik over relationer.
              • Relationsbeskrivelse: Beskrivelse at relationens art.
              • Link: Link til relationen så man hurtigt kan hoppe over på relationssiden.

              Express mail- & dokumentjournalisering

              Express mail- og dokumentjournalisering gør sælgeren i stand til at udføre 80% af salgsarbejdet direkte i Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Fra Express-sidepanelet kan brugeren nemt journaliserer, åbne, fremsøge og oprette salgssager, dokumenter, opgaver, kontakter, leads/kunder samt journalisere e-mails.

                Læs mere om indholdet i express mail- & dokumentjouralisering

                Express mail- og dokumentjournalisering indeholder blandt andet: 

                • Direkte adgang til CRM-løsningen i Teams – arbejd med salgssager direkte i Teams.
                • Express-sidepanel i Outlook, Word, Excel og PowerPoint, som giver direkte adgang til at arbejde med CRM-løsningen i Office-programmerne.
                • Drag’n’drop-funktionalitet gør det nemt at journalisere e-mails på salgssager og leads/kunder.
                • Søgefunktion til fremsøgning af salgssager, Leads/kunder og kontakter.
                • Funktion til oprettelse af salgssager, leads/kunder, kontakter, opgaver og breve og e-mails fra skabelonbibliotek.
                • Muligheden for at markere favoritter, tilføje dokumenter til mails og konvertere on the flight til PDF og meget andet.

                Automatisk mail-journalisering

                Tillægsmodulet Automatisk mail-journalisering sørger for, at alle ind- og udgående mails automatisk gemmes på leads/kunder og kontaktpersoner. Mails gemmes automatisk i CRM-løsningen, før de lander i medarbejderens indbakke. Det betyder, at mails ikke kan slettes uden om virksomhedens IT-administrator.

                 

                    Læs mere om indholdet i automatisk mail-journalisering

                    Automatisk mail-journalisering indeholder blandt andet: 

                    • Automatisk mail-backup i Microsoft Azure cloud.
                    • Regelstyring: Der kan opsættes regler og undtagelser, så det sikres, at fortrolige mails ikke kan tilgås af uvedkommende.
                    • Journaliseringsflag der markerer mails, som er automatisk og/eller manuelt journaliseret, på tværs af flere modtagere.
                    • Intelligente journaliseringsforslag der kommer med forslag til journalisering på kontrakter baseret på intelligent mønstergenkendelse.
                    • Automatisk påstempling af metadata sikrer, at mails nemt kan fremfindes via søgning og filtrering i forhold til afsenderinformation og destination i CRM-løsningen.
                    • GDPR-compliance med klassifikation og rettighedsstyring.

                    Digital Signatur

                    Modulet giver dig mulighed for at automatisere og digitalisere signeringen af virksomhedens kontrakter, leverandøraftaler, NDA’er, mødereferater og ansættelsesaftaler. Signaturprocessen er fuldt integreret i kontraktstyringsløsningen og understøtter din foretrukne leverandør af digitalsignaturløsninger f.eks. Visma Addo, Penneo eller Adobe Docusign.

                     

                            Læs mere om indholdet digital signatur

                            Signaturmodulet indeholder blandt andet:  

                            • Integreret brugeroplevelse. Kontrakten sendes med få klik direkte fra kontraktstyringsløsningen.  
                            • Automatiseret underskriftproces: Igennem eksempelvis Visma Addo, Penneo eller Adobe Docusign.   
                            • Statusoverblik: Over hvem der har underskrevet, og hvem der mangler at underskrive. 
                            • Understøttelse af anerkendte signeringsmetoder:  Web-underskrift, NemID, Virksomheds NemID og e-Boks. 

                              Læs mere om digitalsignatur her

                              Paradigmestyring i brevskabeloner

                              Paradigmestyring gør det muligt at producere dokumenter ved hjælp af tekstfraser (paradigmer). Typisk kategoriseret i en header-tekst, brødtekstfraser og en footer-tekst. Paradigmestyring giver større fleksibilitet ved komplekse dokumentsæt samt minimerer behovet for brevskabeloner. Samtidigt er det muligt at centralisere produktionen og vedligeholdelsen af paradigmerne.

                               

                                  Læs mere om indholdet paradigmestyring

                                  Paradigmestyringen indeholder blandt andet: 

                                  • Paradigmeadministration: Intuitiv central paradigmeadministration med overblik over paradigmer, tilhørsforhold og ansvarlig.
                                  • Paradigmeproduktion: Paradigmer oprettes nemt som Word-dokument-skabeloner i paradigmeadministrationen.
                                  • Automatisk brevfletfunktion. Metadata fra kunden, sagen, produktet eller en anden entitet indsættes automatisk ved brug af Word-brevflet.
                                  • Tagging af paradigmer. Tagging sikrer, at paradigmer kan grupperes og kun vises i relevante sammenhænge.
                                  • Intuitiv wizard:Guider brugeren gennem brevproduktionsprocessen.
                                  • Et samlet dokument: Mulighed for at samle paradigmer i ét dokument.
                                  • Enkeltdokument: Mulighed for at generere paradigmer som selvstændige dokumenter.
                                  • Organisering: Mulighed for at til- og fravælge paradigmer og tilpasse rækkefølgen.
                                  • Tilpasset tekstindhold: Ændring og tilpasning af tekstindhold sker efterfølgende i den oprettede Word-fil.

                                  Har du behov for effektiv dokumentstyring i Microsoft 365

                                  – eller er du blot nysgerrig?

                                  Så tøv ikke med at tage fat i mig til en uforpligtende snak om mulighederne.