Projektstyring i Microsoft 365

Projektstyring til entreprenører, ingeniører, arkitekter, rådgivere og mange flere

Projektstyring i skyen

 

Projektstyringsløsningen er en standardløsning i Microsoft 365, som understøtter en lang række projekttyper; eksempelvis byggeprojekter, infrastrukturprojekter, klima- og miljøprojekter, energiprojekter og rådgivningsprojekter. Løsningen kan tilpasses til at understøtte en bred vifte projekttyper, individuelle arbejdsgange og projektmodeller.

 

Nem og effektiv projektstyring

  • De skal være agile men samtidigt arbejde struktureret i forhold til fastdefinerede processer og procedure
  • De skal have overblik over projektdokumentation
  • De skal være effektive og overholde tidsfristerne.
  • De skal have overblik over projektforløb, projektfaser, milepæle og projektstatus
  • De skal have overblik på tværs af projekterne

Hvis projektlederen skal mestre alle disse discipliner, kræver det et effektivt og intuitivt projektsyringsværktøj.

Med projektstyringsløsningen fra Simplitize bliver projektlederen understøttet gennem hele projektforløbet fra projektinitiering, igennem idé-, analyse- og planlægningsfasen og til projektgennemførelse, implementering, projektafslutning og evaluering.

FAKTABOKS 

  • Standardløsning i Microsoft 365: Projektløsningen konfigureres i de to bedste konfigurationsværktøjer på markedet: WorkPoint 365 og Microsoft 365 (SharePoint Online).
  • Arbejd i Microsoft 365-programmerne: Arbejd med projekter i Microsoft-programmer du kender: SharePoint Online, Microsoft Teams, To-Do, Planner, Outlook, Excel, Word og PowerPoint. Og Power Platformen.
  • Ejerskab over egne data: Projektløsningen ligger som en forretningsapplikation i SharePoint. Jeres data ligger i jeres egen SharePoint Online tenant. Det betyder, at I har 100% ejerskab over egne data.
  •  Fuldt skalerbar: Projektløsningen driftsafvikles i Microsoft Cloud. Det betyder, at løsningen ikke kræver, at I har lokale servere til rådighed. Løsningen kan således skaleres efter behov.
  • Nem tilgang: I skal blot have en internetforbindelse. Så kan I tilgå projektløsningen igennem webbrowseren via PC, tablet eller mobiltelefon.
  • Rollebaseret rettighedsstyring, der sikrer overholdelse af virksomhedens sikkerhedspolitik baseret på roller.
  • Single sign-on: Nem og sikker adgangssikring med Microsoft Authorization.

 Projektløsningen indeholder blandt andet:

  • $Projektoverblik over projektdokumenter, interessenter, møder, notater, e-mails mv.
  • $Procesoverblik herunder Stage/gate styring med overblik over projektstatus og deadlines
  • $Kvalitetssikring med indbyggede godkendelsesprocedurer, notifikationer, kontrolprocedurer mv.
  • $Automatisering af arbejdsprocesser, opgavetildeling, notifikationer, kontrolindsats og godkendelsesforløb
  • $Skabeloncenter med dokument- og e-mailskabeloner
  • $GDPR-compliant. Effektiv understøttelse af compliance-processer i forhold til overholdelse af GDPR
  • $Medarbejderdashboard med overblik over egne kunder, projekter, opgaver og action liste med projekter og opgaver der kræver handling
  • $Ledelsesdashboard med globalt overblik over virksomhedens kunder og projekter samt fremdrift og overholdelse af deadlines
  • $Samarbejdsrum til udveksling af dokumenter med eksterne interessenter
  • $Søgefunktion med fritekstsøgning, der gør det nemt og hurtigt at finde information og historik på et projekt
  • $Automatisk versionsstyring af dokumenter sikrer, at alle ændringer og godkendelser altid registreres

Gratis whitepaper:

Projektstyring

– et spadestik dybere

 

Hent whitepaper og få:

  • $Introduktion til projektløsningen i Microsoft 365
  • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte hovedmoduler
  • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte tillægsmoduler
  • $Skærmprint fra projektløsningen, der viser løsningens hovedelementer

Fremhævede features

Digital projektmappe med projektoverblik

Projektmappen fungerer lidt ligesom et gammeldags plastikringbind med skilleblade og faner, der samler og organiserer projektdokumenter, e-mails, noter med flere. Projektmappen eller delelementer af sagsmappen kan nemt og sikkert deles med interne og eksterne samarbejdspartnere.

Project Management life cycle 

Med Project Management life cycle understøttes hele projektets livscyklus fra intelligent projektinitiering til idé-, analyse- og planlægning og videre igennem projektgennemførelsen, implementering, projektafslutning og evaluering. Løsningen understøtter fasestyring af projektlivscyklus samt gatestyring med eksempelvis automatiseret opgavetildeling, notifikationer, kontrolinstans og godkendelsesforløb. 

Automatisering 

Projektstyringsløsningen indeholder muligheden for at automatisere arbejdsgange og notifikationer. Det kan være godkendelsesworkflows, kontrolprocesser i forhold til eksempelvis kvalitetssikring samt notifikationer ved overskridelse af tidsfrister. 

Opgavestyring 

Hold styr på projektopgaverne med effektiv opgavestyring. Opgaverne kan tildeles automatisk, på baggrund af rolle, i forbindelse med projektopstart eller faseskift, eller opgaverne kan tildeles manuelt. Taskmanageren giver et godt overblik over opgavestatus, herunder hvem der har fået tildelt opgaven, hvor langt opgaven er i processen, om tidsfristen er overskredet med mere.  

Skabelonbiblioteket  

Med skabelonbiblioteket kan projektlederen benytte foruddefinerede dokument- og mailskabeloner. Dokument og mailskabeloner oprettes og vedligeholdes i et centralt bibliotek. Processen ved oprettelse og vedligeholdelse af skabeloner sker nemt og intuitivt ved at benytte Words brevfletfunktion. Skabeloner kan tagges, så de segmenteres i forhold til specifikke projekttyper, så skabeloner udelukkende vises i korrekte sammenhænge. Stamdata fra kunder og kundeoplysninger flettes automatisk ind i et dokument eller i en mail. Hvis man har tilkøbt modulet Express mail- og dokumentjournalisering, kan skabelonbiblioteket tillige tilgås fra Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. 

360 graders projektoverblik 

Projektløsningen giver et 360 graders overblik over projekterne. Løsningen har en række faste visninger f.eks. ”Mine projekter”, ”Mine kunder” samt Action liste, der viser, hvilke projekter og opgaver der skal tages action på her og nu. Det kan eksempelvis være overskridelse af deadlines. 

Herudover inkluderer løsningen globale visninger på tværs af projekter og kunder. Herudover kan visningerne raffineres og filtreres i forhold til de metadata, der er registreret på projektet. På den måde kan I kan få overblik over antallet af projekter, samt hvordan de fordeler sig; eksempelvis i forhold til projekttyper, kunder, lande og projektansvarlig. Listevisningerne kan suppleres med grafiske PowerBI-visninger (Business Intelligence). 

Use case:

Manuelle processer, regneark og fildrev er en farlig cocktail – når man som Uggerly Installation har 750 byggeprojekter om året

Stramme tidsintervaller kombineret med vigtige materialeleverancer og sikkerhed for, at der er folk til at udføre jobbet, er en sårbar kombination. Der var ikke plads til at fare vild i et af de ofte 7-8 regneark pr byggeri eller til at overse vigtige ændringer.

 ”Vi valgte at opbygge vores dokument-, case- og projektledelse i WorkPoint 365. WorkPoint 365 oven på SharePoint-formularer er backend, mens WorkPoint Express bygger bro mellem vores aktiviteter fra SharePoint til Microsoft 365”

Michael Seerup, administrationschef, Uggerly Installation 

 

Projektstyring i Microsoft 365?

Projektstyringsløsningen er målrettet projektledere i entreprenør- virksomheder, ingeniørvirksomheder, arkitektvirksomheder, rådgivningsvirksomheder, produktionsvirksomheder med flere. 

Projektløsningen består af følgende grundmoduler samt tillægsmoduler: 

Projektløsningen består af to grundmoduler:

  • Projekter 
  • Virksomheder 

    Løsningen kan udvides med yderligere fem tillægsmoduler:

    • Risikostyring 
    • Transmittals 
    • Express mail- og dokumentjournalisering 
    • Automatisk mail-journalisering 
    • Sager 
    • Kvalitetshåndbog 
    tooltip text

    Læs mere om automatisk mail-journalisering

    Læs mere om transmittals

    Læs mere om projekter

    Læs mere om kvalitetshåndbog

    Læs mere om express mail-og dokument journalisering

    Læs mere om virksomheder

    Læs mere om risikostyring

    Læs mere om sager

    Modulbeskrivelser

    Grundmodul: Projekter

    Projektmodulet indeholder en komplet projektstyringsløsning til procesunderstøttelse og strukturering af en bred vifte af projektstyringsmetoder; eksempelvis PRINCE2, Scrum, Vandfald, Agile, PMBoK, Six Sigma og Kanban. Få styr på projektdokumenter, interessenter, status, faser, frister, opgaver og historik.  

     Projektmodulet indeholder blandt andet:  

    • Projektoverblik: Overblik over alle metadata, dokumenter, mailkorrespondancer, opgaver, risici, projektstadie, relationer mv. 
    • Projekttemplates: Foruddefinerede projekttemplates der understøtter forskellige projekttyper.
    • Stage-gate-styring: Stadiestyring af projektfaserne og gatestyring sikrer, at processerne overholdes undervejs i projektforløbet. 
    • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines og frister samt advisering til den projektansvarlige. 
    • Porteføljeoverblik: Oversigt på tværs af projekter med filtreringsmuligheder på alle registrerede metadata. 
    • Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.  
    • Projektplan med tidslinje, opgavestyring og tjekliste. Kan spille sammen med gatestyringen i stadiemodellen. Change log med registrering af ændringer i projektplanen.

        Grundmodul: Virksomheder

        Grundmodulet Virksomheder indeholder informationer om kunder, leverandører og samarbejdspartnere samt overblik på tværs af virksomheder. Virksomhedernes stamdata kan indtastes manuelt eller kan hentes fra ERP-systemet. 

        Virksomhedsmodulet indeholder blandt andet:  

        • Virksomhedsoverbliksside: Overblik over relationstype og stamdata samt dokumenter, e-mails på kunder, leverandører og samarbejdspartnere.  
        • Virksomhedsstatus: Stadiestyring til angivelse af status for virksomheden.   
        • Virksomhedsoversigt: Oversigt på tværs af virksomheder med filtreringsmuligheder på alle registrerede virksomhedsdata.   
        • Virksomhedskontakter: Overblik over kontaktpersoner hos virksomheder.  
        • Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning. 

          Tillægsmodul: Risikostyring

          isikostyringsmodulet (Project Risk Management) giver overblik over de risikofaktorer, som på kort og lang sigt vil kunne påvirke projektet. Det er nødvendigt at kende sine risici, ellers kan de ikke styres. Risikostyringsmodulet strukturerer arbejdet med at identificere og definere potentielle risici, styre risici og træffe de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.    

          Risikomodulet indeholder blandt andet:   

          • Risikovurdering: Arbejdsområde til registrering af risikoforhold og den afledte konsekvens.   
          • Kortlægning af risici: Rating af risici ud fra en risikoscore.  
          • Risikomatrix: Grafisk visning af risici i risikomatrix baseret på risikoscore.  
          • Risikoprofiler: Risikostyring på virksomheder og projekter. 
          • Risikooverblik: Oversigt over risici på tværs af virksomheder og kunder med filtreringsmuligheder på alle registrerede risikoelementer, hvilket giver et godt overblik over virksomhedens samlede risici.  
          • Risikomonitorering: Overvågning af risici ud fra en foruddefineret risikokalkulation. 
          • Advisering: Automatisk notifikation hvis risikoen overstiger foruddefinerede risikogrænseværdier.  

            Tillægsmodul: Transmittals

            Transmittalsmodulet giver mulighed for at indsamle dokumenter i dokumentpakker (transmittals pakker). Dokumenterne i dokumentpakkerne låses i versioneringen, som sikkerhed og dokumentation for dokumentpakkens indhold. På den måde kan man arbejde videre med originaldokumentet uden at påvirke indholdet af dokumentpakken. Dokumentpakken kan sendes til kunder, samarbejdspartnere og leverandører. 

            Transmittalsmodulet indeholder blandt andet:   

            • Fastdefineret transmittalproces med Intuitiv dokumentindsamling, klargøring og afsendelse.  
            • Dokumentoverblik over dokumenter i dokumentpakke herunder dokumentnavn, dato (last modified), source item URL, version, filtype og dokumenttype. 
            • Procesoverblik over stadierne i transmittalprocessen (Indsamling -> Klargøring -> Afsendelse) 
            • Status overblik der viser, hvor langt man er nået i processen samt overblik over status på tværs af transmittals pakkerne.
            • Tjekliste med tidslinje. 
            • Coversheet oprettes automatisk i afsendelsesfasen. Coversheetet sendes til modtageren med links til dokumenterne i dokumentpakken.  
            • Mailforsendelse af coversheet til transmittalsmodtager. 

              Tillægsmodul: Express mail- og dokumentjournalisering

              Express mail- og dokumentjournalisering gør brugeren i stand til at udføre 80% af projekthåndteringen direkte i Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Fra Express-sidepanelet kan brugeren nemt journaliserere, åbne, fremsøge og oprette projekter, dokumenter, opgaver, kontakter, kunder samt journalisere e-mails.  

              Express mail- og dokumentjournalisering indeholder blandt andet:   

              • Direkte adgang til projektløsningen i Teams – arbejd med projektet direkte i Teams.
              • Express-sidepanel i Outlook, Word, Excel og PowerPoint, som giver direkte adgang til at arbejde med projekterne i Office-programmerne. 
              • Drag’n’drop-funktionalitet gør det nemt at journalisere e-mails på projekter og kunder. 
              • Søgefunktion til fremsøgning af projekter, kunder og kontakter. 
              • Funktion til oprettelse af projekter, kunder, kontakter, opgaver samt breve og e-mails fra skabelonbibliotek. 
              • Muligheden for at markere favoritter, tilføje dokumenter til mails og konvertere on the flight til PDF og meget andet. 

                  Tillægsmodul: Automatisk mail-journalisering

                  Tillægsmodulet Automatisk mail-journalisering sørger for, at alle ind- og udgående mails automatisk gemmes på kunder/leverandører/samarbejdspartnere samt kontaktpersoner. Mails gemmes automatisk i projektløsningen, før de lander i medarbejderens indbakke. Det betyder, at mails ikke kan slettes uden om virksomhedens IT-administrator. 

                  Automatisk mail-journalisering indeholder blandt andet:   

                  • Automatisk mail-backup i Microsoft Azure cloud.  
                  • Regelstyring: Der kan opsættes regler og undtagelser, så det sikres, at fortrolige mails ikke kan tilgås af uvedkommende. 
                  • Journaliseringsflag der markerer mails, som er automatisk og/eller manuelt journaliseret, på tværs af flere modtagere. 
                  • Intelligente journaliseringsforslag der kommer med forslag til journalisering på kontrakter baseret på intelligent mønstergenkendelse.  
                  • Automatisk påstempling af metadata sikrer, at mails nemt kan fremfindes via søgning og filtrering i forhold til afsenderinformation og destination i projektløsningen. 
                  • GDPR-compliance med klassifikation og rettighedsstyring. 

                    Grundmodul: Sager

                    Tillægsmodulet Sager indeholder forskellige sagstyper – f.eks. byggesager, erstatningssager, bodssager, reklamationssager og skadessager (Claim Management). Hold styr på sagskorrespondancen; dokumenter, e-mails, parter, status, frister, opgaver og sagshistorik. Opnå fuld kontrol og overblik, uanset hvor mange sager, du arbejder på, hvordan du arbejder og med hvem. 

                    Sagsmodulet indeholder blandt andet:  

                    • Sagsoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på sagen.  
                    • Sagskategorisering: Registrering og overblik over sagstyper. 
                    • Sagsstatus: Stadiestyring til angivelse af status for sagerne og styring af kontraktcyklus.  
                    • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines og frister samt advisering til den sagsansvarlige.
                    • Sagsoversigt: Oversigt på tværs af sager med filtreringsmuligheder på alle registrerede metadata.   
                    • Kontaktoverblik: Registrering og overblik over sagsparter og relationer.  
                    • Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata på sagen og fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.  

                      Læs mere om sagsstyring her

                      Tillægsmodul: Kvalitetshåndbog QA

                      Tillægsmodulet Kvalitetshåndbog indeholder administration af håndbog og processer samt håndtering af ændringsforslag. Herudover kan håndbogen aktiveres på de enkelte projekttyper og i hvert enkelt stadie, så projektmedarbejderen udelukkende får præsenteret specifikt indhold målrettet den aktuelle arbejdsproces. Kvalitetshåndbogen bliver på den måde aktiveret i projektprocessen i stedet for et være et passivt opslagsværk.  

                      Kvalitetshåndbogen indeholder blandt andet:  

                      • Håndbog: Intuitiv og søgbar håndbog der kan udstilles på projekterne. 
                      • Administration: Administration og publicering af indholdssider til håndbog. 
                      • Forretningsprocesser: Strukturering af arbejdsprocesser med mulighed for grafisk visning i Visio-diagrammer. 
                      • Ændringshåndtering: Bearbejdning og implementering af forbedringsforslag.  
                      • Audits: Planlægning og gennemførelse af audits af interne arbejdsprocesser. 
                      • Afvigelseshåndtering: Registrering og håndtering afvigelser. 
                      • KPI-måling: KPI-måling på processerne i forhold til Key Performance Indicators (KPI’er). 

                          Har du behov for effektiv projektstyring i Microsoft 365

                          – eller er du blot nysgerrig?

                          Så tøv ikke med at tage fat i mig til en uforpligtende snak om mulighederne.