Projektstyring i Microsoft 365

Projektstyring til entreprenører, ingeniører, arkitekter, rådgivere og mange flere

Projektstyring i skyen

 

Projektstyringsløsningen er en standardløsning i Microsoft 365, som understøtter en lang række projekttyper; eksempelvis byggeprojekter, infrastrukturprojekter, klima- og miljøprojekter, energiprojekter og rådgivningsprojekter. Løsningen kan tilpasses til at understøtte en bred vifte projekttyper, individuelle arbejdsgange og projektmodeller.

 

Nem og effektiv projektstyring

  • De skal være agile men samtidigt arbejde struktureret i forhold til fastdefinerede processer og procedure
  • De skal have overblik over projektdokumentation
  • De skal være effektive og overholde tidsfristerne.
  • De skal have overblik over projektforløb, projektfaser, milepæle og projektstatus
  • De skal have overblik på tværs af projekterne

Hvis projektlederen skal mestre alle disse discipliner, kræver det et effektivt og intuitivt projektsyringsværktøj.

Med projektstyringsløsningen fra Simplitize bliver projektlederen understøttet gennem hele projektforløbet fra projektinitiering, igennem idé-, analyse- og planlægningsfasen og til projektgennemførelse, implementering, projektafslutning og evaluering.

FAKTABOKS 

  • Standardløsning i Microsoft 365: Projektløsningen konfigureres i de to bedste konfigurationsværktøjer på markedet: WorkPoint 365 og Microsoft 365 (SharePoint Online).
  • Arbejd i Microsoft 365-programmerne: Arbejd med projekter i Microsoft-programmer du kender: SharePoint Online, Microsoft Teams, To-Do, Planner, Outlook, Excel, Word og PowerPoint. Og Power Platformen.
  • Ejerskab over egne data: Projektløsningen ligger som en forretningsapplikation i SharePoint. Jeres data ligger i jeres egen SharePoint Online tenant. Det betyder, at I har 100% ejerskab over egne data.
  •  Fuldt skalerbar: Projektløsningen driftsafvikles i Microsoft Cloud. Det betyder, at løsningen ikke kræver, at I har lokale servere til rådighed. Løsningen kan således skaleres efter behov.
  • Nem tilgang: I skal blot have en internetforbindelse. Så kan I tilgå projektløsningen igennem webbrowseren via PC, tablet eller mobiltelefon.
  • Rollebaseret rettighedsstyring, der sikrer overholdelse af virksomhedens sikkerhedspolitik baseret på roller.
  • Single sign-on: Nem og sikker adgangssikring med Microsoft Authorization.

 Projektløsningen indeholder blandt andet:

  • $Projektoverblik over projektdokumenter, interessenter, møder, notater, e-mails mv.
  • $Procesoverblik herunder Stage/gate styring med overblik over projektstatus og deadlines
  • $Kvalitetssikring med indbyggede godkendelsesprocedurer, notifikationer, kontrolprocedurer mv.
  • $Automatisering af arbejdsprocesser, opgavetildeling, notifikationer, kontrolindsats og godkendelsesforløb
  • $Skabeloncenter med dokument- og e-mailskabeloner
  • $GDPR-compliant. Effektiv understøttelse af compliance-processer i forhold til overholdelse af GDPR
  • $Medarbejderdashboard med overblik over egne kunder, projekter, opgaver og action liste med projekter og opgaver der kræver handling
  • $Ledelsesdashboard med globalt overblik over virksomhedens kunder og projekter samt fremdrift og overholdelse af deadlines
  • $Samarbejdsrum til udveksling af dokumenter med eksterne interessenter
  • $Søgefunktion med fritekstsøgning, der gør det nemt og hurtigt at finde information og historik på et projekt
  • $Automatisk versionsstyring af dokumenter sikrer, at alle ændringer og godkendelser altid registreres

Gratis whitepaper:

Projektstyring

– et spadestik dybere

 

Hent whitepaper og få:

  • $Introduktion til projektløsningen i Microsoft 365
  • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte hovedmoduler
  • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte tillægsmoduler
  • $Skærmprint fra projektløsningen, der viser løsningens hovedelementer

Fremhævede features

Digital projektmappe med projektoverblik

Projektmappen fungerer lidt ligesom et gammeldags plastikringbind med skilleblade og faner, der samler og organiserer projektdokumenter, e-mails, noter med flere. Projektmappen eller delelementer af sagsmappen kan nemt og sikkert deles med interne og eksterne samarbejdspartnere.

Project Management life cycle 

Med Project Management life cycle understøttes hele projektets livscyklus fra intelligent projektinitiering til idé-, analyse- og planlægning og videre igennem projektgennemførelsen, implementering, projektafslutning og evaluering. Løsningen understøtter fasestyring af projektlivscyklus samt gatestyring med eksempelvis automatiseret opgavetildeling, notifikationer, kontrolinstans og godkendelsesforløb. 

Automatisering 

Projektstyringsløsningen indeholder muligheden for at automatisere arbejdsgange og notifikationer. Det kan være godkendelsesworkflows, kontrolprocesser i forhold til eksempelvis kvalitetssikring samt notifikationer ved overskridelse af tidsfrister. 

Opgavestyring 

Hold styr på projektopgaverne med effektiv opgavestyring. Opgaverne kan tildeles automatisk, på baggrund af rolle, i forbindelse med projektopstart eller faseskift, eller opgaverne kan tildeles manuelt. Taskmanageren giver et godt overblik over opgavestatus, herunder hvem der har fået tildelt opgaven, hvor langt opgaven er i processen, om tidsfristen er overskredet med mere.  

Skabelonbiblioteket  

Med skabelonbiblioteket kan projektlederen benytte foruddefinerede dokument- og mailskabeloner. Dokument og mailskabeloner oprettes og vedligeholdes i et centralt bibliotek. Processen ved oprettelse og vedligeholdelse af skabeloner sker nemt og intuitivt ved at benytte Words brevfletfunktion. Skabeloner kan tagges, så de segmenteres i forhold til specifikke projekttyper, så skabeloner udelukkende vises i korrekte sammenhænge. Stamdata fra kunder og kundeoplysninger flettes automatisk ind i et dokument eller i en mail. Hvis man har tilkøbt modulet Express mail- og dokumentjournalisering, kan skabelonbiblioteket tillige tilgås fra Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. 

360 graders projektoverblik 

Projektløsningen giver et 360 graders overblik over projekterne. Løsningen har en række faste visninger f.eks. ”Mine projekter”, ”Mine kunder” samt Action liste, der viser, hvilke projekter og opgaver der skal tages action på her og nu. Det kan eksempelvis være overskridelse af deadlines. 

Herudover inkluderer løsningen globale visninger på tværs af projekter og kunder. Herudover kan visningerne raffineres og filtreres i forhold til de metadata, der er registreret på projektet. På den måde kan I kan få overblik over antallet af projekter, samt hvordan de fordeler sig; eksempelvis i forhold til projekttyper, kunder, lande og projektansvarlig. Listevisningerne kan suppleres med grafiske PowerBI-visninger (Business Intelligence). 

Use case:

Manuelle processer, regneark og fildrev er en farlig cocktail – når man som Uggerly Installation har 750 byggeprojekter om året

Stramme tidsintervaller kombineret med vigtige materialeleverancer og sikkerhed for, at der er folk til at udføre jobbet, er en sårbar kombination. Der var ikke plads til at fare vild i et af de ofte 7-8 regneark pr byggeri eller til at overse vigtige ændringer.

 ”Vi valgte at opbygge vores dokument-, case- og projektledelse i WorkPoint 365. WorkPoint 365 oven på SharePoint-formularer er backend, mens WorkPoint Express bygger bro mellem vores aktiviteter fra SharePoint til Microsoft 365”

Michael Seerup, administrationschef, Uggerly Installation 

 

Projektstyring i Microsoft 365?

Projektstyringsløsningen er målrettet projektledere i entreprenør- virksomheder, ingeniørvirksomheder, arkitektvirksomheder, rådgivningsvirksomheder, produktionsvirksomheder med flere. 

Projektløsningen består af følgende grundmoduler samt tillægsmoduler: 

Projektløsningen består af to grundmoduler:

  • Projekter 
  • Virksomheder 

    Løsningen kan udvides med yderligere fem tillægsmoduler:

    • Risikostyring 
    • Transmittals 
    • Express mail- og dokumentjournalisering 
    • Automatisk mail-journalisering 
    • Sager 
    • Kvalitetshåndbog 
    tooltip text

    Læs mere om automatisk mail-journalisering

    Læs mere om transmittals

    Læs mere om projekter

    Læs mere om kvalitetshåndbog

    Læs mere om express mail-og dokument journalisering

    Læs mere om virksomheder

    Læs mere om risikostyring

    Læs mere om sager

    Moduler

    Virksomhedsmodul

    Grundmodulet virksomheder indeholder informationer om leads og kunder samt skaber overblik på tværs af kundesegmenter. Virksomhedens stamdata kan indtastes manuelt eller kan hentes fra ERP-systemet.

      Læs mere om indholdet i virksomhedsmodulet

      Virksomhedsmodulet indeholder blandt andet:  

      • Virksomhedsoverbliksside: Overblik over relationstype og stamdata samt dokumenter, e-mails på kunder, leverandører og samarbejdspartnere.  
      • Virksomhedsstatus: Stadiestyring til angivelse af status for virksomheden.   
      • Virksomhedsoversigt: Oversigt på tværs af virksomheder med filtreringsmuligheder på alle registrerede virksomhedsdata.   
      • Virksomhedskontakter: Overblik over kontaktpersoner hos virksomheder.  
      • Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning. 

      Projektmodul

      Projektmodulet indeholder en komplet projektstyringsløsning til procesunderstøttelse og strukturering af en bred vifte af projektstyringsmetoder; eksempelvis PRINCE2, Scrum, Vandfald, Agile, PMBoK, Six Sigma og Kanban. Få styr på projektdokumenter, interessenter, status, faser, frister, opgaver og historik.  

       

          Læs mere om indholdet i projektmodulet

          Projektmodulet indeholder blandt andet:  

          • Projektoverblik: Overblik over alle metadata, dokumenter, mailkorrespondancer, opgaver, risici, projektstadie, relationer mv. 
          • Projekttemplates: Foruddefinerede projekttemplates der understøtter forskellige projekttyper.
          • Stage-gate-styring: Stadiestyring af projektfaserne og gatestyring sikrer, at processerne overholdes undervejs i projektforløbet. 
          • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines og frister samt advisering til den projektansvarlige. 
          • Porteføljeoverblik: Oversigt på tværs af projekter med filtreringsmuligheder på alle registrerede metadata. 
          • Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.  
          • Projektplan med tidslinje, opgavestyring og tjekliste. Kan spille sammen med gatestyringen i stadiemodellen. Change log med registrering af ændringer i projektplanen.

          Features

          Opgavestyring

          Opgavestyring giver mulighed for at administrere, styre og tildele opgaver. Tildelingen af opgaver kan både ske manuelt og automatisk igangsat af et faseskift eller workflow. Med opgavestyring kan virksomheden nemt og sikkert automatisere gentagne opgaver på tværs af f.eks. projekter eller sager samt få overblik over opgavetyper, tidsfrister, opgaveansvarlige, opgavefremdrift med mere.

           

              Læs mere om indholdet opgavestyring

              Opgavestyring indeholder blandt andet: 

              • Intuitivt opgavepanel: Vises og anvendes på sagen, projektet, kontrakten mf.
              • Opgaveoverblik: Overblik over ”Mine opgaver”, fuldførte opgaver og igangværende opgaver.
              • Opgavestatus: Overblik over fremdriften på opgaverne.
              • Tidsfrister: Overvågning af tidsfrister for opgaveudførelse.
              • Opgaveansvarlig: Overblik over hvem der er opgaveansvarlig.
              • Automatiseret opgavetildeling ved eks. Oprettelse af projekt, faseskift undervejs i projektet eller ved projektafslutning.
              • Rollebaseret opgavetildeling: Automatisk tildeling af opgaver til personer, der har en rolle på sagen, projektet, kunden mf.
              • Opgaveoverblik på tværs af projekter, sager, medarbejdere, kunder mf.
              • Mulighed for at kombinere opgavestyring med visuelt overblik i Gantt

              Risikostyring

              Risikostyringsmodulet (Project Risk Management) giver overblik over de risikofaktorer, som på kort og lang sigt vil kunne påvirke projektet. Det er nødvendigt at kende sine risici, ellers kan de ikke styres. Risikostyringsmodulet strukturerer arbejdet med at identificere og definere potentielle risici, styre risici og træffe de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.     

                Læs mere om indholdet i risikostyring

                Risikomodulet indeholder blandt andet:   

                • Risikovurdering: Arbejdsområde til registrering af risikoforhold og den afledte konsekvens.   
                • Kortlægning af risici: Rating af risici ud fra en risikoscore.  
                • Risikomatrix: Grafisk visning af risici i risikomatrix baseret på risikoscore.  
                • Risikoprofiler: Risikostyring på virksomheder og projekter. 
                • Risikooverblik: Oversigt over risici på tværs af virksomheder og kunder med filtreringsmuligheder på alle registrerede risikoelementer, hvilket giver et godt overblik over virksomhedens samlede risici.  
                • Risikomonitorering: Overvågning af risici ud fra en foruddefineret risikokalkulation. 
                • Advisering: Automatisk notifikation hvis risikoen overstiger foruddefinerede risikogrænseværdier.  

                Gantt Chart 

                Gantt Chart er et projektstyringsværktøj, som giver en Microsoft Project-lignende brugergrænseflade til planlægning og styring af opgaver og projekter.  Få overblik over projekter og opgaver på tværs af organisationen. Administrer opgaver, projekter, relationer og ressourcer i en intuitiv og visuel tidslinje.

                 

                    Læs mere om indholdet gantt chart

                    Gantt Chart indeholder blandt andet:

                    • Drag and drop funktion til flytning af opgaver eller projekter.
                    • Flyt tidsmarkør for at ændre færdiggørelsesprocenten af en opgave eller projekt.
                    • Ressourceallokering af medarbejdere eller materiale på en opgave eller projekt
                    • Genvejsmenu: Tilføj nye opgaver eller projekter eller indryk, udryk, slet eller redigere en eksisterende opgave eller projekt.
                    • Arbejdsnedbrydningsstruktur: Nedbryd projektets aktiviteter i forskellige undermoduler.
                    • Arbejdstidsinterval: definer startdato og slutdato for opgaven eller projektet.
                    • Arbejdsuge: Ugemarkering af arbejdsdage eller produktive dage i et projekt.
                    • Tidsintervalindstilling: time, dag, uge, måned.
                    • Relationer: skab relationer imellem opgaver eller projekter.
                    • Eksporter Gantt chart og indhold til Excel eller PDF

                    Transmittals

                    Transmittalsmodulet giver mulighed for at indsamle dokumenter i dokumentpakker (transmittals pakker). Dokumenterne i dokumentpakkerne låses i versioneringen, som sikkerhed og dokumentation for dokumentpakkens indhold. På den måde kan man arbejde videre med originaldokumentet uden at påvirke indholdet af dokumentpakken. Dokumentpakken kan sendes til kunder, samarbejdspartnere og leverandører. 

                      Læs mere om indholdet i transmittals
                      • Fastdefineret transmittalproces med Intuitiv dokumentindsamling, klargøring og afsendelse.  
                      • Dokumentoverblik over dokumenter i dokumentpakke herunder dokumentnavn, dato (last modified), source item URL, version, filtype og dokumenttype. 
                      • Procesoverblik over stadierne i transmittalprocessen (Indsamling -> Klargøring -> Afsendelse) 
                      • Status overblik der viser, hvor langt man er nået i processen samt overblik over status på tværs af transmittals pakkerne.
                      • Tjekliste med tidslinje. 
                      • Coversheet oprettes automatisk i afsendelsesfasen. Coversheetet sendes til modtageren med links til dokumenterne i dokumentpakken.  
                      • Mailforsendelse af coversheet til transmittalsmodtager. 

                      Relationsstyring

                      Relationsstyring gør det muligt at skabe ”en til mange” og ”mange til mange” relationer på tværs. På den måde kan man skabe relationer imellem sager, projekter, kontrakter, kontaktpersoner, kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

                        Læs mere om indholdet i relationsstyring

                        Relationsstyringen indeholder blandt andet:

                        • Oprettelses workflow: Intuitivt workflow der guider brugeren igennem oprettelsesprocessen.
                        • Tovejs relation: Relationer oprettes automatisk som tovejsrelationer, så relationen registreres i begge ender af relationen
                        • Relationsoverblik: Intuitivt overblik over relationer.
                        • Relationsbeskrivelse: Beskrivelse at relationens art.
                        • Link: Link til relationen så man hurtigt kan hoppe over på relationssiden.

                        Express mail- & dokumentjournalisering

                        Express mail- og dokumentjournalisering gør sælgeren i stand til at udføre 80% af salgsarbejdet direkte i Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Fra Express-sidepanelet kan brugeren nemt journaliserer, åbne, fremsøge og oprette salgssager, dokumenter, opgaver, kontakter, leads/kunder samt journalisere e-mails.

                          Læs mere om indholdet i express mail- & dokumentjouralisering

                          Express mail- og dokumentjournalisering indeholder blandt andet: 

                          • Direkte adgang til CRM-løsningen i Teams – arbejd med salgssager direkte i Teams.
                          • Express-sidepanel i Outlook, Word, Excel og PowerPoint, som giver direkte adgang til at arbejde med CRM-løsningen i Office-programmerne.
                          • Drag’n’drop-funktionalitet gør det nemt at journalisere e-mails på salgssager og leads/kunder.
                          • Søgefunktion til fremsøgning af salgssager, Leads/kunder og kontakter.
                          • Funktion til oprettelse af salgssager, leads/kunder, kontakter, opgaver og breve og e-mails fra skabelonbibliotek.
                          • Muligheden for at markere favoritter, tilføje dokumenter til mails og konvertere on the flight til PDF og meget andet.

                          Har du behov for effektiv projektstyring i Microsoft 365

                          – eller er du blot nysgerrig?

                          Så tøv ikke med at tage fat i mig til en uforpligtende snak om mulighederne.