Leverandørstying i Microsoft 365

Automatiseret leverandøraudits med opslagsværk, spørgeskema & certifikatstyring

Hvad er leverandørstyring?

 

Leverandørstyringsløsningen giver dig overblik over al relevant information om virksomhedens leverandører, underleverandører og disses produkter, råvarer, certifikater og deklarationer/audits. 

Leverandørstyringen har tre primære formål: 

  • $At sikre leverandørcompliance i forhold til kvalitetskrav, myndighedskrav og krav som følge af certificering
  • $At sikre kvaliteten af produkter der leveres som delkomponenter/halvfabrikata til produktion, slutprodukter der leveres til virksomheden, og produkter der leveres direkte til slutkunden på vegne af virksomheden
  • $At sikre leverancestabilitet så virksomheden er i stand til at overholde kontraktuelle forpligtelser og efterkomme efterspørgslen fra markedet

FAKTABOKS 

  • Standardløsning i Microsoft 365: Leverandørstyringsløsningen konfigureres i de tre bedste konfigurationsværktøjer på markedet: WorkPoint 365Microsoft 365 (SharePoint Online) og Microsoft Power platformen 
  • Ejerskab over egne data: Leverandørstyringsløsningen ligger som en forretningsapplikation Microsoft Azure. Jeres data ligger i jeres egen SharePoint Online tenant. Det betyder, at I har 100% ejerskab over egne data. 
  • Fuldt skalerbar: Leverandørstyringen driftsafvikles i Microsoft Cloud. Det betyder, at  løsningen ikke kræver, at I har lokale servere til rådighed. Løsningen kan således skaleres efter behov. 
  • Nem tilgang: I skal have en internetforbindelse internetforbindelse. Så kan I tilgå leverandørstyringsløsningen igennem webbrowseren via PC, tablet eller mobiltelefonen.
  • Single sign-on: Nem og sikker adgangssikring med Microsoft Authorization.

    Gratis whitepaper:

    Leverandørstyring – et spadestik dybere

     Hent whitepaper og få:

    • $Introduktion til Leverandørstyring i Microsoft 365
    • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte hovedmoduler
    • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte tillægsmoduler
    • $Skærmprint fra Leverandørstyringsløsningen, der viser løsningens hovedelementer

    Leverandørstyring til ISO-certificerede virksomheder 

    Leverandørstyring til virksomheder som er certificeret med eksempelvis ISO 14001, ISO 9001 og/eller ISO 45001. 

    Leverandørstyringsløsningen sikrer, at ISO-certificerede virksomheder lever op til ISO-standardens krav til styring af kvaliteten hos leverandører og disses leverancer. Løsningen sikrer, at virksomheden overholder sine forpligtelser i forhold til certifikatkrav og auditering af leverandører; herunder at leverancer overholder gældende kvalitetskrav, retningslinjer og processer i forhold til produkter og ydelser. 

    Leverandørstyring til BSE-certificerede fødevarevirksomheder 

    BSE-certificerede fødevarevirksomheder skal løbende foretage leverandør-audits. Leverandørstyringen gør det nemt for fødevarevirksomheder at indsamle nødvendige leverandørinformationer og leverandørcertifikater. Løsningens digitale spørgeskema hjælper leverandøren med at indberette korrekte og fyldestgørende data 

    Use case:

    Geia Food optimerer leverandør-audits med Leverandørstyring fra Simplitize

    Som en del af virksomhedens BSE-certificering skal Geia Food blandt andet foretage løbende leverandør-audits. Et ønske om større effektivitet i hverdagen var den direkte anledning til automatisering af leverandørstyringsprocessen.

     

    ”Alt ligger digitalt og vi kan nemt gå ind og få et overblik over alle vores leverandører, fordi vi hurtigt kan trække oplysningerne”

     

    Daniel Olesen, Daniel Olesen, IT Manager, Geia Food

     

     

    Leverandørstyring i Microsoft 365

    Simplitizes leverandørstyring er målrettet grossister, producenter, transportører eller andre virksomheder, der har behov for at styre leverandører og certifikater samt dokumentere overholdelse af eksempelvis kvalitetskrav, miljøkrav og fødevarekrav; f.eks. i forhold til ISO-certificering, BSE-certificering og AEOcertificering.

    Leverandørstyringsløsningen består af følgende grundmoduler samt tillægsmoduler: 

    Leverandørstyringsløsningen består af 3 grundmoduler:
    • Leverandører
    • Certifikater
    • Leverandørspørgeskemaer
    Løsningen kan udvides med yderligere 3 tillægsmoduler:
    • Leverandørkontrakter
    • Produkter
    • Leverandørportal
    tooltip text

    Læs mere om produkter

    Læs mere om leverandørportal

    Læs mere om spørgeskemaer

    Læs mere om certifikater

    Læs mere om leverandører

    Læs mere om kontrakter

    Modulbeskrivelser

    Grundmodul: Leverandører

    Grundmodulet leverandører indeholder leverandørinformationer og dashboards til monitorering af leverandør-compliance. Leverandørens stamdata kan indtastes manuelt, hentes fra ERP-systemet eller oprettes og vedligeholdes af leverandøren selv igennem leverandørportalen. 

    Leverandørmodulet indeholder blandt andet: 

    • Leverandøroverbliksside: Overblik over alle stamdata, dokumenter, certifikater og registreringer på leverandøren. 
    • Leverandørstatus: Stadiestyring til angivelse af status for leverandører  
    • Leverandøroversigt: Oversigt på tværs af leverandører med filtreringsmuligheder på alle registrerede leverandørdata.  
    • Leverandørkontakter: Overblik over kontaktpersoner hos leverandørerne. 
    • Produktionslokationer: Overblik over leverandørens produktionslokationer. 

        Grundmodul: Certifikater

        Grundmodulet certifikater indeholder certifikatstyring; herunder upload-funktion af certifikater og administration og overvågning af tidsfrister samt certifikatudløb. 

        Certifikatmodulet indeholder blandt andet: 

        • Leverandøruploadfunktion: Upload-funktion så leverandøren kan uploade sine certifikater. 
        • Certifikatbibliotek: Opbevaring og registrering af certifikater og metadata på certifikater. 
        • Certifikatgruppering. Gruppering af certifikater i forhold til certifikattype. 
        • Certifikatoversigt: Oversigt på tværs af certifikater med filtreringsmuligheder på alle registrerede certifikatdata. 
        • Overvågning: Overvågning over manglende certifikater og certifikatudløb på den enkelte leverandør og global overvågning på tværs af leverandører. 
        • Advisering: Automatisk mailadvisering til leverandører når certifikater skal fornyes.  

          Grundmodul: Spørgeskemaer

          Grundmodulet leverandørspørgeskema indeholder digitalt leverandørspørgeskema til leverandørdeklaration og auditering. Leverandørdeklarationsprocessen er automatiseret, så leverandøren guides igennem spørgsmålene og adviseres ved tidsoverskridelse og mangelfuld udfyldelse.

          Leverandørspørgeskemamodulet indeholder blandt andet: 

          • Foruddefinerede spørgeskemaer: Spørgsmålene i spørgeskemaet defineres af virksomheden i forhold til kriterier og kvalitetskrav, som leverandøren skal efterleve. 
          • Typebestemte spørgeskemaer: Udarbejdelse af spørgeskemaer målrettet leverandørsegmenter, produkttyper, lande og sprogvarianter. 
          • Mailnotifikation: Leverandøren udfylder spørgeskemaet ved at følge et link, som sendes via mail til leverandøren. 
          • Automatisk advisering: Leverandøren modtager en mail, hvis tidsfristen for indberetningen overskrides. 
          • Intuitiv guide: Leverandøren guides intuitiv igennem udfyldelsesprocessen, så det sikres, at alle spørgsmål udfyldes korrekt. 
          • Automatisk udsendelse: Udsend spørgeskemaer med faste tidsintervaller til foruddefinerede målgrupper.  

            Tillægsmodul: Kontrakter

            Tillægsmodulet leverandørkontrakter indeholder de kontrakter, som virksomheden har indgået med leverandørerne. Kontraktmodulet er et undermodul til grundmodulet leverandører. Det betyder, at kontrakterne vises under leverandørerne.

            Leverandørkontraktmodulet indeholder blandt andet: 

            • Leverandørkontraktoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondancer på leverandørkontrakten. 
            • Kontraktkategorisering: Registrering og overblik over kontrakttyper. 
            • Leverandørkontraktstatus: Stadiestyring til angivelse af status for leverandørkontrakterne. 
            • Leverandørkontraktoversigt: Oversigt på tværs af kontrakter med filtreringsmuligheder på alle registrerede kontraktdata.  
            • Leverandørkontakt: Overblik over kontaktpersoner på leverandørkontrakter. 
            • Fritekstsøgning: Fremsøgning i leverandørkontrakter, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mails. 

              Tillægsmodul: Produkter

              Tillægsmodulet produkter indeholder produktinformationer og dashboard til monitorering af produkter og halvfabrikat, som skal indgå i virksomhedens produktion. 

              Produktmodulet indeholder blandt andet: 

              • Produktregistreringer: Registrering af produktinformation, indholdsdeklaration mv. 
              • Produktkategoriseringer: Kategoriseringer af produkter. 
              • Oversigt: Oversigt over råvarer, komponenter og ingredienser. 
              • Produktoverblik: Overblik på tværs af produkter med filtreringsmuligheder på alle registrerede produktdata. 

              Tillægsmodul: Leverandørportal

              Tillægsmodulet leverandørportal indeholder en browserbaseret leverandørportal, som leverandørerne kan logge ind på og dermed få overblik over egne leverandørdata og lave selvbetjening.

              Leverandørportalen indeholder blandt andet:  

              • Overblik: Leverandøren har igennem portalen overblik over egne data, registreringer, deadlines, produkter og certifikater. 
              • Redigering: Adgang til redigering og opdatering af eksempelvis leverandør- og produktdata. 
              • Registreringer: Adgang til registrering af nye produkter og besvarelse af spørgeskema. 
              • Upload: Upload-funktion til upload af certifikater. 

                Har du behov for effektiv leverandørstyring i Microsoft 365

                – eller er du blot nysgerrig?

                Så tøv ikke med at tage fat i mig til en uforpligtende snak om mulighederne.