Kontraktstyring i Microsoft 365

Styring af kundekontrakter, leverandørkontrakter, samarbejdsaftaler, NDA’er og ansættelsesaftaler

Kontraktstyring i skyen

 

Kontraktstyringsløsningen er en standardløsning i Microsoft 365, som kan tilpasses til at understøtte en bred vifte af individuelle arbejdsgange og processer.

 

Nem og effektiv sagsbehandling

Der stilles store krav til Contract Managers; de skal have styr på kontraktuelle forhold og lovgivning, de skal være effektive, kontrakterne skal være fejlfrie, de skal have et godt overblik, de skal være opdateret med processer og procedurer, og de skal samarbejde med deres kollegaer.

Hvis Contract Manageren skal mestre alle disse discipliner, kræver det et effektivt og intuitivt kontraktstyringssystem. 

Med kontraktstyringsløsningen fra Simplitize bliver Contract Manageren understøttet igennem hele kontraktprocessen fra kontraktudarbejdelse, igennem kontraktindgåelsesprocessen og til kontrakten udløber og skal genforhandles.

 

FAKTABOKS 

  • Standardløsning i Microsoft 365: Kontraktstyringsløsningen konfigureres i de to bedste konfigurationsværktøjer på markedet: WorkPoint 365 og Microsoft 365 (SharePoint Online).
  • Arbejd i Microsoft 365-programmerne: Arbejd med kontraktstyring i Microsoft-programmer du kender: SharePoint Online, Microsoft Teams, To-Do, Planner, Outlook, Excel, Word og PowerPoint. Og Power Platformen.
  • Ejerskab over egne data: Kontraktstyringsløsningen ligger som en forretningsapplikation i SharePoint. Jeres data ligger i jeres egen SharePoint Online tenant. Det betyder, at I har 100% ejerskab over egne data.
  • Fuldt skalerbar: Leverandørstyringen driftsafvikles i Microsoft Cloud. Det betyder, at løsningen ikke kræver, at I har lokale servere til rådighed. Løsningen kan således skaleres efter behov.
  • Nem tilgang: I skal blot have en internetforbindelse. Så kan I tilgå leverandørstyringsløsningen igennem webbrowseren via PC, tablet eller mobiltelefon.
  • Rollebaseret rettighedsstyring, der sikrer overholdelsen af virksomhedens sikkerhedspolitik baseret på roller.
  • Single sign-on: Nem og sikker adgangssikring med Microsoft Authorization.

 Kontraktstyringsløsningen indeholder blandt andet:

  • $Kontraktoverblik over kontraktuelle forhold, kontraktdokumenter, parter, møder, notater, e-mails mv.
  • $Procesoverblik over fremdrift, deadlines, kontraktudløb og genforhandling
  • $Kvalitetssikring med indbyggede godkendelsesprocedurer, notifikationer, kontrolprocedurer mv.
  • $Automatisering af kontraktskabeloner, arbejdsprocesser, opgavetildeling, notifikationer, kontrolindsats og godkendelsesforløb
  • $Paradigmestyring og skabeloncenter med dokument-set.
  • $GDPR-compliant. Effektiv understøttelse af compliance-processer i forhold til overholdelse af GDPR
  • $Medarbejderdashboard med overblik over egne kunder/klienter/leverandører, kontrakter, opgaver og action liste med kontrakter og opgaver der kræver handling
  • $Ledelsesdashboard med globalt overblik over virksomhedens kunder/klienter/leverandører, kontrakter samt fremdrift og overholdelse af deadlines
  • $Samarbejdsrum til udveksling af kontrakter og dokumentation med eksterne interessenter
  • $Søgefunktion med fritekstsøgning, der gør det nemt og hurtigt at finde information og historik på en kontrakt
  • $Automatisk versionsstyring af dokumenter sikrer, at alle ændringer og godkendelser altid registreres

Gratis whitepaper:

Kontraktstyring

– et spadestik dybere

 

Hent whitepaper og få:

  • $Introduktion til kontraktstyring i Microsoft 365
  • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte hovedmoduler
  • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte tillægsmoduler
  • $Skærmprint fra kontraktstyringsløsningen, der viser løsningens hovedelementer

Fremhævede features

Digital kontraktmappe med kontraktoverblik

Kontraktmappen fungerer lidt ligesom et gammeldags plastik-ringbind med skilleblade og faner, der samler og organiserer kontraktdokumenter, e-mails, noter med flere. Kontraktmappen, eller delelementer af mappen, kan nemt og sikkert deles med interne og eksterne samarbejdspartnere.

Contract Lifecycle Management

Med Contract Lifecycle Management (CLM) understøttes hele kontraktens livscyklus fra intelligent kontraktoprettelse, over håndtering af rettigheder, forpligtelser og risikodækning – til evaluering, analyse og kontraktfornyelse.  Løsningen understøtter fasestyring af kontraktlivscyklus samt gatestyring med eksempelvis automatiseret opgavetildeling, notifikationer, kontrolinstans og godkendelsesforløb.

Automatisering

Kontraktstyringsløsningen indeholder muligheden for at automatisere arbejdsgange og notifikationer. Det kan være godkendelsesworkflow, kontrolprocesser i forhold til eksempelvis overholdelse af hvidvaskloven eller kvalitetssikring samt notifikationer ved kontraktfornyelse, opsigelse, tidsfrister og kontraktudløb.

Paradigme- og skabelonbiblioteket

Med paradigmestyring kan Contract Manageren benytte foruddefinerede dokument- og mailskabeloner og hente formuleringer i paradigmebiblioteket. Skabeloner og paradigmer oprettes og vedligeholdes i et centralt bibliotek. Processen ved oprettelse og vedligeholdelse af skabeloner og paradigmer sker nemt og intuitiv ved at benytte Words brevflet-funktion. Skabeloner og paradigmer kan tagges, så de segmenteres i forhold til kontrakttypen, således skabeloner og paradigmer udelukkende vises i korrekte sammenhænge. Stamdata fra kunde, leverandør samt kontraktoplysninger flettes automatisk ind i et dokument eller i en mail. Hvis man har tilkøbt WorkPoint Express, kan skabelon- og paradigmebiblioteket tillige tilgås fra Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint.

360 graders kontraktporteføljeoverblik

Kontraktstyringsløsningen giver et 360 graders overblik over kontraktporteføljen. Løsningen har en række faste visninger f.eks. ”Mine kontrakter”, ”Mine kunder” samt med Action liste, der viser, hvilke kontrakter og opgaver der skal tages action på her og nu. Det kan eksempelvis være kontraktudløb og deadlines.

Herudover inkluderer løsningen globale visninger på tværs af kontrakter og kunder/leverandører/samarbejdspartnere. Herudover kan visningerne raffineres og filtreres i forhold til de metadata, der er registreret på kontrakten. På den måde kan I få overblik over antallet af kontrakter, samt hvordan de fordeler sig; eksempelvis i forhold til kontrakttyper, risikoprofil, kunder/leverandører/samarbejdspartnere, lande og kontraktejer.  Listevisningerne kan suppleres med grafiske PowerBI-visninger (Business Intelligence).

Use case:

Konsulenthuset Norriq er gået fra kontrakt-anarki til kontrakt-hierarki 

I et travlt konsulenthus er der ikke tid til at lede efter aftaledokumenter eller bruge dyrebar tid på at gennemskue, hvilke ændringer der er de seneste. Derfor håndterer NORRIQ alle aftaledokumenter systematisk i en Kontraktstyringsløsning i Microsoft 365 fra Simplitize. 

”Som så mange andre havde vi et fildrev på serveren med en folderstruktur, som ofte var svær at gennemskue. Resultatet blev, at ikke alt havnede de rigtige steder, men kom til at ligge lokalt på en PC hos den enkelte bruger. Genbrug af dokumenter for at spare tid betød også, at kvaliteten ikke var lige god hver gang.

 Michael Seerup, administrationschef, Uggerly Installation 

 

Kontraktstyring i Microsoft 365

Kontraktstyringsløsningen er målrettet juridiske rådgivere og medarbejdere, der har behov for styring af kontrakter, risici og compliance.

Kontraktstyringsløsningen består af følgende grundmoduler samt tillægsmoduler: 

 

Kontraktstyringsløsningen består af to grundmoduler:

  • Kontrakter
  • Virksomheder

Løsningen kan udvides med yderligere seks tillægsmoduler:

  • Risikostyring
  • Digital signatur
  • Express mail- og dokumentjournalisering
  • Automatisk mail-journalisering
  • Leverandørstyring
  • Sager
tooltip text

Læs mere om risikostyring

Læs mere om digitalsignatur

Læs mere om automatisk mailjournalisering

Læs mere om kontrakter

Læs mere om virksomheder

Læs mere om leverandørstyring

Læs mere om express mail- og dokumentjournalisering

Læs mere om sager

Modulbeskrivelser

Grundmodul: Kontrakter

Modulet Kontrakter indeholder de kontrakter, som virksomheden har indgået med kunder, leverandører og samarbejdspartnere. Kontraktmodulet er et undermodul til grundmodulet Virksomheder. Det betyder, at kontrakterne vises under virksomhederne.

Kontraktmodulet indeholder blandt andet:  

  • Kontraktoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på kontrakten.  
  • Kontraktkategorisering: Registrering og overblik over kontrakttyper.  
  • Kontraktstatus: Stadiestyring til angivelse af status for kontrakterne og styring af kontraktcyklus.  
  • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines og kontraktudløb samt advisering til den kontraktansvarlige.
  • Kontraktoversigt: Oversigt på tværs af kontrakter med filtreringsmuligheder på alle registrerede kontraktdata. 
  • Kontaktoverblik: Overblik over kontaktpersoner på leverandørkontrakter.  
  • Fritekstsøgning: Fremsøgning i leverandørkontrakter, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.  

Grundmodul: Virksomheder

Grundmodulet Virksomheder indeholder informationer om kunder, leverandører og samarbejdspartnere samt overblik på tværs af virksomheder. Virksomhedernes stamdata kan indtastes manuelt eller kan hentes fra ERP-systemet. 

Virksomhedsmodulet indeholder blandt andet:  

  • Virksomhedsoverbliksside: Overblik over relationstype og stamdata samt dokumenter, e-mails på kunder, leverandører og samarbejdspartnere.  
  • Virksomhedsstatus: Stadiestyring til angivelse af status for virksomheden.   
  • Virksomhedsoversigt: Oversigt på tværs af virksomheder med filtreringsmuligheder på alle registrerede virksomhedsdata.   
  • Virksomhedskontakter: Overblik over kontaktpersoner hos virksomheder.  
  • Lokationer: Overblik over leverandørens lokationer.  
  • Søgefunktion til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning. 

    Tillægsmodul: Risikostyring

    Risikostyringsmodulet (Contract Risk Management) giver overblik over de faktorer, som på kort og lang sigt vil kunne påvirke virksomhedens kontraktuelle forpligtelser og leverancesikkerheden. Det er nødvendigt at kende sine risici, ellers kan de ikke styres. Risikostyringsmodulet strukturerer arbejdet med at identificere og definere potentielle risici, styre risici og træffe de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.

    Risikomodulet indeholder blandt andet:  

    • Risikovurdering: Arbejdsområde til registrering af risikoforhold og den afledte konsekvens.  
    • Kortlægning af risici: Rating af risici ud fra en risikoscore 
    • Risikomatrix: Grafisk visning af risici i risikomatrix baseret på risikoscore. 
    • Risikoprofiler: Risikostyring på forskellige profiltyper f.eks. samarbejdspartnere, leverandører og kunder samt på de underlæggende kontrakter. 
    • Risikooverblik: Oversigt over risici på tværs af kontrakttyper og samarbejdspartnere med filtreringsmuligheder på alle registrerede risikoelementer, hvilket giver et godt overblik over virksomhedens samlede risici. 
    • Risikomonitorering: Overvågning af risici ud fra en foruddefineret risikokalkulation. 
    • Advisering: Automatisk notifikation hvis risikoen overstiger foruddefinerede risikogrænseværdier. 

        Tillægsmodul: Digitalsignatur

        Modulet giver dig mulighed for at automatisere og digitalisere signeringen af virksomhedens kontrakter, leverandøraftaler, NDA’er, mødereferater og ansættelsesaftaler. Signaturprocessen er fuldt integreret i kontraktstyringsløsningen og understøtter din foretrukne leverandør af digitalsignaturløsninger f.eks. Visma Addo, Penneo eller Adobe Docusign.

        Signaturmodulet indeholder blandt andet:  

        • Integreret brugeroplevelse. Kontrakten sendes med få klik direkte fra kontraktstyringsløsningen.  
        • Automatiseret underskriftproces: Igennem eksempelvis Visma Addo, Penneo eller Adobe Docusign.   
        • Statusoverblik: Over hvem der har underskrevet, og hvem der mangler at underskrive. 
        • Understøttelse af anerkendte signeringsmetoder:  Web-underskrift, NemID, Virksomheds NemID og e-Boks. 

          Læs mere om digitalsignatur her

          Tillægsmodul: Express mail- og dokumentjournalisering

          Express mail- og dokumentjournalisering gør brugeren i stand til at udføre 80% af kontrakthåndteringen direkte i Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Fra Express-sidepanelet kan brugeren nemt journalisere, åbne, fremsøge og oprette kontrakter, dokumenter, opgaver, kontakter, kunder/leverandører samt journalisere e-mails.  

           Express mail- og dokumentjournalisering indeholder blandt andet:

             

          • Direkte adgang til kontraktstyringsløsningen i Teams – arbejd med kontrakter direkte i Teams.
          • Express-sidepanel i Outlook, Word, Excel og PowerPoint, som giver direkte adgang til at arbejde med kontraktstyringsløsningen i Office-programmerne. 
          • Drag’n’drop-funktionalitet gør det nemt at journalisere e-mails på kontrakter, kunder, leverandører og samarbejdspartnere. 
          • Søgefunktion til fremsøgning af kontrakter, kunder/leverandører/samarbejdspartnere og kontakter. 
          • Funktion til oprettelse af kontrakter, kunder/leverandører/samarbejdspartnere, kontakter, opgaver og breve fra skabelonbibliotek. 
          • Muligheden for at markere favoritter, tilføje dokumenter til mails og konvertere on the flight til PDF og meget andet. 

            Tillægsmodul: Automatisk mail-journalisering

            Tillægsmodulet Automatisk mail-journalisering sørger for, at alle ind- og udgående mails automatisk gemmes på kunder/leverandører/samarbejdspartnere samt kontaktpersoner. Mails gemmes automatisk i kontraktstyringsløsningen, før de lander i medarbejderens indbakke. Det betyder, at mails ikke kan slettes uden om virksomhedens IT-administrator. 

            Automatisk mail-journalisering indeholder blandt andet:   

            • Automatisk mail-backup i Microsoft Azure cloud.  
            • Regelstyring: Der kan opsættes regler og undtagelser, så det sikres, at fortrolige mails ikke kan tilgås af uvedkommende. 
            • Journaliseringsflag der markerer mails, som er automatisk og/eller manuelt journaliseret, på tværs af flere modtagere. 
            • Intelligente journaliseringsforslag der kommer med forslag til journalisering på kontrakter baseret på intelligent mønstergenkendelse.  
            • Automatisk påstempling af metadata sikrer, at mails nemt kan fremfindes via søgning og filtrering i forhold til afsenderinformation og destination i kontraktstyringsløsningen. 
            • GDPR-compliance med klassifikation og rettighedsstyring. 

            Tillægsmodul: Leverandørstyring 

            Automatiseret leverandøraudits med opslagsværk, spørgeskema & certifikatstyring. Automatiser informationsindsamlingen fra jeres leverandører. Leverandørstyringsløsningen giver overblik over al relevant information om virksomhedens leverandører, underleverandører og disses produkter, råvarer, certifikater og deklarationer/audits. Læs mere om Leverandørstyring her. 

             Leverandørkontraktmodulet indeholder blandt andet:  

            • Certifikatstyring med administration af leverandørcertifikater med bl.a. overvågning af tidsfrister og certifikatudløb. 
            • Digitalt leverandørspørgeskema med automatiseret proces til leverandørdeklaration og auditering. 
            • Kontraktstyring med kontraktarkiv, overblik over kontrakttyper, status og udløbdato, 
            • Produktregistrering på leverandører til monitorering af produkter og halvfabrikat. 
            • Browserbaseret leverandørportal indeholdende leverandørdata, certifikater, registreringer samt selvbetjeningsfunktion. 

              Læs mere om leverandørstyring her

              Tillægsmodul: Sager 

              illægsmodulet Sager indeholder forskellige sagstyper f.eks. juridiske sager, reklamationssager, skadessager (Claim Management).  Hold styr på sagskorrespondance, dokumentation, parter, status, frister, opgaver og sagshistorik. Opnå fuld kontrol og overblik, uanset hvor mange sager du arbejder på, hvordan du arbejder og med hvem. Læs mere om sagsstyring her. 

              Sagsmodulet indeholder blandt andet:  

              • Sagsoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på sagen.  
              • Sagskategorisering: Registrering og overblik over sagstyper. 
              • Sagsstatus: Stadiestyring til angivelse af status for sagerne og styring af kontraktcyklus.  
              • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines og frister samt advisering til den sagsansvarlige.
              • Sagsoversigt: Oversigt på tværs af sager med filtreringsmuligheder på alle registrerede metadata.  
              • Kontaktoverblik: Over sagsparter og relationer.  
              • Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.  

                  Læs mere om sagsstyring her

                  Har du behov for effektiv kontraktstyring i Microsoft 365

                  – eller er du blot nysgerrig?

                  Så tøv ikke med at tage fat i mig til en uforpligtende snak om mulighederne.