Nellemann optimerer HR-rutinerne igennem systematisering og automatisering af arbejdsprocesserne

Optimering af den digitale infrastruktur var formålet, da Nellemann for nogle år siden gik cloud-vejen med Microsoft 365. Siden er WorkPoint kommet til som et naturligt redskab på vejen mod at udnytte det digitale råderum bedst muligt. 

Nellemann–koncernen består af 10 selskaber, der på hver deres specialiserede område beskæftiger sig med import, salg, leasing og service af biler og erhvervsmaskiner på det skandinaviske marked. Virksomheden har en erklæret passion for motorsport og står bag det årlige Copenhagen Historic Grand Prix. Nelleman rimer på motor. 

”Jeg havde gode erfaringer med WorkPoints HR-løsning og vidste, at den ville være et perfekt tillæg til Microsoft 365” 

Mikkel Fløj Lindgren, IT-chef, Nellemann Group

Løfter motorhjelmen på den digitale infrastruktur 

Da Mikkel Fløj Lindegren startede som IT-chef hos Nellemann, var det med henblik på at optimere den digitale sammenhængskraft i koncernen. IT og HR indgår som støttefunktioner på tværs af samtlige selskaber, og stramningen i reglerne omkring opbevaring af persondata gav anledning til et kig under motorhjelmen på den digitale infrastruktur.  

”Flere af vores processer var utidssvarende og for personafhængige. Samtidig var det oplagt for os at kigge på mulighederne for større digital synergi på tværs af selskaberne,” fortæller Mikkel Fløj Lindegren om de indledende manøvrer, der siden har ført til adskillige forbedringer i samarbejde med Simplitize. 

WorkPoint på toppen af Microsoft 365 

Microsoft 365 var med de klassiske Office-programmer allerede introduceret i koncernen. Det gav derfor god mening at supplere med WorkPoint, som optimerer udnyttelsen af de mange værktøjer, der ud over den velkendte Office-pakke er en del af Microsoft 365. 

”På medarbejderområdet havde vi brug for at systematisere og automatisere processerne i forhold til eksempelvis on- og off-boarding. Det krævede en fælles HR-platform. Jeg havde gode erfaringer med WorkPoints HR-løsning og vidste, at den ville være et perfekt tillæg til Microsoft 365”, forklarer Mikkel Fløj Lindegren. 

Effektiv on- og off-boarding med automatiske sletterutiner 

I dag er der sikkerhed for, at intet falder mellem to stole, når medarbejdere starter og slutter. Processerne er de samme hver gang, og der sat strøm til, så alt kører automatisk og lige efter bogen.  

”I det øjeblik der er sat en digital underskrift på en kontrakt, ryger der en besked ind i vores helpdesk-system, så vi ved præcis, hvem der starter og hvor, hvilke ting der derfor skal iværksættes osv. Det samme sker i forhold til off-boarding. Compliance er fuldt på plads, og der er ingen, der længere skal huske at involvere IT eller lignende. Det sker helt automatisk,” fortæller Mikkel Fløj Lindegren.  

Automatiske sletterutiner sikrer også, at alle personfølsomme data løbende fjernes fra systemet, så GDPR-reglerne altid overholdes. 

Digital signatur giver sikkerhed og enklere arbejdsgangene 

Nellemann har med hjælp fra Simplitize implementeret en digital signaturløsning fra Addo Sign som en integreret del af deres WorkPoint HR-løsning. Det betyder, at HR-medarbejderen i forbindelse med underskrivelse af konktrakter blot angiver underskrivere. Herefter igangsættes underskriftsprocessen med et enkelt klik, og resten kører automatisk.  

”De underskrevne dokumenter havner automatisk i de rigtige mapper og HR og personaleledere får notifikationer. Alt foregår på platformen og ingen mails eller dokumenter bliver sendt frem og tilbage. Det er meget enklere og mindre tidskrævende for alle, og så er det en langt sikrere måde at håndtere data”, fortæller Mikkel Fløj Lindegren. 

Støtteredskab for personaleledere 

Automatiske notifikationer for mærkedage, gør det i dag nemmere for personaleledere at leve op til retningslinjerne i personalehåndbogen. Lykønskninger og belønninger er en vigtig del af personaleplejen, og en påmindelse i systemet kan være en stor hjælp. 

”Alle med personaleansvar har adgang til stamdata på den enkelte medarbejder, hvilket giver et godt overblik. Notifikationer støtter samtidig op om de opgaver, der kræver opfølgning, så WorkPoint er et godt støtteredskab for alle med personaleansvar”, afslutter Mikkel Fløj Lindegren.

Seneste cases