Kundecase
QESH Consult
Dato 29.06.2026. Af Allan Nielsen, Senior Consultant, Simplitize & Christian Fabricius, Digitaliseringskonsulent, Kost & Ernæringsforbundet
QESH Consult skaber struktur i kunder, sager og dokumenter med en skræddersyet webapplikation oven på SharePoint Online
QESH Consult har sammen med Simplitize skabt en skræddersyet webapplikation oven på Microsoft 365 og SharePoint Online, der samler kunder, sager og dokumenter i én ensartet struktur med automatiseret oprettelse og en mere intuitiv brugeroplevelse.
Da QESH Consult voksede fra én til flere medarbejdere, blev det tydeligt, at en dokumentstruktur, som fungerer godt for én person, ikke nødvendigvis fungerer for et helt team.
I stedet for at investere i et stort CRM-system med funktioner og licenser, virksomheden ikke havde behov for, valgte QESH Consult sammen med Simplitize at bygge en skræddersyet webapplikation oven på virksomhedens eksisterende Microsoft 365- og SharePoint-platform.
Resultatet er en fælles og mere intuitiv struktur bygget op omkring kunder, sager og dokumenter, hvor medarbejderne ikke længere skal gætte på, hvor information skal placeres.
Case overblik
Kunde: QESH Consult
Branche: Rådgivning, kvalitet, standardisering, certificering og ESG
Platform: Webapplikation, Microsoft 365 og SharePoint Online
Løsningstype: Skræddersyet kunde-, sags- og dokumenthåndtering med automatiseret oprettelse af ensartede SharePoint-strukturer
Hovedresultat: En enkel og intuitiv løsning, der samler kunder, sager og dokumenter i en fælles struktur og er tilpasset QESH Consults arbejdsgange. Set over tre år er løsningen samtidig billigere end en tilsvarende standard CRM-løsning, og fordi QESH Consult ejer løsningen, undgår virksomheden store løbende abonnementsudgifter.
Om QESH Consult
QESH Consult er en specialiseret konsulentvirksomhed, der rådgiver virksomheder om kvalitet, standardisering, certificering og ESG – med særligt stærke kompetencer inden for agro- og foderbranchen.
Virksomheden hjælper blandt andet kunder med at opbygge, implementere, vedligeholde og auditere ledelses- og kvalitetssystemer som GMP+, ISO 22000 og andre branchespecifikke standarder.
Det stiller store krav til struktur og dokumentation. Kundeinformation, sager, audits, møder og dokumenter skal kunne findes hurtigt og håndteres ensartet – uanset hvilken medarbejder der arbejder med kunden
Vækst stillede nye krav til datastrukturen
Da QESH Consult var en mindre organisation, kunne virksomhedens grundlægger uden problemer navigere i sin egen mappestruktur.
Men i takt med at flere medarbejdere kom til, blev den personlige logik sværere at dele.
Dokumenter lå allerede i SharePoint og OneDrive, men strukturen udviklede sig forskelligt afhængigt af, hvem der oprettede en kunde eller gemte et dokument. Samtidig havde QESH Consult tidligere arbejdet med et CRM-system, hvor kun en begrænset del af funktionaliteten reelt blev anvendt.
Behovet var derfor ikke endnu et stort system.
Behovet var en fælles og enkel struktur.
“Vi skulle have ensrettet systemet, så uanset hvem der går ind, ved vi, hvor tingene ligger.”
— Frank Bomberg Andersen, QESH Consult
“Det er simpelt og intuitivt at bruge.”
— Frank Bomberg Andersen, QESH Consult
Et stort CRM kunne mere, end QESH Consult havde brug for
QESH Consult undersøgte både CRM-systemer og løsninger til dokumenthåndtering.
Virksomheden bruger begrænsede ressourcer på traditionel salgsfremstød, fordi kunderne i høj grad kommer til QESH Consult. Derfor havde virksomheden ikke behov for omfattende salgs- og leadfunktionalitet.
Flere standardsystemer kunne ganske enkelt mere, end virksomheden havde brug for.
Samtidig ønskede QESH Consult at undgå at sprede data på flere platforme og betale for brugere eller funktionalitet, som ikke skabte værdi i hverdagen.
Valget faldt derfor på en anden tilgang: at videreudnytte den Microsoft 365-platform, virksomheden allerede havde investeret i.
En skræddersyet webapplikation oven på SharePoint Online
I samarbejde med Simplitize blev der udviklet en skræddersyet webapplikation med SharePoint Online som datamæssigt fundament.
I stedet for at flytte QESH Consults information over i en ny, isoleret platform ligger data fortsat i virksomhedens eksisterende Microsoft-miljø. Webapplikationen fungerer som et enklere og mere forretningsorienteret lag oven på SharePoint.
Det betyder, at brugerne møder en grænseflade, som er tilpasset QESH Consults arbejdsgange, mens de stadig kan gå direkte til den underliggende SharePoint-side, når der er behov for det.
Løsningen er et eksempel på skræddersyet applikationsudvikling, hvor teknologien tilpasses forretningen – frem for at forretningen skal tilpasses et standardsystem.
Skræddersyet – det lyder dyrt. Men behøver det at være dyrt?
En skræddersyet løsning kan umiddelbart lyde som den dyre vej sammenlignet med et standardsystem. For QESH Consult viste regnestykket sig imidlertid at være det modsatte.
Webapplikationen blev udviklet hurtigt og effektivt med udgangspunkt i QESH Consults eksisterende Microsoft 365- og SharePoint-miljø. Det betød, at virksomheden ikke skulle investere i en helt ny platform eller betale for funktionalitet, den ikke havde behov for.
Set over en treårig periode blev den skræddersyede løsning faktisk billigere end en tilsvarende standard CRM-løsning.
Samtidig fik QESH Consult en løsning, der er bygget til virksomhedens egne arbejdsgange – frem for at skulle tilpasse arbejdsgangene til et standardsystem.
En anden væsentlig forskel er ejerskabet. QESH Consult ejer selve løsningen og undgår dermed store løbende abonnementsudgifter og betaling for ekstra brugere eller funktioner, som virksomheden ikke anvender.
Resultatet er derfor ikke alene en mere målrettet løsning, men også en økonomisk model, der passer bedre til virksomhedens størrelse og behov.
Automatisk oprettelse sikrer den samme struktur hver gang
En væsentlig del af løsningen er automatiseringen af selve strukturen.
Når QESH Consult opretter et nyt arbejdsområde, oprettes den nødvendige SharePoint-struktur automatisk med de mapper og elementer, virksomheden har defineret på forhånd.
Dermed skal medarbejderne ikke selv opfinde en ny mappestruktur fra kunde til kunde.
Det skaber en mere ensartet måde at arbejde på og gør det lettere for kolleger at overtage eller hjælpe hinanden på tværs af kunder og opgaver.
Fra SharePoints mange muligheder til en enkel brugeroplevelse
SharePoint er en stærk platform, men de mange muligheder, lister, biblioteker og funktioner kan samtidig gøre brugeroplevelsen kompleks.
Hos QESH Consult var målet derfor ikke at erstatte SharePoint, men at gøre SharePoint lettere at bruge.
I den nye løsning kan medarbejderne tage udgangspunkt i kunden og derfra finde de relevante informationer og dokumenter uden først at skulle forstå den bagvedliggende SharePoint-struktur.
Frank Bomberg Andersen fremhæver netop den enkle adgang til kunderne som en af fordelene:
“Når du går ind og finder din kunde, så er det nemt.”
— Frank Bomberg Andersen, QESH Consult
Løsningen udvikles sammen med brugerne
En skræddersyet løsning bliver sjældent færdig i første forsøg.
Når medarbejderne begynder at arbejde med løsningen i praksis, opstår der nye idéer, og funktioner, der så gode ud på tegnebrættet, kan vise sig at skulle justeres.
Derfor har QESH Consult og Simplitize arbejdet iterativt med løsningen.
QESH Consult kan registrere ønsker og problemer direkte, og hvis noget er kritisk, kan Simplitize kontaktes med det samme. Det betyder, at løsningen kan justeres løbende frem for at være låst til en standardfunktionalitet.
Frank Bomberg Andersen fremhæver netop muligheden for at få justeret løsningen, når erfaringerne fra den praktiske anvendelse viser, at noget bør fungere anderledes.
“Hvis noget ikke virker, som vi har tænkt, så bliver det rettet. Og så fungerer det.”
— Frank Bomberg Andersen, QESH Consult
Mere værdi af den eksisterende Microsoft 365-platform
For QESH Consult handler løsningen ikke om at anskaffe mest mulig software.
Den handler om at bruge den eksisterende teknologi bedre.
Ved at bygge videre på Microsoft 365 og SharePoint Online har virksomheden fået en løsning, der understøtter de konkrete arbejdsgange omkring kunder, sager og dokumenter uden at introducere endnu en stor platform.
QESH Consult får dermed en fælles struktur, en mere intuitiv adgang til information, automatisk oprettelse af ensartede arbejdsområder og mulighed for at videreudvikle løsningen, når behovene ændrer sig.
Samtidig undgår virksomheden at betale for omfattende CRM-funktionalitet og ekstra brugere, som ikke er nødvendige for den måde, QESH Consult arbejder på.
Næste skridt: endnu tættere på Outlook og Office
Et naturligt næste skridt er at gøre adgangen til SharePoint endnu enklere fra de programmer, medarbejderne allerede arbejder i.
QESH Consult har derfor også set på MicroHub 365, som kan give direkte adgang til SharePoint og Teams fra Outlook, Word, Excel og PowerPoint.
Det gør det blandt andet muligt at gemme mails og dokumenter direkte fra Office-programmerne i den rigtige struktur i SharePoint uden først at skifte program og navigere manuelt frem til den ønskede placering.
Dermed kan den strukturerede dokumenthåndtering komme endnu tættere på medarbejdernes daglige arbejdsgange.
Et tæt samarbejde om at finde den rigtige løsning
For QESH Consult har udviklingsprocessen været lige så vigtig som selve teknologien.
Frank Bomberg Andersen fremhæver det tætte samarbejde med Simplitize og særligt dialogen om, hvad løsningen skal kunne, og hvad der i første omgang blot er nice to have.
Det har gjort det muligt løbende at prioritere den funktionalitet, der skaber størst værdi, og samtidig tilpasse løsningen, efterhånden som QESH Consult får erfaring med den i den daglige drift.
“Alt i alt synes jeg, det har været en god oplevelse at være med til at designe og udvikle det her.”
— Frank Bomberg Andersen, QESH Consult
Vil du vide mere?
Hos Simplitize hjælper vi virksomheder med at skabe skræddersyede webapplikationer og Microsoft 365-løsninger, der tager udgangspunkt i virksomhedens eksisterende data, systemer og arbejdsgange.
Det kan være et alternativ til et stort standardsystem, når behovet først og fremmest er bedre struktur, enklere arbejdsgange og en løsning, der passer til den måde, virksomheden faktisk arbejder på.
Læs mere om applikationsudvikling eller kontakt os for en uforpligtende dialog om mulighederne i Microsoft 365 og SharePoint Online.
Case kort fortalt
Hvem handler casen om?
Casen handler om QESH Consult, en specialiseret konsulentvirksomhed, der rådgiver virksomheder om kvalitet, standardisering, certificering og ESG med særligt stærke kompetencer inden for agro- og foderbranchen.
Hvilken udfordring beskriver casen?
QESH Consult var vokset fra én til flere medarbejdere, og den eksisterende SharePoint- og OneDrive-struktur var blevet personafhængig. Dokumenter og kundeinformation blev ikke altid placeret ensartet, og virksomheden havde behov for en fælles struktur, som alle medarbejdere kunne navigere i.
Hvilke platforme, teknologier eller løsninger indgår i casen?
Løsningen består af en skræddersyet webapplikation bygget oven på QESH Consults eksisterende Microsoft 365- og SharePoint Online-miljø. Applikationen samler kunde-, sags- og dokumenthåndtering og automatiserer oprettelsen af ensartede SharePoint-strukturer.
OneDrive indgår i den tidligere dokumentstruktur, mens MicroHub 365 omtales som et muligt næste skridt til tættere integration med Outlook og Office-programmerne.
Hvad er KOST Sagsarkiv?
Simplitize udviklede den skræddersyede webapplikation i tæt samarbejde med QESH Consult og har løbende tilpasset løsningen til virksomhedens arbejdsgange, ønsker og erfaringer fra den praktiske anvendelse.
Hvad er hovedresultatet?
QESH Consult har fået en mere ensartet datastruktur og en enklere og mere intuitiv brugeroplevelse, hvor kunder, sager og dokumenter hænger sammen.
Løsningen er samtidig skræddersyet til QESH Consults egne arbejdsgange og bygger videre på virksomhedens eksisterende Microsoft 365- og SharePoint-platform. Set over en treårig periode er løsningen billigere end en tilsvarende standard CRM-løsning, og fordi QESH Consult ejer løsningen, undgår virksomheden store løbende abonnementsudgifter og betaling for unødvendige brugere og funktioner.