Retention Labels
Automatiser opbevaring, sletning og governance af følsom data i Microsoft 365 med minimal indsats og maksimal tillid.
Med Retention Labels i Microsoft Purview kan du definere hvornår data bevares, arkiveres eller slettes i henhold til jeres politikker og lovkrav.
Hvad er Retention Labels i Data Lifecycle Management?
Retention Labels er en central funktion i Microsoft Purview, som gør det muligt at styre, hvor længe data skal opbevares, og hvad der skal ske med det, når perioden udløber. Det er en intelligent og automatiseret måde at administrere dataens livscyklus på, så I både overholder lovgivning og interne politikker uden manuel håndtering.
- Automatiserer opbevaring og sletning af data baseret på regler, så I overholder både lovgivning og interne politikker
- Understøtter GDPR og andre krav til compliance med dokumenteret og gennemsigtig datastyring
- Fungerer på tværs af Microsoft 365, herunder Exchange, SharePoint, Teams og OneDrive, centraliseret i én løsning
Datastyring med labels: Behold, gennemgå, slet
Behold:
Data opbevares i den periode, du har angivet i label’et f.eks. 5 eller 7 år. I denne periode er indholdet beskyttet mod utilsigtet sletning
Gennemgå:
Når opbevaringsperioden er ved at udløbe, kan du vælge at lade indhold blive sendt til manuel gennemgang. Det er nyttigt, hvis der er behov for at beslutte, om indhold skal slettes, forlænges eller arkiveres permanent.
Slet automatisk:
Label’et sikre at slette data’en, vil systemet automatisk fjerne det ved udløb af perioden f.eks. efter 5 år, uden brugerinddragelse. Det minimerer risikoen for, at følsomme eller irrelevante data opbevares længere end nødvendigt, og sikrer overholdelse af f.eks. GDPR
Tre eksempler på Retention Labels fra den virkelige verden
Kontrakter og aftaler
Vurdering før sletning eller arkivering
Når retentionperioden på fx 5 år udløber, bliver kontrakten sendt til manuel gennemgang.
Her kan den ansvarlige beslutte, om dokumentet skal arkiveres permanent, slettes eller opbevares længere
Projektafdelingen
Projektmateriale
Alle dokumenter i aktive projekter tildeles labelen “Behold”.
Dokumenterne er beskyttet mod sletning, mens projektet forløber og i perioden efter, så viden og beslutninger bevares.
HR administration
Automatisk sletning af personalesager
Personalesager som fratrædelsespapirer og advarsler tildeles labelen “Slet 5 år”.
Efter 5 år slettes dokumenterne automatisk uden brugerinddragelse, for at sikre overholdelse af GDPR og minimere risikoen for opbevaring af følsomme oplysninger.
Fordele ved vores løsning
1. Med retention labels kan du sikre, at dokumenter og e-mails automatisk opbevares i den rette periode og slettes rettidigt i overensstemmelse med GDPR, interne politikker og branchespecifikke krav.
2. Retention labels følger dokumentet uanset om det ligger i SharePoint, OneDrive, Teams eller Outlook. Beskyttelsen og reglerne følger med automatisk.
3. Brugere behøver ikke selv slette eller arkivere – retention labels håndterer det. Det reducerer risikoen for fejl og sikrer, at følsomme data ikke opbevares for længe.
4. Brugerne får en enkel oplevelse – de kan vælge labels direkte i fx Word, Excel, Outlook og Teams, eller få dem tildelt automatisk, uden at skulle tænke på compliance.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er Retention Labels i Microsoft Purview (Data Lifecycle Management)?
Retention Labels bruges til at styre hvor længe dokumenter og e-mails skal opbevares – og hvad der skal ske, når perioden udløber (fx arkivering, manuel gennemgang eller sletning) i tråd med jeres politikker og lovkrav.
Hvad kan en Retention Label gøre i praksis?
En label kan sættes op til at bevare indhold i fx 5–7 år, sende til gennemgang ved udløb eller slette automatisk, så I undgår for lang opbevaring af følsomme/irrelevante data og reducerer manuel administration.
Hvor virker Retention Labels i Microsoft 365?
Retention Labels kan bruges på tværs af centrale Microsoft 365-områder som Outlook, SharePoint, OneDrive og Teams, og gør det muligt at styre retention på filniveau (dokumenter og mails).
Hvordan tildeles Retention Labels – manuelt eller automatisk?
Labels oprettes i Purview og publiceres via en retention label policy, så de bliver tilgængelige for brugerne. Derefter kan de typisk tildeles manuelt i apps (fx Outlook) eller automatisk afhængigt af jeres opsætning.
Hvilke Microsoft 365-områder kan Microsoft Purview typisk dække?
Retention kan virke på tværs af bl.a. mails, dokumenter, SharePoint, Teams og OneDrive, så governance kan håndhæves bredt og ensartet.
Hvad er forskellen på Retention Labels og Retention Policies – og hvornår vælger man hvad?
Retention Policies bruges typisk til at give samme retention-regel på lokationsniveau (fx et site eller en mailbox), mens Retention Labels bruges på filniveau (fx en konkret mail/dokument).
Vi anbefaler at kombinere dem: policies til bred “baseline”-dækning af lokationer i fx SharePoint, og labels til dokumenttyper med særlige krav (kontrakter, HR, projektmateriale).
Kontakt os for en uforpligtende samtale.
Er du klar til at øge produktiviteten med dokumentstyring?
