Geia Food automatiserer leverandør-audits, herunder informations-, og certifikat-indhentning med leverandørstyring fra Simplitize

Et ønske om større effektivitet i hverdagen var den direkte anledning til automatisering af leverandørstyringsprocessen. I dag er hele Microsoft 365-værktøjskassen i spil, når der løbende optimeres.

Geia Food udvikler og leverer fødevarekoncepter til detailkunder i hele Skandinavien. Geia Foods netværk af fødevareleverandører er omfattende, og der er krav om omfattende dokumentation og høj sikkerhed fra både myndigheder og kunder.

Som en del af virksomhedens BSE-certificering skal Geia Food blandt andet foretage løbende leverandør-audits. Desuden er der behov for nemt og hurtigt at kunne få overblik over leverandører.

FAKTABOKS

Leverandørstyring fra Simplitize: Automatiseret leverandør–audits med opslagsværk, spørgeskema & certifikatstyring
Standardløsning i Microsoft 365: Konfigureres i WorkPoint 365, Microsoft 365 (SharePoint Online) og Microsoft Power platformen.
100% ejerskab over egne data: Forretningsapplikationen ligger i Microsoft Azure og data ligger i kundens egen SharePoint Online tenant.
Fuldt skalerbar: Leverandørstyringen driftsafvikles i Microsoft Cloud.
Nem tilgang: Løsningen kan tilgås fra PC, tablet eller mobiltelefonen.
Single sign-on: Nem og sikker adgangssikring med Microsoft Authorization.

”Vi skal meget mere ad den vej. Både på egen hånd og med hjælp fra Simplitize. Folkene hos Simplitize kender Microsoft 365-platformen ud og ind, og de har virkelig åbnet mine øjne for de mange muligheder.”

”Alt ligger digitalt og vi kan nemt gå ind og få et overblik over alle vores leverandører, fordi vi hurtigt kan trække oplysningerne.”

Daniel Olesen, IT Manager, Geia Food

Tidskrævende at indsamle information

Tidligere indhentede Geia Food leverandørinformationer via word-dokumenter, som blev sendt ud til de +300 leverandører i mere end 25 lande. Alene på én leverandør kunne det blive til op mod 20 mails frem og tilbage før alle detaljer var korrekte. Ukorrekt eller mangelfuldt udfyldte felter og andre typer misforståelser gjorde processen tidskrævende, fordi de mange muligheder for fejl krævede opfølgning.

Data var desuden svære at tilgå, hvilket besværliggjorde et samlet overblik over leverandørerne. Et overblik, der er nødvendigt for Geia Food i forhold til hurtigt at kunne imødekomme særlige krav fra kunderne om fødevarernes beskaffenhed, leveringsformer og lignende. Særligt kvalitetsafdelingen hos Geia Food var udfordret af den ”håndholdte” løsning og tiden var moden til et bedre, automatiseret og mere dynamisk set-up.

Omfattende forandring i alle led

I samarbejde med Simplitize besluttede Geia Food sig for en løsning, der kombinerer en leverandørportal baseret på WorkPoint 365 og et spørgeskema til leverandørerne oprettet ved brug af Power Apps. Vejen til det strømlinede set-up, som i dag er en realitet, har krævet indkøring og tilpasning.

”Flere af vores leverandører er små selvstændige af den gamle skole. Alle bilag er på papir og ny teknologi er uinteressant for dem. For en lille fisker i en norsk bygd kan det være en overvindelse at skulle indberette digitalt, men med ihærdig indsats, god hjælp og samarbejde er selv det lykkedes. Den digitale indberetning er et krav for at kunne levere til Geia Food, og stille og roligt kommer alle med”, fortæller Daniel Olesen, som er IT Manager hos Geia Food.

Korrekte leverandør-data i systemet

I dag er mange af de centrale skridt i et leverandør-audit automatiseret. Når det er tid til en ny audit, udsender systemet automatisk en mail til den konkrete leverandør, som logger ind og udfylder spørgeskemaet, der omfatter alle de oplysninger, som tidligere blev indsamlet i word-dokumentet. Spildtid med mails og dokumenter hører fortiden til.

”Formularen kan først indsendes, når alle informationer er på plads. Det betyder, at vi får fyldestgørende data ind fra starten, og kvalitetsafdelingen sparer meget tid. Bagefter kan vi nemt få overblik og hente de oplysninger, vi skal bruge”, fortæller Daniel Olesen.

Samlet overblik over leverandører

Overblikket over leverandører er langt større i dag, hvor den WorkPoint 365-baserede leverandørportal gør det enkelt at tilgå data. Muligheden for at søge på særlige forhold hos leverandører betyder eksempelvis, at Geia Food hurtigt kan få overblik over, hvilke leverandører der er omfattet, når der kommer ændrede krav fra en af Geia Foods kunder.

”Alt ligger digitalt og vi kan nemt gå ind og få et overblik over alle vores leverandører, fordi vi hurtigt kan trække oplysningerne”, forklarer Daniel Olesen.

Online evaluering af leverandørerne gør det også nemmere for Geia Food hurtigt at konstatere og melde tilbage, hvis der er særlige udfordringer på et område. Det giver leverandøren mulighed for at justere på forholdene, så de lever op til detailkundernes forventninger til kvalitet, produktionsforhold, palletering og andre faktorer.

Power Apps indgår i planerne for fremtiden

Hos Geia Food er der mange planer om, hvad leverandørportalen skal udvikles til at kunne over tid. Produktregistrering og udvidet leverandørevaluering er de næste opgaver på listen, og kompetencer i Power Apps vejer tungt, når der rekrutteres nye medarbejdere.

Udfordring

En løsning baseret på Word og mailkorrespondance gjorde det tidskrævende for Geia Food at indsamle detaljeret information om leverandører. Der var brug for dynamisk indsamling af data, strømlinede processer og overblik over leverandør-data.

Løsning

Microsoft 365 er fundamentet for en løsning, der via et spørgeskema i Power Apps indsamler og vedligeholder data, som er nemt tilgængelige på den samlede leverandørportal bygget i WorkPoint 365 på toppen af SharePoint Online.

Resultat

Spildtid med mails og dokumenter frem og tilbage er elimineret, fordi spørgeskemaet guider leverandørerne til én gang for alle at indtaste de korrekte informationer. Samtidig kan Geia Food nemt indfri krav fra kunder med hurtigt overblik over leverandørspecifikationer.