Docunote eller GetOrganized?
Alternativ til DocuNote eller GetOrganized: Flyt ESDH og dokumenthåndtering til Microsoft 365
Mange virksomheder har gennem en årrække opbygget velfungerende løsninger til dokumenthåndtering, ESDH og sagsstyring i systemer som DocuNote og GetOrganized.
Men virksomhedens IT-landskab kan have ændret sig markant, siden løsningen blev etableret. Hvis Microsoft 365 i dag er den strategiske platform, opstår derfor et relevant spørgsmål: Skal ESDH og dokumenthåndtering fortsat være et særskilt forretningssystem, eller skal området tænkes tættere sammen med virksomhedens Microsoft 365-miljø?
Denne artikel gennemgår, hvad virksomheder bør overveje, hvis de undersøger et Microsoft 365-baseret alternativ til DocuNote eller GetOrganized – og hvordan en migration kan gribes an.
Artikelen kort fortalt
- Et skifte fra DocuNote eller GetOrganized bør ikke begynde med ønsket om at kopiere den eksisterende løsning én til én.
- Hvis Microsoft 365 allerede er virksomhedens strategiske platform, kan ESDH og dokumenthåndtering etableres på samme fundament.
- I en Microsoft 365- og SharePoint Online-baseret løsning kan dokumenter, metadata og sagsinformation ligge i virksomhedens egen Microsoft 365-tenant.
- WorkPoint 365 kan tilføre struktur og forretningslogik omkring blandt andet sager, dokumenter, kontrakter, projekter og kunder.
- En migration bør omfatte analyse, informationsarkitektur, mapping, test og validering – ikke blot kopiering af dokumenter.
- Et struktureret Microsoft 365-miljø kan samtidig skabe et bedre fundament for governance, automatisering og brug af Copilot og AI.
Det handler ikke nødvendigvis om at erstatte et dårligt system
Der kan være gode grunde til, at virksomheden oprindeligt valgte DocuNote eller GetOrganized.
Begge løsninger er udviklet til at skabe struktur omkring dokumenter, sager og processer. Derfor bør et moderniseringsprojekt ikke begynde med spørgsmålet:
“Hvordan erstatter vi vores nuværende system?”
Et bedre spørgsmål er:
“Hvordan ønsker vi at arbejde med information, dokumenter og sager de næste 5-10 år?”
Forskellen handler mere om arkitektur end om funktioner
DocuNote, GetOrganized og en Microsoft 365-baseret løsning kan alle understøtte centrale behov inden for dokument- og sagsstyring. Derfor er en simpel feature-for-feature-sammenligning ikke nødvendigvis den bedste måde at træffe et platformvalg på. En væsentlig forskel ligger i stedet i arkitekturen, dataenes placering og den måde, løsningen indgår i virksomhedens øvrige IT-landskab
