Forsyningsløsning i Microsoft 365
Forretning, HR og QMS samlet
Forsyningsselskaber skal holde styr på langt mere end dokumenter. Anlæg, projekter, samarbejdspartnere, kontrakter, medarbejdere, kompetencer, risici, sikkerhed, compliance og dokumentation hænger sammen – og bør også kunne styres i sammenhæng.
Simplitize Forsyningsløsning samler centrale forretnings-, HR- og styringsprocesser i én sammenhængende platform bygget på Microsoft 365, SharePoint Online og WorkPoint 365.
Løsningen er målrettet forsyningsselskaber inden for blandt andet vand, spildevand, fjernvarme, energi og multiforsyning og kan tilpasses den enkelte forsynings organisation, processer og regulatoriske krav.
Kort om Simplitize Forsyningsløsning
- Brancheløsning udviklet til forsyningsselskabers forretnings- og styringsprocesser
- Samler Forretning, HR og QMS-ledelsessystem i én informationsarkitektur
- Forbinder anlæg, rum, komponenter, projekter, leverandører, kontrakter, medarbejdere, risici, kontroller og hændelser
- Understøtter dokumentstyring, sagsstyring, opgaver, workflows, godkendelser og rapportering
- Understøtter risikobaseret styring, NIS2-relaterede krav, ISO-standarder, beredskab og øvrige interne og regulatoriske krav
- Data, metadata og dokumenter placeres i forsyningsselskabets eget Microsoft 365- og SharePoint Online-miljø
Én informationsmodel i stedet for isolerede systemer
Det afgørende ved Forsyningsløsningen er ikke alene antallet af moduler, men sammenhængen mellem informationerne.
Et anlæg kan eksempelvis forbindes med rum, komponenter, projekter, leverandører, kontrakter, risici, kontroller og hændelser. En medarbejder kan forbindes med arbejdsområder, kompetencekrav og opgaver. Et sikkerheds- eller compliancekrav kan forbindes med de konkrete risici, aktiver, leverandører, kontroller, ansvarlige og den dokumentation, der viser, hvordan kravet håndteres.
Forsyningen får dermed en fælles informationsmodel frem for en række isolerede systemer, mapper, regneark og samarbejdsrum.
Det gør det lettere både at arbejde top-down fra ledelseskrav og risici til konkrete aktiviteter og bottom-up fra en komponent eller hændelse til den forretningsmæssige konsekvens.
Tre sammenhængende løsningsområder
Forsyningsløsningen består af tre hovedområder:
HR
Understøtter medarbejdere, opgaver, kompetencer, ansættelseskrav, arbejdsområder, MUS, stillinger, rekruttering og kandidater.
Forretningen
Understøtter samarbejdspartnere og kontrakter, projekter, anlæg og aktiver, juridiske sager, samarbejdsrum, adresser samt IT/OT-sager.
QMS- og ledeslessystem
Understøtter processer, instrukser, politikker, audits, hændelser, kontroller, risici, trusler, leverandører, aktiver, compliance, NIS2-relateret styring og strategiske initiativer.
De tre områder arbejder på samme informationsstruktur og kan derfor forbindes omkring de objekter, der er kritiske for forsyningen.
1. Forretningen – styring af forsyningens kerneinformation
Forsyningsløsningen skaber en fælles struktur omkring forsyningens samarbejdspartnere, kontrakter, projekter, tekniske aktiver, sager og dokumentation.
Information, som ellers typisk er fordelt mellem forskellige systemer, mapper, regneark og mailbokse, kan relateres og anvendes på tværs.
Samarbejdspartner- og kontraktstyring
Samarbejdspartnermodulet fungerer som et fælles register over eksempelvis leverandører, entreprenører, rådgivere, servicepartnere, myndigheder og andre eksterne relationer.
På den enkelte samarbejdspartner kan forsyningen samle stamdata, dokumenter, kontaktpersoner og relationer til kontrakter, projekter, anlæg, komponenter, hændelser, audits, risikovurderinger, produkter og tjenester.
Kontraktmodulet samler forsyningens drifts-, service-, entreprise-, rådgiver-, IT/OT-, licens-, support- og øvrige leverandøraftaler. Kontrakten kan forbindes direkte med samarbejdspartneren og med de projekter, anlæg, komponenter eller ydelser, aftalen vedrører.
Kontraktens livscyklus kan understøttes med metadata, dokumentstyring, ansvar, frister, godkendelser, varsler og notifikationer. Dermed bliver det synligt, hvilke kritiske leverancer der reguleres af hvilke kontrakter.
Projektstyring med sammenhæng til anlæg og dokumentation
Forsyningsselskaber gennemfører løbende projekter inden for blandt andet renovering, udbygning, reinvestering, klimatilpasning, digitalisering, ledningsnet og produktionsanlæg.
Projektmodulet giver en fælles struktur til projektinformation og projektdokumentation gennem hele projektets levetid. Projektet kan relateres til de anlæg, rum, komponenter, adresser, kontrakter og samarbejdspartnere, som projektet vedrører.
Det betyder, at relevant dokumentation efter projektets afslutning fortsat kan findes via det anlæg eller den komponent, projektet har etableret eller ændret.
Risikostyring helt ned på komponentniveau
Anlægsstrukturen giver et fundament for at forbinde overordnede forretningsrisici med de konkrete steder, hvor risikoen opstår.
Eksempel: Forretningsrisiko: Tab af vandproduktion -> Anlæg: Vandværk -> Rum: Pumperum -> Komponent: Højtrykspumpe -> Risiko: Mekanisk havari -> Kontrol: Forebyggende vedligeholdelse -> Handling: Service eller udskiftning.
Risikostyringen behøver dermed ikke være isoleret i et centralt risikoregister. Kontroller og mitigerende aktiviteter kan placeres på det niveau, hvor de faktisk virker.
Samtidig kan modellen bruges den modsatte vej: Komponent -> Rum -> Anlæg -> Kritisk proces -> Forsyning -> Forretningsmæssig konsekvens. Dermed understøttes både top-down risikonedbrydning og bottom-up konsekvensanalyse.
Anlægs- og aktivstyring
Forsyningsløsningen kan strukturere den fysiske og tekniske infrastruktur efter modellen: Anlæg -> Rum -> Komponenter -> Jobs.
Anlæg, rum og komponenter beskriver infrastrukturen. Jobs dokumenterer de konkrete aktiviteter, der udføres på aktiverne.
Et anlæg kan eksempelvis være et vandværk, renseanlæg, pumpestation, varmeværk, energianlæg eller en anden driftskritisk facilitet. På anlægget kan forsyningen samle relationer til projekter, leverandører, kontrakter, rum, komponenter, instrukser, hændelser, risici, kontroller, IT/OT-sager og teknisk dokumentation.
Under anlægget kan der etableres rum, områder eller tekniske zoner som eksempelvis pumperum, tavlerum, serverrum, maskinrum eller produktionsområder. Dermed kan dokumentation, risici, instrukser og kontroller placeres på det niveau, hvor de faktisk er relevante.
På komponentniveau registreres de konkrete tekniske aktiver, eksempelvis pumper, ventiler, tanke, sensorer, PLC’er, servere, netværksudstyr og øvrige driftskritiske komponenter. En konkret struktur kan eksempelvis være: Vandværk -> Pumperum -> Højtrykspumpe.
Jobs anvendes til at registrere aktiviteter som service, eftersyn, forebyggende vedligeholdelse, fejlafhjælpning, inspektion, test eller risikoreducerende handlinger. Et job kan have ansvarlig, status, dokumentation, bemærkninger og historik og placeres direkte på det aktiv, aktiviteten vedrører.
Juridisk sagsstyring
Jura-modulet understøtter juridiske sager som eksempelvis tvister, erstatnings- og ansvarssager, entreprisesager, forsikringssager, myndighedssager, klagesager og kontraktuelle problemstillinger.
Hver sag kan have sin egen strukturerede sagsmappe med dokumenter, mails, parter, ansvar, status, deadlines og historik. Sagen kan relateres til samarbejdspartnere, kontrakter, projekter, anlæg eller adresser, og fortrolige sager kan håndteres med særskilt adgangsstyring.
Team-arbejdsrum – samarbejde med fælles governance
Teams er et modul i Forsyningsløsningen og er ikke det samme som et Microsoft Team.
Teams-modulet etablerer strukturerede arbejdsrum eller sites, hvor en afgrænset gruppe medarbejdere kan dele dokumenter og information omkring eksempelvis en arbejdsgruppe, funktion eller tværgående opgave.
Et Team-arbejdsrum kan efter behov kobles til Microsoft Teams. Medarbejderne kan dermed bruge Microsoft Teams til chat, møder og dagligt dokumentarbejde, mens informationen fortsat er struktureret i Forsyningsløsningen.
Princippet er: Team-arbejdsrum i Forsyningsløsningen -> Microsoft Teams som samarbejdsflade -> Dokumentation og metadata på Team-sitet -> Central informationsstyring og governance.
Microsoft Teams fungerer dermed som samarbejdsflade, mens Forsyningsløsningen fungerer som informations-, dokument- og governance-lag. Team-arbejdsrum kan også etableres med afgrænset adgang til eksempelvis ledelse, jura, beredskab, følsomme projekter eller andre fortrolige arbejdsområder.
Adresse- og sagsstyring
Adressemodulet gør adresser og lokationer til selvstændige informationsobjekter. En adresse kan forbindes med anlæg, projekter, dokumenter, samarbejdspartnere, tekniske forhold og konkrete sager.
På adressen kan der eksempelvis oprettes grave- og ledningssager, skader, borger- eller lodsejerhenvendelser, myndighedssager og tekniske problemstillinger. Dokumenter, mails, opgaver og historik bliver dermed knyttet til den konkrete lokation.
IT/OT-sagsstyring
IT og OT er tæt forbundet med forsyningsselskabets evne til at opretholde sikker og stabil drift. IT/OT-sagsmodulet strukturerer sager vedrørende eksempelvis sikkerhedshændelser, sårbarheder, tekniske fejl, ændringer, adgangsforhold, netværksændringer, leverandøraktiviteter, driftsproblemer og forbedringstiltag.
Sagen kan relateres direkte til det berørte anlæg, rum, komponent, system, leverandør eller projekt. Dermed dokumenteres både selve sagen og hvilke kritiske aktiver og processer, den påvirker.
2. HR-løsning til forsyningsselskaber
Forsyningsselskaber er afhængige af medarbejdere med de rette kompetencer, uddannelser, certifikater og autorisationer – særligt i driftskritiske og sikkerhedsrelaterede funktioner.
HR-løsningen skaber sammenhæng mellem arbejdsområder, stillinger, krav, rekruttering, medarbejdere og kompetencer.
Medarbejder- og kompetencestyring
Medarbejdermodulet fungerer som den centrale medarbejderprofil. Her kan medarbejderens organisatoriske tilhørsforhold, dokumenter og relationer til arbejdsområder, kompetencer, ansættelseskrav, opgaver, tillidshverv og MUS-samtaler samles.
Kompetencestyringen giver overblik over eksempelvis uddannelse, kurser, certifikater, autorisationer, sikkerhedsuddannelse, beredskabskompetencer og IT/OT-kompetencer. Kompetencer kan sammenholdes med de krav, der gælder for medarbejderens arbejdsområde eller funktion.
Dermed kan forsyningen identificere kompetencegab og følge op på udløb, fornyelser og uddannelsesbehov.
Arbejdsområder
Arbejdsområder beskriver de funktioner, der findes i forsyningen – eksempelvis vandproduktion, renseanlæg, ledningsnet, automatik, IT/OT, laboratoriearbejde, projektledelse og beredskab.
På arbejdsområdet kan der defineres krav til kompetencer, instruktion, roller og øvrige forudsætninger. Dermed kan modellen besvare: Hvilket arbejde skal udføres? -> Hvilke krav gælder? -> Hvilke kompetencer kræves? -> Hvilke medarbejdere opfylder kravene?
Rekruttering – fra arbejdsområde til medarbejder
Rekrutteringsområdet understøtter processen fra behovet for en kompetence eller medarbejder opstår, til den valgte kandidat bliver medarbejder.
Modellen er: Arbejdsområde -> Krav -> Stilling -> Rekruttering -> Kandidat -> Medarbejder.
Stillingsmodulet beskriver organisationens jobfunktioner og kan indeholde blandt andet afdeling, arbejdsområde, ansvarlig leder, arbejdssted, ansættelsesform, faglige krav, kompetencekrav, certifikater, autorisationer samt sikkerheds- og adgangskrav.
Det enkelte rekrutteringsforløb kan styres fra behov og godkendelse gennem jobopslag, screening, samtaler, udvælgelse og tilbud til ansættelse. Dokumenter, kandidater, vurderinger, opgaver, deadlines og processtatus kan samles på rekrutteringen.
Ved ansættelse kan informationen indgå i den efterfølgende onboarding og kompetencestyring, så der skabes kontinuitet mellem rekruttering og HR.
3. QMS – ledelsessystem til forsyningsselskaber
QMS-løsningen samler forsyningens strukturerede styring af processer, instrukser, politikker, revisioner, hændelser, kontroller, risici, trusler, leverandører og forbedringer. Ledelsessystemet kan samtidig være et operationelt fundament for arbejdet med kvalitet, cybersikkerhed, beredskab, forsyningssikkerhed og compliance.
Afhængigt af forsyningsart, størrelse og regulatorisk status kan organisationen være omfattet af NIS2-relaterede og andre sektorbestemte krav. Løsningen kan anvendes til at strukturere og dokumentere arbejdet med disse krav og med relevante ISO-standarder.
Processer og styrende dokumentation
Forretningsprocesser beskriver forsyningens centrale drifts- og støtteprocesser og kan forbindes med ansvarlige, instrukser, politikker, risici og kontroller.
Instrukser beskriver, hvordan konkrete arbejds- og driftsopgaver skal udføres. De kan relateres direkte til processer, arbejdsområder, anlæg, rum og komponenter, så medarbejderen kan finde instruktionen i den sammenhæng, hvor arbejdet udføres.
Overordnede politikker kan struktureres og forbindes med de processer, instrukser og kontroller, der omsætter dem til praksis. Eksempel: Politik -> Proces -> Instruks -> Kontrol.
Organisation og governance
Forretningsenheder beskriver organisationens struktur. I en multiforsyning kan det eksempelvis være selskaber, forsyningsarter, driftsområder eller afdelinger.
Processer, risici, kontroller og ansvar kan placeres i den relevante organisatoriske kontekst, så forsyningen både kan styre lokalt og skabe et samlet ledelsesoverblik.
Audits, hændelser og kontroller
Revisionsmodulet understøtter planlægning og opfølgning på blandt andet interne audits, ISO-audits, leverandøraudits, sikkerhedsrevisioner og compliance-revisioner. Fund og afvigelser kan omsættes til konkrete handlinger: Planlægning -> Revision -> Fund -> Handling -> Opfølgning -> Lukning.
Hændelser kan omfatte driftshændelser, kvalitetsafvigelser, sikkerheds- og cyberhændelser, miljøhændelser, leverandørproblemer og forbedringsforslag. Hændelsen kan kobles til det relevante anlæg, rum, komponent, proces, leverandør eller risiko.
Leverandør- og tredjepartsstyring
Leverandører kan forbindes med kontrakter, leverede produkter og tjenester, anlæg, komponenter, risici, audits, hændelser og kontroller. Det gør det muligt at prioritere leverandørstyringen efter leverandørens betydning for kritiske processer og aktiver.
Risikoen ligger ikke nødvendigvis på leverandøren som helhed. En leverandør kan være kritisk på grund af ét bestemt OT-system, produkt eller én driftskritisk tjeneste. Derfor kan risici og kontroller forbindes med det konkrete leverandørobjekt og ikke alene med virksomheden.
Risiko- og trusselsstyring
Risikokataloget etablerer en fælles metode og struktur for risici på tværs af processer, forretningsenheder, anlæg, rum, komponenter, IT/OT-systemer, leverandører og strategiske initiativer.
Modellen kan besvare: Hvilken risiko har vi? -> Hvad påvirker den? -> Hvilke kontroller reducerer den? -> Hvem er ansvarlig? -> Hvilke handlinger mangler?
Trusselskataloget kan samle relevante cyber-, drifts-, fysiske og leverandørrelaterede trusler. Trusselsvurderinger kan udføres på blandt andet anlæg, komponenter, IT/OT-systemer, processer og leverandører og forbindes med den efterfølgende risikovurdering.
NIS2-relateret styring – fra krav til dokumenteret kontrol
NIS2-relateret styring handler ikke kun om tekniske IT-sikkerhedsforanstaltninger. Arbejdet berører blandt andet ledelse, organisation, risici, aktiver, leverandører, hændelser, beredskab, medarbejdere og dokumentation.
QMS-ledelsessystemet kan skabe en operationel sammenhæng mellem: Krav -> Risiko -> Aktiv -> Leverandør -> Kontrol -> Handling -> Dokumentation -> Ledelsesopfølgning.
Relevante regulatoriske og interne krav kan etableres som strukturerede krav og forbindes med ansvarlige, processer, politikker, risici, kontroller, dokumentation og opfølgning. Dermed bliver compliance knyttet til forsyningens faktiske fysiske og digitale virkelighed.
Leverandørrelationer kan struktureres som: Leverandør -> Leverance -> Kontrakt -> Anlæg eller system -> Risiko -> Kontrol.
Det gør det lettere at identificere kritiske leverandører og leverancer og dokumentere relevante krav, kontroller, audits og handlinger.
Ledelsen kan få et samlet billede af blandt andet væsentlige risici, kritiske aktiver, kontrolstatus, åbne afvigelser, hændelser, leverandørrisici og udestående handlinger. Når informationerne struktureres i samme datamodel, kan de anvendes til dashboards og ledelsesrapportering.
QMS kan samtidig kobles til HR-løsningen. Sikkerheds- og beredskabsrelaterede funktioner kan forbindes med medarbejdere, arbejdsområder, roller, kompetencer, uddannelse, certifikater og ansættelseskrav.
Producent- og objektstyring
Producenter kan forbindes med konkrete produkter, systemer og komponenter i forsyningens infrastruktur. Objektkataloget kan skabe strukturen: Producent -> Produkt/objekt -> Komponent -> Rum -> Anlæg.
Hvis der eksempelvis identificeres en kritisk sårbarhed på en bestemt komponentmodel, kan organisationen identificere, hvor modellen er installeret, hvilke anlæg der påvirkes, og hvilken potentiel konsekvens sårbarheden har.
Strategiske initiativer og forbedringer
Strategiske initiativer kan omsætte ledelsens mål og identificerede forbedringsbehov til konkrete aktiviteter inden for eksempelvis forsyningssikkerhed, cybersikkerhed, beredskab, klimatilpasning, digitalisering, energieffektivisering og kvalitet.
Initiativer kan forbindes med risici, kontroller, ansvarlige, aktiviteter, deadlines og dokumentation. Ledelsessystemet kan dermed også dokumentere, om besluttede forbedringer faktisk gennemføres.
Fra siloer til sammenhængende styring
Bygget i jeres eget Microsoft 365-miljø
Simplitize Forsyningsløsning bygger på Microsoft 365, SharePoint Online og WorkPoint 365.
Medarbejderne kan arbejde med dokumenter og information gennem de Microsoft-værktøjer, de allerede anvender, herunder Teams, Outlook, Word, Excel og SharePoint.
Power Apps til registrering og mobile arbejdsprocesser
Power Automate til workflows, notifikationer og godkendelser
Power BI til operationelle dashboards samt risiko– og ledelsesrapportering
Microsoft Copilot til søgning og anvendelse af organisationens strukturerede information
Data, metadata og dokumenter placeres i forsyningsselskabets eget Microsoft 365- og SharePoint Online-miljø.
Forsyningen bevarer dermed sine informationer i sit eksisterende Microsoft-miljø og kan lade løsningen indgå i den fælles governance for adgang, informationsstruktur og dokumentstyring.
Start med behovet – og udbyg løsningen
Forsyningsløsningen er modulært opbygget. Det er derfor ikke nødvendigt at implementere hele platformen på én gang.
Projekt- og anlægsstyring
HR og kompetencestyring
QMS og styrende dokumentation
risiko- og NIS2-relateret styring
leverandør- og kontraktstyring
Herefter kan løsningen udbygges, så nye processer og moduler bliver en del af den eksisterende informationsmodel frem for nye isolerede informationssiloer.
Én platform – tre perspektiver på den samme forsyning
Forretningen holder styr på samarbejdspartnere, kontrakter, projekter, anlæg, aktiver, sager, arbejdsrum og IT/OT.
HR holder styr på medarbejdere, kompetencer, arbejdsområder, stillinger, rekruttering og kandidater.
QMS-ledelsessystemet holder styr på processer, dokumentation, governance, audits, hændelser, kontroller, leverandører, risici, trusler, compliance og forbedringer.
Det afgørende er, at områderne ikke står alene. De arbejder på samme informationsstruktur og kan derfor forbindes omkring de processer, medarbejdere, leverandører og aktiver, der er kritiske for forsyningen.
Resultatet er et digitalt fundament for en mere sammenhængende, dokumenteret og risikobaseret styring – fra ledelsesniveau og regulatoriske krav til det enkelte anlæg, den enkelte komponent og den konkrete handling.
Vil I samle forsyningens information og styring i Microsoft 365?
I behøver ikke starte med hele løsningen. Simplitize kan tage udgangspunkt i de områder, hvor behovet er størst, og etablere en struktur, der senere kan udbygges med flere moduler og processer.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er Simplitize Forsyningsløsning?
Simplitize Forsyningsløsning er en brancheløsning bygget på Microsoft 365, SharePoint Online og WorkPoint 365. Den samler centrale processer omkring forretning, HR og QMS i én sammenhængende informationsmodel.
Hvilke forsyningsselskaber er løsningen relevant for?
Løsningen er målrettet forsyningsselskaber og kan anvendes inden for blandt andet vand, spildevand, fjernvarme, energi og multiforsyning. Moduler og informationsstruktur kan tilpasses den enkelte organisations behov.
Hvilke områder kan Forsyningsløsningen håndtere?
Løsningen kan blandt andet understøtte samarbejdspartner- og kontraktstyring, projekter, anlæg og aktiver, juridiske sager, IT/OT-sager, HR, kompetencestyring, rekruttering, QMS, risici, kontroller, audits og leverandørstyring.
Hvordan understøtter Forsyningsløsningen NIS2-relateret styring?
QMS-ledelsessystemet kan skabe relationer mellem regulatoriske krav, risici, aktiver, leverandører, kontroller, ansvarlige, handlinger og dokumentation. Den konkrete regulering og de konkrete krav afhænger af forsyningsart og virksomhedens regulatoriske status.
Hvordan hænger anlægsstyring og risikostyring sammen?
Anlæg kan opdeles i rum og komponenter, og risici, kontroller, hændelser og handlinger kan knyttes til det relevante niveau. Dermed kan forsyningen følge en risiko fra forretningsniveau til den konkrete komponent og analysere konsekvenser den modsatte vej.
Er Teams-modulet det samme som Microsoft Teams?
Nej. Teams er et modul i Forsyningsløsningen til strukturerede arbejdsrum og sites. Et arbejdsrum kan efter behov kobles til Microsoft Teams, så Teams bruges som samarbejdsflade, mens dokumentation, metadata og governance fortsat håndteres i Forsyningsløsningen.
Hvor ligger dokumenter og data?
Data, Nej. Teams er et modul i Forsyningsløsningen til strukturerede arbejdsrum og sites. Et arbejdsrum kan efter behov kobles til Microsoft Teams, så Teams bruges som samarbejdsflade, mens dokumentation, metadata og governance fortsat håndteres i Forsyningsløsningen.
metadata og dokumenter placeres i forsyningsselskabets eget Microsoft 365- og SharePoint Online-miljø. Løsningen kan dermed indgå i organisationens eksisterende Microsoft 365-governance og informationsarkitektur.