Alternativ til DocuNote eller GetOrganized
Flyt ESDH og dokumenthåndtering til Microsoft 365
Mange virksomheder har gennem en årrække opbygget velfungerende løsninger til dokumenthåndtering, ESDH og sagsstyring i systemer som DocuNote og GetOrganized.
Men virksomhedens IT-landskab kan have ændret sig markant, siden løsningen blev etableret. Hvis Microsoft 365 i dag er den strategiske platform, opstår derfor et relevant spørgsmål: Skal ESDH og dokumenthåndtering fortsat være et særskilt forretningssystem, eller skal området tænkes tættere sammen med virksomhedens Microsoft 365-miljø?
Denne artikel gennemgår, hvad virksomheder bør overveje, hvis de undersøger et Microsoft 365-baseret alternativ til DocuNote eller GetOrganized – og hvordan en migration kan gribes an.
Artikelen kort fortalt
- Et skifte fra DocuNote eller GetOrganized bør ikke begynde med ønsket om at kopiere den eksisterende løsning én til én.
- Hvis Microsoft 365 allerede er virksomhedens strategiske platform, kan ESDH og dokumenthåndtering etableres på samme fundament.
- I en Microsoft 365- og SharePoint Online-baseret løsning kan dokumenter, metadata og sagsinformation ligge i virksomhedens egen Microsoft 365-tenant.
- WorkPoint 365 kan tilføre struktur og forretningslogik omkring blandt andet sager, dokumenter, kontrakter, projekter og kunder.
- En migration bør omfatte analyse, informationsarkitektur, mapping, test og validering – ikke blot kopiering af dokumenter.
- Et struktureret Microsoft 365-miljø kan samtidig skabe et bedre fundament for governance, automatisering og brug af Copilot og AI.
Det handler ikke nødvendigvis om at erstatte et dårligt system
Der kan være gode grunde til, at virksomheden oprindeligt valgte DocuNote eller GetOrganized.
Begge løsninger er udviklet til at skabe struktur omkring dokumenter, sager og processer. Derfor bør et moderniseringsprojekt ikke begynde med spørgsmålet:
“Hvordan erstatter vi vores nuværende system?”
Et bedre spørgsmål er:
“Hvordan ønsker vi at arbejde med information, dokumenter og sager de næste 5-10 år?”
Forskellen handler mere om arkitektur end om funktioner
DocuNote, GetOrganized og en Microsoft 365-baseret løsning kan alle understøtte centrale behov inden for dokument- og sagsstyring. Derfor er en simpel feature-for-feature-sammenligning ikke nødvendigvis den bedste måde at træffe et platformvalg på. En væsentlig forskel ligger i stedet i arkitekturen, dataenes placering og den måde, løsningen indgår i virksomhedens øvrige IT-landskab
Hvad er et Microsoft 365-baseret alternativ til DocuNote eller GetOrganized?
Et alternativ behøver ikke være et nyt selvstændigt ESDH-system.
Med Simplitize kan ESDH og dokumenthåndtering etableres som en Microsoft 365- og SharePoint Online-baseret forretningsløsning.
SharePoint Online kan fungere som fundament for dokumenter, metadata, rettigheder og informationsstruktur. WorkPoint 365 kan anvendes ovenpå Microsoft 365, når der er behov for mere avanceret struktur omkring eksempelvis sager, dokumenter, kontrakter, projekter, kunder eller andre forretningsobjekter.
Power Apps, Power Automate og Power BI kan efter behov anvendes til yderligere digitalisering, automatisering og rapportering.
Det betyder, at ESDH og dokumenthåndtering kan blive en del af det Microsoft-miljø, hvor medarbejderne allerede arbejder.
Sammenligningen bør altid kvalificeres ud fra den konkrete installation. Både DocuNote- og GetOrganized-miljøer kan være konfigureret forskelligt.
En af de væsentligste forskelle ved Simplitizes Microsoft 365-baserede tilgang er placeringen af virksomhedens information.
Dokumenter, metadata og sagsinformation kan ligge i virksomhedens egen Microsoft 365-tenant og SharePoint Online-miljø.
Det betyder, at informationen kan omfattes af den eksisterende Microsoft 365-governance, adgangsstyring, sikkerhed og informationspolitik.
WorkPoint 365 tilfører struktur og forretningslogik oven på Microsoft 365, mens dokumenter og metadata fortsat kan ligge i virksomhedens eget Microsoft-miljø.
Dermed kan de samme informationer indgå i en samlet arkitektur med blandt andet Teams, Outlook, SharePoint, Power Platform, Microsoft Purview og Copilot
I behøver ikke kopiere den gamle løsning én til én
En af de største bekymringer ved at udskifte et eksisterende ESDH-system er ofte:
“Hvad sker der med alle de processer, vi har bygget op gennem årene?”
Det er et vigtigt spørgsmål. En migration bør ikke alene handle om at flytte dokumenter fra A til B. Før migreringen bør virksomheden analysere, hvordan den eksisterende løsning faktisk anvendes.
Det gælder blandt andet:
Hvilke sagstyper anvendes?
Hvilke metadata skaber værdi?
Hvordan journaliseres mails?
Hvilke workflows er forretningskritiske?
Hvilke integrationer skal bevares?
Hvilke funktioner findes primært på grund af den nuværende platforms arkitektur?
Først derefter bør den nye Microsoft 365-arkitektur designes.
Målet bør derfor ikke nødvendigvis være at bygge en kopi af DocuNote eller GetOrganized i Microsoft 365.
Et systemskifte er også en mulighed for at forenkle og modernisere informationsstrukturen.
Flyt ikke bare historikken – flyt den rigtigt
Ældre dokument- og ESDH-løsninger kan indeholde store mængder historisk information.
Det kan være dokumenter, mails, sager, metadata, brugere, versioner og relationer, der er opbygget gennem mange år.
Det teknisk enkleste kan være at kopiere alt direkte til den nye platform.
Det er ikke nødvendigvis den bedste løsning.
Ved en migration bør virksomheden samtidig tage stilling til informationsarkitekturen.
Gamle mapper og kategoriseringer bør ikke automatisk overføres uændret. Informationen kan i stedet mappes til en ny struktur med eksempelvis metadata, dokumenttyper, sagstyper, relationer, rettigheder og retention.
På den måde bliver migreringen også et informationsmoderniseringsprojekt.
Hvad betyder informationsarkitekturen for Copilot og AI?
Placeringen og struktureringen af virksomhedens information bliver stadig vigtigere i takt med anvendelsen af AI.
Når dokumenter, sager og forretningsinformation er struktureret og korrekt rettighedsstyret i Microsoft 365, skaber det et bedre fundament for at anvende Microsofts AI-værktøjer på virksomhedens egen information.
I en Microsoft 365-baseret ESDH-løsning kan Copilot og AI blandt andet understøtte søgning, overblik, opsummering af dokumenter og udarbejdelse af indhold.
Det gør informationsarkitektur, metadata, governance og adgangsstyring endnu vigtigere.
Sådan kan migration fra DocuNote eller GetOrganized gennemføres
Analyse af den eksisterende løsning
Kortlæg sager, dokumenter, metadata, mails, workflows, integrationer, rettigheder og de arbejdsgange, organisationen reelt anvender.
Design af den nye Microsoft 365-løsning
Design den fremtidige informationsarkitektur ud fra forretningsbehovene.
Den kan blandt andet omfatte sagstyper, metadata, dokumenttyper, faser, rettigheder, automatisering og integrationer.
Mapping og migrering
Map information fra den eksisterende struktur til den nye.
Dokumenter, metadata og relevante relationer flyttes derefter til Microsoft 365-arkitekturen.
Test, validering og overgang
Valider data, dokumenter, metadata og centrale processer før den endelige overgang.
Når løsningen er valideret, kan organisationen planlægge udfasningen af den eksisterende platform.
ESDH kan være første skridt mod en bredere Microsoft 365-forretningsplatform
For nogle virksomheder stopper behovet ved ESDH og dokumenthåndtering.
For andre er det begyndelsen.
Når information er struktureret i Microsoft 365, kan samme teknologiske fundament også anvendes til områder som kontraktstyring, projektstyring, CRM, leverandørstyring, HR, kvalitetsstyring og compliance.
WorkPoint 365 kan tilføre forretningsstruktur oven på SharePoint Online, mens Power Apps, Power Automate og Power BI kan anvendes til yderligere digitalisering.
Det kan reducere behovet for en række isolerede løsninger og gøre det muligt at anvende Microsoft-platformen mere sammenhængende.
ESDH kan blive en del af den digitale arbejdsplads
En Microsoft 365-baseret model betyder også, at medarbejderne kan arbejde med sager og dokumenter gennem værktøjer, de allerede anvender.
Mails kan journaliseres fra Outlook.
Dokumenter kan håndteres fra Word, Excel og PowerPoint.
Sager og dokumenter kan gøres tilgængelige gennem Teams.
Processer kan automatiseres med Power Automate, og information kan visualiseres med Power BI.
Dermed kan dokument- og sagsstyring blive en integreret del af den digitale arbejdsplads frem for et isoleret systemlandskab.
Hvornår giver et skifte mening?
Et Microsoft 365-baseret alternativ kan især være relevant, hvis virksomheden:
allerede har Microsoft 365 som strategisk platform
ønsker at samle flere informationsprocesser på samme teknologiske fundament
ønsker dokumenter og metadata placeret i egen Microsoft 365-tenant
ønsker tættere sammenhæng med Teams, Outlook og SharePoint
står foran en større opgradering eller modernisering af den eksisterende ESDH-løsning
ønsker at rydde op i informationsarkitekturen som en del af migrationen
ønsker et bedre struktureret fundament for Power Platform, Purview eller Copilot
Det afgørende er ikke systemets alder alene, men om den eksisterende arkitektur fortsat understøtter virksomhedens fremtidige behov
Skal I ud af DocuNote eller GetOrganized?
At skifte ESDH- eller dokumenthåndteringsplatform er ikke en lille beslutning.
Men hvis Microsoft 365 allerede er virksomhedens strategiske platform, kan det være relevant at undersøge, om dokumenter, sager og forretningsprocesser også bør samles omkring samme fundament.
Simplitize kan hjælpe med analyse af den eksisterende løsning, design af den nye informationsarkitektur, etablering af ESDH og dokumenthåndtering i Microsoft 365 samt migrering af dokumenter, metadata og data.
I behøver ikke begynde med selve migrationen.
Et første skridt kan være at kortlægge den nuværende DocuNote- eller GetOrganized-løsning og vurdere, hvilke funktioner, data og processer der bør videreføres.
Så får I et bedre grundlag for at beslutte, hvad der skal flyttes, hvordan det skal flyttes – og hvad der faktisk giver mening at tage med videre.
FAQ om alternativer til DocuNote og GetOrganized
Hvad er et alternativ til DocuNote, hvis vi bruger Microsoft 365?
Et alternativ er at etablere ESDH og dokumenthåndtering direkte på Microsoft 365 og SharePoint Online, eventuelt med WorkPoint 365 til struktur omkring sager, dokumenter, metadata og processer.
Kan GetOrganized erstattes af en Microsoft 365-baseret løsning?
Det kan være muligt, men den konkrete løsning bør først analyseres. Sagstyper, metadata, workflows, integrationer og dokumenter skal kortlægges, før den fremtidige arkitektur designes.
Hvor ligger dokumenterne i Simplitizes Microsoft 365-baserede ESDH-løsning?
Dokumenter, metadata og sagsinformation kan ligge i virksomhedens egen Microsoft 365-tenant og SharePoint Online-miljø.
Skal hele vores eksisterende ESDH-løsning kopieres?
Nej. En migration er en mulighed for at vurdere, hvilke processer, metadata og strukturer der fortsat skaber værdi, og hvilke der bør ændres eller udfases.
Kan dokumenter og metadata migreres fra DocuNote eller GetOrganized?
Ja. En migration kan omfatte analyse, mapping og flytning af dokumenter, metadata og relevante relationer til den nye Microsoft 365-struktur.
Kan medarbejderne arbejde med ESDH gennem Teams og Outlook?
Ja. Sager og dokumenter kan gøres tilgængelige gennem Teams, og Outlook kan indgå i arbejdet med mails og journalisering.
Hvad betyder ESDH i Microsoft 365 for Copilot?
Strukturerede dokumenter, metadata og korrekt adgangsstyring i Microsoft 365 skaber et bedre fundament for søgning, overblik, opsummering og andre AI-understøttede arbejdsgange.