NORRIQ opnår høj kvalitet i kontraktstyring

I et travlt konsulenthus er der ikke tid til at lede efter aftaledokumenter eller bruge dyrebar tid på at gennemskue, hvilke ændringer der er de seneste. Derfor håndterer NORRIQ alle aftaledokumenter systematisk. 

 

NORRIQ er et konsulenthus, der hjælper virksomheder med at indfri deres fulde forretningspotentiale gennem teknologi og digital transformation. Virksomheden beskæftiger 300 medarbejdere fordelt på 11 kontorer i 7 forskellige lande.  Strømlinede processer og effektivt samarbejde er et must. 

”WorkPoint er motoren i den pakke vi stiller til rådighed for vores sælgere. En pakke, der gør livet nemmere for ikke bare sælgerne, men også konsulenter og projektledere. Når vi laver et tilbud, er der mange ind over, og med WorkPoint smelter samarbejdet mellem salg og leverance sammen”.

Jan Holt Jakobsen, Commercial & Partner Lead, NORRIQ

Udfordring

Filer gemt på forskellige drev og efter varierende logik gjorde det svært at få et hurtigt overblik over kundesager. Samtidig førte genbrug af dokumenter jævnligt til dumme fejl og informationer, der ikke afspejlede de seneste forretningsmæssige detaljer. 

Løsning

NORRIQ besluttede sig for at etablere en proces for håndtering af tilbud og kontrakter. Valget faldt på en kontraktstyringsløsning fra WorkPoint. Løsningen sikrer, at alle dokumenter gemmes identisk og baseret på seneste version af professionelle skabeloner. 

Resultat

Sælgere, konsulenter og projektledere kan dynamisk samarbejde om udarbejdelse af tilbud og kontrakter, og der er aldrig tvivl om seneste opdatering. Nye medarbejdere kommer nemt ind i rutinerne, og opdaterede skabeloner sikrer både kvalitet og effektivitet. 

Opgør med utidssvarende dokumentstyring 

Den samlede håndtering af aftaledokumenter med kunder er sat i system hele vejen fra det indledende tilbud til indgåelse og fornyelse af kontrakter. Ingen er i tvivl om, hvad de skal gøre, og processen er den samme fra gang til gang. Sådan har det ikke altid været. 

”Som så mange andre havde vi et fildrev på serveren med en folderstruktur, som ofte var svær at gennemskue. Resultatet blev, at ikke alt havnede de rigtige steder, men kom til at ligge lokalt på en PC hos den enkelte bruger. Genbrug af dokumenter for at spare tid betød også, at kvaliteten ikke var lige god hver gang. Det besluttede vi at ændre på”, fortæller Jan Holt Jakobsen, som er Commercial & Partner Lead hos NORRIQ. 

 

Altid seneste version 

I dag gemmes alle dokumenter online, og alle kan være sikre på, at de arbejder i den seneste version. Samtidig sikrer systemet, at dokumentet gemmes det rigtige sted 

”Inden man overhovedet kan åbne et nyt dokument, er det oprettet og gemt det rigtige sted. Vi er sikre på, at alle har adgang til den nyeste version, og når flere arbejder på det samme dokument, er der ikke længere problemer med at samle alles rettelser i én version”, forklarer Jan Holt Jakobsen om NORRIQs WorkPoint-løsning. 

 

Stor hjælp for nye medarbejdere 

Hvor medarbejderne før, som det er kutyme mange steder, gav eksisterende kontrakter et nyt navn og efterfølgende justerede indholdet, arbejder de i dag med afsæt i skabeloner, som NORRIQ selv har udviklet og løbende opdaterer. 

”Vi har stor glæde af løsningen og de skabeloner, vi har lavet. Vores tilgang får også meget ros fra nye medarbejdere. De sætter virkelig pris på, at de hurtigt kan komme i mål med noget, der ser professionelt ud og er godt lavet”, fortæller Jan Holt Jakobsen. 

 

Styrker samarbejdet mellem salg og leverance 

Professionelle værktøjer, der understøtter arbejdsgangene, er en høj prioritet for NORRIQ, og her indgår WorkPoint som en vigtig del. 

WorkPoint er motoren i den pakke vi stiller til rådighed for vores sælgere. En pakke, der gør livet nemmere for ikke bare sælgerne, men også konsulenter og projektledere.  Når vi laver et tilbud, er der mange ind over, og med WorkPoint smelter samarbejdet mellem salg og leverance sammen”, fortæller Jan Holt Jakobsen. 

 

Effektiv med WorkPoint Express 

Et værktøj, de er særligt begejstrede for hos NORRIQ, er WorkPoint Express, der sparer brugerne for tidsrøvere i løbet af dagen. 

WorkPoint Express er genialt. Det er et plug-in, som gør, at vi i Outlook, hvor vi arbejder meget i forvejen, har adgang til Microsoft 365-funktionalitet. Eksempelvis kan vi direkte i korrespondancen med kunder vedhæfte dokumenter som pdf, uden at vi først skal ind i Word og gemme som pdf. WorkPoint Express gør mange af de helt simple, men tidskrævende rutiner langt mere effektive ”, afslutter Jan Holt Jakobsen.  

 

I skyen uden problemer 

Da NORRIQ løftede deres eksisterende løsning fra virksomhedens servere og i skyen, skete det i tæt samarbejde med Simplitize, som også er leverandør af deres WorkPoint-løsning. Skiftet forløb uden problemer, og NORRIQ er nu godt rustet til at udnytte endnu flere af de mange muligheder, cloud-løsningen giver.