Kundecase

Uggerly Installation

Dato 01.05.2022. Michael Buades, Salgsdirektør & Partner, Simplitize & Michael Seerup Gram Theilgaard, Administrationschef, Uggerly A/S.

Som ansvarlig for el og VVS på op mod 750 byggeprojekter om året

Q: Hvem handler casen om?

Casen handler om Verdo, hvor afdelingen for distribution af fjernvarme ønskede en effektiv måde at håndtere sager, historik og ledningsinformation knyttet til den enkelte kundeadresse.

Q: Hvilken udfordring beskriver casen?

Udfordringen var at kunne samle og bevare al information om ledningsarbejde, historik og kundeforhold på den enkelte sag af både juridiske, økonomiske og driftsmæssige årsager.

Q: Hvilke platforme, teknologier eller løsninger indgår i casen?

Casen omfatter en WorkPoint-baseret sagsstyringsløsning med GIS-overblik, hvor sager er knyttet til adresser, og hvor mails, billeder, aftaler og øvrige dokumenter kan journaliseres.

Q: Hvilken rolle havde Simplitize?

Simplitize leverede sagsstyringsløsningen baseret på WorkPoint, som understøtter Verdos behov for fleksibilitet, integration og håndtering af sager på tværs af organisationen.

Q: Hvad er hovedresultatet?

Verdo har fået et samlet overblik over sager og lokationer, nem adgang til historik og en løsning, der gør journalisering og håndtering af ændringer enkel for medarbejderne.

– har Uggerly Installation brug for konstant overblik og sikkerhed for, at materialer og mandskab er på rette tid og sted. Hver dag. Det har de i dag, hvor alle processer understøttes af automatiserede flows og digitale redskaber.

Høj kompleksitet i dagligdagen – Projektstyring

Stramme tidsintervaller kombineret med vigtige materialeleverancer og sikkerhed for, at der er folk til at udføre jobbet, er en sårbar kombination. Der var ikke plads til at fare vild i et af de ofte 7-8 regneark pr byggeri eller til at overse vigtige ændringer. Lige præcis den slags er heldigvis noget man kan digitalisere sig ud af, og det var netop hvad Uggerly Installation valgte at gøre.

Case overblik

Kunde: Uggerly Installation

Branche: El-, VVS- og ventilationsinstallation til bygge- og anlægsprojekter.

Platform: Microsoft 365, WorkPoint 365 og Microsoft Teams.

Løsningstype: Projekt- og sagsstyringsløsning med standardiserede projektprocesser, dokumentstyring og samarbejde på tværs af organisationen.

Hovedresultat: Uggerly Installation har fået en ensartet struktur for projekter og dokumenter, bedre overblik over sager samt et stærkt digitalt fundament, der understøtter virksomhedens fortsatte vækst.

“Vores mænd kan bestille alle VVS og elektroniske komponenter på deres telefoner og arkivere det direkte på sagen.”

Michael Seerup, administrationschef, Uggerly

Projektstyring og digitalisering gør det enkelt

Efter en grundig afdækning af markedet valgte Uggerly Installation WorkPoint 365 som det primære dokument- og sagsstyringssystem, der skal udgøre motoren i deres digitale løsning. I samarbejde med Simplitize byggede de det fundament, der fremadrettet skal sikre enkelhed og overblik i hverdagen.

“Vi startede med at kortlægge alle vores processer og de forskellige roller involveret. På baggrund af det blev arkitekturen lavet. Vi valgte at opbygge vores dokument-, case- og projektledelse i WorkPoint 365. WorkPoint 365 oven på SharePoint-formularer er backend, mens WorkPoint Express bygger bro mellem vores aktiviteter fra SharePoint til Microsoft 365”, fortæller Michael Seerup, administrationschef hos Uggerly Installation.

Understøtter forretningens mål med projektstyring

En succesfuld digitalisering er ikke kun et spørgsmål om at finde den rette leverandør. En stor del af ansvaret hviler på virksomhedens eget engagement, og Michael Seerup har taget opgaven på sig. Han udforsker løbende mulighederne og udvikler løsningen, så den gør hverdagen nemmere for medarbejderne og understøtter forretningens mål.

Eksempelvis har han brugt Power Apps til at bygge tilpassede apps, der er skræddersyet til behovene hos medarbejderne i marken.

“Vores mænd kan bestille alle VVS og elektroniske komponenter på deres telefoner og arkivere det direkte på sagen”, fortæller Michael Seerup.

Projektstyring og digitalisering har forbedret samarbejde

Digitaliseringen betyder, at Uggerly Installation har forbedret samarbejdet både internt og i forhold til deres primære samarbejdspartner HusCompagniet. Samtidig er afhængigheden af enkeltpersoner mindsket betydeligt, da alle informationer er tilgængelige for alle, når som helst og hvor som helst.

Digitale ambitioner med projektstyring

Nu hvor den digitale rejse er startet, vil Uggerly Installation løbende udvikle og optimere løsningen, så den til hver en tid understøtter forretningen. Næste skridt er at supplere med en HR-løsning , så også de administrative opgaver omkring medarbejderstaben får et digitalt løft.

Udfordring

Den administrative byrde var blevet for tung for Uggerly Installation, som med 325 medarbejdere og en fyldt ordrebog var ved at drukne i processer, roller og koordinering.

Løsning

Uggerly valgte WorkPoint 365 som fundamentet for sin digitale transformation og kortlagde i samarbejde med Simplitize alle processer og omsatte dem til automatiserede flows.

Resultat

6.000 Excel-filer er i dag erstattet med digitale workflows og effektiv sagsstyring. Der er overblik over alle sager, styr på dokumentation og effektiv rapportering til HusCompagniet.

Har du lyst til at tage en uforpligtende snak med os ?

Ja tak, jeg vil gerne kontaktes

Case kort fortalt

3

2

Hvem handler casen om?

Casen handler om Uggerly Installation, der ønskede at understøtte virksomhedens vækst med en fælles digital platform til projekt- og sagsstyring på tværs af organisationen

3

2

Hvilken udfordring beskriver casen?

Udfordringen var at skabe ensartede arbejdsgange og struktur i håndteringen af projekter og dokumenter, samtidig med at løsningen skulle understøtte en voksende organisation.

3

2

Hvilke platforme, teknologier eller løsninger indgår i casen?

Casen omfatter Microsoft 365, WorkPoint 365 og Microsoft Teams til projektstyring, dokumenthåndtering og samarbejde på tværs af afdelinger og projekter.

3

2

Hvilken rolle havde Simplitize?

Simplitize leverede og implementerede en WorkPoint-baseret projekt- og sagsstyringsløsning, der understøtter Uggerly Installations arbejdsgange og digitale udvikling.

3

2

Hvad er hovedresultatet?

Uggerly Installation har fået en fælles struktur for projekter og dokumenter, bedre overblik over sager og en løsning, der understøtter virksomhedens vækst og daglige arbejde.