Digitalisering giver overblik i byggeriet

Som ansvarlig for el og VVS på op mod 750 byggeprojekter om året har Uggerly Installation brug for konstant overblik og sikkerhed for, at materialer og mandskab er på rette tid og sted. Hver dag. Det har de i dag, hvor alle processer understøttes af automatiserede flows og digitale redskaber. 

“Vores mænd kan bestille alle VVS og elektroniske komponenter på deres telefoner og arkivere det direkte på sagen.”

Michael Seerup, administrationschef, Uggerly 

Udfordring

Den administrative byrde var blevet for tung for Uggerly Installation, som med 325 medarbejdere og en fyldt ordrebog var ved at drukne i processer, roller og koordinering. 

Løsning

Uggerly valgte WorkPoint 365 som fundamentet for sin digitale transformation og kortlagde i samarbejde med Simplitize alle processer og omsatte dem til automatiserede flows.  

Resultat

6.000 Excel-filer er i dag erstattet med digitale workflows og effektiv sagsstyring. Der er overblik over alle sager, styr på dokumentation og effektiv rapportering til HusCompagniet. 

Høj kompleksitet i dagligdagen 

Stramme tidsintervaller kombineret med vigtige materialeleverancer og sikkerhed for, at der er folk til at udføre jobbet, er en sårbar kombination. Der var ikke plads til at fare vild i et af de ofte 7-8 regneark pr byggeri eller til at overse vigtige ændringer. Lige præcis den slags er heldigvis noget man kan digitalisere sig ud af, og det var netop hvad Uggerly Installation valgte at gøre. 

Digitalisering gør det enkelt 

Efter en grundig afdækning af markedet valgte Uggerly Installation WorkPoint 365 som det primære dokument- og sagsstyringssystem, der skal udgøre motoren i deres digitale løsning. I samarbejde med Simplitize byggede de det fundament, der fremadrettet skal sikre enkelhed og overblik i hverdagen. 

“Vi startede med at kortlægge alle vores processer og de forskellige roller involveret. På baggrund af det blev arkitekturen lavet. Vi valgte at opbygge vores dokument-, case- og projektledelse i WorkPoint 365. WorkPoint 365 oven på SharePoint-formularer er backend, mens WorkPoint Express bygger bro mellem vores aktiviteter fra SharePoint til Microsoft 365”fortæller Michael Seerup, administrationschef hos Uggerly Installation. 

Understøtter forretningens mål 

En succesfuld digitalisering er ikke kun et spørgsmål om at finde den rette leverandør. En stor del af ansvaret hviler på virksomhedens eget engagement, og Michael Seerup har taget opgaven på sig. Han udforsker løbende mulighederne og udvikler løsningen, så den gør hverdagen nemmere for medarbejderne og understøtter forretningens mål.  

Eksempelvis har han brugt Power Apps til at bygge tilpassede apps, der er skræddersyet til behovene hos medarbejderne i marken. “Vores mænd kan bestille alle VVS og elektroniske komponenter på deres telefoner og arkivere det direkte på sagen”, fortæller Michael Seerup. 

Forbedret samarbejde 

Digitaliseringen betyder, at Uggerly Installation har forbedret samarbejdet både internt og i forhold til deres primære samarbejdspartner HusCompagniet. Samtidig er afhængigheden af enkeltpersoner mindsket betydeligt, da alle informationer er tilgængelige for alle, når som helst og hvor som helst.

Digitale ambitioner 

Nu hvor den digitale rejse er startet, vil Uggerly Installation løbende udvikle og optimere løsningen, så den til hver en tid understøtter forretningen. Næste skridt er at supplere med en HR-løsningså også de administrative opgaver omkring medarbejderstaben får et digitalt løft.