Foruddefineret systemarkitektur

I traditionelle SharePoint-projekter bruges der meget tid på at bygge løsningen op fra bunden og opgradere løsningen, når der kommer nye versioner af SharePoint. Når vi bygger løsninger i WorkPoint 365, er hele systemarkitekturen foruddefineret fra start. Det betyder, at vi meget hurtigt kan bygge løsninger og brugbare prototyper.

Modulopbygget 

Vores kunder er ofte på en rejse, og det er lidt forskelligt, hvor langt de er på rejsen, når vi bliver involveret. Men fælles for vores kunder er, at de sjældent kender slutdestinationen, og at rejsen udvikler sig undervejs. Som konsulenter vil vi gerne imødekomme vores kunders behov undervejs på rejsen. Det stiller store krav til løsningens fleksibilitet, omstillingsparathed og skalerbarhed. WorkPoint 365 er modulopbygget og fungerer lidt ligesom legoklodser, som vi kan sammensætte på kryds og tværs. Det betyder, at vi kan tilbygge, udbygge og ombygge løsninger i en uendelighed.

Evergreen

Når man har et traditionelt proprietærsystem, skal løsningen fra tid til anden opgraderes til en nyere version. Det er en tidskrævende og omkostningstung proces. Når løsningen i stedet kører i SharePoint Online og Microsoft 365, bliver man en del af verdens største IT økosystem – med rullende systemopdateringer. Det er nemt, bekvemt og kosteffektivt. Men det stiller store krav til de løsninger, vi leverer, da opdateringerne kan konflikte med løsningskonfigurationen og funktionerne. Og helt galt kan det gå, hvis konsulenten udvikler specielle komponenter, som ikke opdateres automatisk fra Microsoft.

WorkPoint 365 sørger for, at systemet hele tiden er opdateret i forhold til opdateringerne fra Microsoft, og samtidig tilbyder WorkPoint en lang række standard features og konfigurationsmuligheder, som ikke findes i standard SharePoint Online og Microsoft 365. Det betyder, at vi ikke behøver at udvikle specielle komponenter, og at vi har en sikkerhed for, at løsningen performer optimalt i forhold til opdateringer fra Microsoft.

Verdens største IT-værktøjskasse  

Som konsulenter sætter vi en ære i at levere det bedst mulige resultat inden for rammerne af den IT-platform, kunden har valgt. Problemet kan være, at rammerne simpelthen er så begrænsende, at det i praksis er umuligt at levere et tilfredsstillende resultat. WorkPoint 365 er en åben platform, der ligger native inde i Microsoft 365. Det betyder, at vi ikke er begrænsede af mulighederne i WorkPoint 365. Vi kan inddrage hele Microsoft 365-værktøjspaletten i vores arbejde, f.eks. Teams, Power-platformen herunder Power Apps, Power Automate (Flows) og Power BI.   

Understøttelse af Microsoft 365-strategi  

Langt de fleste virksomheder i Danmark har en Microsoft-strategi. Derfor giver det ofte rigtig god mening for IT-afdelingen at anbefale WorkPoint 365, når forretningen efterspørger et nyt IT-system. WorkPoint 365 anvender alle værktøjerne, der er til rådighed, i Microsoft 365-værktøjskassen. Det betyder, at I som virksomhed får det fulde udbytte af den investering, der er gjort i Microsoft 365, samt gør det nemmere at få brugerne til at adoptere de enkelte Microsoft-værktøjer til gavn for produktiviteten, kvaliteten og arbejdsglæden.  

Én platform på tværs af forretningsbehov 

Mange virksomheder kæmper med fragmenterede og tilsandede IT-systemlandskaber. Tendensen går imod færre standardiserede applikationer, men når man erstatter specialiserede applikationer med standardsystemer, mødesrman ofte modstand fra forretningen. For standard betyder som regel, at forretningen skal indgå kompromisser og ender op med en middelmådig løsning, der ikke fuldt ud møder behovet.

Men sådan behøver det ikke at være. Med WorkPoint 365 får I både i pose og sæk. WorkPoint er en standard applikation, der adderes Microsoft 365. WorkPoint har med deres modulopbygning lavet lidt af en genistreg. Modulopbygningen betyder nemlig, at man kan opbygge løsninger, der kan understøtte forskellige forretningsmæssige behov og automatisere specifikke arbejdsprocesser. Dvs. at I kan have én IT-platform til systemunderstøttelse af eksempelvis sagsbehandling, projekter, kontrakter, HR og kvalitet/ledelsessystem.

Eksempelvis har vi leveret tyve forskellige forretningsløsninger til Grundfos, der understøtter så forskelligartede behov som test af pumper og komponenter, sagshåndtering af juridiske sager og håndtering af projekter og selskaber. Alt sammen på én og samme WorkPoint 365-platform, der er fuldt skalerbar og styrer governance på tværs af løsningerne. Det er smart, og det bedste er, at I ikke behøver at tænke alle behov ind fra start. I kan starte i et hjørne af forretningen og så bygge til efterhånden, som I bliver klar.

Fuld AD adgangsstyring 

WorkPoint 365 baserer sig fuldt ud på Azure AD (nu Entra ID). Det betyder single-sign on, og at WorkPoint 365s rolle og rettighedsmodel fuldt ud styres af Entra ID. Herudover, gør WorkPoint 365 det nemmere at styre rettighederne i forbindelse med ekstern deling af sager, projekter, mapper, dokumenter mm.

Arbejd i alle de kendte Microsoft–programmer 

Når man arbejder i et proprietærsystem, arbejder man enten indenfor rammerne af systemet eller udenfor systemet i Microsoft 365. Sådan er det ikke i WorkPoint 365. WorkPoint 365 ligger native i Microsoft 365. Det betyder, at brugeren har sømløs adgang til alle de velkendte Microsoft–værktøjer, når de arbejder inde i WorkPoint 365–løsningen. Man kan arbejde med sager, projekter, kontrakter mv. direkte i Teams, lave opgavestyring i Microsoft Tasks, Planner og To-Do, arbejde i Office–programmerne Outlook, Word, Excel og PowerPoint samt skabe overblik med Power BI og meget andet. 

GDPR Compliance 

Det kan være vanskeligt at indføre processer omkring overholdelse af virksomhedens GDPR-politikker. I WorkPoint 365 er det muligt at indarbejde GDPR-politikkerne som en automatisk del af arbejdsprocessen; eksempelvis for at sikre, at sletteregler overholdes (retention time), og sikre korrekt klassifikation og styring af rettigheder. Ligeledes, er der indbygget revisionsspor på alle hændelser, der sker i systemet. Det letter arbejdet for den enkelte medarbejder og minimerer muligheden for fejl. 

Understøttelse af arbejdsprocesser  

I WorkPoint 365 kan du styre projekter, kontrakter, sager mv. sikkert igennem faserne med WorkPoints stadiestyring. Stadiestyringen understøtter jeres egne arbejdsprocesser og kan understøtte forskelligartede procesflows. Stadiestyringen kan kombineres med gates, kvalitetssikring, advisering, godkendelse, opgaver, tjeklister, rapportering og automatisering af processer med Power Apps og Power Automate/Flows. 

Nem og intuitiv mail-journalisering 

Workpoint Express er et plugin, der fungerer i Office-programmerne Outlook, Word, Excel og PowerPoint. I WorkPoint Express er det muligt at løse 80% af arbejdsopgaverne i Office-programmerne; for eksempel at oprette, fremsøge, åbne og arbejde med sager, projekter, kontrakter, dokumenter, mails og brevskabeloner. I Outlook kan man nemt drag and droppe mails og dokumenter til sager, projekter og kontrakter. Det er ligeledes muligt at benytte intelligente forslag fra systemet til journalisering og autojournalisering.