ESDH - sagsstyring i Microsoft 365

Sagsstyring til offentlige og halvoffentlige organisationer, NGO’er, revisorer, advokater og erhvervsvirksomheder

ESDH i skyen

 

ESDH-løsningen (Elektronisk Sags- & Dokument Håndtering) er en standardløsning i Microsoft 365, som understøtter en lang række sagstyper; eksempelvis juridiske sager, revisionssager, reklamationssager og skadessager (Claim Management).  Løsningen kan tilpasses til at understøtte en bred vifte sagstyper, individuelle arbejdsgange og sagsprocesser.

 

Nem og effektiv sagsbehandling

Der stilles store krav til sagsbehandleren; de skal have orden i sagerne, de skal være effektive og overholde tidsfristerne, sagerne skal være fejlfrie, de skal have et godt sagsoverblik, de skal være opdateret med processer og procedure, de skal samarbejde med deres kollegaer og de skal være serviceorienterede og imødekommende.

Hvis sagsbehandleren skal mestre alle disse discipliner, kræver det et effektivt og intuitivt ESDH-system.

Med ESDH-løsningen fra Simplitize bliver sagsbehandleren understøttet gennem sagsgangene fra sagsoprettelse, igennem godkendelsesforløb og kvalitetssikring og til sagsafslutning.

 

FAKTABOKS 

  • Standardløsning i Microsoft 365: ESDH-løsningen konfigureres i de to bedste konfigurationsværktøjer på markedet: WorkPoint 365 og Microsoft 365 (SharePoint Online).
  • Arbejd i Microsoft 365-programmerne: Arbejd med sager i Microsoft-programmer du kender: SharePoint Online, Microsoft Teams, To-Do, Planner, Outlook, Excel, Word og PowerPoint. Og Power Platformen.
  • Ejerskab over egne data: ESDH-løsningen ligger som en forretningsapplikation i SharePoint. Jeres data ligger i jeres egen SharePoint Online tenant. Det betyder, at I har 100% ejerskab over egne data.
  •  Fuldt skalerbar: ESDH-løsningen driftsafvikles i Microsoft Cloud. Det betyder, at løsningen ikke kræver, at I har lokale servere til rådighed. Løsningen kan således skaleres efter behov.
  • Nem tilgang: I skal blot have en internetforbindelse. Så kan I tilgå ESDH-løsningen igennem webbrowseren via PC, tablet eller mobiltelefon.
  • Rollebaseret rettighedsstyring, der sikrer overholdelse af virksomhedens sikkerhedspolitik baseret på roller.
  • Single sign-on: Nem og sikker adgangssikring med Microsoft Authorization.

 ESDH-løsningen indeholder blandt andet:

  • $Sagsoverblik over sagsdokumenter, parter, møder, notater, e-mails mv.
  • $Procesoverblik over fremdrift og deadlines
  • $Kvalitetssikring med indbyggede godkendelsesprocedurer, notifikationer, kontrolprocedurer mv.
  • $Automatisering af brevskabeloner, arbejdsprocesser, opgavetildeling, notifikationer, kontrolindsats og godkendelsesforløb
  • $Skabeloncenter med dokument- og e-mailskabeloner
  • $GDPR-compliant. Effektiv understøttelse af compliance-processer i forhold til overholdelse af GDPR
  • $Medarbejderdashboard med overblik over egne kunder/klienter/leverandører, sager, opgaver og action liste med sager og opgaver der kræver handling
  • $Ledelsesdashboard med globalt overblik over virksomhedens kunder/klienter/leverandører og sager samt fremdrift og overholdelse af deadlines
  • $Samarbejdsrum til udveksling af dokumenter med eksterne interessenter
  • $Søgefunktion med fritekstsøgning, der gør det nemt og hurtigt at finde information og historik på en sag
  • $Automatisk versionsstyring af dokumenter sikrer, at alle ændringer og godkendelser altid registreres

Gratis whitepaper:

EDSH-sagstyring

– et spadestik dybere

 

Hent whitepaper og få:

  • $Introduktion til ESDH-sagsstyring i Microsoft 365
  • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte hovedmoduler
  • $Detaljeret overblik over indholdet af de enkelte tillægsmoduler
  • $Skærmprint fra EDSH-sagsstyringsløsningen, der viser løsningens hovedelementer

Fremhævede features

Digital sagsmappe med sagsoverblik

Sagsmappen fungerer lidt ligesom et gammeldags plastik-ringbind med skilleblade og faner, der samler og organiserer sagsdokumenter, e-mails, noter med flere. Sagsmappen eller delelementer af sagsmappen, kan nemt og sikkert deles med interne og eksterne samarbejdspartnere.

Case Lifecycle Management

Med Case Lifecycle Management understøttes hele sagens livscyklus fra intelligent sagsoprettelse, over håndtering af rettigheder og opgaver – til evaluering, analyse og sagsafslutning. Løsningen understøtter fasestyring af sagslivscyklus samt gatestyring med eksempelvis automatiseret årshjul, opgavetildeling, notifikationer, kontrolinstans og godkendelsesforløb.

Skabelonbiblioteket

Med skabelonbiblioteket kan sagsbehandleren benytte foruddefinerede dokument- og mailskabeloner. Dokument- og mailskabeloner oprettes og vedligeholdes i et centralt bibliotek. Processen ved oprettelse og vedligeholdelse af skabeloner sker nemt og intuitivt ved at benytte Words brevflet-funktion. Skabeloner kan tagges, så de segmenteres i forhold til specifikke sagstyper, så skabeloner udelukkende vises i korrekte sammenhænge. Stamdata fra kunder/leverandører/samarbejdspartnere samt sagsoplysninger flettes automatisk ind i et dokument eller i en mail. Hvis man har tilkøbt modulet Express mail- og dokumentjournalisering, kan skabelonbiblioteket tillige tilgås fra Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint.

360 graders sagsoverblik

ESDH-løsningen giver et 360 graders overblik over sagerne. Løsningen har en række faste visninger f.eks. ”Mine sager”, ”Mine kunder” samt med Action liste, der viser, hvilke sager og opgaver der skal tages action på her og nu. Det kan eksempelvis være overskridelse af deadlines.

Herudover inkluderer løsningen globale visninger på tværs af sager og kunder/leverandører/samarbejdspartnere. Herudover kan visningerne raffineres og filtreres i forhold til de metadata, der er registreret på sagen. På den måde kan I kan få overblik over antallet af sager, samt hvordan de fordeler sig; eksempelvis i forhold til sagstyper, kunder/leverandører/samarbejdspartnere, lande og sagsansvarlig.  Listevisningerne kan suppleres med grafiske PowerBI-visninger (Business Intelligence).

Automatisering

Sagsstyringsløsningen indeholder muligheden for at automatisere arbejdsgange og notifikationer. Det kan være godkendelsesworkflow, kontrolprocesser i forhold til eksempelvis overholdelse af hvidvaskloven eller kvalitetssikring samt notifikationer ved overskridelse af tidsfrister.

Use case:

Manuelle processer, regneark og fildrev er en farlig cocktail – når man som Uggerly Installation har 750 byggesager om året

Stramme tidsintervaller kombineret med vigtige materialeleverancer og sikkerhed for, at der er folk til at udføre jobbet, er en sårbar kombination. Der var ikke plads til at fare vild i et af de ofte 7-8 regneark pr byggeri eller til at overse vigtige ændringer.

 ”Vi valgte at opbygge vores dokument-, case- og projektledelse i WorkPoint 365. WorkPoint 365 oven på SharePoint-formularer er backend, mens WorkPoint Express bygger bro mellem vores aktiviteter fra SharePoint til Microsoft 365”

Michael Seerup, administrationschef, Uggerly Installation 

 

Sagsstyring i Microsoft 365

ESDH-løsningen er målrettet sagsbehandlere i offentlige- og halvoffentlige organisationer, revisorer, advokater, NGO’er og erhvervsvirksomheder.

ESDH-løsningen består af følgende grundmoduler samt tillægsmoduler: 

ESDH-løsningen består af to grundmoduler:

  • Sager
  • Virksomheder

    Løsningen kan udvides med yderligere fem tillægsmoduler:

    • Express mail- og dokumentjournalisering
    • Automatisk mail-journalisering
    • Kontrakter
    • Projekter
    • Kvalitetshåndbog
    tooltip text

    Læs mere om automatisk mail-journalisering

    Læs mere om sager

    Læs mere om virksomheder

    Læs mere om kvalitetshåndbog

    Læs mere om express mail-og dokument journalisering

    Læs mere om projekter

    Læs mere om kontrakter

    Modulbeskrivelser

    Grundmodul: Sager

    Tillægsmodulet Sager indeholder forskellige sagstyper – f.eks. juridiske sager, reklamationssager og skadessager (Claim Management).  Hold styr på sagskorrespondancen; dokumenter, e-mails, parter, status, frister, opgaver og sagshistorik. Opnå fuld kontrol og overblik, uanset hvor mange sager, du arbejder på, hvordan du arbejder og med hvem. 

    Sagsmodulet indeholder blandt andet:  

    • Sagsoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på sagen.  
    • Sagskategorisering: Registrering og overblik over sagstyper. 
    • Sagsstatus: Stadiestyring til angivelse af status for sagerne og styring af kontraktcyklus.  
    • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines og frister samt advisering til den sagsansvarlige.
    • Sagsoversigt: Oversigt på tværs af sager med filtreringsmuligheder på alle registrerede metadata.   
    • Kontaktoverblik: Registrering og overblik over sagsparter og relationer.  
    • Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata på sagen og fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.  

    Grundmodul: Virksomheder

    Grundmodulet Virksomheder indeholder informationer om kunder, leverandører og samarbejdspartnere samt overblik på tværs af virksomheder. Virksomhedernes stamdata kan indtastes manuelt eller kan hentes fra ERP-systemet. 

    Virksomhedsmodulet indeholder blandt andet:  

    • Virksomhedsoverbliksside: Overblik over relationstype og stamdata samt dokumenter, e-mails på kunder, leverandører og samarbejdspartnere.  
    • Virksomhedsstatus: Stadiestyring til angivelse af status for virksomheden.   
    • Virksomhedsoversigt: Oversigt på tværs af virksomheder med filtreringsmuligheder på alle registrerede virksomhedsdata.   
    • Virksomhedskontakter: Overblik over kontaktpersoner hos virksomheder.  
    • Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning. 

       

      Tillægsmodul: Express mail- og dokumentjournalisering

      Express mail- og dokumentjournalisering gør brugeren i stand til at udføre 80% af sagshåndteringen direkte i Teams, Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Fra Express-sidepanelet kan brugeren nemt journaliserere, åbne, fremsøge og oprette sager, dokumenter, opgaver, kontakter, kunder/leverandører samt journalisere e-mails.  

       Express mail- og dokumentjournalisering indeholder blandt andet:   

      • Direkte adgang til ESDH-løsningen i Teams – arbejd med sager direkte i Teams. 
      • Express-sidepanel i Outlook, Word, Excel og PowerPoint, som giver direkte adgang til at arbejde med ESDH-løsningen i Office-programmerne. 
      • Drag’n’drop-funktionalitet gør det nemt at journalisere e-mails på sager, kunder/leverandører/samarbejdspartnere. 
      • Søgefunktion til fremsøgning af sager, kunder/leverandører/samarbejdspartnere og kontakter. 
      • Funktion til oprettelse af sager, kunder/leverandører/samarbejdspartnere, kontakter, opgaver og breve og e-mails fra skabelonbibliotek. 
      • Muligheden for at markere favoritter, tilføje dokumenter til mails og konvertere on the flight til PDF og meget andet. 

        Tillægsmodul: Automatisk mail-journalisering

        Tillægsmodulet Automatisk mail-journalisering sørger for, at alle ind- og udgående mails automatisk gemmes på kunder/leverandører/ samarbejdspartnere samt kontaktpersoner. Mails gemmes automatisk i ESDH-løsningen, før de lander i medarbejderens indbakke. Det betyder, at mails ikke kan slettes uden om virksomhedens IT-administrator. 

        Automatisk mail-journalisering indeholder blandt andet:   

        • Automatisk mail-backup i Microsoft Azure cloud.  
        • Regelstyring: Der kan opsættes regler og undtagelser, så det sikres, at fortrolige mails ikke kan tilgås af uvedkommende. 
        • Journaliseringsflag der markerer mails, som er automatisk og/eller manuelt journaliseret, på tværs af flere modtagere. 
        • Intelligente journaliseringsforslag der kommer med forslag til journalisering på kontrakter baseret på intelligent mønstergenkendelse.  
        • Automatisk påstempling af metadata sikrer, at mails nemt kan fremfindes via søgning og filtrering i forhold til afsenderinformation og destination i ESDH-løsningen. 
        • GDPR-compliance med klassifikation og rettighedsstyring. 

          Tillægsmodul: Kontrakter

          Modulet kontrakter indeholder de kontrakter, som virksomheden har indgået med kunder, leverandører og samarbejdspartnere. Kontraktmodulet er et undermodul til grundmodulet Virksomheder. Det betyder, at kontrakterne vises under virksomhederne. Læs mere om Kontraktstyring her. 

          Kontraktmodulet indeholder blandt andet:  

          • Kontraktoverbliksside: Overblik over alle metadata, dokumenter og mailkorrespondance på kontrakten.  
          • Kontraktkategorisering: Registrering og overblik over kontrakttyper. 
          • Kontraktstatus: Stadiestyring til angivelse af status for kontrakterne og styring af kontraktcyklus.  
          • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines og kontraktudløb samt advisering til den kontraktansvarlige.
          • Kontraktoversigt: Oversigt på tværs af kontrakter med filtreringsmuligheder på alle registrerede kontraktdata.   
          • Kontaktoverblik: Overblik over kontaktpersoner på leverandørkontrakter.  
          • Fritekstsøgning: Fremsøgning i leverandørkontrakter, dokumenter og mails via fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.  

          Læs mere om kontraktstyring her

          Tillægsmodul: Projekter

          Tillægsmodulet Projekter indeholder en komplet projektstyringsløsning til procesunderstøttelse og strukturering af en bred vifte af projektstyringsmetoder; eksempelvis PRINCE2, Scrum, Vandfald, Agile, PMBoK, Six Sigma og Kanban. Få styr på projektdokumenter, interessenter, status, faser, frister, opgaver og historik. Læs mere om Projektstyring her. 

           Projektmodulet indeholder blandt andet:  

          • Projektoverblik: Overblik over alle metadata, dokumenter, mailkorrespondancer, opgaver, risici, projektstadie, relationer mv. 
          • Projekttemplates: Foruddefinerede projekttemplates der understøtter forskellige projekttyper.
          • Stage gate styring: Stadiestyring af projektfaserne og gatestyring der sikret, at processerne overholdes undervejs i projektforløbet. 
          • Overvågning og advisering: Overvågning af deadlines og frister samt advisering til den projektansvarlige. 
          • Porteføljeoverblik : Oversigt på tværs af projekter med filtreringsmuligheder på alle registrerede metadata. 
          • Risikostyring. Risikostyring og risikomatrix på projekterne.  
          • Søgefunktion: Til fremsøgning på basis af alle registrerede metadata og fritekstsøgning i eksempelvis tekstfiler, PDF-filer og mailindhold.  

            Læs mere om projektstyring her

            Tillægsmodul: Kvalitetshåndbog QA

            Tillægsmodulet Kvalitetshåndbog indeholder administration af håndbog og processer samt håndtering af ændringsforslag. Herudover kan håndbogen aktiveres på de enkelte sagstyper og i hvert enkelt stadie, så sagsbehandleren udelukkende får præsenteret specifikt indhold målrettet den aktuelle arbejdsproces. Kvalitetshåndbogen bliver på den måde aktiveret i sagsprocessen i stedet for et være et passivt opslagsværk.  

             Kvalitetshåndbogen indeholder blandt andet:  

             

            • Håndbog: Intuitiv og søgbar håndbog der kan udstilles på sagerne. 
            • Administration: Administration og publicering af indholdssider til håndbog. 
            • Forretningsprocesser: Strukturering af arbejdsprocesser med mulighed for grafisk visning i Visio-diagrammer.
            • Ændringshåndtering: Bearbejdning og implementering af forbedringsforslag.  
            • Audits: Planlægning og gennemførelse af audits af interne arbejdsprocesser. 
            • Afvigelseshåndtering: Registrering og håndtering afvigelser. 
            • KPI-måling: KPI-måling på processerne i forhold til Key Performance Indicators (KPI’er). 

              Har du behov for effektiv dokumentstyring i Microsoft 365

              – eller er du blot nysgerrig?

              Så tøv ikke med at tage fat i mig til en uforpligtende snak om mulighederne.