Fra De 10 Bud til Informationsstyring

De 10 bud

Vi mennesker har altid haft et behov for at dele vores viden og oplevelser med andre. Det ser vi beviser på i de første figurative hulemalerier, som vores forfædre lavede for mere end 45.000 år siden.

Man kan argumentere for, at netop vores behov for at dele vores viden har haft en afgørende indflydelse på vores udvikling, og at opfindelsen af skriftsproget har været den største udviklingsaccelerator i menneskets historie.

Med skriftsproget er der opstået et behov for at notere, organisere og dele vores viden. På den måde gøres viden genanvendelig, tilgængeligheden øges og oplysningsgrundlaget hæves i gruppen.

Et godt eksempel er Moses, der gjorde sin viden genanvendelig ved at hugge sine budskaber ind i to stentavler, organisere teksten i de 10 bud samt dele buddene blandt sine følgere. Og man kan ikke sige andet end, at det har været yderst effektivt, da vi den dag i dag lever efter buddene.

Why fix it if it ain’t broken

Man kan sige, at vi grundlæggende gør det samme som Moses den dag i dag. Vi har blot skiftet stentavlerne ud med papir og ringbind. Og i den digitale tidsalder er papir og ringbind udskiftet med filer og filmapper. Men grundlæggende gør vi det samme som Moses.

Man kan spørge sig selv om, hvorfor vi overhovedet skal ændre en tilgang, der har skabt os så meget succes. Det skal vi, fordi vores omgivelser og forudsætninger har ændret sig.

If information was the key, we would all be billionaires with perfect abs.

– Derek Sievers

Viden og information er ikke i sig selv et mål eller en løsning. Løsningen ligger i vores adfærd, dvs. den måde vi tilegner os, bearbejder og anvender vores viden.

I dag har vi det modsatte problem af vores forfædre. Forskellen ligger i den informationsmængde, vi skal bearbejde, og i den måde vi forbruger information på.

Vi drukner i viden, og vi bliver bombarderet med informationer fra alle sider. Det stiller nye krav til, at vi kan sortere i viden, så vi sikrer os at viden er korrekt, opdateret og relevant.

Metadata tagging: Vejen til dynamisk søgning

Vi gør stadigvæk det samme som Moses, men vi kan ikke længere nøjes med organisere informationerne på stentavler, i ringbind eller i filmapper. Det er vores behov alt for komplekse til.

Vi skal kunne tilgå informationer i så mange forskelligartede sammenhænge, at det er nødvendigt at kunne filtrere og vise informationer ud fra forskelligartede perspektiver. Det gøres, i moderne dokumenthåndteringssystemer, ved at berige dokumenter, mails, sager, projekter og kunder med metadata.

Viden er mere kompleks, og gruppen af interessenter er større. Så vi kan ikke nøjes med at dele viden ’on request’ eller tilgå viden via kryptiske stisystemer eller benytte tilfældige filnavne.

Viden skal være tilgængelig til enhver tid, i den korrekte sammenhæng samt målrettet de rette brugere. Viden skal finde vej til brugerne i den kontekst, de befinder sig i, og ikke omvendt.

Automatiserede processer giver ro i fundamentet

Vi kan heller ikke lade det være op til tilfældigheder, om vores viden bliver brugt korrekt og i de rette sammenhænge. Derfor er det vigtigt at bringe vores viden i spil som en naturlig del af vores arbejdsprocesser. Det kan være i form af automatiske godkendelsesworkflows, kontrolprocesser eller opgavestyring. Det kan også være i form af instrukser, der vises i de rigtige arbejdsmæssige sammenhænge, i stedet for at ligge gemt væk i passive opslagsværker.

Indsamling af data og effektmåling

Dataindsamling fra systemindtastninger, mails, dokumenter, handlinger og indrapporteringer registreres og kategoriseres, så virksomheden beriges med informationer, der sætter den i stand til at træffe kvalificerede beslutninger og planlægge aktiviteter på et oplyst grundlag. Effektmålinger sætter virksomheden i stand til at måle effekten af tiltag og aktiviteter. Alt sammen nødvendigt i forhold til at sikre, at skibet sejler den rigtige retning. I et moderne dokumenthåndteringssystem sker dataindsamling automatisk eller semiautomatisk i form af f.eks. automatisk mailjournalisering, versionsstyring af dokumenter, logning af handlinger samt formularer til indrapporteringer af hændelser. Effektmålingen sker i business intelligence-rapporter, portefølgestyringsoverblik og parameterstyrede adviseringer.

Det er rigtigt vanskeligt at styre en virksomhed med stentavler. Slæber I også rundt på tunge “stentavler”?

Så kontakt os for en uforpligtende snak om mulighederne for at lette processerne og tilgangen til kritiske informationer. Hos Simplitize leverer vi enkle løsninger på komplekse problemstillinger. Du kan også læse mere om vores standard dokumenthåndteringsløsninger her: